Bookkeeper*
PreservationTechnologies
Compacte Archief-Systemen
Kardex Systemen B.V.
Barwoutswaarder 13a, 3449 HE Woerden
Postbus 250, 3440 AG Woerden
Telefoon (0348) 49 40 40, Telefax (0348) 49 40 60
E-mail: info@kardex.nl, Website: www.kardex.nl
Restauratie-Atelier Helmond bv
A WORLD LEADER IN PAPER PRESERVATION
Preservation Technologies B.V. voor:
massa-ontzuring van archiefmateriaal, boeken,
kranten, posters, prenten, tekeningen etc. door
middel van de beproefde Bookkeeper methode
Vriesdrogen van nat papier
Herverpakken in zuurvrij material
Verkoop ontzuringssprays en spraysystemen
Ontsmetten en reinigen
Verkoop en administratie
Pluim-es 18 - 2925 CM Krimpen aan den IJssel
Tel.: 0180 521188 GSM: 0653672024 Fax: 0180 525400
Productie
Middenweg 576B - 1704 BR Heerhugowaard
Tel.: 072 5724330 Fax: 072 5724331
Restauratie en conservering van papier,
leer en perkament
Ondersteuning bij calamiteiten
24 uur bereikbaar op: 06 - 57 58 96 31
Tijdens kantooruren: +31 (0)492 - 55 39 90
Uw waardevolle documenten gaan
bij ons door vakkundige handen.
A member of the KARDEX Group Industrieholding Cham AG
de praktijk
gezien het feit dat beiden zich toch al op eikaars
terrein begeven, schaalvoordeel op. Men hoeft
niet langer dubbel werk te doen. Gezamenlijk
kunnen dan afspraken worden gemaakt over
zaken als het verzamelen en uitwisselen van
gegevens, de aandachtspunten bij inspecties en
dergelijke.
De huidige plaats van de gemeentearchivaris
(en/of de gemeentelijk inspecteur) in de
gemeentelijke organisatie, waarbij hij onder
bevelen van B en W zijn toezichtstaak uitoefent,
zou daarbij echter voor belangenverstrengeling
kunnen zorgen. Er bestaan vaak meer relaties
tussen archiefdienst en archiefbeheerder
(inspecteur, adviseur, overnemende partij,
medebelanghebbende, onderdeel van dezelfde
organisatie), die voor conflicten of tegengestelde
belangen kunnen zorgen. Hierdoor kan de onaf
hankelijkheid van het toezicht in gevaar komen.
Verplaatsing van het interne toezicht (toezicht
op het beheer bij provincies, gemeenten en
waterschappen) naar het externe vlak is daarom
wel een noodzakelijke voorwaarde. Daarbij is
het wel zaak dat:
het instellen van een dergelijk toezicht for
meel (bij wet) en dwingend wordt geregeld
(en niet vrijblijvend, zoals op dit moment bij
gemeenten het geval is);
dit toezicht een onafhankelijke positie krijgt
ten opzichte van het te controleren orgaan
(extern in plaats van intern);
dit toezicht zich ook uitstrekt tot het beheer
van overgedragen archieven;
de adviserende functie van de gemeentearchi
varis gehandhaafd blijft;
er afstemming plaatsvindt tussen toezicht
houder (de externe dienst of functionaris) en
adviseur (de gemeentearchivaris).
De positie, werkwijze en effectiviteit van deze
functie zou nader moeten worden onderzocht. Uit
het onderzoek blijkt namelijk ook, dat louter
extern toezicht in de huidige constructie geen
garantie is voor optimale effectiviteit. Een ander
punt is het gevaar dat met het verplaatsen van het
toezicht op het beheer naar het externe vlak, de
adviserende rol van de gemeentearchivaris voor
conflicten zorgt. Dit kan worden opgelost door
onderlinge afstemming tussen toezichthouder en
adviseur. Scheiding van advisering en controle is
essentieel, om de onafhankelijkheid van de con
trolerende dienst of functionaris te waarborgen.
Advisering vanuit de gemeentelijke archiefdienst
blijft echter wenselijk, aangezien daar de benodig
de kennis aanwezig is en omdat de noodzaak van
het maken van afspraken en het bespreken van de
voorwaarden rondom overdrachten blijft bestaan.
