r^j3x
NVBA nieuws
NVBA-Redactieadres
NVBA-lid worden?
Redactie NVBA-Nieuws
Het einde van de archivering?
40
NVBA nieuws
Wie is wie bij de NVBA Kring
Noord?
Sponsorreis naar de DMS Beurs succes
41
NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
Harry L.M. Hendriks
Sluisgraaf 9
5032 XL TILBURG
Tel.: (013) 463 06 19
Fax: (013) 463 06 19
E-mail: yrrah47@planet.nl
Schrijf dan naar de
ledenadministratie
mevrouw S.L. de Kok-Gamga
Ruseschans 9
2728 HA ZOETERMEER
www.nvba-info.nl
Als lid ontvangt u het
Archievenblad gratis
H. Hendriks
Sluisgraaf 9
5032 XL TILBURG
H. Strijkers
DSM/Centraal Archief
Postbus 6500
6401 JH HEERLEN
J.van derVelden
Diamantdijk 197
4706 HD ROOSENDAAL
Onlangs werd onder de abonnees van de NVBA-E-Zine
een enquête gehouden over digitale archivering. Naar
aanleiding van een artikel over 'het einde van de archi
vering' werden twaalf stellingen voorgelegd. In dit arti
kel treft u een samenvatting van de resultaten aan.
Met de digitale revolutie zijn de begrippen
'archief of 'archivering' zeer populair geworden. Bij
een nauwkeuriger beschouwing kan men de indruk
krijgen dat we daarbij zijn vergeten wat 'archive
ring' eigenlijk is.
We kennen 'archief' als plaats waar de bestanden
zich bevinden (gang A, plank 8) of als instituut
(Nationaal Archief). Alleen, wanneer men weet wat
een archief is, weet je nog niet wat 'archivering' is.
Archivering is dat wat archivarissen uitvoeren.
Naast de eigen bewustwording van de archivaris
bestaat zijn belangrijkste bezigheid in de activisti
sche taxatie: dat is de beslissing over wat bewaard
en wat vernietigd kan worden. In bepaalde situaties
zijn ook de wettelijke regelingen van toepassing die
precies aangeven wat er gearchiveerd dient te wor
den.
Resultaten enquête
Aan de hand van twaalf stellingen kon men
kiezen uit vier mogelijkheden, te weten: onbegrij
pelijk, mee eens, niet mee eens of geen mening.
Alhoewel de respons wat tegenviel (ruim 15%)
kwam er toch nog een aardig beeld uit. Naast de uit
slag zijn ook enkele opmerkingen van de respon
denten weergegeven.
Twaalf stellingen over 'digitale archivering'
01. Archivering kan niet alleen tot opslag gereduceerd
worden.
Uitslag enquête: 80% is het eens met deze stelling.
02. Het is dringend gewenst het archief te onderscheiden
in: historisch archief, wettelijk archief, kennisarchief.
Uitslag enquête: hiermee is 55% het eens en 37% is
het er niet mee eens.
Opmerking: De tweede stelling is niet te beoordelen
omdat de begrippen 'historisch archief', 'wettelijk
archief' en 'kennisarchief' niet gedefinieerd zijn.
Daardoor zijn de begrenzingen tussen die begrip
pen niet duidelijk (kan informatie uit het 'wettelijk
archief' op termijn wel of niet tot het 'historisch
archief' gaan behoren? Gevoelsmatig lijkt mij een
'kennisarchief' zeker geen 'echt' archief; de aan
archivalia primair gestelde eis is immers dat er een
duidelijk causaal verband moet zijn met de bedrijfs
activiteiten; en dat is maar de vraag bij de informa
tie in een 'kennisarchief', dat ik eerder zie als een
literaire/documentaire collectie.
03. De archivering moet zich aan de huidige opslagtech
nieken aanpassen, opdat het wezen van de archivering
niet verloren gaat.
Uitslag enquête: 30% vindt de stelling onbegrijpe
lijk, terwijl 40% het ermee eens is en 25% oneens.
Opmerking: Ook voor de derde stelling geldt dat die
moeilijk te beoordelen valt door gebrek aan definië
ring. Ik ben echter geneigd om te zeggen dat opslag
technieken nooit bepalend mogen zijn voor het
'wezen' van de archivering, wat dat begrip dan ook
mag inhouden.
04. Het medianeutrale datagedrag sluit archivering uit.
Uitslag enquête: hier is 11% het mee eens en maar
liefst 74% oneens, terwijl 12% geen mening heeft.
Opmerking: Lijkt me te stellig geformuleerd en op
termijn waarschijnlijk niet houdbaar.
05. Een document kan geen immaterieel product zijn.
Uitslag enquête: 30% is het hiermee eens en 67% is
het oneens.
Opmerking: Deze stelling is zonder meer waar; een
document is immers gedefinieerd als een combina
tie van een 'drager' (materieel product) en gegevens.
06. Technisch gezien betekent archivering in werkelijk
heid: 'opslagbeveiligingsfunctie
Uitslag enquête: 35% is het hiermee eens en 60% is
het oneens.
Opmerking: Deze stelling is niet te beoordelen bij
gebrek aan definiëring van de daarin voorkomende
termen.
