Bookkeeper"
Als kwaliteit telt!
DOX
PreservationTechnologies
Support
A WORLD LEADER IN PAPER PRESERVATION
Preservation Technologies B.V. voor:
massa-ontzuring van archiefmateriaal, boeken,
kranten, posters, prenten, tekeningen etc. door
middel van de beproefde Bookkeeper methode
Vriesdrogen van nat papier
Herverpakken in zuurvrij material
Verkoop ontzuringssprays en spraysystemen
Ontsmetten en reinigen
Verkoop en administratie
Pluim-es 18 - 2925 CM Krimpen aan den IJssel
Tel.: 0180 521188 GSM: 0653672024 Fax: 0180 525400
Productie
Middenweg 576B - 1704 BR Heerhugowaard
Tel.: 072 5724330 Fax: 072 5724331
Archiefbewerking en DIV-diensten
Ook uw archief ontsluiten met onze sleutels?
U kunt ons
inschakelen voor:
de praktijk
we de opmerking: 'Ja maar alles is ook
uitgedraaid en in het papieren dossier
opgeborgen' in vrijwel alle gevallen ern
stig in twijfel moeten trekken. Al met al
moeten we constateren dat de documen
taire informatie in de afgelopen decennia
is losgeweekt van het primaire proces als
een postzegel van een enveloppe.
We schetsten al eerder dat er op verschil
lende momenten aandacht is geweest
voor de huidige problematiek. Maar
waarom is het de overheid dan toch niet
gelukt om de zaken goed op orde te krij
gen? Wij vinden dat het management
het belang van een goede informatie
voorziening nog steeds onvoldoende
onderkent. Het gevolg hiervan is een
gebrek aan sturing, waardoor de digitale
en papieren informatiestromen autono
me processen zijn geworden. Wij vragen
aandacht voor het feit dat het oplossen
van dit probleem complex is en nog veel
tijd zal kosten. Het is nadrukkelijk niet
uitsluitend een technisch probleem: het
oplossen ervan zal diep ingrijpen in de
primaire processen van organisaties.
Toch zijn er juist in de digitale omge
ving nieuwe kansen om deze problema
tiek professioneel op te lossen. Zo zijn
veel organisaties, waaronder de ministe
ries, op dit moment bezig om document-
management-systemen en record-manage-
ment-applicaties in te richten. In het rap
port Een dementerende overheid? wijzen we
er nadrukkelijk op dat de implementatie
van deze systemen uitsluitend succesvol
zal zijn als aan een aantal andere essen
tiële voorwaarden is voldaan. We vragen
in het rapport Een dementerende overheid?
aandacht voor het feit dat de inrichting
van zulke applicaties nauw moet aanslui
ten op de primaire processen van over
heidsorganisaties, dat er goede beheersaf-
spraken worden gemaakt, dat de juiste
expertise beschikbaar moet zijn en dat
kwaliteiten van verschillende professies
gebundeld moeten worden om dergelijke
projecten te doen slagen. Alleen dan
beschikt de overheid over de sleutel tot
een volledige en betrouwbare voorzie
ning voor haar verantwoordingsinforma
tie.
En dan vragen we nogal wat. Eigenlijk
zeggen we dat er een volledige omslag in
denken en doen nodig is om een
betrouwbare informatievoorziening bij
de centrale overheid te kunnen realise
ren. Het beëindigen van de bestaande
situatie is ingrijpend en kostbaar, maar
de risico's van het voortduren van de
bestaande situatie zijn groot. Daarom
hebben we in het rapport Een dementeren
de overheid? vooral de nadruk willen leg
gen op die risico's. Want voor ingrijpen
de en kostbare maatregelen is een 'sence
of urgency' nodig bij de doelgroep van
ons rapport, het management van de
overheidsorganisaties.
Met alleen de inspanning van het
management komen we er echter niet.
De Inspectie richt zich in haar rapport
daarom ook tot de staatssecretaris van
Cultuur en Media en de minister voor
Bestuurlijke Vernieuwing om het thema
duurzaam beheer van digitale overheids
informatie op te pakken door het facilite-
ren van praktische ondersteuning van
organisaties die hun digitale erfenis veilig
willen stellen of een actieve digitalise
ringsslag willen maken. Alle betrokken
partijen moeten samen werken aan de
oplossing van het probleem. Het is de
hoogste tijd dat de verschillende stromen
weer samenkomen.
