[De ©aak]
KVAN Nieuws
Bureau KVAN
Redactie Archievenblad
Over bemoeizucht van de archivaris
Moet een archivaris zich bemoeien met het
gebruik dat een onderzoeker maakt van de
informatie die deze in het archief vindt? En
maakt het dan verschil of het gaat om openbare
of niet-openbare bestanden? En maakt het ver
schil waar iemand de informatie raadpleegt? En
hoe? Deze vragen dringen zich op naar aanlei
ding van recente bijdragen op de DIVA-discus-
sielijst. Naar aanleiding van de vraag hoe een
provincie het best zou kunnen reageren op een
verzoek om inzage van niet-overgedragen dos
siers betreffende burgemeesters. En van een
vraag over het bouwarchief, dat in de gemeente
Nijmegen op internet is gezet.
Op het eerste gezicht lijkt het allemaal niet zo
ingewikkeld. Voor de vraag naar burgemeesters
dossiers biedt een al lang bestaande praktijk een
oplossing. Op dit verzoek is de WOB van toe
passing. Inzage kan, mits aan een aantal voor
waarden is voldaan. Vooral het beschermen van
de privacy van nog levende personen. Dat bete
kent dat niet alle stukken in een dossier inge
zien mogen worden. Uit praktische overwegin
gen wordt de onderzoeker daarom gevraagd een
verklaring te tekenen, zoals dat ook gebruikelijk
is als er bij een archiefdienst niet-openbaar
archief ter inzage wordt gegeven. Daarin belooft
de onderzoeker dat hij de niet-openbare gege
vens slechts voor het aangegeven doel zal
gebruiken, dat hij niets openbaar zal maken dat
de belangen van nog levende personen oneven
redig kan schaden, dat hij pas zal publiceren
nadat hij daarvoor van de beheerder schriftelijk
toestemming heeft gekregen en dat hij de overi
ge gegevens niet aan derden zal verstekken. De
archivaris bemoeit zich daarna niet meer met
het gebruik. Wel leest hij het manuscript voor
dat het wordt gepubliceerd. Geen bemoeizucht,
ook geen censuur, maar ter controle van de
afspraak. Een goede manier om te voldoen aan
art. 7 van de beroepscode: archivarissen dienen
zowel de openbaarheid als de persoonlijke levens
sfeer te respecteren en te handelen binnen de grenzen
van de relevante wetgeving.
Daar was niet iedereen het mee eens. 'Het is
geen overheidstaak zich te verdiepen in het doel
van het verzoek', werd er betoogd. En 'het doel
is duidelijk: het verkrijgen van informatie'. Wie
dat vindt, zou dit verzoek om informatie moe
ten afwijzen, omdat de bescherming van de per
soonlijke levenssfeer niet kan worden gewaar
borgd. En kan beroep verwachten.
Maar dan het tweede geval. De gemeente
Nijmegen heeft het 'bouwarchief' integraal op
internet gezet. Het is te bevragen via het adres
(straat en huisnummer). En in vier stappen
komt de burger uit bij een gescand document.
Het is openbaar materiaal, iedereen kan het bij
de gemeente zonder beperkingen komen
inzien. En mensen die bezwaar hebben tegen
het beschikbaar stellen van documenten met
hun persoonsgegevens kunnen dat aangeven.
De bewuste documenten worden dan op ver
zoek verwijderd. Maar niet alle inwoners van
Nijmegen blijken deze digitale service te waar
deren. Het is zo té gemakkelijk om te achterha
len wat de verbouwing van de buurman heeft
gekost. Voor hen maakt het kennelijk verschil
waar de digitale informatie wordt geraadpleegd.
Een pleidooi voor drempels? In de beroepscode
wordt gepleit voor optimaal gebruik van de
archieven: archivarissen dienen een zo breed moge
lijk gebruik van archieven te bevorderen en onpartij
dig aan alle gebruikers dienst te verlenen (art. 6).
Uiteraard met in achtneming van het boven
aangehaalde artikel 7.
