NIEUWE LICHTING
archiefopleiding
Archief
school
archiefopleiding
NEDERLANDS INSTITUUT
VOOR ARCHIEFONDERWIJS EN -ONDERZOEK
archivarissen
Door Marieke de Haan*
In 2004 zijn twaalf archivarissen afgestudeerd
aan de Hogeschool van Amsterdam en de
Universiteit van Amsterdam. Negen zwaai
den af met de diploma's Informatiedienst
verlening en -management en Archivistiek B.
Drie mensen sloten met succes de doctoraal
opleiding Archiefwetenschap af, waarvan
twee ook het diploma Archivistiek A behaal
den. Hieronder komen de afstudeerprojecten
in het kort over het voetlicht.
Bent u benieuwd naar de opzet en inrichting
van de opleiding, komt u dan naar het con
gres 'Opleiding en beroep' dat de
Archiefschool op 25 mei houdt. Meer infor
matie vindt u op www.archiefschool.nl.
Het waarborgen van de kwaliteit van het
archief in een decentrale zorgorganisatie
Rianne Feld (r.feld@wilgaerden.nl)
(HvA, IDM en Archivistiek B)
Om de kwaliteit van het archief van
Stichting Woonzorggroep Wilgaerden te
waarborgen is een aantal producten ontwik
keld, waaronder een archiefindeling, een
handleiding, de beheersregels en een lijst met
bewaartermijnen. Door het kwaliteitshuis
(INK-model) toe te passen zijn de producten
afgestemd op de organisatie. De organisatie
structuur en -cultuur zijn onderzocht.
Vervolgens is het begrip kwaliteit gedefi
nieerd. Hierna is vastgesteld hoe het archief
kan aansluiten bij de specifieke kenmerken
van de organisatie en bij de wensen van de
medewerkers. Door beheersregels op te stel
len werd het archiefbeheer - voor papieren
en digitale documenten - in de organisatie
verbeterd. Het archiefbeheer) is in de werk
processen opgenomen, waarbij de betrokken
heid van de medewerkers van doorslagge
vend belang is geweest. Op basis van dit
onderzoek is een archiefhandreiking opge
steld voor gedecentraliseerde zorginstellin
gen.
Audiovisuele, bibliothecaire en docu
mentaire collecties in een Regionaal
Historisch Centrum
Frieke Hazendonk (frieke.hazendonk@tilburg.nl)
(HvA, IDM en Archivistiek B)
Wat is de rol en de plaats van audiovisu
ele, bibliothecaire en documentaire collecties
in de bedrijfsvoering van een Regionaal
Historisch Centrum?
Regionaal Historische Centra hebben drie
argumenten om de aandacht voor en investe
ring in deze collecties te verantwoorden. De
collecties of gedeelten daarvan kunnen in
sommige gevallen als archivistisch bestem
peld worden, waaruit de verplichting tot
beheer, behoud en dienstverlening volgt.
Vervolgens zijn collecties 'procesgebonden'
voor wat betreft het werkproces dienstverle
ning in een RHC. Zij zijn noodzakelijk voor
het kunnen realiseren van de missie en het
uitvoeren van een deel van de taken. Ten
derde zijn collecties even belangrijk als
archieven met betrekking tot een bredere cul
turele taak van een RHC, namelijk het stimu
leren van lokale historie.
Het tweede deel van de scriptie bestaat uit de
resultaten van een vergelijkend onderzoek bij
de Regionale Historische Centra Tilburg en
Bergen op Zoom. De verwachtingen, eisen en
mogelijkheden rondom audiovisuele, biblio
thecaire en documentaire collecties in de
beide instellingen zijn in kaart gebracht en
met elkaar vergeleken. Aan die verwachtin
gen en eisen kan niet altijd voldaan worden,
wordt duidelijk uit dit onderzoek. (Op de
scriptie rust een embargo tot en met 31
december 2005.)
Op naar meer gebruik van archiefcollec
ties: een onderzoek naar meer en een
breder publiek dat gebruik maakt van
de archiefcollecties bij Cultuur Onder
Dak Apeldoorn
Douwe Huisman (d.huisman7@chello.nl)
(HvA, IDM en Archivistiek B)
Cultuur Onder Dak Apeldoorn (CODA)
is in maart 2004 geopend. Het is een fusie
van drie instellingen, te weten de Bibliotheek
Apeldoorn, het Apeldoorns Museum en het
Gemeentearchief Apeldoorn. CODA wil
bevorderen dat een zo breed mogelijk publiek
participeert in cultuur. Het wil de gebruikers
de gelegenheid geven zich te oriënteren op
culturele, wetenschappelijke en maatschap
pelijke ontwikkelingen, al dan niet in hun
historische context.
In opdracht van CODA is onderzocht op
welke wijze een breder en groter publiek geïn
teresseerd kan worden de (archiefcollecties
te gebruiken, die door de instelling beheerd
worden.
