'Al die oude rommel verbranden'
Onderzoek naar de gemee registratuur
de praktijk
de praktijk
Dat was in de tijd waarin gemeentesecreta
rissen zich nog met het archief inlieten, denk
maar aan Zaalberg, de grondlegger van de Basis
Archiefcode. Gouverneur zocht naar vereenvou
diging en meende die gevonden te hebben niet
alleen in doorbreking van de chronologische
rangschikking, maar evenzeer in een directe
scheiding van belangrijke en onbelangrijke stuk
ken. Selectie aan de bron, zou dat in het tegen
woordige jargon heten. Het fundament van zijn
systeem was dossiervorming, waarbij van elk
dossier twee mappen aangelegd zouden kunnen
worden, een voor de B-stukken, de andere voor
de O-stukken. Voor het eerste soort ontwierp hij
een modelmap en een beschrijvingsblad. Hij
stelde zijn ideeën in 1922 op schrift en slaagde
erin een honderdtal exemplaren van zijn boek
aan gemeenten te slijten, tegen het voor toen
toch respectabele bedrag van fl. 7,50. De Noord-
Brabantse rijksarchivaris Smit, aan wie hij het
boek om commentaar had toegezonden, zag er
weinig in en schreef een afkeurende recensie in
het weekblad De Gemeentestem. Teleurgesteld
verzuchtte de burgemeester 'dat een gestudeerd
archivaris nu eenmaal anders denkt dan een
gewoon mensch uit de gemeente-administra
tie.'1
Gouverneur ontwierp voor de dossiers een alfa
betische ordening bestaande uit zo'n 250 rubrie
ken. Wie nu het rubriekenoverzicht (hoofden-
lijst) leest, zal een glimlach niet kunnen onder
drukken; mooie lijstjes en combinaties levert het
op: beerophaling tussen bankwezen en begraaf
plaatsen; of: dierenbescherming, doodschouw,
drankweer, drankwezen, drankwet, drenkelin
gen, drinkwatervoorziening, druifluis; en ook
rubrieken als mollen- en kikvorschenwet of
nonvlinder zul je in een modern classificatiesys
teem niet meer tegenkomen.
In 1926 verscheen van het werk een tweede
druk, nu niet uitgebracht bij de lokale drukkerij
De Gruyter, maar bij Blikman en Sartorius.2 Het
systeem-Gouverneur moest dus enige bekend
heid hebben genoten en wellicht zijn nagevolgd
door andere gemeenten - zo meende ik. Terecht,
naar bleek uit reacties van collega's. Bunschoten
heeft het toegepast; de gemeentesecretaris van
deze gemeente dankte er mogelijk zijn benoe
ming in dezelfde positie in Sassenheim aan. Ook
in Hardenberg en Hilvarenbeek en andere
gemeenten is het gebruikt.3 Sassenheim zelf ruil
de het systeem in 1941 in voor de code VNG,
andere gemeenten deden dat rond dezelfde tijd.
In Sassenheim is er - behalve de twee edities van
Gouverneurs geschrift (uitgegeven in de vorm
en het formaat van een kantoorboek) - geen
spoor meer van te vinden. De provinciale
inspecteur, H.L. Hommes, heeft er in 1953 voor
gezorgd dat het archief grondig is herordend. Of
toen ook al de oorspronkelijke omslagen zijn
verwijderd durf ik niet te zeggen. Inmiddels is
het archief, na inventarisatie door Doxis, zuur
vrij en uniform verpakt. Alleen de inleiding op
de inventaris maakt nog gewag van de oorspron
kelijke ordeA
Gouverneur was zeker niet de enige die verbete
ring in de registratuur nastreefde. Ik noemde al
eerder Zaalberg, wiens systeem, grondig verbe
terd door Noordenbos en met de steun van de
VNG, het uiteindelijk gewonnen heeft.