Een hersenbreker voor de archivaris. Hoever
gaat de persoonlijke levenssfeer? Hoe gaat hij
om met andere openbare registers? Wat huizen
gekost hebben is via het Kadaster probleemloos
te achterhalen. Per e-mail kan iedereen een
kopie van de laatste hypotheekakte van elk huis
bestellen. Een drempel is hooguit het te betalen
tarief voor de kopie 5,72, exclusief eventuele
onderzoekskosten). En als de bestanden een
maal zijn overgedragen, kunnen ze allemaal
zonder belemmering worden geraadpleegd.
Ook op internet lijkt mij. Maar geldt dat voor
alle openbare registers? Civiele vonnissen van
de rechtbank zijn openbaar, curatele- en voog-
dijregisters ook. En er zijn nog meer openbare
registers. Drempelloos op internet? Er is ten
minste één tuchtcollege waarbij dat gebeurt.
Want wat is voor privacybescherming nu eigen
lijk het verschil tussen een kaartenbak en een
computer? En tussen de studiezaal en de luie
stoel thuis? Laten we maar eens doordenken
over een heldere afbakening van het begrip 'per
soonlijke levenssfeer'!
38
koninklijke vereniging van archivarissen in nederland
Voor het voetlicht: Jan Bos
Adjunct-directeur Drents Archief
Jan Bos kwam ter wereld in
Naaldwijk op 20 maart 1953, waar zijn
vader toen werkzaam was. Zijn ouders
kwamen uit Drenthe en verhuisden een
jaar later naar het Groningse Haren, gele
gen aan de noordkant van de provincie
Drenthe. Hier groeide Jan op en kreeg hij
nog een broer. Na de lagere school ging
hij naar de HBS. De militaire dienstplicht
zat hem destijds behoorlijk in het vaar
water. Na amper een jaar geschiedenis
studie aan de Groningse universiteit
moest hij soldaat spelen. Of hij wilde of
niet, hij moest en kreeg geen uitstel.
Achteraf viel het allemaal best mee. De
achttien maanden bij het 43e Pantser
Infanterie Bataljon in Assen waren voor
hem een soort praktijkstage als bataljons
fotograaf. Een niet-officieel bestaande
functie, gecreëerd door hemzelf en zijn
commandant. Hier leerde Jan ook het
afdrukken van zijn geschoten plaatjes.
Eerder had hij in het begin van zijn
diensttijd zijn eerstejaarsstudie afge
maakt en zo het eerste studieobstakel
genomen.
Afgezwaaid en teruggekeerd in de
burgermaatschappij pakte Jan de draad
weer op en nam de studieboeken ter
hand. Zijn studie aan de Rijksuniversiteit
Groningen duurde wat langer dan ervoor
stond. Hij was 27 jaar toen hij in 1980
afstudeerde. Het onderwerp van zijn doc
toraalscriptie was een onderzoek naar en
inventarisatie van alle werkliedenvereni
gingen in Drenthe tot 1894. Jan had
ondertussen zijn vrouw leren kennen en
kon eventueel aan de slag in het onder
wijs. Dat trok hem niet erg aan. Op
advies van zijn echtgenote oriënteerde
hij zich op een archiefopleiding. Omdat
hij 'maar' de HBS had gedaan en dus geen
Latijn kende was er een probleem. Zijn
vrouw, die op het gymnasium wel Latijn
had genoten, vond dat hij dat maar
eventjes erbij moest doen. Jan kreeg een
degelijke 'super-bijspijkercursus' Latijn
thuis bij een oude leraar, waar orde en
netheid geen prioriteit hadden. Lesgeven
kon hij echter wel goed, want Jan slaagde
later voor het toelatingsexamen Latijn
aan de Archiefschooi in Den Haag. Een
stageplaats had hij intussen geregeld bij
het Rijksarchief in Drenthe. De studie
hoger archiefambtenaar kon beginnen.
