de praktijk
dan verander je het werk, maar wat nog
belangrijker is: je verandert een van de
agencies, een van de vermogens die
samen met de mensen dat werk doen.
Want mensen doen hun werk niet
'naakt', maar bekleed met vermogens,
hun eigen fysieke en intellectuele vermo
gens, hun zintuigen, maar ook de instru
menten en technologieën waarmee de
mens omgeven is.
Vanuit verschillende disciplines wordt
hiernaar onderzoek gedaan. Van de com
municatiewetenschappers die zich bezig-
procedures) krijgen opgedrongen dat is
gebaseerd op ontwerpprincipes die geen
of weinig rekening houden met de
manier waarop mensen leren, waarop
mensen reageren in onverwachte situ
aties, of de manier waarop mensen in een
groep werken en op elkaar reageren.
Die gedachte dat je vooral moet kij
ken naar de manier waarop mensen zélf
heel inventief technologie inzetten in
hun werk en aanpassen aan hun behoef-
30 I
Dat geldt ook voor de inzet van de
computer voor de creatie, de communi
catie en de opslag van digitale archief
stukken. Mensen willen geen pc bedie
nen: ze willen hun ideeën 'ergens' vast
leggen, er samen met anderen verder aan
ontwikkelen, communiceren op afstand,
afstand in plaats en in de tijd.
Systeemontwikkelaars hebben zich heel
lang gericht op het individu achter de
desktop. Maar kantoorwerk is interactief,
met andere mensen (de groep), met de
technologie en met de organisatie. Deze
worden veelal als afzonderlijke structure
le elementen - als het ware buiten de
mens - gezien. De socioloog Anthony
Giddens wijst dat af. Hij propageert in
zijn 'structuratie'-theorie dat organisatie,
technologie en groep geconstrueerd wor
den door de manier waarop we werken.
Je kunt het ook anders zeggen, zoals
Bruno Latour doet: werk is een hybride
mengsel van menselijke en niet-mense-
lijke agencies. Die laatste krachten of ver
mogens - of misschien zelfs wel regimes -
bestaan uit technologieën en artefacten,
die op hun beurt het product zijn van
voorafgaande structuratie. We weten alle
maal dat een groot deel van de tacit
knowledge van mensen, groepen en orga
nisaties ingebed is in de instrumenten,
het meubilair, de kantoorinrichting, de
setting van de werkplek.
Ons werk is situated action, situated com
munication: het werk en de communica
tie hebben plaats in een omgeving -
zowel figuurlijk als letterlijk - die van
invloed is op het werk, terwijl het werk
invloed heeft op de omgeving. Verander
je de omgeving - bijvoorbeeld door de
papieren dossiers te vervangen door een
paperless document management systeem -
houden met de human-computer interac
tion - en dan vooral de mens in groeps
verband - is een van de voortrekkers
James Taylor, hoogleraar aan de Univer
siteit van Montreal. In The Computeri
zation of Work. A Communication
Perspective (2001) presenteren Taylor en
drie van zijn medewerksters resultaten
van empirisch onderzoek, dat ze in het
kader van de structuratietheorie plaatsen.
Hun boodschap is: mensen zijn heel
inventief, wanneer ze aan zichzelf wor
den overgelaten, in het aanpassen van de
technologie aan hun eigen activiteiten.
Mislukkingen komen voor daar waar
mensen een systeem (soft- en hardware,
ten, komt mooi uit in het rapport
Netwerken in de schaduw van hiërarchie,
dat Albert Meijer (Utrechtse School voor
Bestuurs- en Organisatiewetenschap)
onlangs op internet publiceerde (zie:
www.usg.uu.nl/onderzoek/e-mail-pro-
ject/). Het rapport gaat over het gebruik
van e-mail binnen de overheid en de
effecten hiervan op de organisatie en de
werkbeleving van ambtenaren. Albert
Meijer is eens begonnen als aio in het
programma Digitale Duurzaamheid. U
kent waarschijnlijk zijn mooie dissertatie
De doorzichtige overheid, of zijn vorig jaar
verschenen boekje Vreemde ogen dwingen.
