De vleespotten van Brussel;
enkele tips voor archivadssen
30
31
Door Theo Kremer*
In mei 1999 onthulde het Radio 1 Journaal
dat er werd gerommeld en gefraudeerd met
Europees geld voor werkgelegenheidspro
jecten. Nederland kreeg over de periode
1999-1999 ongeveer 2,7 miljard gulden uit
het Europees Sociaal Fonds (ESF) voor
werkgelegenheidsprojecten. Uit onderzoek
bleek dat een belangrijk deel niet volgens
de regels wordt besteed.1
De Nederlandse Rekenkamer onder
zocht daarna de uitvoering van de rege
ling en kwam tot de volgende conclusies:
De ESF-regeling in Nederland is op alle
niveaus, van het ministerie tot en met
de uitvoerders, slordig uitgevoerd.
In de beeldvorming is er rond ESF veel
misgegaan, maar dat ligt niet aan de
bereikte resultaten. Die waren beter
dan gemiddeld in Europa.
Er is niet gebleken dat er sprake is van
grootschalige fraude met of misbruik
van ESF-geld.
De geconstateerde onregelmatigheden
betreffen in feite in verreweg de meeste
gevallen voorstelbare, onopzettelijke
misverstanden over de regels van de
Europese Unie (EU).
ESF-geld is volgens de normen van de
EU goed besteed.
De Nederlandse ESF-regeling is gede
tailleerd, maar voorziet niet in alle
situaties en is soms onduidelijk.
Hierdoor konden situaties ontstaan die
niet in overeenstemming bleken te zijn
met de opvattingen van de EU over de
uitvoering van ESF.
Het Ministerie van Sociale Zaken en
Werkgelegenheid heeft de uitvoering
van ESF op afstand gezet, maar nagela
ten zijn verantwoordelijkheid te ne
men door actief toezicht. Sociale Zaken
heeft zich te afhankelijk gemaakt van
de uitkomsten van de uitvoering, maar
had zelf geen greep op de uitvoering en
geen inzicht in de kwaliteit van de uit
komsten.2
Dit lezende kan ik me voorstellen dat bij
de gemiddelde lezer het beeld ontstaat
van een Brusselse bureaucratie die door
middel van zeer ingewikkelde regelingen
subsidies verstrekt, waarbij het niet dui
delijk is wat wel en niet mag en waar
men zich aan moet houden.
Als men echter de regelgeving rond de
structuurfondsen goed bekijkt zijn de
eisen die gesteld worden vrij eenvoudig:
laat zien of de gelden zijn uitgegeven,
waaraan en of dit past binnen de vooraf
goedgekeurde plannen. Toch levert dit
problemen op, hoe kan dat?
Hiervoor is een aantal redenen aan te
geven, maar de belangrijkste is volgens
mij dat degene die de subsidie uiteinde
lijk besteedt (lees: de medewerker die de
werkzaamheden uitvoert), veelal geen
idee heeft waar het geld vandaan komt
en aan wie verantwoording moet worden
afgelegd. De oplossing hiervoor ligt voor
de hand: maak inzichtelijk wie wat wan
neer moet doen en leg vooral uit waar
om.
Een voorbeeld
Een (fictief) voorbeeld: een dag
avondschool in stadsdeel Amsterdam
Zuidoost krijgt subsidie om een aantal
nieuwe Amsterdammers, afkomstig uit
Nigeria, Nederlands te leren. De school
krijgt hiervoor subsidie van het stadsdeel.
De school voert de taak uit waarvoor zij
subsidie heeft ontvangen en rapporteert
aan het einde van de lesperiode aan het
stadsdeel dat er twintig Nigerianen NT-2
(Nederlands als tweede taal) hebben
gevolgd, waarvan zes niveau 1 met een
certificaat hebben afgesloten, acht op
niveau 2, en dat zes cursisten voortijdig
hebben afgehaakt. De presentielijsten van
de cursisten worden slechts voor de duur
van de cursus op school bewaard en daar
na vernietigd. Je kunt immers niet alles
bewaren. De ambtenaar belast met onder
wijs aan anderstaligen archiveert vervol
gens de aangeboden informatie en ver
werkt deze aan het einde van het boekjaar
in zijn eigen administratie. De cijfers wor
den verwerkt in de jaarrekening en in het
jaarverslag van het stadsdeel. De facturen
van de school worden op volgnummer in
ordners opgeborgen door de financiële
administratie, die deze mappen na twee
jaar overdraagt aan de afdeling Documen
taire Informatievoorziening (DIV), die
deze ordners vernietigt, zodra de stan
daardbewaartermijn van zeven jaar is ver
lopen. Iedereen doet keurig wat er van
hem/haar verlangd wordt en toch gaat
het mis.