Daarnaast was er de gemeentesecretaris van
Bloemendaal, A.J. van der Flier, die een min of
meer systematisch registratuurplan ontwierp,
het zogenaamde Bloemendaalse registratuurstel
sel. En op de Amsterdamse gemeentesecretarie
werkte de commies J. Lakeman, die eveneens
een systematische ordening ontwierp, naar
eigen zeggen niet alleen geschikt voor grote en
middelgrote, maar ook voor kleinere gemeen
ten. Vanuit zijn vorige posities als secretaris van
Wilnis, Opsterland en Meppel had hij daarmee
ervaring.5
Uit de vele reacties van collega's op mijn
vraag doken bijna evenzovele lokale stelsels uit
die jaren op. In Dordrecht had ik zelf al eerder
een numeriek dossierstelsel gezien, gebruikt tus
sen 1910 en 1918 en nog steeds zichtbaar, inclu
sief de bijbehorende jaarklappers. Rotterdam
ontwikkelde in 1917 een eigen stelsel, dat tot
1942 heeft stand gehouden. Zo gingen tal van
gemeenten over op dossiervorming, en vele
maakten zelf iets moois van de ordening.
Uiteindelijk bekeerden ze zich vroeg of laat alle
maal tot de VNG. Hopelijk zijn er nog lokale
stelsels in min of meer ongeschonden toestand
overgebleven. Van één gemeente weet ik dat de
dossiers weliswaar opnieuw zijn verpakt, maar
pas nadat er eerst foto's zijn gemaakt van de oor
spronkelijke fysieke verschijningsvorm.
Voorlopig heb ik nog heel wat gemeentelijke
archieven te bezoeken om precies vast te stellen
hoe al die registraturen in elkaar staken. Het gaat
me daarbij dan niet alleen om dossiers en orde
ningstelsel, maar ook om de procedures en
werkwijze; dus om de rol die de registratuur in
de administratie vervulde en de hulpmiddelen
die zij daarbij gebruikte. Lakeman, bijvoorbeeld,
gaf in zijn boek een uitvoerige beschrijving van
hoe hij de ideale registratuur zag. Gouverneur
was daarin beknopter, maar in het Dordtse
archief vond ik een uitvoerige nota waarin een
ambitieuze ambtenaar zijn visie op de secretarie
ontvouwde.6
Waartoe dient dit alles? Ter voorbereiding op de
module Organisaties en hun registratuur, die
onderdeel is van de master archiefwetenschap
aan de Universiteit van Amsterdam, onderzocht
ik de archiefvorming van Dordrecht tussen glo
baal 1780 en 1920. (Dat onderzoek diende
tevens voor een paper voor een congres over
archiefgeschiedenis in Toronto.) Deze casus
moet studenten als voorbeeld en verklaringsmo
del dienen voor hun eigen onderzoek. De ver
schijnselen in de casus vergelijk ik met andere
gemeenten om overeenkomsten en verschillen
op te sporen. Uiteindelijk zal dit moeten leiden
tot een gemeentelijke registratuurgeschiedenis,
tenminste voor de negentiende en begin twin
tigste eeuw. Daaraan is gebrek. Voor de rijksover
heid beschikken we over syllabi van achtereen
volgens Ribberink, De Graaff en Van Schie, maar
de gemeente is nog goeddeels onontgonnen ter
rein.7 De DIVA-discussielijst heeft daarbij het
veldwerk aanzienlijk vergemakkelijkt. Boven
dien blijkt dat vele collega's actief geïnteresseerd
zijn in registratuurgeschiedenis, deels uit gezon
de, beroepsmatige nieuwsgierigheid, deels uit
pragmatische overwegingen, omdat ze met een
inventarisatie bezig zijn en de oorspronkelijke
orde willen doorgronden. Daaraan kan dit
onderzoek bijdragen.
