ya n
[De ©aak]
yan
J
*J
KVAN nieuws
in a
archivarissen
KVAN Nieuws
Bureau KVAN
Redactie Archievenblad
Over (royale) openbaarheid
KVAN Studiedag 2005 op 19 april in de Lindenhof te Delft
T
koninklijke vereniging van archivarissen in nederland
KVAN nieuws
archivarissen
Voor het voetlicht: Noor Erkelens-Buttinger
Voormalig provinciaal inspecteur der archieven Utrecht
Nieuwe KVAN-leden
39
Bureau Koninklijke Vereniging
van Archivarissen in
Nederland.
Voor informatie over de KVAN,
bestelling van publicaties, aan
melding voor activiteiten en
wijzigingen in de ledenadministratie
kunt u contact opnemen met het
bureau. Kopij voor het Archievenblad,
berichten voor
deze rubriek en mutaties in
de Almanak van het Nederlands
Archiefwezen kunt aan het bureau
van de KVAN doorgeven.
Cruquiusweg 31
1019 AT Amsterdam
Tel. (020) 462 77 27
Fax: (020) 462 77 28
E-mail: bureau@kvan.nl
Internet: www.kvan.nl
Postbank Bureaurekening: 84767
De dinsdag na de bijzetting van prins
Bernhard bood de studiezaal van het Nationaal
Archief wel een heel bijzondere aanblik.
Televisieploegen van ten minste drie omroepen
en een behoorlijk aantal andere journalisten ver
drongen zich rond een paar tafels om toch voor
al maar geen nieuws te missen. Op die bewuste
dinsdag werden er namelijk stukken uit particu
liere archieven, die tijdens het leven van konin
gin Juliana en prins Bernhard niet geraadpleegd
mochten, voor het eerst aan het publiek ter inza-
ge gegeven. Meer dan één onderzoeker hoopte
dat er in die verzegelde mappen een exemplaar
zou zitten van het rapport van de commissie van
drie over de beruchte Greet Hofmans-affaire uit
de jaren vijftig van de vorige eeuw. Van een
ander exemplaar, dat in het Koninklijk
Huisarchief wordt bewaard, is bekend dat het
nog lange tijd - gesproken wordt van honderd
jaar na 1956 - niet openbaar zal zijn.
Deze situatie gaf aanleiding tot vragen. Hoe zit
het eigenlijk met stukken die in het ene archief
openbaar zijn en in het andere nog geruime tijd
niet? En hoe moet de archivaris zich opstellen in
onderhandelingen met particulieren die wensen
hebben over de openbaarheid van het archief dat
ze willen overdragen? De juridische kant is hel
der: openbaarheid wordt geregeld in een contract
en partijen zijn vrij daarin vast te leggen wat ze
willen. De Archiefwet 1995 bepaalt weliswaar dat
beperkingen op de openbaarheid nooit langer
mogen duren dan 75 jaar, maar in het geval van
particuliere archieven hoeft een archivaris zich
daar niet aan te houden. In de praktijk zijn er
twee situaties denkbaar. Allereerst: degene die
De KVAN organiseert, samen met DIVA en de Archiefschool, ook dit jaar weer
een studiedag voor archivarissen. Deze studiedag vindt plaats op dinsdag 19 april
in de Lindenhof te Delft. De dag zal in het teken staan van lobbyen op verschillen
de niveaus; hoe creëer je draagvlak voor een idee, of voor je organisatie? Verder
wordt er aandacht besteed aan de volgende onderwerpen: collectievorming, fond
senwerving, 'hoe komt mijn instelling op de bestuurlijke/politieke agenda', samen
werkingsprojecten en het werven van professionals/stagiaires/vrijwilligers.
In het volgende nummer van dit blad leest u meer over het programma en de wijze
van aanmelding.
Traditiegetrouw zal ook de algemene ledenvergadering van de KVAN onderdeel uit
maken van deze studiedag. De agenda daarvan wordt gepubliceerd in het maart
nummer van het Archievenblad.
Reserveert u nu de datum 19 april al in uw agenda!
zijn archief wil overdragen lijdt aan koudwater
vrees en wil het liefst dat alle stukken zo lang
mogelijk niet geraadpleegd kunnen worden. In
dit geval is de rol van de archivaris duidelijk: hij
moet proberen om de archiefeigenaar over te
halen wat minder terughoudend te zijn met zijn
archief. Dit wordt ook aanbevolen in zijn
beroepscode: de archivaris dient onredelijke beper
kingen van de openbaarheid en het gebruik van
archief te ontmoedigen (art. 6). En in het uiterste
geval kan hij altijd weigeren het archief over te
nemen.