De lessen NT-2 aan Nigerianen maken
deel uit van het Europees programma
Doelstelling 2, dat tot doel heeft om de
problemen in achterstandswijken met
bovengemiddelde werkloosheid en veel
lage inkomens integraal aan te pakken in
de diverse landen van de Unie. Integraal,
dat wil zeggen met maatregelen om de
werkgelegenheid te bevorderen, achter
standen in het onderwijs aan te pakken,
kinderopvang te bevorderen en de kwali
teit van woningen te verbeteren. Dit
totale programma loopt zes jaar, waarna
de Europese Unie zich het recht voorbe
houdt om binnen drie jaar na afloop het
totale programma te controleren. Het
programma bestaat uit verschillende
deelprojecten,3 waarvan vele slechts een
korte doorlooptijd hebben en al vele
jaren zijn afgelopen als de Europese Unie
de eindcontrole verricht. Nadat het eer
ste programma, Doelstelling 1, was vol
tooid, eind jaren negentig, kon slechts
met de grootste moeite de informatie
geleverd worden die Europese accoun
tants vroegen. Sommige uitvoeringsorga
nisaties bestonden ten tijde van de eind
controle inmiddels al enige jaren niet
meer en konden ook geen administratie
meer leveren.
Bij de uitvoering van vervolgprogramma
Doelstelling 2 - dat gelijk loopt met een
ander Europees subsidieprogramma in de
stad, Urban 2 - nemen de programma
coördinatoren zich voor dat er ditmaal
een voorbeeldige administratie gevoerd
moet worden, waarbij de vragen vanuit
Brussel zonder problemen beantwoord
moesten kunnen worden. Het Gemeen
tearchief Amsterdam wordt gevraagd te
adviseren met betrekking tot de archive
ring.
Problemen en oplossingen
We constateren een aantal proble
men:
1. Zeer veel verschillende organisaties
zijn betrokken bij de uitvoering en de
coördinatie van projecten, waarbij
iedere organisatie archiveert, zonder
centrale instructies waarin is vastge
legd wie wat waar en hoe lang bewaart
en op welke wijze.
2. Het is niet duidelijk wat bewaard moet
worden en waarom.
3. Projectorganisaties hebben veelal een
vrij volledig dossier, maar veel origine
len bevinden zich bij de afdeling
Documentaire Informatievoorziening
(DIV), waar inhoudelijke kennis over
de projecten ontbreekt, waardoor de
naamgeving en de samenstelling van
de dossiers verschilt ten opzichte van
de dossiers bij de projectorganisatie.
4. Projectorganisaties worden opgehe
ven zodra het programma is uitge
voerd. Dit is veelal jaren voor de eind
controle door de Europese Unie.
5. De originele facturen worden opge
borgen in serie bij de afdeling
Financiën. De bewaartermijnen van
deze facturen die hierbij worden aan
gehouden, lopen niet parallel met de
eisen die vanuit Brussel worden
gesteld, maar zijn gebaseerd op
Nederlandse belastingwetgeving.
In overleg is voor de volgende oplossin
gen gekozen:
1. Wie moet wat bewaren?
Er is een korte instructie opgesteld, met
daarin:
een checklist, waaraan kan worden
vastgesteld of alle benodigde docu
menten aanwezig zijn;
een richtlijn over de bewaarplaats en
bewaarcondities van de dossiers. Deze
dossiers worden gedurende de duur
van de projecten op de werkkamers
van beleidsmedewerkers en de project
managers bewaard, maar in tegenstel
ling tot de tot dan toe aangetroffen
situatie moeten deze dossiers voortaan
worden opgeborgen in brandwerende
kasten;
een richtlijn over de wijze waarop
informatie wordt bewaard, namelijk op
papier, aangezien de technische facili
teiten waarover de projectorganisaties
beschikken onvoldoende zijn om elek
tronische archivering verantwoord
vorm te kunnen geven;
een richtlijn over de overdracht van
dossiers na afronding van een project.
