Pieter de Jong
NVBA-Redactieadres
NVBA-lid worden?
Redactie NVBA-Nieuws
Dé vraagbaak van de NVBA
38J
NVBA nieuws
Harry L.M. Hendriks
Sluisgraaf 9
5032 XL TILBURG
Tel.: (013) 463 06 19
Fax: (013) 463 06 19
E-mail: yrrah47@planet.nl
Schrijf dan naar de
ledenadministratie
mevrouw S.L. de Kok-Gamga
Ruseschans 9
2728 HA ZOETERMEER
www.nvba-info.nl
Als lid ontvangt u het
Archievenblad gratis
H. Hendriks
Sluisgraaf 9
5032 XL TILBURG
H. Strijkers
DSM/Centraal Archief
Postbus 6500
6401 JH HEERLEN
J. van der Velden
Diamantdijk 197
4706 HD ROOSENDAAL
NVBA vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
Bij het surfen op de website van de NVBA komt
men vanzelf bij de rubriek 'De vraagbaak'.
Wanneer men de lijst hiervan doorneemt, valt
direct op dat de naam Pieter de Jong bijzonder
vaak voorkomt. Dat moet toch wel een veelzijdig persoon
zijn; reden waarom de redactie eens bij hem aan de bel is
gaan trekken. Wie is Pieter de Jong? We vroegen hem iets
over zichzelf te vertellen. Het resultaat volgt hieronder.
Pieter de Jong is geboren in hetzelfde jaar dat de
voorloper van de NVBA, de Nederlandse Documenta
listenkring (NKD), werd opgericht, namelijk in 1947.
Op dit moment werkt hij bij de gemeente Weesp in de
functie van beleidsmedewerker Facilitaire Zaken. In
deze functie houdt hij zich bezig met beleidsmatige
aangelegenheden op facilitair gebied en is hij als pro
jectleider betrokken bij diverse projecten. Een heel aar
dig project is de herinrichting van de raadzaal in het
fraaie stadhuis van Weesp en de restauratie van het
meubilair dat hierin staat. Veel stoelen zijn reeds vanaf
ongeveer 1780 in gebruik en moeten dringend worden
opgeknapt. Een ander belangrijk project waarbij hij is
betrokken, is de invoering van een document manage
mentsysteem voor de gehele organisatie. De bedoeling
is om dit systeem uit te laten groeien tot een digitaal
documentenbeheersysteem. In dit project komt hij alle
facetten van het post- en archiefbeheer tegen.
Opleiding
In 1964 kwam hij in aanraking met de wereld van
post, reprografie en archief. Na het behalen van zijn
MULO-diploma begon hij als postjongen bij Douwe
Egberts in Joure. Van de postkamer maakte hij de over
stap naar de repro-afdeling, waar hij nog werkte met
lichtdrukmachines en een stencilmachine. Hierna
kwam hij terecht bij 'het archief. Zijn eerste functie op
dit gebied was beheerder van het statische en histori
sche archief. Archiefstukken waaruit blijkt dat Douwe
Egberts in 1753 werd opgericht (ze vieren dit jaar hun
250-jarig bestaan) heeft hij in die periode nog in han
den gehad en beschreven. Van het 'oude archief' maak
te Pieter de overstap naar de dynamische archieven en
via de functies archiefassistent en archiefbeheerder
werd hij benoemd tot groepsleider Archieven. Samen
met ongeveer twaalf collega's verzorgde hij het archief
beheer voor de gehele organisatie. In die periode
bestond er bij het management veel aandacht en zorg
voor het archiefbeheer. Als team kreeg men toen veel
waardering voor de wijze waarop voor de diverse orga
nisatieonderdelen archiefsystemen werden ontwikkeld
en beheerd.
NVBA
In 1969 volgde Pieter de opleiding Bedrijfsarchief-
kunde. In zijn Douwe Egberts-periode kwam hij in
aanraking met de NVBA en gestimuleerd door zijn
toenmalige chef, wijlen Albert
Petter, raakte hij betrokken bij de
NVBA-activiteiten in Friesland.
Voordat hij het wist werd hij
benoemd tot secretaris. De periode dat men actief was
onder de naam van Archivaria Friesland (zie het jubi
leumboek van 50 jaar NVBA) kan hij zich nog goed
herinneren.
In 1980 maakte hij de overstap naar de overheidsar
chieven en kwam hij als hoofd Post- en Archiefzaken
terecht bij de Rijksdienst voor de IJsselmeerpolders, de
RIJP, in Lelystad. Dit was voor hem een bewuste keuze,
omdat enerzijds hij alle kanten van het archiefbeheer
bij Douwe Egberts al had meegemaakt, maar ander
zijds ook omdat hij behoefte had aan een andere werk
omgeving en de facetten van het archiefbeheer in
overheidsorganisaties wilde leren kennen. In zijn R1JP-
periode ontwikkelde Pieter samen met een aantal col
lega's archiefsystemen voor de organisaties die door de
RIJP werden afgestoten en verzelfstandigd. Door inter
ne organisatieperikelen heeft hij hier ook nog enkele
jaren gewerkt als hoofd Algemene Zaken a.i. Hierna
werkte hij mee aan het opheffen van zijn eigen func
tie! Omdat Pieter graag in een gemeentelijke organisa
tie wilde werken, stapte hij in 1989 over naar de
gemeente Loosdrecht in de functie van hoofd Interne
Zaken. Sindsdien is hij nog meerdere malen van func
tie gewisseld. Pieter werkte ook nog een periode als
zelfstandig consultant.