Het omgekeerde komt ook voor: de archiefeige
naar zegt uitdrukkelijk dat het hele archief open
baar is en wil van geen beperkingen weten. Op
het eerste gezicht lijkt hier niets op tegen. Maar
toch. Er kunnen zich gevallen voordoen waarin
het beter is dat de archivaris adviseert om eens na
te denken over een beperking. Bijvoorbeeld als er
in het archief stukken zitten die minder aangena
me gegevens bevatten over het persoonlijk leven
van andere mensen. Zoals bijvoorbeeld het geval
kan zijn geweest bij de stukken over de
Hofmansaffaire. Het huwelijksleven van het vor
stenpaar blijkt toen onderwerp van discussie te
zijn geweest, en dat in een tijd dat het taboe op
echtscheiding nog volop aanwezig was. En ook
hier handelt de archivaris in overeenstemming
met zijn beroepscode: de archivaris dient de per
soonlijke levenssfeer van archiefvormers of van perso
nen die in archiefbescheiden worden genoemd te
respecteren. Dit geldt in het bijzonder ten aanzien
van diegenen die geen zeggenschap hebben gehad
over het gebruik of de bestemming van het materiaal
(art. 7).
Het kan ook voorkomen dat stukken die in het
ene archief gewoon openbaar zijn dat in een
ander archief niet zijn. Wat dan? Moet de archi
varis, als hij dit weet, iets doen? Hij kan besluiten
de tegenstrijdige afspraken die met elk van beide
partijen zijn gemaakt zonder meer getrouw uit te
voeren. Hij kan ook met een of met beide partij
en gaan onderhandelen over een aanpassing van
de bepalingen. In dat laatste geval moet hij reke
ning houden met twee tegenstrijdige regels in de
beroepscode. De ene zegt: Bij veranderde omstan
digheden dient hij evenwel, in het belang van grotere
openbaarheid, opnieuw over de voorwaarden voor
raadpleging te onderhandelen (art. 6). Partijen op
één lijn brengen, maar in het voordeel van dege
ne die de grootste openbaarheid geeft. De andere
is de boven aangehaalde regel over de persoonlij
ke levenssfeer.
Dit laatste probleem heeft zich afgelopen decem
ber niet voorgedaan. Het rapport over de
Hofmansaffaire zat niet bij de stukken die op de
bewuste dinsdag in december openbaar zijn
geworden. Eigenlijk, om meer dan één reden,
toch jammer.
Yvonne Bos-Rops
archievenblad
februari 2005
rees*
Het kostte geen enkele moeite om haar
op de praatstoel te krijgen. De 'schriftelijke
neerslag' duurde iets langer. We hebben het
over mr. Noor Erkelens-Buttinger, oud-provin
ciaal inspecteur der archieven in de provincie
Utrecht en momenteel beoogd 'kartrekker'
voor de belangenbehartiging van de gepen
sioneerde KVAN-leden.
Verhuizing
Eleonora Sophia Carolina Buttinger
kwam ter wereld in Den Haag op 4 juli 1939.
Haar vader, een elektrotechnisch ingenieur,
werkte tijdens de oorlog als krijgsgevangene
in Duitsland. Noor ging nog twee jaar naar de
lagere school in Wassenaar. Na de oorlog was
er in Wassenaar geen werk voor haar vader.
Het gezin Buttinger verhuisde daarop noodge
dwongen naar Hengelo, waar vader Buttinger
emplooi vond bij de Hemaf, een fabriek waar
elektrotechnische motoren voor onder andere
de Nederlandse Spoorwegen werden gemaakt.
Later werd Hengelo vaarwel gezegd en streek
de familie Buttinger in Delden neer.
In Hengelo maakte Noor de lagere school af
en ging vervolgens naar het gymnasium. Na
het behalen van het gymnasium B-diploma
ging ze in Leiden rechten studeren. Het afstu
deren duurde echter wat langer, want onder
tussen had ze kennis gemaakt met haar man,
een arts, trouwde, kreeg kinderen en volgde
hem naar Curasao. Terug in Groningen, waar
haar echtgenoot als internist ging werken,
kreeg zij de kans om haar rechtenstudie te vol
tooien. In het begin van de jaren zeventig
behaalde zij alsnog de bul.