Deze studie was nog gesplitst in twee
delen. In 1982 haalde Jan deel 1 en in
1984 deel 2. Al die tijd had hij als vrijwil
liger gewerkt in Assen. Vast werk was er
toen nog niet.
Eenmaal in het bezit van het archief
diploma ging het allemaal wat sneller.
Begin december 1984 werd hij benoemd
tot hoofd van de afdeling Inventarisatie
van het Rijksarchief in Drenthe. In die
tijd inventariseerde hij als hoofd driftig
mee. Daar was toen nog de tijd en de
'rust' voor. Deze functie bekleedde Jan tot
circa 1991. Hierna fuseerden de afdelin
gen Inventarisatie en Externe Dienstver
lening tot de nieuwe afdeling Archieven,
die weer onder zijn leiding kwam. Jan
ging zich bezighouden met onder andere
het opstellen van ondernemingsplan
nen. Dit was destijds een nieuw begrip
in archievenland. Drenthe was met
Friesland en Noord-Brabant in die
periode een voortrekker op dit terrein.
Meer en meer werd er gekozen voor
een meer zakelijke aanpak. In deze
plannen werd onder meer aangegeven
wat er gedaan moest worden, met
welke hulpmiddelen en wat de vereiste
in- en output was.
Een lastige periode brak aan toen
de directeur van het Rijksarchief in
Drenthe voor een onbepaalde periode
naar Groningen vertrok. Jan moest
toen, naast zijn eigen werk, als waarne
mer ook het Drents archiefschip op
koers houden en dat vergde veel van
hem. In die periode kwam hij tot de
overtuiging dat hij deze functie niet
ambieerde. Drie jaar lang duurde deze
situatie. Dat eiste in 2001 wel zijn tol.
Een jaar lang zat hij thuis vanwege een
'burn-out'. Terug aan het werk kreeg
hij in 2002 de functie van staffunctio
naris communicatie en marketing. De
organisatie zat intussen niet stil. In
2000 was de naam reeds veranderd in
Drents Archief. Momenteel zijn er weer
twee afdelingen en wel Collecties en
Publiek. Met name bij deze laatste poot
wordt veel aandacht besteed aan edu
catie en marketing en is Jan de verant
woordelijke persoon. Hierbij is hij dus
adjunct-directeur, een situatie waarin
hij zich goed kan vinden.
In de schaarse vrije tijd tekent en schil
dert hij of sleutelt aan zijn dertig jaar
oude Fiat 500. Er moet van hem nog
ergens een geschilderd portret van pro
fessor Van der Gouw hangen. Dit hing
vroeger in de Archiefschooi in Den
Haag. Hij is benieuwd waar dat is geble
ven. Als iemand dat weet, dan graag
een tip aan de redactie!
Jan woont in Assen op drie minuten
lopen van zijn werkplek, is getrouwd
en vader van twee kinderen.
39
van
archivarissen
Bureau Koninklijke Vereniging
van Archivarissen in
Nederland.
Voor informatie over de KVAN,
bestelling van publicaties,
aanmelding voor activiteiten en
wijzigingen in de ledenadministratie
kunt u contact opnemen met het
bureau. Kopij voor het Archievenblad,
berichten voor deze rubriek
en mutaties in de Almanak van
het Nederlands Archiefwezen kunt
aan het bureau van de KVAN
doorgeven.
Cruquiusweg 31
1019 AT Amsterdam
Tel. (020) 462 77 27
Fax: (020) 462 77 28
E-mail: bureau@kvan.nl
Internet: www.kvan.nl
Postbank Bureaurekening: 84767
Yvonne Bos-Rops
archievenblad
april 2005
l^an
Het is louter toeval, maar in deze rubriek
staat weer een adjunct-directeur in de
schijnwerpers. We zijn in het hoge noorden
van het land blijven hangen. Ditmaal betreft
het Drenthe. We hebben gesproken met
Jan Bos, sinds 2002 adjunct-directeur van
het Drents Archief.
Fotograaf
Latijn
Reorganisatie
Portret
Harry Strijkers
I
april 2005
archievenblad