Onderzocht zijn de (potentiële) gebruikers
groepen van de archiefcollecties, de wijze
waarop deze groepen benaderd kunnen wor
den en welke service de instelling kan aanbie
den. Ook de mogelijke barrières die zich kun
nen voordoen in de dienstverlening van het
archief en oplossingen zijn behandeld.
Ten slotte volgen de aanbevelingen om het
gebruik van de archiefcollecties te vergroten.
Archiefinstellingen moeten keuzen maken.
Willen zij de toegangen op internet plaatsen?
Of willen zij ook de mogelijkheid bieden om
archiefstukken via de website te raadplegen?
Digitale beschikbaarstelling zal het gebruik
zeker kunnen stimuleren.
Het toegangenapparaat onder de loep.
Een onderzoek naar de kwaliteit en ge
bruikersvriendelijkheid van toegangen
Gert Koese (g.koese@filteniet.nl)
(HvA, IDM en Archivistiek B)
Deze afstudeerscriptie bevat het verslag
van een gebruikersonderzoek naar de kwali
teit en de gebruikersvriendelijkheid van het
toegangenapparaat bij vijf archiefdiensten in
Zeeland.
Het rapport bestaat uit drie deelonderzoeken.
Het eerste deel beschrijft een onderzoek naar
de toegangen waarmee de archieven bij
archiefdiensten ontsloten zijn. Het tweede
deel beschrijft een onderzoek naar de ver
schillende gebruikertypologieën, waarbij ook
aangegeven wordt welke typologie in dit
onderzoek van belang is en waarom. Vervol
gens zijn de begrippen wensen en behoeften,
kwaliteit en gebruikersvriendelijkheid aan
een nader onderzoek onderworpen, waarbij
eveneens aan de orde komt hoe deze een
plaats zouden krijgen in de gebruikersenquê
te.
Het derde deel betreft het resultaat van het
daadwerkelijke gebruikersonderzoek. Aan de
hand van een schriftelijke enquête is aan
gebruikers gevraagd een oordeel te geven
over de kwaliteit en de gebruikersvriendelijk
heid van de verschillende toegangen.
Op basis van een analyse van de resultaten
zijn conclusies getrokken en enkele aanbeve
lingen gedaan aan de archiefdiensten.
Digitaal archiveren
jacinta Kramer
.Kramer@waterlandsarchief.nl)
(UvA, Archiefwetenschap en Archivistiek A)
Digitalisering vraagt een grondige her
ziening van de archieffunctie bij gemeenten.
De lijnen daarvan zijn vastgelegd in NEN-ISO
15489:1. Allereerst is de context van het
archiveringssysteem bij gemeenten in kaart
gebracht. Op basis van het informatie- en
archiefbeleid moet het management de func
tionele eisen formuleren waaraan het archi
veringssysteem moet voldoen. Deze eisen
moeten zijn gebaseerd op wet- en regelge
ving, bestuurskundige inzichten, archivistiek,
organisatiekunde, administratieve organisa
tie, informatiekunde, best practice en stan
daarden.
Voor elk gemeentelijk werkproces zal onder
zocht moeten worden welke documenten in
een dossier zijn opgenomen, wanneer een
dossier compleet is en welke kwaliteit docu
menten en dossier moeten hebben.
Het archiveringssysteem houdt ook rekening
met de managers of politici die dossiers nodig
hebben voor bewijsvoering en het afleggen
van verantwoording (financieel, politiek of
maatschappelijk). Een deel van de documen
ten is op langere termijn nodig om als verant
woording te dienen voor het nageslacht.
De functies en de daarbij behorende bewaar
termijnen stellen eisen aan de kwaliteit van
documenten, waaronder betrouwbaarheid,
nauwkeurigheid, authenticiteit en integriteit.
Documenten moeten ook buiten de context
van ontstaan begrepen worden. Dat stelt
eisen aan begrijpelijkheid en aan de duur
zaamheid van documenten.
Aan de hand van de procesanalyses kunnen
risicofactoren worden afgewogen en gemeen
telijke eisen vastgesteld die specifiek gelden
voor archivering.
Sporen van bestuurswisselingen in de
archieven van Elten en Selfkant
Agnes Lewe (a.lewe@antenna.nl)
(UvA, Archiefwetenschap en Archivistiek A)
De Amter Elten en Selfkant kenden voor
hun bezetting door Nederland een door alle
Duitse lagere overheden toegepast archive
ringssysteem, de Sachaktenregistratur. Door
het ontbreken van archiefwetgeving was er
geen bindende reglementering en toezicht op
de archieven van lagere overheden. Onder
steuning vanuit regionaal opererende archief
adviesdiensten was wel aanwezig.
De drostambtsarchieven, in 1955 officieel
gelijkgesteld aan gemeentearchieven, vielen
onder de Archiefwet van 1918 en onder toe
zicht van de provinciale archiefinspectie. Dit
heeft er niet toe geleid dat tijdens de drost
ambtsperiode in Elten een aantal vergrijpen
tegen het structuurbeginsel zijn gepleegd.