De betekenis van internet voor maatschappe
lijke controle in de publieke sector.
Netwerken in de schaduw van hiërarchie
behandelt drie overheidsorganisaties: de
bestuursdienst van een gemeente, de
de praktijk
Admiraliteit van de Koninklijke Marine
en de Nederlandsche Bank. Bij alle drie
de onderzochte organisaties blijkt dat e-
mail niet werd beschouwd als een strate
gisch instrument. 'De betrokkenheid van
de politieke en ambtelijke top bij de
implementatie van e-mail was nihil. E-
mail werd beschouwd als een standaard
onderdeel van de kantooromgeving -
medewerkers hebben e-mail nodig net
zoals ze een bureau en een telefoon
nodig hebben - of geïntroduceerd als een
bijproduct bij andere digitale systemen.'
Meijers onderzoek bevestigt dat e-mail
vooral gebruikt wordt om tijd en plaats te
overbruggen binnen de groep of in de
organisatie. Vooral een instrument voor
merendeels informele communicatie.
Wanneer het écht belangrijk is, komt er
toch papier aan te pas. Interessant is de
bevinding dat op het werk de e-mail
slechts in beperkte mate voor strikte
privé-doeleinden wordt gebruikt, dat wil
zeggen voor communicatie met vrienden
en familie die verder niets met het werk
of de organisatie te maken hebben. Voor
het overige is er een groot gebied waar de
e-mail weliswaar niet strikt aan de taak
van de medewerker is gerelateerd, maar
wel als smeerolie van de organisatie kan
gelden. Uit ander onderzoek (Marianne
Simons, Wired Attraction. Effects of ICT
use on Social Cohesion in Organizational
Groups, dissertatie Universiteit van
Amsterdam 2004) weten we dat ICT de
sociale cohesie in kleine groepen negatief
beïnvloedt, maar de sociale cohesie in de
organisatie als geheel juist bevordert.
Maar de oorzaak daarvan is niet de tech
nologie op zichzelf, maar de technologie
in de handen of nog beter in de hoofden
van mensen. Daarom ook adviseert
Meijer: 'Gezien de diversiteit aan com
municatiepatronen, de vele manieren die
medewerkers zelf hebben gevonden om
e-mail te beheren en de centrale positie
van e-mail in hun werkzaamheden is het
niet verstandig om van bovenaf beleid
inzake het archiveren van e-mail aan
medewerkers op te leggen. Het is cruciaal
dat een beleid bottom-up wordt ontwik
keld. Het beleid dient aan te sluiten op de
werkpraktijk van medewerkers en door
hen zelf gedragen te worden.' En hij ver
bindt hieraan de waarschuwing: 'Dit zal
betekenen dat er niet direct een oplos
sing wordt gevonden die voldoet aan alle
eisen die hier vanuit een archiefweten-
schappelijk perspectief aan kunnen wor
den gesteld. Het zal veeleer gaan om een
groeipad waarbij medewerkers samen
zoeken naar adequate manieren om e-
mail te beheren/ En dat is precies ook
een van de aanbevelingen van Taylor en
zijn medewerksters.
In plaats van suchiefwetenschappelijk
zou ik zeggen: archief rechtelijk. De ar
chiefwetenschap is immers niet norma
tief, maar eerder fenomenologisch: ar
chiefwetenschap beschrijft en poogt te
verklaren hoe individuen, groepen, orga-
We moeten bij het ontwerpen en
implementeren van archiveringssyste
men niet proberen de mens aan het
systeem aan te passen.
nisaties archieven creëren, gebruiken,
bewaren. Het archiefrecht echter schrijft
voor, het wil door regels, door geboden
en verboden het gedrag beïnvloeden.
Maar wat nu als dat gedrag anders ver
loopt dan de regelgever heeft gewenst?
