UITNODIGING
LANDELIJKE CONTACTDAG
DOCUMENT MANAGEMENT
KIJK OP DE TOEKOMST,
BLIK NAAR NE!
VEREEDEN
DisfjConsult
Verslag van de Rijhsarchiefinspectie over liet toeiitlit in 100)
DOCUMENT MANAGEMENT KENNIS MANAGEMENT WORKFLOW MANAGEMENT DIOR-OPLEIDINGEN
Maandag 28 februari 2005, 09.00 - 18.00 UUR °££LNamÏ
GRATIS!
In de afgelopen 3 jaar, zijn reeds 1600 bezoekers u voor gegaan.
De Landelijke Contactdag Document Management is een succes! Uit de groeiende opkomst
van deelnemers tijdens de Landelijke Contactdag en de vele positieve reacties daar uit,
blijkt dat wij tegemoetgekomen zijn aan de behoefte naar uitwisseling van
kennis en ervaring op het vakgebied document management
Daarom organiseert DisConsult - in samenwerking met vooraanstaande leveranciers -
voor de vierde maal de gratis toegankelijke Landelijke Contactdag Document Management,
en wel op maandag 28 februari 2005 in het bekende Stadstheater Zoetermeer.
Net als in voorgaande jaren belooft
het weer een spectaculaire dag te
worden met tal van interessante
sprekers, leuke workshops en
het is uiteraard dé ontmoetings
plaats voor specialisten op het
gebied van document management
uit het gehele land en uit alle
geledingen van de maatschappij.
De gehele dag vindt plaats in de gezellige
en bijzondere theaterambiance en ademt
een gemoedelijke sfeer. De toegang is
gratis, hetgeen zeker bijdraagt aan een
gegarandeerd hoge opkomst. Naast de
sprekers en workshops bieden wij de
bezoekers een doorsnede uit de markt van
aanbieders van diensten en producten op
het gebied van document management op
de informatiemarkt.
rr
Ook dit jaar zal weer worden gepoogd het
scanrecord te verbeteren. Het jaarlijks
DisConsult scanrecord levert een boeiende,
leerzame en spannende rode draad door de
gehele dag.
Surf voor het complete programma en het aanmeldingsformulier naar: www.lcdm.nl
Cityhouse, Engelandlaan 174, 2711 DW Zoelermeer
ielefoon (079) 3429509, fax (079) 342 59 46, www.disconsulf.nl, email: info® disconsulf.nl
nieuws uit het veld
Het verslag van de Rijksarchiefinspectie
over het toezicht in 2003, dat openbaar is
sinds 7 december 2004, is vergeleken met de
eerdere jaarverslagen kritischer en negatiever
van toon. De Rijksarchiefinspectie meldt in
het begeleidende persbericht van 7 december
2004 dat 'het archiefbeheer bij vele organisa
ties van de centrale overheid zeer veel te wen
sen overlaat'. De regelgeving wordt 'onvol
doende nageleefd en organisaties voldoen
zelfs niet aan basale voorwaarden, zoals ken
nis over de bestanden die zij in huis hebben'.
Naast de Hoge Colleges van Staat, het
Kabinet der Koningin en de ministeries, wor
den de zelfstandige bestuursorganen (ZBO's)
en publiekrechtelijke bedrijfsorganen (PBO's)
tot de centrale overheid gerekend.
Het positieve geluid in dit rapport is de con
statering dat rapportages en aanbevelingen
naar aanleiding van een inspectie bijzonder
serieus werden genomen en tot het aanzet
ten van actie leidden. Daar bleef het echter
veelal bij, want bij vervolginspecties en uit
de door de organisaties ingevulde vragenlijs
ten over 2003 bleek dat nauwelijks slagvaar
dig actie werd ondernomen om daadwerkelijk
een grondige verbetering van het archief
beheer te realiseren.
Daarom doet de Rijksarchiefinspectie een
nadrukkelijk beroep op de zorgdragers van
de overheidsorganen, de voor de archiefwet
geving verantwoordelijke staatssecretaris
voor Cultuur en Media en de minister van
Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
die belast is met de coördinatie van de infor
matievoorziening, om de kwaliteit van de
informatievoorziening te verbeteren.
Wat baart de inspectie zorgen en waar lig
gen de knelpunten? Twee vragen stonden
centraal:
1. Kan de overheid zich op basis van archie
ven voldoende verantwoorden naar de
politiek en de burger?
2. Hebben overheidsorganisaties in 2003
voldoende voorzieningen getroffen om
de overheidsarchieven als toekomstig
cultureel erfgoed veilig te stellen?
Het antwoord op de eerste vraag is negatief.
Het merendeel van de overheidsorganisaties
kan slechts in geringe mate waarborgen dat
de informatievoorziening naar de politiek
en de burger goed functioneert. Met andere
woorden, de zorg voor een goed beheersregi
me van de documenthuishouding is onvol
doende. Zo wordt het beheer van e-mails
'chaotisch' genoemd. Er worden nauwelijks
e-mails bewaard, terwijl het gebruik hiervan
de papieren correspondentie in grote mate
reduceerde. Veel overheidsorganen werken
met informatiesystemen zonder archive-
ringsfunctie. Hierdoor worden historische
gegevens overschreven door actuele gege
vens en gaat cultureel erfgoed verloren.
