«te
«te
36 I
KVAN nieuws
Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland
KVAN Nieuws
Bureau KVAN
Redactie Archievenblad
Algemene Ledenvergadering KVAN 9 oktober 2003
Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland
to
Bureau Koninklijke Vereniging
van Archivarissen in
Nederland.
Voor informatie over de KVAN,
bestelling van publicaties, aanmel
ding voor activiteiten en wijzigin
gen in de ledenadministratie kunt
u contact opnemen met het
bureau. Kopij voor het
Archievenblad, berichten voor deze
rubriek en mutaties in de Almanak
van het Nederlands Archiefwezen
kunt aan het bureau van de KVAN
doorgeven.
Cruquiusweg 31
1019 AT Amsterdam
Tel. (020) 462 77 27
Fax: (020) 462 77 28
E-mail: bureau®kvan.nl
I n te rn et: www, kvan n I
Postbank Bureaurekening: 84767
De najaarsledenvergadering van de KVAN vond dit
keer plaats in de stijlvolle sociëteit 'De Witte' in Den
Haag. Bijna traditiegetrouw werd de vergadering slechts
bezocht door een select gezelschap van betrokken
KVAN-leden. Zelfs de combinatie met de, overigens
goedbezochte en boeiende, Ketelaarlezing had niet een
groter aantal leden kunnen verleiden deze vergadering
bij te wonen. Dat is jammer, want uit de woorden van
voorzitter Charles Noordam viel op te maken dat er een
frisse wind door de KVAN gaat waaien. Allereerst wees
hij op het bijzondere karakter van deze ledenvergade
ring, die voorafging aan aan de eerste Ketelaarlezing.
Deze combinatie zal een nieuwe traditie worden.
Mogelijk zullen sommige aanwezigen er over pakweg
dertig jaar eer in scheppen dat ze nog nooit een
Ketelaarlezing en zelfs geen KVAN-ledenvergadering
hebben gemist.
Samenwerking met NVBA beëindigd
Vervolgens meldde de voorzitter dat het bestuur
van de NVBA de samenwerking met het Archievenblad
heeft opgezegd. Niet omdat die samenwerking niet
goed was, maar omdat de kosten daarvan te zwaar druk
ten op de begroting. Uiteraard heeft het KVAN-bestuur
begrip voor deze keuze. Het beëindigen van de samen
werking met de NVBA kan echter wel nadelige financië
le gevolgen hebben voor het Archievenblad in verband
met mogelijk teruglopende advertentie-inkomsten.
Goed nieuws daarentegen is dat het bestuur een belang
rijke financiële besparing van 10.000 euro per jaar heeft
kunnen realiseren door per 1 januari 2004 over te stap
pen op een ander administratiekantoor.
Almanak
Inmiddels is in een eendrachtige samenwerking
met de vereniging DEN de digitale almanak op orde
gebracht en hebben alle archiefdiensten instructies ont
vangen hoe zij zelf wijzigingen in die digitale almanak
kunnen aanbrengen. Wanneer alle instellingen alert
blijven op de juiste vermelding van hun gegevens en
deze tijdig (laten) wijzigen, hebben de leden van de
KVAN en andere belanghebbenden te allen tijde een
redelijk actuele Almanak tot hun beschikking.
Bovendien vormt deze digitale Almanak de basis voor
de papieren Almanak, die nog voor het nieuwe jaar zal
verschijnen en aan alle leden wordt toegezonden. De
beoogde samenwerking met de Museumalmanak is dit
jaar, vanwege botsende belangen, niet tot stand geko
men. Dit sluit echter een mogelijke samenwerking in de
toekomst nog niet uit.
Internationale activiteiten
KVAN-secretaris Iris Heidebrink heeft eind septem
ber een bezoek gebracht aan de Deutsche Archivtage.
Een verslag van dit bezoek verschijnt in een van de
komende nummers van het Archievenblad.
Charles Noordam zelf woont van 20 tot 25 oktober de
zogenaamde Round Table van de International Council
on Archives in Kaapstad bij. Daar wordt met name
gesproken over archieven en mensenrechten.
Op het vijftiende internationaal archiefcongres in
Wenen in 2004 zullen Yvonne Bos-Rops, Janny
Steenhuis en Rolf Hage namens de vereniging spreken
over de Ethische Code in de praktijk.
Ten slotte mag zeker de Archiefterminologie voor
Nederland en Vlaanderen niet onvermeld blijven. Een
zeer geslaagd voorbeeld van een project dat is voortge
komen uit een samenwerking tussen Nederland en
Vlaanderen.
