ONDERBEZET OP DIV-GEBIED?
Hel project E-depot
bij hef Gemeenfearchief Rotterdam
jDisfljConsult^
Compacte Archief-Systemen
Kardex Systemen B.V.
Barwoutswaarder 13a, 3449 HE Woerden
Postbus 250, 3440 AG Woerden
Telefoon (0348) 49 40 40, Telefax (0348) 49 40 60
E-mail: info@kardex.nl, Website: www.kardex.nl
Het vervullen van (tijdelijke) vacatures op
het gebied van DIV is een arbeidsintensieve
en prijzige aangelegenheid. DisConsult
neemt deze zorg van u over. Wij hebben ja
renlange ervaring in het detacheren, werven
en selecteren van gekwalificeerd en gemo
tiveerd DIV-personeel.
Detachering
DisConsult heeft personeel in dienst - uitvoerend, staf
en management - waarover u voor kortere of langere
tijd kunt beschikken.
Werving en selectie
DisConsult beschikt over specialistische
kennis voor werving en selectie en beschikt
over een uitgebreid netwerk. Hierdoor kun
nen wij snel en doeltreffend een kandidaat
selecteren die past in het door u geschetste
profiel.
Meer weten?
Als u meer wilt weten over onze diensten, belt u dan
met DisConsult, telefoon 079 - 342 95 09. Wij kun
nen u dan van alle informatie voorzien.
DOCUMENT MANAGEMENT KENNIS MANAGEMENT WORKELOW MANAGEMENT DIOR-OPLEIDINGEN
Cifyhouse, Engelondloan 174, 2711 DW ZOETERMEER,
Telefoon 079 - 342 95 09, fax 079 - 342 59 46, www.diiconsulf.nl, e-mail: info@disconsulf.nl
A member of the KARDEX Group Industrieholding Cham AG
digitaal depot
Vroeg of laat krijgt elke archiefdienst
er direct mee te maken: de inrichting van
een digitaal depot. In toenemende mate
zullen niet alleen archiefstukken in digi
tale vorm worden overgedragen, maar
ook publicaties, foto's, geluid en bewe
gend beeld. De acquisitie van digitale
publicaties, foto's, geluid, bewegend
beeld én websites is voor sommige
archiefdiensten nu ai actueel.
De afgelopen jaren is er binnen en buiten
het archiefwezen veel onderzoek verricht
naar eisen, methoden en technieken
voor het langdurig bewaren van digitale
bestanden. Ook in Nederland. Een digi
taal depot bij een Nederlandse archief
dienst is nog niet gerealiseerd. De hoge
kosten en de onzekere uitkomst lijken
voor de meeste archiefdiensten de voor
naamste belemmeringen om aan de slag
te gaan.
Het Gemeentearchief Rotterdam heeft in
2004 samen met de Archiefschool een
project gestart om in beperkte tijd en
tegen aanvaardbare kosten een prototype
van een digitaal depot te realiseren. Het
depot wordt gebaseerd op open stan
daards en open source software; niet alleen
om de kosten laag te houden, maar ook
om zo veel mogelijk te profiteren van
wat elders al tot stand is gebracht. De
kern van het depot wordt gevormd door
DSpace, een digital repository voor e-
pubiicaties, ontwikkeld door Massachu
setts Institute of Technology en HP-labs.
Deze software wordt al in tal van bibliot
heken, waaronder zes Nederlandse uni
versiteitsbibliotheken, voor de opslag
van elektronische publicaties gebruikt.
Een voordeel van DSpace is niet alleen
dat het open source is, maar ook dat het
kosteloos is te 'downloaden'. Aanpassing
aan specifieke eisen en wensen is nog wel
nodig; voor een toepassing in een
archiefdienst zullen bijvoorbeeld de
metadata uitgebreid moeten worden.
Voor de interface en zoekfunctionaliteit
wordt een Nederlands product ingezet: i-
Tor, dat ontwikkeld is door het NIWI-
KNAW.