Na afronding van een project worden
alle projectdossiers overgedragen aan het
programmamanagement dat onder een
stuurgroep van de bestuursdienst ope
reert waarbij een overdrachtformulier
wordt opgemaakt, dat voorzien is van de
handtekeningen van de eindverantwoor
delijken van de organisatie die de dossie
rs overdraagt en de eindverantwoordelij
ke van het programmamanagement.
Hierdoor is het risico van uitvoeringsor
ganisaties die tijdens de eindcontrole
niet meer bestaan weggenomen. Verder
zijn er afspraken over de kwaliteit van de
beschrijvingen van de dossiers en dat van
de dossiers duidelijk zichtbaar is dat het
Doelstelling 2-projectdossiers betreft.
Tevens is afgesproken dat deze dossiers
na overdracht aan het programmama
nagement in een goedgekeurde archief
ruimte worden opgeborgen.
Vergelijkbare afspraken zijn gemaakt
voor de dossiers, nadat het programma
management wordt opgeheven. Deze
dossiers worden overgedragen aan de
opdrachtgever, de bestuursdienst Amster
dam.
2. Wat moet waarom worden bewaard?
Er is een korte instructie opgesteld, waar
in staat dat de projectdossiers antwoord
dienen te kunnen geven op de volgende
vragen en wat dit betekent voor de
inhoud van de dossiers.
Waaraan is het geld uitgegeven?
Hiervoor moeten facturen worden
overlegd.
Is het van de Europese Commissie ont
vangen geld ook daadwerkelijk uitge
geven? Hiervoor moeten betalingsbe
wijzen worden overlegd.
Is het doel waarvoor de gelden zijn uit
gekeerd ook daadwerkelijk gereali
seerd? Hiervoor moeten bewijzen wor
den overlegd. Een voorbeeld van een
dergelijk bewijs kan een foto zijn van
een met Europese subsidie gebouwd
pand in één van de programmagebie-
den.
De richtlijn is dat het Programmamanage
ment beoordeelt of de projectdossiers vol
doende informatie bevatten om boven
staande vragen te kunnen beantwoor
den.
3. Originelen bij DIV, volledig dossier bij pro
grammamanagement
De richtlijn is dat de verantwoording
voor het volledige dossier ligt bij de
beleidsmedewerkers. Originelen worden
vanuit DIV doorgestuurd naar de betrok
ken afdeling.
4. Organisaties worden opgeheven voordat
de eindcontrole heeft plaatsgevonden
Opgelost middels de richtlijn zoals gefor
muleerd bij de aanpak van probleem 1.
5. Problematiek met de facturen
De richtlijn is: zorg ervoor dat de finan
ciële administratie zowel voldoet aan de
Nederlandse wetgeving als aan de
Europese Richtlijnen.
Voor alle facturen, zowel de facturen
uit 2000 als de facturen uit 2006 geldt
één en dezelfde bewaartermijn, name
lijk zeven jaar na voltooiing van het
programma in 2006. (De facturen wor
den dus bewaard tot en met 2013.) Op
1 januari 2014 mogen zij worden ver
nietigd.
De originele facturen vormen een apar
te serie binnen de gehele financiële
administratie.
De serie is als zodanig herkenbaar door
middel van een duidelijk uiterlijk ken
merk.
Conclusie
Door heldere afspraken te maken,
waarbij duidelijk is wat van wie verwacht
mag worden, gaan we er in Amsterdam
vanuit dat we vanuit archiefoogpunt nog
geruime tijd kunnen genieten van de
vleespotten van Brussel.
Theo Kremer is medewerker van het
Gemeentearchief Amsterdam.
Noten
1. Site NOS Nieuws, ESF dossier.
2. Site NOS Nieuws, ESF dossier,
conclusies van de commissie-Koning.
3. Bijvoorbeeld de lessen NT-2 voor
Nigeriaanse Amsterdammers.
archievenblad
december 2004
december 2004
archievenblad