Een goede documenthuishouding waar
borgt het afleggen van verantwoording. De
basis voor de regulering van deze huishou
ding vormt het documentair structuurplan.
Hiermee worden de toegankelijkheid en het
beheer van digitale en papieren bestanden
inzichtelijk gemaakt. Veel organisaties
beschikken echter nog niet over een com
plete papieren en digitale bestandenregistra
tie. Beheersregels en voldoende deskundige
personele capaciteit garanderen de kwaliteit
van de informatievoorziening.
Voor het antwoord op de tweede vraag is
gekeken naar het aantal vastgestelde selec
tielijsten, de tijdige selectie en toegankelijk
heid van bestanden, alsmede de planmatige
bewerking en overbrenging van digitale en
papieren bescheiden.
Bijna zeventig procent van alle zorgdragers
kan de archieven niet bewerken omdat zij
niet beschikken over een goedgekeurde selec
tie- of vemietigingslijst. Zij initieerden nau
welijks actie om een dergelijke lijst op te stel
len. Hierdoor is de toegankelijkheid en over
brenging van de blijvend te bewaren beschei
den niet mogelijk. Door het gebrek aan vige
rende selectiecriteria vindt geen tijdige en
zorgvuldige selectie plaats. Dit impliceert dat
naderhand, met behulp van extra personele
inzet en de daaraan verbonden kosten, actie
wordt ondernomen om achterstanden in de
selectie, bewerking en de overbrenging van
bescheiden in te halen. Het doorlooptraject
voor het vaststellen van selectielijsten is vol
gens de Rijksarchiefinspectie te lang. Het
Nationaal Archief overlegt momenteel met
de Raad voor Cultuur over de vraag of de
vaststelling versneld kan worden.
Slechts tien procent van alle zorgdragers
beschikt over een planning voor de over
brenging van de bescheiden, waardoor de
achterstand in de overbrengingstermijn
gevaar loopt. Tot eind 2005 hebben zorgdra
gers de tijd om de archieven (in goede, geor
dende en toegankelijke staat) van voor 1970
over te brengen.
De Rijksarchiefinspectie conludeert dat er
een aantal oorzaken is voor de bestaande
situatie:
- Op politiek en bestuurlijk niveau en door
het verantwoordelijke management is er te
weinig sturing ten aanzien van het archief
beheer. Al jaren achtereen staat het infor
matiebeheer niet op de prioriteitenlijst.
Dit omdat het belang van de bedrijfsvoe
ring voorrang heeft boven die van het cul
tureel erfgoed. Procedures voor de vaststel
ling en wijziging van selectielijsten worden
als zeer omslachtig ervaren.
- De professionaliteit op het gebied van het
archiefbeheer is niet altijd voldoende. Veel
kleine organisaties en private ZBO's weten
niet aan welke eisen van de Archiefwet ze
moeten voldoen. Dit heeft onder meer
gevolgen voor de materiële staat en toe
gankelijkheid van bescheiden.
- Er zijn beredeneerbare twijfels over het
handhaven en de uitvoerbaarheid van de
huidige regelgeving. Dit zou vooral komen
doordat de drie regelingen op basis van het
Archiefbesluit niet voldoen aan de criteria
van de huidige door het kabinet geformu
leerde regelgeving, namelijk regelgeving op
hoofdlijnen. Organisaties moeten die regel
geving zelf verder invullen. Kijken we naar
artikel 12 van het Archiefbesluit waarin
eisen worden gesteld aan de digitale archi
vering, dan blijkt in de praktijk dat organi
saties het lastig vinden om deze eisen te
interpreteren. Deze regelgeving draagt daar
om 'meer een wens- dan realiteitsgehalte'.
Als eerstverantwoordelijke voor de naleving
van de Archiefwet wordt de staatssecretaris
van Cultuur en Media aangeraden om een
aantal stappen te ondernemen:
1. Spreek uw collega-bewindslieden aan op
hun verantwoordelijkheid voor de kwali
teit van het archiefbeheer. Dit geldt mede
voor het archiefbeheer van de ZBO's en
PBO's die onder een betreffend ministerie
vallen.
2. Bevorder dat er goede handreikingen
beschikbaar zijn voor met name digitale
archivering waar ook de ZBO- en PBO-
organen bij gebaat zijn.
3. Digitale archivering vraagt om een
impuls van de wetgever.
4. Er moet serieuze aandacht worden
geschonken aan de achterstanden in de
overbrenging van alle zorgdragers.
5. De huidige regelgeving van het archiefbe
heer moet grondig geanalyseerd worden.
6. Verbeteringen in het archiefbeheer die
nen aan te sluiten op de bestaande pro
cessen bij organisaties van de centrale
overheid. Hierbij dienen de opzet van de
digitale archivering en de huidige en toe
komstige informatievoorziening aan de
recht- en bewijszoekende burger niet te
worden vergeten.
Het verslag is te bestellen via info@rijksar-
chiefinspectie.nl of te downloaden via
www.rijksarchiefinspectie.nl.
Patricia Böschen
februari 2005
archievenblad
