Een arcliiefcalamiteitenplan:
géén ver-var ons-bed-show!
de praktijk
de praktijk
Team (LRT) een aantal diskettes met vertrouwe
lijke informatie ontvreemd. Het bleek dat de
beveiliging onvoldoende was. In 1999 ontstond
in het Limburgse Susteren als gevolg van hevige
regenval in de gemeentelijke archiefbewaar
plaats, tevens archiefruimte, een omvangrijke
schade. Een ander incident kwam voor in Pekela
en Zutphen. Onopgemerkte defecten aan de kli
maatbeheersing leidden ertoe dat archieven met
schimmel werden besmet.
De vuurwerkramp in Enschede en de cafébrand
in Volendam bevestigen nut en noodzaak van
een goede documentatie en archivering van rele
vante bescheiden.
In februari 1995 werden veel instellingen in
het rivierengebied in Limburg, Gelderland en
Zuid-Holland geconfronteerd met de acute drei
ging van een archiefcalamiteit op grote schaal.
Als gevolg hiervan moesten alle archieven van
het Streekarchivariaat Bommelerwaard in Zalt-
bommel worden geëvacueerd naar 's-Hertogen-
bosch. Toen kwam pijnlijk aan het licht dat niet
alleen onvoldoende kennis en ervaring paraat
was, maar bleek ook een organisatie met de juis
te hulpmiddelen te ontbreken.
Tijd dus voor de instelling van een werkgroep
risicobeheersing archieven, ingesteld door het
Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspec
teurs (LOPAI). Deze werkgroep kwam met een
aantal aanbevelingen, waaronder het opstellen
van een calamiteitenplan voor gemeenten en
waterschappen die beschikken over een speciaal
daartoe ingestelde archiefdienst, alsmede voor
de regiopolitie en instellingen op basis van de
Wet Gemeenschappelijke Regelingen en voor de
provinciale organen. Dit calamiteitenplan heeft
tot doel het voorkomen en beperken van schade
tijdens een noodsituatie waarbij archieven
beschadigd of verloren dreigen te gaan.
Om tot een verantwoord calamiteitenplan te
komen is een aantal stappen noodzakelijk, die
voornamelijk gericht zijn op het voorkomen van
schade. In het kort dienen achtereenvolgens de
volgende stappen te worden gezet, waarbij per
stap dient te worden aangeven welke voorzienin
gen in de praktijk moeten worden getroffen:
1. Het aanstellen van een 'crisismanager'
(hoofd actiecentrum archieven) die ten tijde
van een calamiteit de leiding heeft.
2. Het uitvoeren van een risicoanalyse om na
te gaan tegen welke calamiteiten men zich
wenst te beschermen.
Bovengenoemde gebeurtenis in Wijk bij
Duurstede is geen op zichzelf staand feit. In de
afgelopen jaren hebben zich in de Nederlandse
archiefwereld allerlei calamiteiten voorgedaan
die landelijk de aandacht trokken. Eind jaren
tachtig werd het Ryksargyf in Friesland gecon
fronteerd met een acute schimmelexplosie. Deze
was veroorzaakt doordat een besmet archief in
een van de depots was geplaatst. In 1990 kwam
als gevolg van een met water uit het Eindhovens
Kanaal volgelopen bouwput het souterrain van
het Nutsbedrijf Eindhoven onder water te staan.
Hierin bevond zich het volledige 600 meter tel
lende archief. In 1992 werd brand gesticht in
een hoop rommel bij de aanzuigopening van
het klimaatsysteem van het Gemeentearchief
Amsterdam en in 1995 werd bij de Centrale
Archief Selectiedienst (CAS) in Winschoten een
aantal daar op bewerking wachtende Friese
archieven beschadigd door waterschade als
gevolg van een lekkend dak. En in 1996 kwam
als gevolg van een gesprongen waterleiding een
groot deel van het Tweede Kamergebouw in Den
Haag onder water te staan, waaronder de
archiefkelder, met als gevolg dat vele kamerstuk
ken beschadigd raakten. Eveneens in 1996 werd
uit het kantoor van het Landelijk Recherche
sche archieven, een overzicht van geau
tomatiseerde bestanden en back-ups en
regelgeving omtrent bewijskracht van
adequaat handelen. Sinds 1 januari 2004
dient iedere gemeente te beschikken over
een dergelijk documentair structuurplan,
op grond van artikel 3 van de ministerië
le regeling 'Geordende en toegankelijke
staat archiefbescheiden'.