Ondertussen kunnen we ook nog wat leren van
Gouverneur. Dat het met zijn ordening slecht is
afgelopen, schreef ik al hierboven. Met zijn
selectie ging het niet veel beter. Gouverneur
selecteerde wel, maar vernietigde niet. De pro
vinciale inspecteur vond bij zijn bestandsopna
me in 1953 de zolder van het gemeentehuis vol
met O-stukken - ongeordend uiteraard. En van
wat in de kluis aan B-stukken stond oordeelde
hij zeker 80 procent als voor vernietiging in aan
merking komend. De gemeentesecretaris zag wel
de noodzaak van het op orde brengen van de
archiefkluis in; zelfs begreep hij wel dat het sten-
cilapparaat en de fotokopieermachine er niet
hoorden. In het uitzoeken van de zolder had hij
niet veel trek. Nog nooit had hij er een stuk van
nodig gehad.8 In de marge van zijn nota aan
B&W krabbelde een (vermoedelijke) bestuurder:
'al die oude rommel verbranden, dan ziet de
ambtenaar de provinciale inspecteur, PJH)
niets meer.'
23
Door Peter Horsman*
Abonnees op de DIVA-discussielijst zullen zich mis
schien herinneren dat ik begin september een
vraag stelde over gemeentelijke registratuurstel
sels. Bij het onderzoek naar de ontwikkeling van de
registratuur in de negentiende en twintigste eeuw
stuitte ik op de naam J.P. Gouverneur, burgemeester
van Sassenheim van 1920 tot 1940. Deze actieve
bestuurder, naar wie in het bollendorp een respec
tabele straat is genoemd, was eerder gemeentese
cretaris van Zevenaar geweest en daar geïnteres
seerd geraakt in de gemeenteadministratie.
Lokale stelsels
Gemeente Dordrecht.
V c-Sru. i-.-.
'3'3
I?
/de-.*?'-•*&/y -»-»
Z i
Stadsarchief Dordrecht (stadsarchief 6, inv.nr. 1360).
Foto: Ad Molendijk.
Peter Horsman is werkzaam bij de Archiefschool.
Noten
Secretariearchief Sassenheim,
dossier 1116.
2. J.P. Gouverneur, Registratie
Archiefmateriaal. Amsterdam:
Blikman en Sartorius, 1926.
Eerste druk onder dezelfde titel en
in dezelfde vormgeving (maar ander
zetsel), Sassenheim: J.W. de Gruyter,
1922. Het voorblad heeft in beide
edities de titel: Registratie en
Archief. Bloemen laat zich in zijn
syllabus Registratuur nogal denigre
rend uit over de schrijfstijl van
Gouverneur.
3. Dank aan collega Rienk Jonker, die -
nieuwsgierig geworden - het internet
afstruinde.
4. C.M.P.F. van den Broek en
P.G.M. Diebeis, Inventaris van de
gemeente Sassenheim 1702-1990.
Leidschendam: Doxis, 1999.
Niet gepubliceerd. Ik dank Miranda
Heemskerk van de Sassenheimse
secretarie voor haar medewerking
en gastvrijheid.
5. Ik heb dankbaar gebruik kunnen
maken van een tweetal syllabi over
registratuur die in het begin van de
jaren vijftig voor de toen nog priva
te Archiefschool van Van der Gouw
en Bloemen door laatstgenoemde
zijn samengesteld.
6. Stadsarchief Dordrecht 8A (Dossiers
tot 1945) inv.nr. 274.
7. Formsma, bijvoorbeeld, is heel
summier over de gemeentelijke
rubriekenstelsels en noemt alleen
het Bloemendaalse stelsel.
W.J. Formsma, 'Het inventariseren
van archieven', Nederlands
Archievenblad 77 (1973) 1. blz. 1-80
(Ook afzonderlijk als overdruk ver
spreid). Voor het rubriekenstelsel
blz. 28.
8. Secretariearchief Sassenheim,
dossier 1121.
archievenblad
november 2003
november 2003
archievenblad