Het zijn juist deze fouten die hebben geleid
tot een tweetal Duitse archiefelementen bin
nen het archiveringssysteem van het drost
ambt Elten. Ten eerste het in stand houden
van de toegepaste ordening van documenten
binnen de Duitse dossiers, terwijl de dossiers
zelf herordend zijn volgens een ander,
Nederlands registratuurstelsel. Ten tweede
het gebruik van de typische Duitse dossier
mappen voor dossiers uit dat archiefsysteem.
Nadat Elten en Selfkant weer onder Duits
bestuur waren gekomen, keerde men onmid
dellijk terug naar het voor 1949 gehanteerde
stelsel. Nederlandse elementen binnen het
Duitse archiveringssysteem zijn: de tabbla
den tussen de dossiers van de drostambtsar
chieven en de op Nederlandse wijze geor
dende archiefbestanden. Zij worden fysiek
strikt gescheiden van de overige archiefsyste
men.
De drostambtsarchieven werden in 1963 niet
in hun geheel aan de Duitse rechtsopvolger
overgedragen maar slechts gedeeltelijk. Het
andere deel werd (na bewerking) gedepo
neerd in het archief van het Nederlandse
Ministerie van Binnenlandse Zaken. Uit dit
onderzoek blijkt dat dit in strijd is met het
bestemmingsbeginsel en het verdient dan
ook aanbeveling de originelen of kopieën
hiervan terug te geven aan de betreffende
Duitse archiefbewaarplaatsen.
Het implementeren van selectielijsten bij
openbare en bijzondere universiteiten
Hannie Ploegmakers (sabitO05@planet.nl)
(HvA, IDM en Archivistiek B)
Vanaf 1991 is de methode institutioneel
onderzoek ontwikkeld binnen PIVOT. Do
cumenten worden gewaardeerd op basis van
de handelingen van de overheid. Het doel
van selectie is om een reconstructie van het
overheidshandelen op hoofdlijnen mogelijk
te maken. Over elk beleidsterrein van de
overheid is een Rapport Institutioneel Onder
zoek uitgebracht, dat weer het uitgangspunt
is voor het Basisselectiedocument. Het BSD
bestaat uit een of meer selectielijsten, waarin
elke handeling wordt gewaardeerd met een B
(bewaren) of V (vernietigen op termijn).
Sinds 1999 wordt het BSD van de openbare
en bijzondere universiteiten gebruikt. In deze
scriptie is onderzocht wat de ervaringen zijn
met de implementatie van de selectielijst.
Daarvoor zijn archiefmedewerkers van ver
schillende universiteiten geïnterviewd en
geënquêteerd. Uit het onderzoek bleek dat
beheersregels een bijdrage kunnen leveren de
selectie van archiefdocumenten in de dyna
mische fase. Dit komt het archiefbeheer van
de universiteiten ten goede.
De papierwinkel van de rechterlijke
organisatie: archieven bij de rechtbank
en het parket Groningen onder de maat,
is dat rechtvaardig?
Chantal van Rheenen
(chantalvanrheenen@hotinail.com)
(HvA, IDM en Archivistiek B)
Met behulp van de kwaliteitseisen voor
informatie- en archiefmanagement is onder
zoek verricht naar de kwaliteit van de huidige
archiefvorming en het archiefbeheer bij de
rechtbank en het parket Groningen. Deze
eisen zijn gebaseerd op de functionele eisen
van de kwaliteitsnorm NEN-ISO 15489:1
voor informatie- en archiefmanagement.
Daarnaast is getoetst op de kaders van het
archiefrecht, de juridische wetgeving, de
archivistische denk- en werkwijzen, en orga
nisatiekunde.
Verbetering van de kwaliteit van de archief
vorming en het -beheer bleek lastig uit te voe
ren vanwege het ontbreken van een archief
beleid (zowel lokaal als landelijk). Vooralsnog
ontbreekt hiervoor draagvlak bij bestuur en
medewerkers.
De archiefruimten zijn (over)vol, omdat veel
archieven niet bewerkt zijn, waardering en
selectie niet (tijdig) heeft plaatsgevonden en
omdat archieven nog niet zijn overgedragen
naar de archiefbewaarplaats. Hierdoor is voor
recent gevormde archiefbescheiden geen
plaats. Deze situatie is lastig te verbeteren,
omdat de rechtbank en het parket de archief
dienst niet beschouwen als onderdeel van het
primaire werkproces. Een duidelijke archive-
ringsstrategie voor digitale documenten ont
breekt, terwijl die wel noodzakelijk is voor
een verantwoord archiefbeleid en om aan de
Archiefwet 1995 te voldoen.
Om de archiefvorming en het -beheer te ver
beteren, is een doelgericht en strategisch
archiefbeleid een stap in de goede richting
voor de rechtbank en het parket. Zeker als
archiefmedewerkers hierbij betrokken wor
den. De Archiefwet 1995 en de NEN-ISO
15489:1 (functionele eisen) bieden voldoen
de kaders om archivering te verbeteren.
20
archievenblad
maart 2005
maart 2005
archievenblad
21
