magista
Documentmanagement: simpele verleiding met ambitie
F\t
K Ja
i
Neem de juiste stelling in!
Ki« i*m
r 1
Kantoor
Archiei
verstanerva
d van efficient opbergen!
^Bibliotheek
Museum
Al meer dan 70 jaar! -
■ii-pBB
Industrie
specials
Magista BV
Oosteinde 6
9301 LJ Roden
www.magista.nl
;7p^:iel: 0031 (0) 50 5025500
f Fax: 0031 (0)50 5025505,
ostbus 19300 AA Roden
magista@magista.nr
Pianokasten
Emissievrije vloer
nieuws uit het veld
ril
Woensdag 1 december vond het tien
de 'KBenP event' plaats in het Sapphire
Tower Restaurant in Den Haag. Zo'n hon
derd genodigden uit de wereld van over
heid en bedrijfsleven kregen de kans van
het schitterende uitzicht op de 25ste
etage te genieten en tevens van elkaar te
horen hoe de stand van zaken is op het
gebied van documentmanagement. Een
hot item bij veel overheden en bedrijven,
niet in het minst vanwege de roep om
efficiëntie en effectiviteit, vernieuwde
regelgeving en de steeds voortschrijdende
digitalisering van het dagelijks (werkend)
leven.
Sylvia Bronmans, directeur ICT bij het
Ministerie van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties (BZK), was dagvoorzit
ter en vurig pleitbezorger van het
DigiDoc-model. Bij het ministerie van
BZK is het digitale werken op een prettige
wijze geïmplementeerd. Voordelen te
over, zoals Bronmans liet zien in een
korte film over het onderwerp. De opti
malisatie van de werkprocessen middels
digitalisering leverde een grote tijdwinst
op: project geslaagd. De opzet van het
project kende dan ook een aantal super
pluspunten: een goede opzet, visie op
documenthuishouding, scherpe focus en
een niet te krappe invoeringstijd.
In rondetafelgesprekken praatten de gas
ten verder over de door Bronmans aange
sneden onderwerpen. Gesproken werd
onder andere over het belang van het
goed beleggen van verantwoordelijkhe
den. Wie kent niet die projecten die
schijnbaar zonder eigenaar langzaam
doodbloeden? Of projecten die lijden aan
een gebrek aan coherentie door het niet
delen van hetzelfde jargon? Wat bijvoor
beeld lang is voor de één, is niet lang voor
een ander: vijf jaar informatie bewaren is
lang voor een ICT'er, maar lang begint
voor de archiefmedewerker pas bij twin
tig jaar!
Bezuinigingen, reorganisaties of mobili
teitsvraagstukken werden door de aanwe
zigen in meerderheid niet gezien als strui
kelblokken, maar juist als aanjagers van
de veranderingen waarin een goed docu
mentmanagement een cruciale rol kan
spelen. Een van de gasten sprak in dit
kader over het OPA-model (vergroot de
Onrust, biedt Perspectief en ga over tot
m i,-
Sylvia Bronmans, directeur ICT van het Ministerie van BZK, opent het event.
Actie). Zelfs jaloezie kan in dit soort pro
jecten een stimulans zijn: waarom heb
ben zij wel een systeem dat ze helpt snel
ler te werken en wij niet?
De crux bij veel documentmanagement
projecten is: hou het praktisch. Geen
'oeverloosheid' of 'utopische toestanden'.
Gebruik quick wins, en begin klein en
bouw uit. Eén van de deelnemers drukte
zich zeer direct uit: 'it's the civilian, stu
pid!'. Met andere woorden: hou het eind
doel goed in het oog, en voor de overheid
is dat toch de burger. Of zoals een andere
gast het verwoordde: 'leef met vlag en
wimpel, maar hou het simpel'.
Vanaf de tafels bruiste een lef-golf door de
zaal: de tijd van navelstaren of alleen pra
ten is allang voorbij. Overal worden ini
tiatieven ontplooid, zowel in het bedrijfs
leven als bij de overheid. Eén van de deel
nemers uit het bedrijfsleven verzuchtte
zelfs dat men nog zoveel kon leren van de
overheid. Leren van elkaar stond bij veel
tafels dan ook centraal: zowel de uitwisse
ling van best practices als het eerlijk
meten-is-weten en leren van eikaars fou
ten. Bij de overheid is die samenwerking
op allerlei gebieden al te vinden, in shared
services, maar ook in het gemeenschappe
lijk uitdragen van een digitale visie. Een
voorbeeld daarvan is het InterLab voor
digitalisering.
Binnen organisaties zijn de belangrijkste
win-factoren een goed draagvlak, zowel
top down als bottom up, en het inzetten
van ambassadeurs of kampioenen: mede
werkers die het project bij collega's kun
nen promoten. Mentaliteitsverandering,
een belangrijk aspect in veranderingstra
jecten, werd door één van de gespreks
partners omgedoopt tot 'documentality':
het besef dat documenten niet van mede
werkers zijn, maar van een organisatie.
Documenten zijn ook onderdeel van een
proces, en juist processen zijn een prima
uitgangspunt voor het opzetten van
documentmanagement en van systemen
daarvoor. De focus op meer efficiëntie en
effectiviteit is iets wat de moderne ambte
naar aanspreekt. Zeker als dat gepaard
gaat met gebruiksgemak en duidelijke
voordelen. Outlook en Google zijn ten
slotte ook niet meer weg te denken uit de
gereedschapskist.
Documentmanagement zoals document
management moet zijn. Bronmans legde
het samenvattend nog één keer uit: heb
visie, toon ambitie, keep it simple, vind
sleutelfiguren, denk in processen, verleid
en werk samen. Dan kunnen op een vol
gend event onze successen verder met
elkaar gedeeld worden!
Het tiende 'KBenP event' werd aan de
genodigden aangeboden door gastheer
Koenen Baak en Partners (KBenP), samen
met partners Inter Access en Atos Origin.
Hilde Ongering, adviseur Koenen, Baak en Partners
februari 2005
archievenblad
11