Uit een oogpunt van adequate
archiefzorg is het ook belangrijk de
mogelijkheid te onderzoeken tot het
afsluiten van een reconstructieverzeke
ring voor de analoge en digitale gege
vensbestanden. Deze verzekering dekt de
kosten van het opnieuw verzamelen en
vastleggen van verloren gegane of
beschadigde gegevens. Dit levert meestal
een enorme kostenpost op bij een cala-
I 13
3. Het maken van een overzicht van de
inhoud van de archieven en op basis
hiervan het maken van een prioritei
tenlijst.
4. Het in kaart brengen en evalueren
van bestaande preventieve voorzie
ningen en maatregelen.
5. Het maken van een lijst van perso
neelsleden en van externe organisa
ties die in geval van een calamiteit
gewaarschuwd moeten worden.
6. Het bepalen van de te gebruiken
beschermingsmethoden.
7. Het maken van plannen voor herstel
van archieven.
8. Het anticiperen op contacten met de
media.
9. Het schrijven van een calamiteiten
plan voor archieven.
10. Het opleiden van het personeel.
11. Het oefenen van het calamiteiten
plan voor archieven.
12. Het evalueren van het calamiteiten
plan voor archieven.
miteit. Is een dergelijke verzekering reeds
afgesloten, dan verdient het aanbeveling
na te gaan of deze ook met name het
opnieuw verzamelen en vastleggen van
beschadigde of verloren gegane digitale
gegevens afdoende dekt. Verder dienen
intern sluitende afspraken te worden
gemaakt over de naleving van de verze-
keringsvoorwaarden. Belangrijk is dit
vast te leggen in de interne richtlijnen
met betrekking tot de documentaire
informatievoorziening.
Een hulpmiddel bij het opstellen van een
reconstructieverzekering is zeer zeker een
documentair structuurplan. Dit bevat
immers elementen als inventarissen van
de dynamische, semi-statische en stati-
In de afgelopen jaren is aan alle
gemeenten en overige lagere publiek
rechtelijke organen een leidraad voor het
maken van een calamiteitenplan voor
archieven gezonden. De leidraad is geen
organisatieoverzicht, noch een waar-
schuwings- en afsprakensysteem voor
het adequaat kunnen optreden bij cala
miteiten. Deze bevat dus ook geen con
crete voorschriften en procedures die
voor iedere instelling direct toepasbaar
zijn. Dit betekent dat elke lagere over
heid zelf haar eigen maatwerk zal moe
ten verzorgen in de vorm van een cala
miteitenplan voor archieven.
Intussen hebben reeds verschillende
gemeenten en instellingen daadwerkelijk
een calamiteitenplan ingevoerd. De pri
meur had de Limburgse gemeente
Helden-Panningen. Op 11 november
2003 keurde het college van B en W het
calamiteitenplan goed. Hopelijk volgen
er spoedig vele andere instellingen. Het
congres in Wijk bij Duurstede kan hierbij
wellicht een handje helpen.
Door Harry Strijkers*
Werkgroep risicobeheersing
Stappen
Tijdens een tweedaags congres op 17 en 18 maart
2005 in Wijk bij Duurstede zal de overstromings
ramp die het streekarchief in Wijk bij Duurstede trof
in oktober 2002 het centrale thema zijn. Het con
gres is bedoeld voor medewerkers van archiefdien
sten en restauratieateliers en wil hen overtuigen
van de noodzaak een calamiteitenplan voor hun
eigen organisatie te maken.
De archiefbewaarplaats van de gemeen
te Susteren een dag na de overstroming
van 4 juli 1999 als gevolg van hevige
regenval. Foto's: Archief Echt-Susteren.
archievenblad
maart 2005
Reconstructieverzekering
maart 2005 archievenblad 1
Primeur
Harry Strijkers is redacteur van het Archievenblad.