07. Doel van ieder archief moet altijd het voorkomen
van migratie zijn.
Hiermee is 67% het niet eens, terwijl nota bene
26% geen mening heeft.
Opmerking: Het gaat niet om het archief als entiteit
maar om de beschikbaarheid van informatie.
Het doel van een archief was, is en blijft zonodig
informatie en/of bewijs te kunnen verschaffen en
dat is iets anders dan opslagbeveiliging.
archievenblad
november 2003
NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
08. De optical disk opslagtechniek is nog steeds
de hoogst ontwikkelde techniek en er is tot nu
toe geen vergelijkbare.
Uitslag enquête: 19% is het eens, tegenover
45% oneens, terwijl 28% zelfs geen mening
heeft.
09. De digitale handtekening is voor de archi
vering als problematisch in te schatten.
Uitslag enquête: 34% is het hiermee eens
en 41% is het er niet mee eens.
10. Geen archivering zonder inschrijving.
Hierbij zijn onveranderbare informatiedragers
noodzakelijk, die een authenticiteit van het
inschrijven kunnen waarborgen.
Uitslag enquête: met de stelling is 34% het
eens, oneens is 45%, terwijl 12% de stelling
onbegrijpelijk vindt.
Opmerking: Goede archivering is zonder
inschrijving inderdaad niet mogelijk en wel
om twee redenen:
- een collectie waarvan niet elk element
bekend is, ontrekt zich aan verantwoord
beheer;
- zonder inschrijving van individuele
documenten is optimale toegankelijk
heid een utopie.
11. De rechtstreekse vastlegging van documen
ten op diverse media moet voor de archivering
te allen tijde gewaarborgd zijn.
Uitslag enquête: 15% vindt de stelling
onbegrijpelijk, maar 48% is het ermee eens
en 19% is het oneens; 18% heeft geen
mening.
Opmerking: Stelling 11 lijkt me te absoluut
geformuleerd om ook in de tijd gezien
stand te houden.
12. Aan het vakmanschap van de archivaris
kan niet worden voorbijgegaan.
Uitslag enquête: 'uiteraard' was een over
grote meerderheid, 97%, het hiermee eens.
Opmerking: Zelfgenoegzaamheid is een flin
ke valkuil, ik ken ICT'ers die kunnen denken
als een archivaris en andersom. Deze stelling
bevat 'een waarheid als een koe'.
Algemene opmerkingen
- In mijn optiek is de vooruitgang niet te
stuiten. Dat onze functie-inhoud daar
mee verandert ook niet. De (bedrijfs)-
archivaris zal zich steeds meer ais infor
matiespecialist moeten profileren en
daarbij de vakkennis voor archivering
opdoen via opleidingen. Ik vind nog
steeds dat de opleiding voor bedrijfsar-
chivaris (zoals wij die hebben gehad voor
1DV-1 en 2) een goede basis biedt voor
zowel analoge als digitale archivering. De
middelen veranderen, de systematieken
niet.
Einde van de archivering? Ja en nee,
zoals we het nu kennen; het fysieke zal
worden gedomineerd door het digitale.
Doch nee is ook een goed antwoord,
want de bedrijfsprocessen blijven onder
steund worden door middel van infor
matiebeheer ofwel een goede informatie
huishouding. Door de digitalisering is
het mogetijk de informatie beter te ont
sluiten, voor meerderen tegelijk beschik
baar te stellen. En sneller en op andere
wijze of meerdere wijzen informatie te
genereren dan in een analoge omgeving
mogelijk is of in een analoge omgeving
te bewerkelijk is. Doch alles vraagt om
goede structurering, ordening, ontslui
ting. Zowel in analoge als digitale omge
ving vraagt het om goed beheer van de
documenten/gegevens. In grote stappen
geeft dit wel de lijnen weer dat het einde
van de (analoge) archivering plaats biedt
voor de nieuwe (digitale/multimediale)
archivering.
Sommige inzichten zijn voor mij wel
kort door de bocht. Elk document in een
digitale omgeving bevat het attribuut
archief. Dat is niet voor niets. En de fles
(met omschrijving) om de wijn bepaalt
voor 80% de smaak en niet de inhoud!
Bij ons bedrijf zien we archivering als een
onderdeel van een veel groter geheel dat
we documentmanagement noemen.
Hierbij spelen ook andere zaken een
grote rol. Denk bijvoorbeeld aan work
flow.
Wel een leuk idee, op deze manier artike
len onder de aandacht brengen. Zou
vaker moeten gebeuren.
Wij zijn het bestuur van NVBA
Regio Noord. Op de voorgrond ziet u
van links naar rechts: Louisa Gjaltema-
Wieringa en Tirza Odor. Op de achter
grond van links naar rechts: Joke
Stielstra, Simon Lodder, Michiel de
Ruiter en Wim Lammerts.
Ruim zeventig deel
nemers, onder wie veel
NVBA-leden, namen deel
aan de sponsorreis op 17
september 2003 naar de
DMS Beurs. Ook dit jaar
was de organisatie weer
in handen van www.ige-
advies.nl. Dankzij een
aantal sponsoren kon
deze reis wederom wor
den georganiseerd.
november 2003
archievenblad
