Gemeentearchief Amsterdam wint Innovatieprijs VGI
Indiening Metamorfoze-projectvoorstellen in 2004
Archiefvraag van de maand
m
U.
nieuws uit het veld
ICT-samenwerking
P
Gelders Archief en
Historisch Centrum Overijssel
I
nieuws uit het veld
NIEUWS
u i t
De Schatkamer van Amsterdam van
het Gemeentearchief Amsterdam heeft de
Innovatieprijs van de Vereniging voor
Geschiedenis en Informatica (VGI) ge
wonnen. Deze prijs voor de meest vernieu
wende ICT-toepassing op het terrein van de
geschiedenis is op vrijdag 26 september jl.
uitgereikt. De andere genomineerden
waren Archeos, een website voor leerlingen
van negen tot twaalf jaar en hun docenten
die de archeologie van Nederland behan
delt, en de Cultuurwijzer, een on line plat
form dat het publiek toegang geeft tot het
culturele erfgoed in Nederland.
Het Gemeentearchief Amsterdam heeft een
'schatkamer' van historische documenten
ingericht om de bezoekers, in een tijd waar
in stukken om redenen van conservering
en beveiliging steeds minder in originele
vorm geraadpleegd mogen worden, weer in
contact te brengen met de echte topstuk
ken. Tegelijkertijd wordt gebruikgemaakt
van de nieuwste media om informatie te
verstrekken over die documenten. De
Schatkamer bestaat uit een echte tentoon
stelling in het archief aan de Amsteldijk en
een internettentoonstelling op de website
met - en dat is het meest innovatieve
onderdeel - een PDA, oftewel een hand
computer, als verbindende schakel. Deze
handcomputer geeft in de vorm van tekst,
beeld en geluid toelichting op stukken die
de bezoeker zelf selecteert.
De Schatkamer staat wellicht nog een
onderscheiding te wachten: ze is namelijk
ook genomineerd voor de 'World Summit
Award for e-Content and Creativity' in de
categorie e-Culture.
Meer informatie over de Schatkamer is te
vinden op www.gemeentearchief.amster-
dam.nl.
Het Gelders Archief en het
Historisch Centrum Overijssel gaan
nauw samenwerken op het gebied van
informatie- en communicatietechnolo
gie (ICT). Er wordt bij het beheer en de
presentatie van de collectie steeds vaker
gebruikgemaakt van ICT. De technologi
sche infrastructuur hiervan is een com
plex en specialistisch terrein, dat tot
samenwerking uitnodigt. Bundeling van
krachten levert schaalvoordelen op. Het
Gelders Archief en het Historisch
Centrum Overijssel hebben een regionaal
ICT-team ingesteld, dat zorgdraagt voor
een goede technologische infrastructuur
bij de deelnemers. Uniformering en ken
nisoverdracht inzake systemen, software-
en webapplicaties nemen een belangrijke
plaats in. Andere Regionale Historische
Centra kunnen zich bij dit samenwer
kingsverband aansluiten.
In het kader van het nationale con
serveringsprogramma Metamorfoze le
vert het Ministerie van OCW een bij
drage van 70 procent aan de kosten van
conserveringsprojecten voor collecties.
Bibliotheken, archieven en musea kun
nen daartoe, het hele jaar door, project
voorstellen indienen bij het Bureau
Metamorfoze binnen de onderstaande
trajecten:
literaire collecties (microverfilming
digitalisering);
cultuurhistorische collecties (microver
filming);
internationaal waardevolle collecties
(microverfilming).
Instellingen die in het kader van
Metamorfoze projectvoorstellen kunnen
indienen zijn openbare instellingen met
een bewaarfunctie. Dit kunnen biblio
theken zijn, musea, archieven of andere
instellingen, stichtingen en organisaties
die collecties verzamelen met het doel
deze te bewaren en in principe voor iede
re belangstellende beschikbaar te stellen.
Elke instelling die aan deze omschrijving
voldoet, kan een projectvoorstel indie
nen. Dit voorstel wordt getoetst aan een
aantal formele criteria, die bepalend zijn
voor honorering van het voorstel.
De collecties moeten een fysieke eenheid
vormen en een gemeenschappelijk
onderwerp of thema hebben. De collec
ties kunnen bestaan uit handschriftelijk
materiaal, gedrukte werken of een com
binatie daarvan. Metamorfoze richt zich
op het materiaal uit de jaren 1840-1950.
Dat wil zeggen dat alleen projectvoorstel
len kunnen worden ingediend voor col
lecties die materiaal bevatten dat (groten
deels) geschreven of gedrukt is in deze
periode.
