Een toekomst voor het onderzoeksarchief
de praktijk
de praktijk
Wetenschappelijk onderzoek genereert
enorme hoeveelheden ruwe empirische gege
vens en er worden vele objecten verzameld.
Deze data en objecten spelen een belangrijke rol
bij de controle op het verrichte onderzoek. Ook
kan het materiaal voor nieuw onderzoek herge
bruikt worden. Wetenschappelijk onderzoek kan
daarom als wetenschappelijk erfgoed worden
beschouwd. Er is een reëel gevaar dat waardevolle
wetenschappelijke informatie niet behouden en
toegankelijk blijft.
Het doel van deze studiedag was een discussie
los te maken over verschillende strategieën om
het behoud van en de toegang tot het weten
schappelijk erfgoed te garanderen. Deze discus
sie kwam tijdens de conferentie niet goed van de
grond, maar uit gesprekken in de wandelgangen
bleek dat het onderwerp veel meer (internatio
nale aandacht behoort te krijgen van bestuur
ders, management en overheid.
Openbare universiteiten en academische
ziekenhuizen zijn overheidsorganen in de zin
van de Archiefwet 1995 (artikel 1, sub 1) 1995.
Voor de bijzondere universiteiten, zijnde pri
vaatrechtelijke instellingen, geldt deze wet niet,
maar de bestuurders hebben zich wel geconfor
meerd aan het selectiebeleid van de openbare
universiteiten.
De onderzoeksarchieven in de openbare univer
siteiten vallen dus onder de reikwijdte van de
Archiefwet. Dat onderzoek waarvan het archief
de neerslag vormt, zowel publiek als particulier
wordt gefinancierd, maakt hierbij geen verschil.
Dat liet algemeen rijksarchivaris M.W. van
Boven in een brief van 9 juli 2003 aan vertegen
woordigers van het overleg Post- en
Archiefzaken Nederlandse Universiteiten (PAZU)
weten. De Rijksarchiefinspectie oordeelde in
datzelfde jaar dat wetenschappelijk onderzoek
een taak van de universiteiten is. Onderzoekers
voeren hun werk uit als ambtenaar. 'Hun manu
scripten lijken dan ook deel uit te maken van
het archief van de universiteiten...' Het
Nationaal Archief onderschrijft de redenering
van de inspectie. 'De administratieve stukken en
de wetenschappelijke correspondentie van de
onderzoekers, door hen ontvangen of opge
maakt ais functionaris van de universiteit, zijn
overheidsarchief in de zin van de Archiefwet',
sprak Paul Brood, adviseur van de directie van
het Nationaal Archief.
Na twintig jaar worden de meeste archieven
van de wetenschappelijke onderzoeksinstellin
gen, universiteiten en hogescholen overge
bracht naar de archiefbewaarplaats van de pro
vinciale hoofdstad waarin ze gevestigd zijn. Zo
zijn de archieven van de wetenschappelijke
instellingen met regionale betekenis 'dichter bij
huis'. Het archief van de Koninklijke Neder
landse Akademie van Wetenschappen wordt in
het Rijksarchief in Noord-Holland bewaard. De
Universiteit van Amsterdam brengt haar archie
ven naar het Gemeentearchief Amsterdam. Dit
werd allemaal geregeld in een speciaal Konink
lijk Besluit (2001). Voor een aantal overheidsin
stellingen als de Koninklijke Bibliotheek, het
Centraal Bureau voor de Statistiek en het
Koninklijk Nederlands Instituut in Rome geldt
dat hun archieven worden overgebracht naar
het Nationaal Archief.
Maar hoe zit het met de inhoud van de
onderzoeksarchieven? Welk onderzoeksmateri
aal onder de wet valt, is niet bepaald. Ook wat
betreft de selectiecriteria is er onduidelijkheid.
Er is een Basis Selectie Document (BSD) opge
steld speciaal voor de universiteiten, maar dat is
slechts toepasbaar op het wetenschappelijk
onderwijs. Er blijkt ook een BSD van het hande
len van de rijksoverheid op het terrein weten
schapsbeleid te zijn, maar dit beperkt zich tot de
selectie van beleidsstukken, zoals het opstellen
van onderzoeksprogramma's, meerjarenplannen
en voortgangsverslagen van bijvoorbeeld de
Koninklijke Nederlandse Akademie van Weten
schappen (KNAW). De Nederlandse overheid is
belangrijk als subsidieverstrekker van het weten
schappelijk onderzoek. De inhoudelijke verant
woording van het wetenschappelijk onderzoek
ligt bij de instellingen. Kortom, ten aanzien van
de bestemming van onderzoeksarchieven zijn er
hiaten in de wetgevende bepalingen.
Frankrijk, aldus Paul Brood, heeft een
moderne archiefwet die op vergelijkbare wijze is
uitgewerkt als de onze. Ten aanzien van particu
liere archieven is men ook daar 'terughoudend',
maar met de mogelijkheid om le classe-
ment des archives privées coimne archives
historiques te beschouwen. Particuliere
archieven kunnen worden aangewezen
als historische archieven en dat impli
ceert dat ze geregistreerd en bewaard
moeten worden. De minister van
Cultuur kan zo'n archief aanwijzen als
'archive historique' en de conservering
en restauratie subsidiëren.
In de Verenigde Staten, vervolgde Brood,
'wordt voortdurend gewezen op het
belang van records of modern science and
technology en de noodzaak daar zorgvul
dig mee om te gaan.'
Brood stelde voor om een Nederlandse
oplossing te bedenken voor het behoud
van onderzoeksarchieven. De deur staat
al op een kier want artikel 5e van het
Archiefbesluit biedt mogelijkheden om
archieven van bepaalde personen en col
lecties aan te wijzen voor permanente
bewaring.