Archief
Het bezit van de zaak werd bij Noor niet
het einde van het vermaak. Zij wilde wel iets
met haar verworven kennis doen. Haar keuze
vak tijdens haar studie was Oud Vaderlands
Recht. Het had niet direct iets met archieven
te maken, maar toch! Toevalligerwijze kende
ze een zekere Ketelaar, destijds directeur van
de Archiefschool. Op haar vraag of ze naar die
opleiding kon, werd door
hem niet direct bevestigend
geantwoord. Hij adviseerde
Noor eerst maar eens in een
archief te gaan werken. Het
werd twee dagen werken in
Assen. Hier ging ze aan de
slag met het beschrijven en
inventariseren van de zoge
naamde 'Etstoel' (rechtscol
lege) van Drenthe. Hier
kwam haar achtergrond
toch weer van pas.
Kronenburg
Het snuffelen aan de
archieven duurde maar kort. De familie
Erkelens stak de 'grote poel' over en streek
voor een paar jaar neer in het Amerikaanse
Seattle. De Archiefschool liet haar echter niet
los. Terug in Groningen en niet lang hierna
uiteindelijk in Utrecht wonend, kreeg ze een
stageplaats bij het Rijksarchief in Utrecht en
ging studeren voor het examen Hoger
Archiefambtenaar. Dat ging niet van een leien
dakje. Vooral het Latijn en haar onvoldoende
kennis hiervan speelden haar meerdere keren
parten. Ook het feit dat ze geen geschiedenis
had gestudeerd maakte de studie extra moei
lijk. Het belette haar echter niet om in 1981
het diploma te halen. Tijdens haar stageperio
de inventariseerde zij het archief van Huis
Kronenburg in Loenen aan de Vecht. Na het
behalen van het diploma werkte ze eerst op
projectbasis aan wat 'losse dingen'.
Na het vertrek van de provinciale archiefin
specteur Van Buijtenen, die inmiddels de
zeventig was gepasseerd, solliciteerde zij op
zijn baan. Zij werd aangenomen en was hier
mee in 1982 de eerste parttime vrouwelijke
archiefinspecteur die door de Gedeputeerde
Staten van Utrecht werd benoemd.
In het begin werkte zij twee dagen per week,
later werden het er drie en toen ze in 2003, na
ruim twintig jaar, stopte was het inmiddels
toch een hele werkweek.
Inspecties
"Het was pionieren in die dagen", aldus
Noor. Samen met collega Aart Beets werd zij
de 'schrik' van menige gemeentesecretaris of
burgemeester in de pro
vincie Utrecht. Gemeen
tearchieven werden ge
controleerd, plank voor
plank beschreven en na
gekeken of de bestanden
die in de ordeningslijsten
werden vermeld, ook
fysiek aanwezig waren.
Het nauwgezet opnemen
was in goede handen van
haar collega. Zij gebruikte
haar verbale talenten om
weerbarstige gemeentelij
ke overheden op het juiste
archiefspoor te brengen.
Het vragen naar een stoffer en blik tijdens
hun archiefinspecties deed af en toe wel
eens de wenkbrauwen fronsen, maar had
op den duur toch een positief effect.
Historisch is de uitspraak van een burge
meester aan een van zijn ambtenaren: "Doe
nou maar wat ze zegt, anders staat ze aldoor
op je stoep."
Lukte dat zelfs niet, dan werden zwaardere
middelen in de strijd geworpen. Menige
burgemeester kreeg later een vermanend
telefoontje van de Commissaris der
Koningin om de zaak in orde te brengen.
Noor rapporteerde namelijk direct aan deze
hoogste gezagsdrager van Utrecht en dat
werkte in zulke gevallen prima. In haar
periode kwam ook een subsidieregeling tot
stand waarbij de gemeenten subsidie kregen
wanneer deze overgingen tot het aanstellen
van archivarissen. Op die manier zijn er
structureel nogal wat archiefbanen bijgeko
men in de provincie.
Noor is inmiddels pensioengerechtigd. Dat
wil niet zeggen dat ze nu achter de gerani
ums zit, daar is ze nog te actief voor, ook
buiten de KVAN en DIVA.
Harry Strijkers
De KVAN verwelkomt de
volgende nieuwe leden:
De heer drs. J.M. Berende
student informatiemanager
Hogeschool van Amsterdam,
tevens werkzaam als gegevens-
verzamelaar bij de Historische
Steekproef Nederlandse
Bevolking, IISG te Amsterdam
Mevrouw IJ. de Jong
student informatiemanager
Hogeschool van Amsterdam
De heer drs. B. Schmidt
werkzaam als div-medewerker
bij de Kamer van Koophandel,
Zuid-Limburg
Mevrouw drs. R.V. Struijk
student informatiemanager
Hogeschool van Amsterdam,
tevens werkzaam als senior
internet consultant bij Van
Dale Lexicografie te Utrecht
Ir. I. Zandhuis
zelfstandig werkzaam als
informatie-analist
februari 2005
archievenblad
