r*J3x
NVBA nieuws
42
NVBA nieuws
43
NVBA vereniqinq van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
Vervolg van pagina 41
Return on investment (ROI)
Over het wezen van ROI sprak dr.
Hartmut Storp. Ervan uitgaande dat onder
nemingen vele doelen hebben om zich te
rechtvaardigen, zijn de belangrijkste: markt-
doelen, financiële doelen en doelen gericht
op de werkgelegenheid. De bijdrage tot suc
ces kan op korte, middellange, of lange ter
mijn gericht zijn. Hierop dienen ook de acti
viteiten te worden afgestemd. Het succes van
een onderneming moet zich richten op haar
doelstelling. Ook de zogenaamde 'zachte'
doelen beïnvloeden het succes. Managers
zijn hier niet altijd van doordrongen.
Daarom de stelling: 'wat men niet kan
beschrijven, kan men ook niet meten'. Wat
men niet kan meten, kan men ook niet
managen. Om het ondernemingssucces te
kunnen managen moet men alle delen van
het geheel met daarvoor aanwezige gereed
schappen kunnen meten. Investeringen
moeten goed gewogen worden op hun
invloed ten aanzien van succesfactoren
zoals: kapitaal, kennis, (uitvoerende) arbeid
en doelstellingen. In de praktijk staan de
financiën op de voorgrond. Dit komt ook
overeen met veel situaties waar de financiële
middelen krap zijn. Bedrijfseconomisch zijn
er diverse middelen om een investeringsbe
rekening te maken zoals:
- een schulddeling (amortisatie)rekening;
- een baargeld berekening;
- ROI.
De ROI-formule is:
winst v
omzet
Het oude systeem werkte bij alledrie de toe
passingen als volgt:
- rekeningen werden door de boekhoudafde-
ling handmatig in de computer ingevoerd;
- controle (visueel) in het SAP-systeem; even
tueel mutaties aanbrengen;
- handmatig betalingsopdrachten aanmaken.
Ad 1. Douglas Holding bestaat uit drie groe
pen van winkels, Douglas parfumerie,
Christ-sierraden en Thalia-boeken. Met een
omzet van euro 2,2 miljard en een keten van
circa 2.200 winkels is Douglas marktleider in
Europa. Door het boekjaar op 1-10 in te laten
gaan heeft men meer operationele sturings
mogelijkheden. De factuur-verwerkingsorga
nisatie ziet er als volgt uit:
1979
Informatieservices voor de boekhouding
salarisadministratie
120 full-time medewerkers
1996
Boekhouding en salarisadministratie voor
ca. 30 maatschappijen
150 full-time medewerkers
omzet geïnvesteerd kapitaal
Met scoringsmodellen (BSC) kan de uitkomst
van een investering bepaald worden. Hierin
kunnen dan ook de 'zachte' voordelen wor
den betrokken. De vraag om in document-
management te investeren werd als volgt
beantwoord. Ja, het kan de noodzakelijke
informatie- en kennisverwerking verbeteren,
en een bijzonder ja in het procesveld van
scanning en retrieval bewerken omdat daar
nog veel valt te verbeteren. ROI is voor de
prognose van de voordelen ten aanzien van
de investeringen beperkt geschikt. Maar
wordt de ROI in een investering 'gezond
gerekend' dan is de basis gelegd voor een
noodlijdend project.
Toepassingen
Gebruikers van automatische verwer
king van rekeningen, declaraties, facturen
etc. kwamen daarna aan het woord:
1. Douglas Holding, parfumerie, sierraden en
boeken;