Evaluatierapport Archiefschool
Naar aanleiding van het advies van de Raad voor
Cultuur met betrekking tot het evaluatierapport over de
Archiefschool, werkt de KVAN mee aan twee commis
sies die de Archiefschool zal instellen en waarin naast
zijzelf en onze vereniging ook DIVA vertegenwoordigd
zal zijn. Deze commissies zullen zich gaan bezighouden t
met het beroepsprofiel van de archivaris en met de aan
sluiting tussen onderwijs en archiefveld. De resultaten
hiervan zullen besproken worden op de studiedagen
van 2004.
Vijf nieuwe bestuursleden
Het bestuur van de KVAN is uitgebreid met vijf
nieuwe bestuursleden. Om het belang te onderstrepen
van de band met de Archiefschool is gezocht naar
TTBjrSi „..S.
Het nieuwe KVAN-bestuur, v.l.n.r. Annemieke van Bockxmeer,
Klaartje Pompe, Charles Noordam,Joost Salverda, Christian van der
Ven, Mathilda van Geem (bureau KVAN), Betty Lutke Schipholt, Adri
van Vliet en Iris Heidebrink. Op de foto ontbreken de bestuursleden
Peter Diebeis en Fred Mossink, alsmede adviserend lid Roelof Braad.
geschikte bestuurskandidaten onder de studenten van
de Archiefschool. Als resultaat daarvan zijn Joost
Salverda en Christian van der Ven tot het bestuur toege
treden. Beiden zijn overigens ook werkzaam in het
archiefwezen, respectievelijk bij het gemeentearchief
Zutphen en het gemeentearchief Waalwijk. Idealiter
wordt hun bestuurslidmaatschap gerelateerd aan hun
studentenstatus, zodat bij afstuderen andere studenten
hen kunnen opvolgen.
De drie andere nieuwe bestuursleden zijn Klaartje
Pompe, hoofd van de afdeling Projecten bij het Ge-
1 archievenblad november 2003
to
meentearchief Rotterdam, Betty Lutke
Schipholt, hoofd van de afdeling Beheer van
het Nationaal Archief en Fred Mossink, con
cerncontroller van de Rijksarchiefdienst. Deze
laatste zal per 1 januari a.s. van Adri van Vliet
de functie van penningmeester overnemen.
Adri van Vliet blijft overigens aan als bestuurs
lid.
In tegenstelling tot de gebruikelijke regionale
samenstelling van het bestuur, is de Randstad
nu sterk in het bestuur vertegenwoordigd. Dit
zal van tijdelijke aard zijn, maar nu er nogal
wat werk aan de winkel is, heeft deze samen
stelling het belangrijke voordeel dat bestuurs
leden sneller en efficiënter zaken kunnen rege
len. Om deze efficiëntie nog te vergroten, heeft
het bestuur besloten om geen aparte vergade
ringen meer uit te schrijven voor DB en AB,
maar gezamenlijk te vergaderen. Op deze wijze
kunnen taken ook makkelijker over het hele
bestuur verdeeld worden.
Een nieuwe koers
Een beroepsvereniging moet zichzelf
voortdurend blijven uitvinden, zich aanpassen
aan veranderende omstandigheden binnen de
sector. Meer dan ooit is er nu behoefte aan een
platform, waarin wordt bediscussieerd wat de
gevolgen zijn van al die veranderingen binnen
de archiefsector. De andere organisaties die
actief zijn binnen het archiefveld, zijn geba
seerd op deelbelangen. Daar ontmoet men
elkaar in het kader van één specifiek onder
werp. Het effect is een enorme fragmentarise
ring. De KVAN kan een uniek tegenwicht bie
den als samenbindend element.
Wil de KVAN als enige organisatie in het
archiefwezen alle beroepsbeoefenaren in de
archiefsector verenigen, dan betekent dit wel
dat de vereniging ook nadrukkelijk leden moet
zien te werven onder alle beroepsbeoefenaren
van archiefinstellingen en niet alleen onder de
geschoolde archivarissen. Daar wil het bestuur
het komende jaar hard aan gaan werken, in de
hoop dat ook archiefinstellingen hun perso
neelsleden stimuleren lid van de KVAN te wor
den.
De belangrijkste uitdaging voor de vereniging
van dit moment is dus erin te slagen als plat
form te fungeren, dat ruimte biedt voor inten
sieve en levendige discussie, maar bovenal
waar niemand wordt buitengesloten en waar
ieder, op basis van gelijkwaardigheid, recht
van spreken heeft. Dit biedt jonge beroepsbe
oefenaren de mogelijkheid om te communice
ren met collega's uit alle gelederen en zo te
groeien in hun rol. Tot dusver was er nog geen
specifieke aandacht voor de relatie met deze
groep. Daarentegen is er wel sprake van een
toenemende instroom van nieuwe, jonge col
lega's in het veld. Daarom zal het bestuur in
strumenten ontwikkelen om deze nieuwe
groep ook zijn plek bij de vereniging te helpen
vinden. Om als KVAN echt een ontmoetings
plaats te zijn voor iedereen moet ook getracht
worden de gepensioneerde leden meer bij de
vereniging te betrekken. Om passende activi
teiten voor deze groepen aan beide kanten van
het spectrum te kunnen ontwikkelen, is wel
licht een statutenwijziging noodzakelijk.
Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan
een apart contributietarief voor gepensioneer
de leden.
Jaarlijke studiedagen
Om als KVAN dé samenbindende kracht
in het archiefwezen te kunnen zijn, is het
belangrijk om met de verschillende spelers
op het archiefveld samen te werken. De jaar
lijkse studiedagen en de najaarsledenverga
dering bieden mogelijkheden tot samenwer
king en integratie. Het bestuur zal daar in
het bijzonder energie in steken. De eerste
studiedagen zullen plaatsvinden in het
komende voorjaar. DIVA en de Archief
school hebben al toegezegd te willen mee
werken om de studiedagen tot een succes te
maken. Betty Lutke Schipholt heeft zich
bereid verklaard om, samen met een
Commissie Studiedagen, deze kar te gaan
trekken. Om van die studiedagen werkelijk
een ontmoetingsplek en bindende factor te
maken, zullen in een parallel programma zo
veel mogelijk vergaderfaciliteiten worden
geboden aan allerlei clubs en clubjes, die nu
verspreid door het jaar heen vergaderen. Het
bestuur bestudeert ook de mogelijkheid om
eenzelfde concentratie van activiteiten te
groeperen rond de najaarsledenvergadering
en de Ketelaarlezing.
Met het bestuur van de Stichting Archief
Publicaties is afgesproken dat de nieuwe
S@P-jaarboeken altijd tijdens de najaarsle
denvergadering of de studiedagen worden
gepresenteerd. Het thema van het desbe
treffende S@P-jaarboek kan tijdens de studie
dagen centraal staan.
Het Archievenblad blijft het belangrijkste
medium van de vereniging en er zullen cre
atieve middelen worden aangewend om het
als bindmiddel van de vereniging maximaal
effect te kunnen geven. Overigens waren de
reacties op het bij het oktobernummer bijge
sloten boekje Doorploegen bijzonder positief.
Naast de in de begeleidende brief vermelde
instellingen, hebben ook het Gemeente
archief Zaanstad, het Zeeuws Archief en de
Archiefdienst voor Kennmerland een bijdra
ge geleverd.
De voorzitter besloot door te zeggen dat het
bestuur zich de komende tijd wil concentre
ren op de genoemde activiteiten. Als deze
eenmaal geslaagd zijn, dan is het tijd om de
horizon weer te verbreden. Tot die tijd geldt:
liever een beperkt aantal dingen goed doen,
dan veel dingen matig.
Archievenblad
Roelof Braad, hoofdredacteur van het
Archievenblad, vertelde ten slotte dat er wijzi
gingen zijn opgetreden in de samenstelling
van de redactie. De vertegenwoordigster van
DIVA, Larissa Velkers, is vertrokken. Daarvoor
in de plaats is Barbara Boender gekomen. Ook
Rienk Jonker heeft de redactie verlaten. Het
Archievenblad is nu naarstig op zoek naar een
nieuwe redacteur uit de noordelijke provincies.
Met name dit laatste is belangrijk, want de
redactieleden houden ieder in hun eigen regio
een vinger aan de pols om zo tot een goede
regionale spreiding van het nieuws te komen.
Daarnaast blijft de wens om het Archievenblad
vanaf volgend jaar te kunnen uitbrengen als
fullcolour uitgave en mogelijk ook te restylen.
Het bestuur staat daar positief tegenover, maar
de vraag is hoe dit gefinancierd moet worden.
Los van de verkoop van kleurenadvertenties,
waarmee de kosten deels weer kunnen worden
verrekend, kost een fullcolour uitgave 3000
euro per nummer. Voorstellen tot sponsoring
van dit bedrag worden uiteraard van harte ver
welkomd. Roelof Braad besloot zijn verhaal
met te zeggen dat hij blij is met alle positieve
reacties die het Archievenblad ten deel vallen,
maar kritische geluiden zijn ook altijd welkom.
Verrassing
Ten slotte had Erik Ketelaar nog een veras
sing in petto. Hij overhandigde Charles Noor
dam een exemplaar van Manual for the Arrange
ment and the Description of Archives. De dit jaar
gepubliceerde Engelstalige heruitgave van de
Handleiding voor het ordenen en beschrijven van
archieven, in 1898 voor het eerst uitgegeven
door de, toen nog niet Koninklijke, VAN.
Mathilda van Geem
Erik Ketelaar overhandigt KVAN-voorzitter Charles
Noordam een exemplaar van de Engelstalige uitgave van
de Handleiding.
november 2003
archievenblad