De positie van een extern toezicht zou bijvoor
beeld geregeld kunnen worden door dit te koppe
len aan de rekenkamerfunctie, die de gemeente
raad sinds de duaiisering kent. Aan deze raad kan
dan worden gerapporteerd over de stand van
zaken voor wat betreft het archiefbeheer. De raad
zou vervolgens het college van B en W kunnen
confronteren met eventuele gebreken, die vervol
gens intern kunnen worden opgelost.
Door een scheiding van taken wordt de archief
dienst in staat gesteld zijn rol als adviseur waar te
maken en wordt hij niet langer belast met een
controlerende taak, die momenteel voor interne
conflicten kan zorgen in verband met het feit dat
de inspecterende dienst en de geïnspecteerde
administratie voor dezelfde werkgever werken.
Ook voor gemeenten zonder archivaris zou deze
oplossing, althans voor wat betreft het toezicht,
een uitkomst kunnen bieden. Zoals eerder al werd
geconstateerd is voor de inspecties in deze
gemeenten veel minder tijd beschikbaar.
Daarnaast worden deze inspecties uitgevoerd door
één inspectiedienst, in plaats van twee. Niet voor
niets vertoont het archiefbeheer in deze gemeen
ten dan ook meer gebreken dan dat in gemeenten
waar sprake is van een dubbel toezicht, hoewel
ook andere factoren (bijvoorbeeld beschikbare
middelen) hierin een rol kunnen spelen. Indien
de inspectie op het beheer in de voorgestelde
vorm bij wet verplicht zou worden gesteld, zal ook
in deze gemeenten een toezichthouder moeten
worden aangesteld. In het licht van het huidige
onderzoek naar de toekomstige inrichting van het
archieftoezicht verdient het aanbeveling om ook
de mogelijkheden tot herinrichting van het inter
ne toezicht te onderzoeken, naast de mogelijkhe
den tot herinrichting van het bestaande externe
toezicht.
De hamvraag bij dit alles is of het politiek wense
lijk wordt geacht om het interne toezicht dermate
te verzwaren. Het bij wet verplichten ervan lijkt
moeilijk haalbaar, mede gezien het feit dat in het
verleden de van verschillende kanten voorgestel
de verplichting tot het benoemen van een
gemeentearchivaris, met het oog op de gemeente
lijke autonomie en het streven naar deregulering,
nooit door de wetgever in de wet is opgenomen.
Daarnaast zal ook de kwestie meespelen wie er
voor dit toezicht moet betalen en of dit toezicht
tot dusdanige verbeteringen in het beheer leidt
dat het zich loont om het in te stellen. En de vraag
is natuurlijk, wie dat controleert...
25
Boeken, in leer en perkament
Charters en zegels
Prenten en tekeningen
Kaarten en affiches
Massaconservering
Inbinden van rapporten en tijdschriften
Brand- en waterschade
Schimmelbestrijding
Panovenweg 40,5708 HR Helmond (NL)
Tel.+31(0)492 - 5539 90
Fax+31 (0)492 - 55 24 42
E-mail: infoa>restauratie-atelierhelmond.nl
internet: www.restauratie-atelierhelmond.nl
r
KARDEX
Joost Salverda is historicus, studeerde in september 2004 af in
de archivistiek aan de Universiteit van Amsterdam en werkt
daarnaast als archiefinspecteur en medewerker acquisitie bij het
Stads- en Streekarchief in Zutphen.
december 2004 archievenblad
Noten
1. Convenant archieven 2002
(Zoetermeer, 3 juli 2002) 3
(art. 6), 7 (toelichting op
art. 6).
2. Drs. J.P. Salverda, Zorg(en)
voor en overeen goed
archiefbeheer. Een vergelij
kend onderzoek naar het
onderscheid tussen archief-
zorg en archiefbeheer bij
archiefinspectie op het
niveau van gemeenten
(Amsterdam 2004).
De scriptie is opgenomen in
de bibliotheek van de
Archiefschool en verschijnt
binnenkort als uitgave van,
het Stads- en Streekarchief
Zutphen.