29
n
Van document tot digitaal image
Wij bieden u de volgende dienstverlening:
y Beschrijven, waarderen en inventariseren van archiefbescheiden
y Materiële verzorging van bestanden en documenten
y Traditionele ontsluiting middels het opstellen van een inventaris op
maat
y Analoge en/of digitale ontsluiting middels microverfilmen en
scannen/indexeren
Postbus 9577
9703 LN Groningen
Tel. 050-5446000
lnfo@Zodiarch.nl
Postbus 18
1474ZG Oosthuizen
http://www.doxsupport.nl
Adviezen over
- Calamiteitenplan archieven
- Capaciteitsberekeningen archiefbewaarplaatsen
- Documentair Structuurplan (DSP)
- Formatieberekeningen afd. DIV/Interne Zaken
- Informatievoorziening
Archiefbewerking
Informatiebeleid
Interimmanagement
Training en begeleiding
VOOR DOCUMENTAIRE
EN CONSULTANCY
Tel: 0299 - 40 21 30
Fax: 0299 - 40 21 31
E-mail: info@doxsupport.nl
DOXsupport is een
landelijk werkende
organisatie, die zich
bezig houdt met
dienstverlening op
het gebied van
documentaire infor
matievoorziening.
Onze klantenkring
bevindt zich voor
namelijk binnen de
lokale en rijks-overheid
alsmede non-profit
organisaties.
r
Gevolgen voor de archiefbewaarplaatsen
We verwachten dat het onvermijdelijk is
dat de archiefdiensten uit de periode tot
2005 (en misschien nog wel veel langer)
uiteindelijk een incomplete stroom archief
overgedragen zullen krijgen van over
heidsorganisaties. Daarbij zal het dan
voornamelijk om papieren archief gaan. In
dit artikel hebben we willen duidelijk
maken dat deze dossiers voor de over
heidsinstellingen zelf maar beperkt bruik
baar zijn in hun eigen bedrijfsvoering, of
als ze zich over hun handelen moeten ver
antwoorden. Dit leidt onherroepelijk tot
de vraag welke waarde deze overgebrach
te dossiers voor de bewijszoekende bur
ger of de onderzoeker zullen hebben. Ons
inziens zal het de toekomstige bezoeker
ten minste duidelijk gemaakt moeten wor
den binnen welke context de dossiers
gevormd zijn en welke informatie moet
worden gemist.
Het achteraf preserveren van in het verle
den gevormde digitale bestanden is een
kostbare en risicovolle operatie. We zetten
bovendien vraagtekens bij de bruikbaar
heid van het gepreserveerde materiaal
voor de recht- en bewijszoekende burger.
De toegankelijkheid van achteraf veiligge
stelde bestanden is beperkt, evenals de
context en betrouwbaarheid van de indivi
duele digitale documenten.
Een oud probleem en nieuwe kansen
Heien Heskes en Manja Koomen zijn werkzaam als
inspecteur van de Rijksarchiefinspectie.
Noten
1. In dienst van de democratie: het rapport van de
Commissie Toekomst Overheidscommunicatie,
2001, zie: www.minaz.nl/wallage/.
2. Machineleesbare gegevensbestanden. Archivering
en beheer bij het Rijk. Onderzoek opgedragen
aan F.G. Kordes ter gelegenheid van zijn afscheid
als President van de Algemene Rekenkamer op
31 oktober 1991.
3. De digitale erfenis. Deelrapport 1:
Arbeidsvoorziening (Den Haag 2003), zie:
www.rijksarchiefinspectie.nl. Jacques Boogaarts
(Nationaal Archief) publiceerde over dit project in
het Archievenblad van december 2003: De prak
tijk: Digitaal archief Arbeidsvoorziening overge
bracht naar het Nationaal Archief. 'Digitalisering is
een volwassen probleem dat een volwassen aan
pak verdient.'
april 2005 archievenblad