Soms is dat niet-gewenste gedrag een
blessing in disguise, in andere gevallen
moet je misschien eerder de regel aanpas
sen dan het gedrag. Ik geef een voor
beeld. In de 'Regeling geordende en toe
gankelijke staat archiefbescheiden' van
2002 schrijft art. 3 voor: 'een actueel,
compleet en logisch samenhangend
overzicht, geordend overeenkomstig het
ten tijde van de vorming van het archief
daarvoor geldende documentaire struc
tuurplan...' De regeling schrijft niet een
documentair structuurplan voor, maar
alleen dat als er een documentair struc
tuurplan is, het overzicht van de bestan
den is geordend volgens dat documentai
re structuurplan. Bij het ontwerpen van
dit artikel dachten we niet aan het voor
schrijven van een documentair struc
tuurplan, al was het slechts omdat de
regeling niet betrekking heeft op het hele
archief, maar alleen op dat deel dat niet
op termijn vernietigd wordt. Maar heel
veel organisaties hebben dit artikel opge
vat als een verplichting om een docu
mentair structuurplan te gaan maken - er
zijn cursussen en congressen over geor
ganiseerd, een hele documentair-struc-
tuurplan-industrie is ontstaan - tot grote
verbazing van de ontwerpers van de
Regeling. Niet dat ik tegen een documen
tair structuurplan ben - integendeel -
maar de huidige documentair-structuur-
plan-rage is een volstrekt niet voorzien
gevolg van wetgeving.
In dit geval kwam er nieuw gedrag dat
niet bedoeld was in de regels. Vaker komt
het voor dat de regel zo afwijkt van wat
mensen denken en doen, dat de regel een
dode letter blijft. In het recente rapport
van de Rijksarchiefinspectie Een demente
rende overheid? wordt geconstateerd dat
vele mensen de archiefwetgeving als een
lastige 'extra' zien, in plaats van als een
ondersteuning bij professioneel informa
tiebeheer: 'het archief moet ertoe dienen
dat de organisatie optimaal kan werken.
De archiefwetgeving verzet zich niet
tegen deze opvatting, maar ondersteunt
deze juist. Wij hebben tijdens onze
onderzoeken en inspecties geconstateerd
dat er een wereld is gewonnen als we dui
delijk kunnen maken dat alle betrokke
nen bij procesbeschrijving, kwaliteitsma
nagement en informatie- en recordma-
nagement dezelfde taal spreken en uit
gaan van dezelfde belangen.'
Ik zou daaraan willen toevoegen: we moe
ten bij het ontwerpen en implementeren
van archiveringssystemen niet proberen
gedrag aan mensen op te leggen, niet de
mens aan het systeem aan te passen, maar
ervoor zorgen dat de systemen als het
ware ongemerkt en op natuurlijke wijze
integreren met wat mensen doen. Een
archiveringssysteem moet zich voegen in
de fysieke en intellectuele vermogens, de
zintuigen, en de instrumenten en techno
logieën waarmee de mens omgeven is.
Dan pas is er Digitaal Leven, waarin onze
digitale daden met digitale documenten
worden ondersteund, vastgelegd en door
de tijd heen worden doorgegeven.
31
Digitaal mensenwerk
Door Eric Ketelaar*
Tien jaar geleden publiceerde Nicholas
Negroponte 'Being Digital', in het
Nederlands uitgebracht onder de titel
'Digitaal Leven'. De rode draad door het
boek is de voorspelling dat de fysieke inter
face verdwijnt. Mensen willen geen machi
ne, ze willen iets gedaan krijgen. Ze willen
geen telefoontoestel bedienen, ze willen
met iemand op afstand spreken.
'Gebruiksgemak' is een functionaliteit voor
de interface, maar eigenlijk zouden we com
puters direct met mensen moeten laten
communiceren.
E-mail
1 archievenblad april 2005
E-mail wordt vooral gebruikt om tijd en plaats te over
bruggen.Wanneer het écht belangrijk is, komt er toch
papier aan te pas. Foto: Joost Bolten.
Gedrag
Eric Ketelaar is hoogleraar Archiefwetenschap aan de
Universiteit van Amsterdam. Dit artikel is een gedeelte
van een voordracht die op 16 maart 2005 is gehouden
tijdens het seminar 'Overleven met digitale documen
ten' van de Special Interest Group 'Document
Management' van de Interex Netherlands Hewlett
Packard User Group.
april 2005 archievenblad I