De Beoordelingscommissie komt in 2004
driemaal bijeen om de projectvoorstellen
inhoudelijk te beoordelen en het minis
terie te adviseren:
16 februari (deadline voor indiening
projectvoorstellen: 9 januari);
juni (exacte datum deadline volgen);
oktober (exacte datum deadline vol
gen).
Alle informatie over het Metamorfoze-
programma en het indienen van een pro
jectvoorstel vindt u op de Metamorfoze-
website: www.metamorfoze.nl.
archievenblad
november 2003
het veld
Mail uw nieuws naar: bureau@kvan.nl
Moeten archiefdiensten geluids- en beeldmate
riaal op dezelfde manier beschouwen als ande
re archiefstukken? Met andere woorden, moet
een archiefinstelling over apparatuur beschik
ken zodat bezoekers ter plekke kennis kunnen
nemen van geluids- en beeldmateriaal (inclu
sief video en film)? Mogen ze geluids- en
beeldmateriaal eventueel elders onderbren
gen?
Reacties kunt u sturen naar bureau@kvan.nl.
Hier kunnen ook nieuwe vragen worden inge
diend.
Reactie archiefvraag mei
De vraag luidde:
Als een particuliere archiefinstelling namens de Staat
der Nederlanden een paiticulier archief acquireert en
in haar bezit krijgt en dit archief dus tot het cultureel
erfgoed van de Staat der Nederlanden behoort, valt
dit archief dan onder het regime van de Archiefwet?
Het volgende antwoord kwam van Charles
Noordam, directeur van het Haags Archief.
Volgens de vraagstelling acquireert men
'namens de Staat der Nederlanden'. Dat
'namens' moet ergens uit blijken. Er dient een
volmacht te zijn om archieven namens de Staat
in bewaring te nemen of in eigendom te verkrij
gen. Hierbij kunnen alle mogelijke randvoor
waarden worden geregeld. Dit is geen onderdeel
van het archiefrecht, maar van het burgerlijk
recht. Is dit netjes geregeld, dan kan een particu
liere instelling namens de Staat der Nederlanden
overeenkomsten aangaan om archieven te
acquireren. De Staat is hierbij in feite de con
tractspartij, niet de particuliere instelling.
Dan wringt er vervolgens nog wel iets, want de
Archiefwet 1995 legt immers strenge zorgvuldig
heidsnormen op voor het beheer van de archief
bescheiden waarvoor de overheid verantwoor
delijk is. Het is in strijd met deze bedoeling, wan
neer de Staat met een soort u-bocht-constructie
archieven waarvoor ze verantwoordelijk is, in
omstandigheden zou brengen die niet aan deze
zorgvuldigheidsnormen voldoen. Mits de
archiefdepots van de particuliere instellingen
ten minste aan dezelfde kwalitatieve normen
voldoen als de rijksarchiefbewaarplaatsen en
ook de overige beheeraspecten aan dezelfde
kwalitatieve normen voldoen, zouden de
betreffende archieven dus in bewaring kunnen
worden gegeven aan de betreffende instellingen.
Voor specifieke situaties tussen gemeenten en
het Rijk is de figuur van inbewaringgeving met
de Archiefwet 1995 afgeschaft, maar dat bete
kent niet dat deze in andere situaties niet meer
kan worden toegepast. In het - hier toepasselijke
- burgerlijke recht spreken we dan van bruikle-
ning en er dient dus een overeenkomst van
bruiklening te worden opgemaakt. Tot de overi
ge beheersaspecten behoren - uiteraard - de
gekwalificeerde functionaris, die beheerder is
van deze archiefbewaarplaats, en een overeen
komstige regeling van de toegankelijkheid van
de betreffende archiefbescheiden. De Staat is
gehouden bij de volmachtverlening en de over
eenkomst van bruiklening zeker te stellen dat de
normen van de Archiefwet 1995 volledig wor
den gehonoreerd.
Resumerend:
1. Met volmacht kunnen particuliere instellin
gen namens de Staat archieven acquireren.
2. De normen van de Archiefwet zijn van toe
passing en de Staat dient de toepassing ervan
bij overeenkomst af te dwingen.
Standaardisatie bij ontsluiting, ja of nee?
Ton Kappelhof, historisch onderzoeker, oud
archivaris en projectleider Sociale Zekerheid
Instituut voor Nederlandse Geschiedenis, stuur
de ons de volgende reactie.