Het Nederlands Historisch Data
Archief (NHDA), dat deel uitmaakt van
het Nederlands Instituut voor Weten
schappelijke Informatiediensten (NIWI)
van de KNAW, beschikt over jarenlange
expertise op het gebied van data-archive-
ring en het behoud van de duurzaamheid
van digitale informatie. Onderzoekers
kunnen daar kopieën van historische
databestanden registreren en deponeren.
Daar zou de digitale opgravingsdocu-
mentatie van archeologen kunnen wor
den gedeponeerd. Dit omdat de meeste
provincies met archeologische depots
nog lang niet in staat zijn om aangelever
de informatie en vondsten digitaal op te
slaan, aldus Mirjam Wispelwey, hoofd
Archeologische Informatie van de
Rijksdienst voor Oudheidkundig Bodem
onderzoek.
DARE (Digital Academie Repositories)
houdt zich al bezig met het bewaren, toe
gankelijk maken en online beschikbaar
stellen van digitale wetenschappelijke
publicaties door middel van een netwerk
van 'respositories'. Onderzoeksdata wor
den als bijlage bij de digitale publicatie
bewaard. Verder worden publicatie en
databestand onderscheiden. DARE is een
initiatief van de Koninklijke Bibliotheek
(KB), KNAW, NWO en alle universiteiten.
Het net opgerichte DANS (Data Archive
X
and Networked Services) gaat zich in
KNAW-NWO-verband inzetten voor het
behoud van onderzoeksdata.
Floor van Leeuwen, hoofd van de
afdeling epidemiologie van het
Nederlands Kanker Instituut, hield een
vurig en boeiend pleidooi voor het lang
durige behoud van cliëntendossiers.
Volgens de Wet op de Geneeskundige
Behandelingsoverenkomst (WGBO) uit
1995 moeten medische gegevens tien
jaar na de beëindiging van een behande
ling worden vernietigd. Dit met het oog
op de bescherming van de privacy van
patiënten. Volgens een overgangsbepa
ling is de vernietigingsplicht uitgesteld
tot 1 april 2005. En dat is geen grap, want
onderzoekers en hulpverleners maken
zich ernstig zorgen over de beschikbaar
heid van medische gegevens voor weten
schappelijk onderzoek en de patiënten
zorg. Chronisch zieken en patiënten bij
wie een ziekte terugkeert of die een gene
tische aandoening hebben, worden de
dupe van deze wetgeving. In meerdere
landen is de wetgeving voor het bewaren
van gegevens voor onderzoeksdoelein
den veel ruimer. In zijn adviesrapport
van 1 april 2004 pleitte de Commissie
Bewaartermijnen van de Gezondheids
raad voor een bewaartermijn van dertig
jaar en voor aanpassing van de WGBO
met een afzonderlijke bewaarregeling
voor medisch-wetenschappelijk onder
zoek. De klokt tikt verder en het is bijna
1 april 2005.
Ik wijs op de vastgestelde bewaartermijn
van de cliëntendossiers van de voormali
ge provinciale psychiatrische ziekenhui
zen in Noord-Holland. Deze is 110 jaar
na de geboortedatum van een cliënt. Eén
op de tien dossiers is gelicht om perma
nent bewaard te blijven in het Rijks
archief in Noord-Holland ten behoeve
van wetenschappelijk onderzoek.
Op 1 januari van dit jaar is de
Nederlandse Gedragscode Wetenschapsbe
oefening in werking getreden. De code,
opgesteld op verzoek van de Vereniging
van Universiteiten, bevat principes die
wetenschapsbeoefenaars tegenover el
kaar en de maatschappij in acht zouden
moeten nemen. De principes zijn niet
bedoeld als juridische regels. Het derde
onderdeel van de code behandelt de
'controleerbaarheid' met als principe: 'Als
onderzoeksresultaten openbaar worden
gemaakt, blijkt duidelijk waar de gege
vens en de conclusies op zijn gebaseerd,
waaraan ze ontleend zijn en waar te con
troleren'. Bij de uitwerking van dit princi
pe wordt genoemd: 'Ruwe en onder
zoeksgegevens worden zodanig gearchi
veerd dat deze te allen tijde met een
minimum aan tijd en handelen kunnen
worden geraadpleegd'.
Voor onderzoeksgegevens en de contro
leerbaarheid daarvan in de toekomst, is
het noodzakelijk dat er door de overheid
heldere selectiecriteria worden vastge
steld.
23
Door Patricia Böschen*
De Doelenzaal van de Universiteitsbibliotheek van
de Universiteit van Amsterdam (UvA) bood op 29
november 2004 nauwelijks plaats aan de vele deel
nemers van de gratis toegankelijke studiedag over
het behoud van wetenschappelijke archieven, data
bestanden en collecties bij de universiteiten.
Initiatiefnemer en medeorganisator Menno Polak,
archivaris en projectleider van een grootschalig
archiefproject binnen de UvA, kon trots zijn op die
hoge opkomst.
Wetenschap en de Archiefwet
Universiteiten en Archiefbewaarplaatsen
Onderzoeksarchieven
Over de grenzen en de Nederlandse keuze
Databeheer
Zo werd het archief aangetroffen van Nobelprijswinnaar
Pieter Zeeman, in zijn woning aan de Stadhouderskade te
Amsterdam in 1989. Het archief is overgebracht naar het
Rijksarchief in Noord-Holland te Haarlem.
Patiëntendossiers
Gedragscode
Patricia Böschen is archivaris bij de Rijksuniversiteit
Groningen en redacteur van het Archievenblad.
22
archievenblad
februari 2005
februari 2005
archievenblad