2. Celanese, chemicaliën;
3. Intersport, sportartikelen.
Hoeveelheden 2003:
- ca. 160.000 salarisberekeningen
- ca. 3.000.000 boekingsstukken
- ca. 14.000.000 SAP-transacties
De uitgangspositie in 2002 was:
- ca. 500.000 productierekeningen per SAP-run
- ca. 1.000.000 productierekeningen, handma
tig verwerkt
- verwerking iedere rekening tussen 2 en
6 minuten
- 33 medewerkers fulltime en externe kosten
De workflow voor en na de automatisering in de
tijdspanne gezien:
daqen
handeling
dagen
handeling
0
Rekening in filiaal
0
idem
1
Bevestiging
1
idem
1-5
Manuele
1-5
idem
gegevensvermelding
3-6
Versturen naar centrale
3-6
idem
5-8
Vergelijking met
crediteurennr
5-8
Verwerking in
het docutec
svsteem
7-10
Boeking van de
documenten in service
6-9
7-10
Invoeren in R/3
Verwerking van
de betalings-
voorstellen
(automatisch
digitaal archief)
8-11
Invoeren in R/3
10-13
Controle aan de hand
van papier
11-14
Terug naar servicebureau
voor verfilming
20-30
Inbrengen elektronische
gegevens
De projectcalculatie zag er als volgt uit:
investeringen ca. euro 250.000
operationele kosten:
- start
- onderhoud
- personeel
- diversen
85.000
30.000
230.000
55.000
- totaal
400.000
Kosten per document op basis van 500.000
stuks euro 0,80. Bij een miljoen tussen de
0,50 en 0,60 (kostenneutraal binnen een jaar).
Ervaringen uit het project zijn:
- 3 maanden voorbereiding
- 3 maanden testfase (probleem is de kwali
teit van de documenten)
- duidelijke en eenvoudige workflow; zelf
ontwikkeld
- weinig interfases gebruiken (goed docu
menteren)
- het systeem in huis (competence-center)
met prijslijst en directe verantwoording
aan de directie
Toekomst:
- aantallen zullen in de komende jaren afne
men door gebruik internet
- verwerking filiaalkassa's die geen compu-
terconnect hebben.
- verwerking kostenrekeningen naar kosten
posten d.m.v. workflow
- workflow voor rekeningen die nog niet ver
werkt kunnen worden (bv. geen opdracht etc.)
Operationele en strategische voordelen zijn:
1. snelle verwerking, eenvoudig proces en
hoge kwaliteit van de gegevens
2. hoge flexibiliteit ook bij verhoging aanbod
3. stuurinformatie is sneller beschikbaar voor
het management
4. internationale concurrentie voor de boek
houding uit lageloonlanden speelt geen
rol meer
Ad 2. Celanese als onderdeel van Hoechst AG
werd zelfstandig in 1997. In 1999 ontstond
de Celanese AG. In 2002 werden de afdelin
gen financiën en boekhouding, IT en human
resources samengevoegd. Verdere cijfers: 25
productie-units. Sterke positie in Noord-
Amerika (50% van de omzet). Omzet in 2002
euro 4,3 miljard. Het concern werkt vanaf
2001 aan een nieuwe strategische organisatie.
- de onderdelen hebben nog verschillende
bedrijfssystemen
- in het kader van kostenverlaging worden
verschillende initiatieven voor optimalise
ring van de bedrijfsprocessen in de doch
terondernemingen geforceerd ingevoerd
- investeringen speciaal in de administratie-
archievenblad
oktober 2003
NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
ve sectoren worden tot het minimum gere
duceerd
- uitbesteding staat hoog in het vaandel
Celanese Europe koos als speerpunt de
invoering van elektronische documentver
werking in de rekeningcontrole.
- rekeningen worden op verschillende plaat
sen (ook Nederland) geboekt
- ter plekke wordt alles in papiervorm gear
chiveerd
- elektronische workflow met papieren reke
ningen niet uitvoerbaar
- de werkzaamheden van het vakpersoneel
van de boekhouding wordt door het nood
zakelijke afschrijven van boekingsgegevens
geblokkeerd
Doel van het project
- direct scannen van de ontvangen rekenin
gen (archiveren)
- elektronisch (OCR) lezen van de rekening
gegevens
- data automatisch als input voor het SAP-
systeem
- hoge flexibiliteit bij veranderingen in
parallel lopende concernstructuren
- uitbesteding scanning en data-extractie
De projectpartners zijn Docutec en Pitney
Bowes. Deze laatste als specialist voor scan
service en documentmanagement.
Taak Pitney Bowes (organisatorisch)
- rekeningen templates maken
- inlezen van gegevens uit SAP
- scannen van de documenten
- import en Xtract (Docutec)
- verwerking foutenlijsten
- dataverwerking en import images in het
archiefsysteem.
Taak Docutec (Xtrac) verwerking in SAP
- toetsen van leveranciers in leveranciersda
tabank
- controle van de bestelling
- buitenlandse facturen op stuurgegevens
controleren (handmatig)
- rekenproef - toetsing
- datumcontrole met bestelling
- inputgegevens voor aansluiting SAP
Integratie met SAP
- de images worden na vrijgave in Xtract aan
het archiefsysteem overgedragen.