In het septembernummer van het
Archievenblad geeft Henny van Schie antwoord
op de vraag waarom het archiefwezen er niet in
slaagt zich te conformeren aan ISAD- en 1SAAR-
normen. Zijn antwoord is enigszins tweeslach
tig, want eerst meent hij dat archiefbeheerders
noch archiefgebruikers daar behoefte aan heb
ben, omdat de Nederlandse archivarissen al
vanaf het einde van de negentiende eeuw
gewend zijn geraakt aan een door Muller en zijn
kornuiten opgesteld stramien voor het beschrij
ven van stukken. De Archiefschool leerde dit alle
aankomende archivarissen en aldus groeide de
gewoonte. Een bladzijde verder blijkt hij echter
toch overtuigd van het nut van standaardisatie:
'uniforme informatieverstrekking is een
noodzakelijke voorwaarde
Als historicus met 35 jaar onderzoekservaring en
als oud-archivaris met een bijna even lange erva
ring heb ik aan beide kanten van de balie
gestaan en kan ik mij in beide posities verplaat
sen. Allereerst vraag ik mij af of uniformiteit wel
altijd zo gewenst is. Waarom moet alles overal
hetzelfde zijn? Uniformiteit - of dat nu bij de
selectie of bij de ontsluiting is, dat maakt niet uit
- leidt al heel gauw tot dezelfde fout overal.
Wanneer daarentegen meerdere normen en sys
temen naast elkaar bestaan, worden de onver
mijdelijke fouten op verschillende plaatsen
gemaakt. Het resultaat is minder schade dan bij
uniformiteit. De hele gedachte van uniformiteit
komt op mij wat dwangmatig over en iets in mij
zegt dat we daar voor uit moeten kijken.
Inventarissen zijn er in Nederland gemaakt
vanaf het begin van de negentiende eeuw. Oude
inventarissen bevatten fouten, veelal zelfs heel
veel fouten. De verleiding was en is groot om dit
oude werk dan maar te gaan verbeteren. Er wer
den regeltjes tussengekrabbeld, zodat ze na
enkele malen kopiëren nauwelijks meer leesbaar
zijn. Er werden a- en bis-nummers ingevoegd. Al
dit peuterwerk is verspilde energie. Leave it alone
of maak in één keer een hele nieuwe inventaris.
Een voorbeeld is het stadsarchief van
's-Hertogenbosch, waarop in 1859 door de com
mies Van Zuijlen een voor die tijd heel goede
inventaris is gemaakt. In de jaren tachtig moest
worden geconstateerd dat het ding hopeloos
verouderd was: onvolledig en onnauwkeurig.
Van Zuijlens werk deed geen recht aan de infor-
matiewaarde van het archief van de tot circa
1900 belangrijkste stad van Noord-Brabant,
zodat besloten werd een geheel nieuwe inventa
ris te maken.
Laat wat op de oude manier ontsloten is met
rust, tenzij, zoals in het geval 's-Hertogenbosch,
het echt niet meer kan. Nieuwe archieven en
verzamelingen daarentegen zouden zo snel
mogelijk na binnenkomst moeten worden
ontsloten met ISAD(G) en 1SAAR. Ik heb zelf in
1995-1996 enkele kleine archieven in
's-Hertogenbosch op deze wijze geanalyseerd.
Het was even wennen, want het stramien
dwingt je meteen naar het hele bestand te kij
ken. De vragen leggen de structuur van het
archief bloot en doen uitkomen uit welke com
ponenten het bestaat of, wat vaak het geval is,
welke componenten vandalisme, onachtzaam
heid en verhuizingen hebben overleefd. De
beheerder die het archief met ISAD(G) als het
ware heeft gescand, weet daarna wat hij globaal
gezien in huis heeft. Het maken van zo'n scan
kost niet zoveel tijd. Voordelig is ook dat het
bestand wordt beschreven aan de hand van
enkele formele kenmerken, waar ikzelf bij oriën
terend onderzoek altijd als eerste naar kijk: hoe
groot is het, welke periode bestrijkt het, kan ik
erin en waar ligt het. Een archief van een grote
instelling met een omvang van 0,5 meter wil
zeggen dat het grotendeels is vernietigd of zoek
geraakt en dat dus andere wegen moeten wor
den bewandeld. Over de onderzoeksheide lopen
vele wegen die op het begeerde doel uitkomen.
Het verschil is alleen dat er rechte en kromme,
verharde en modderige wegen zijn en dat de ene
weg dus meer tijd kost dan de andere.
Aldus gedaan, kan het bestand de kast in. Is het
een belangrijk archief of komt er meer vraag
naar van gebruikers, dan kunnen delen nader
worden ontsloten of kan een goede text retiieval
worden aangebracht. Een combinatie van intel
ligente indexering en text retrieval kan ook zin
vol zijn. Ik ben het eens met Van Schie dat lan
delijke afspraken daarover nu moeten worden
gemaakt. En let wel, zeggen is dan ook doen.
november 2003
archievenblad