In 2005 hebben het Gemeentearchief
Rotterdam en de Archiefschool een ver
volgproject opgezet, dat als doel heeft,
uitgaande van de resultaten van het pro
ject in 2004, het e-depot verder te ont
wikkelen. Deze ontwikkeling van het
e-depot wordt gerealiseerd in een aantal
deelprojecten, zoals archivering websites,
archivering databases, archivering buik-
bestanden en archivering multimedia,
leder deelproject met daaraan gekoppel
de kwaliteitseisen levert een bijdrage aan
de verdere realisatie van het e-depot.
Het project E-depot heeft een opzet
waarin ontwerpen, ontwikkelen en ver
anderen centraal staan. Geleidelijk wordt
het depot ontwikkeld en krijgt het vorm.
Het systeem is in 2004 ontwikkeld door
middel van prototyping. Een eerste proto
type, dat in juni 2004 gereed kwam,
heeft de projectgroep ervaring gegeven
met de software en heeft geholpen de
functionele eisen duidelijk te krijgen. In
het tweede prototype is de software aan
gepast aan archiefeisen en is ervaring
opgedaan met de archivering van bulk
of samengestelde bestanden en de archi
vering van een eenvoudige website.
Een belangrijk doel van het project was
en is: leren en kennis opdoen. Aan het
eind van 2005 weten de betrokken mede
werkers van het gemeentearchief wat een
digitaal depot is en hebben ze competen
ties ontwikkeld om digitale bestanden
duurzaam op te slaan en ter beschikking
te stellen.
Het project beperkt zich voorlopig nog
tot digital bom documenten, dat wil zeg
gen bestanden die in digitale vorm zijn
gecreëerd en niet om gedigitaliseerde
analoge documenten. Deze scheiding is
enigszins kunstmatig, maar noodzakelijk
om het probleem beheersbaar te houden.
Een tweede uitgangspunt is dat geen
nieuw onderzoek wordt uitgevoerd maar
gebruik wordt gemaakt van bestaande
onderzoeksresultaten. Het systeemont
werp is gebaseerd op de modellen van
het InterPares-project. Ten slotte is het
project strak in de tijd beperkt: 1 februari
2006 is het project afgesloten.
De kosten in 2004 waren beperkt; zowel
het gemeentearchief als de Archiefschool
hebben geïnvesteerd. Aanvullend is een
subsidie gekregen van het programma
Ososs, dat het gebruik van open stan
daards en open source software binnen
de Nederlandse overheid stimuleert. HP
heeft de server beschikbaar gesteld. In
2005 is de investering hoger. Vanwege de
groei in het project was het nodig uit te
breiden in hardware (servers) en meer
medewerkers erbij te betrekken.
Het project levert na oplevering de
volgende resultaten op:
Een volledig ontwerp van een e-depot.
Een beschrijving van de organisatori
sche en technische consequenties.
Een operationele hard- en software-
omgeving en systeemdocumentatie.
Een plan van aanpak voor ontwikke
ling van een applicatiearchitectuur
samen met het ontwikkelen van een
strategie voor het digitaal ter beschik
king stellen (de Digitale Balie).
Kennis, competenties, ervaring, strate
gie en procedures omtrent de bewaring
(preservering) van complexere bestan
den bij medewerkers van het gemeen
tearchief.
Een bijdrage aan het beleid van het
Gemeentearchief Rotterdam inzake
duurzame opslag van digitale bestan
den
Verspreiding van kennis, systeemdocu
mentatie en projectresultaten in gene
rieke vorm ten behoeve van het
Nederlands archiefwezen.
Gemeentearchief Rotterdam en de Ar
chiefschool stellen de resultaten van het
project in 2004 en 2005 ter beschikking
aan het Nederlandse archiefwezen. Waar
mogelijk zuilen beide organisaties sa
menwerking zoeken met andere archief
diensten.
Meer informatie kunt u opvragen bij
Klaartje Pompe, Gemeentearchief Rotter
dam, projectleider E-depot (k.pompe@
gar.rotterdam.nl) of Peter Horsman,
Archiefschool, projectadviseur (p.j.hors-
man@archiefschooI.nl)
(wordt vervolgd)
29
K A R D E X
Door Peter Horsman en Klaartje Pompe*
Projectopzet
maart 2005
Resultaten in 2005
Peter Horsman is docent en coördinator onderzoek
van de Archiefschool, Klaartje Pompe projectleider E-
depot van het Gemeentearchief Rotterdam.
archievenblad I