- koppeling SAP-document met de images
- medewerkers worden vanaf de images
direct geleid naar het SAP-document.
- iedere SAP-gebruiker heeft toegang tot het
archiefsysteem.
- alle transacties worden via een protocol
vastgelegd.
- SAP-workflow stuurt de digitale documen
ten door de organisatie.
Ervaringen
- besparingen papierarchief euro 150.000 per
jaar
- door elektronische workflow ontstaat veel
tijdsbesparing
- hogere arbeidsmotivatie, weinig routine
werk meer.
- op elk tijdstip is met behulp van SAP actu
ele informatie beschikbaar.
- positieve feedback interne gesprekspartners
(bijvoorbeeld tussen inkoop en boekhou
ding)
Ad 3. Intersport heeft 1452 medewerkers,
1755 verkooppunten en euro 2,3 miljard
omzet. Het centrale bedrijfsproces ziet er als
volgt uit:
- originelen gaan van leverancier naar het
verkooppunt, kopieën naar de centrale
- aanbod seizoengebonden
- papieren documenten worden ca. 6 maan
den in het papieren archief bewaard
- ca. 580.000 rekeningen per jaar (gem. 1,3
pagina's)
- ca. 400 actieve leveranciers
Waarom automatisering?
- hogere productie
- stijgende input
- verkleining vastleg fouten
- workflow optimaliseren
- rekeningcontrole via optisch archief
- reduceren van de personeelskosten
Projectverloop
12/2001; Docusite-analyse
06/2002; presentatie met Intersport-docu-
menten
09/2002; start van het project
01/2003; start productie
Projectervaringen
- alle projectfasen binnen planning
- budget niet overschreden
- één partner voor hard- en software
- goede kwaliteitszekerheid
- voorbereiding input werd direct zichtbaar
gereduceerd
- de IT-kennis van de vakafdelingen werd
onderschat
- het vertrouwen in het systeem en de voor
delen werden te laat met de vakafdelingen
doorgesproken
- slechte kopieën werden een knelpunt voor
de verwerking
- on line-voorziening met het optische
archief werd te laat gerealiseerd
Verwerking voor invoering
Verwerking bij invoering
documenten werden naar
documenten worden ontdaan
organisatie gesorteerd
van nietjes
tegoedbonnen worden
documenten worden ongesorteerd
separaat verwerkt
in stapels van 250 stuks gescand
meervoudige documenten
voor eventuele nabewerking
werden met de bedragen
worden stapelnummers
voorop geniet
aangegeven
de stapel werd naar
de stapel wordt gearchiveerd en
leverancier geordend
bij een volgende productiegang
vernietigd
na 100 verwerkingen werd
digitaal archief vanaf de werkplek
er een map aangelegd met
beschikbaar
een identificatienummer
de mappen werden op
nummer gearchiveerd
en 6 maanden bewaard
Bereikt doel
1. Van de 400 leveranciers konden na 5
maanden de rekeningen van 310 leveran
ciers automatisch worden verwerkt.
2. Na 3 maanden werden meer documenten
gescand dan handmatig verwerkt
3. Perioden met hoge aanvoervolumes wor
den in de normale tijd verwerkt
4. Voor het vastleggen kon men van vier
naar twee medewerkers teruggaan
Conclusie bijeenkomst
Het bijwonen van deze bijeenkomst was
zeer leerzaam en geeft veel aanknopingspun
ten voor bedrijfseigen probleemstelling.
Duidelijk mag zijn dat men eerst moet weten
wat men wil (goals!), dan gaan zien wat er is
(schouwen), vervolgens een demosite opzet
ten, nadat men inzicht heeft in de ROI van
de gewenste oplossing. Bij het management
dat moet beslissen - meestal over de centjes -
krijgt men nooit een tweede kans om een
eerste (goede) indruk te maken. Mijn erva
ring van meer dan 25 jaar consultancy heeft
geleerd dat het luisteren en kijken naar
gebruikersprojecten het hoogst scoort op de
schaal van besluitvormingsonderzoek.
Ben A. Otten M1T
bao@ige-advies.nl
(voor vragen en reacties)
Belangrijke links
http://www.docutec.de
http://www.douglas-holding.de
http://www.celanese.com
http://www.intersport.com
http://www.sap.com
http://www.docsense.com
http://www.ige-advies.nl
oktober 2003
archievenblad