Snelheid
in het vak boeit Pieter vooral de wijze waarop
men vanuit een ongeordende situatie tot een gestruc
tureerd en goed werkend archiefsysteem komt. Als een
archief goed geordend is, het ordeningssysteem goed
wordt onderhouden en er een consequent selectie- en
vernietigingsbeleid wordt gehanteerd, levert dit tevre
den gebruikers op. Stukken zijn immers sneller terug te
vinden als het archief up-to-date wordt gehouden.
Voor Pieter was het een uitdaging om de systemen
zodanig te ontwikkelen, dat deze aansloten bij de
werkprocessen van de afdelingen. Ook nu is voor hem
het vak nog boeiend, omdat het zo in beweging is.
Vooral de laatste jaren merkt hij dat door de digitale
documenten, als gevolg van de opkomst van het inter
net en het e-mailverkeer, de ideeën van toen nu niet
meer werken. Er zijn nu andere oplossingen, technie
ken en systemen nodig om grip te blijven houden op
de documentenstromen die nu met een druk op de
knop vermenigvuldigd en getransporteerd worden met
een niet meer te volgen snelheid. Vergeleken met twin
tig jaar terug is het nu veel moeilijker om een goed
werkend en betrouwbaar archiefsysteem te ontwikke
len en te onderhouden. Pieter is er zich van bewust,
dat deze stelling niet helemaal opgaat, want er zijn
zeker ook voorbeelden te vinden van organisaties met
archievenblad
oktober 2003
NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
betrouwbare digitale archiefsystemen. Helaas
vormen deze wel de minderheid. Wat hem
bezighoudt, is de vraag op welke wijze je orga
nisaties met 'papieren' archiefsystemen kunt
transformeren naar organisaties met volledig
gedigitaliseerde documentenstromen
Generalist
Pieter heeft zichzelf ontwikkeld door alle
vakontwikkelingen met veel belangstelling en
enthousiasme te volgen. Enerzijds door het
volgen van allerlei cursussen, maar anderzijds
ook door regelmatig van functie en werkom
geving te veranderen. Hij heeft hierdoor erva
ringen opgedaan in zowel bedrijfs- als over
heidsarchieven. Daarnaast heeft hij zijn hori
zon verbreed door zijn aandacht te verleggen
naar andere vakgebieden zoals facility
management en informatievoorziening en
automatisering. Bij de gemeente Deventer
heeft hij zich enkele jaren beziggehouden
met automatiseringsvraagstukken. Hij werkte
daar onder andere mee aan de ontwikkeling
van ideeën en plannen om de mogelijkheden
van het internet te benutten voor het con
cept 'Digitale stad Deventer'.
Ook heeft hij geleerd dat het delen van ken
nis en ervaring zeer verrijkend kan zijn. Zo
heeft hij met Simon Been van de Kopter
Kennisgroep enkele jaren samengewerkt als
auteur en redacteur van het handboek
'Documentmanagement in de praktijk'.
Naast het inbrengen van eigen kennis kreeg
Pieter ook veel terug door de kennis van
Simon Been, die vanuit zijn achtergrond,
kennis en ervaring op een geheel andere
wijze naar de klassieke wijze van archiveren
keek.
Verder helpt het volgens hem ook om deel te
nemen aan werk- en studiegroepen op het
vakgebied en, niet te vergeten, deel te nemen
aan studiedagen. Wat de studiedagen betreft,
helaas gebeurt er in NVBA-verband op dit
moment nog erg weinig. Hij heeft inmiddels
begrepen dat hier verandering in komt. Zelf
is hij verheugd dat er in Midden Nederland
een aantal collega's de handen in elkaar heeft
geslagen en is begonnen met het organiseren
van 'mini-seminars'. De lijst met mogelijke
thema's is reeds vrij uitgebreid. Er kunnen
echter nog altijd onderwerpen bij, aldus
Pieter.
Door de mix van bovengenoemde aspecten
heeft hij de nodige kennis opgedaan. Hij
merkt hierbij nadrukkelijk op dat hij zich
meer generalist voelt dan specialist.
Functies
Op dit moment is Pieter dus betrokken
bij de organisatie van 'mini-seminars' in
Midden Nederland. Alle NVBA-leden ontvan
gen voor deze bijeenkomsten een uitnodi
ging. Ze zijn dus van harte welkom.
Pieter is nooit bestuurslid geweest van het
hoofdbestuur van de NVBA. Wel is hij enkele
jaren bestuurslid geweest van de afdeling
Friesland en is hij reeds enkele jaren het aan
spreekpunt voor de NVBA-leden in Midden
Nederland. Daarnaast heeft hij van tijd tot tijd
deelgenomen aan diverse werkgroepen van de
NVBA. Zo zat hij in de werkgroep Organisatie
Jubileumdag (50 jaar NVBA), de Klankbord
groep NVBA Nieuwe Koers en de werkgroep
PR/Nieuwe Koers. Sinds kort vervult hij de
functie van ledensecretaris en is hij lid van de
commissie Samenwerking.
Boekhouder
Onze vraag wat voor beroepsrichting hij
zou kiezen als hij opnieuw mocht beginnen
vindt hij moeilijk. Hij stelt zich deze vraag dan
ook niet vaak. Met de kennis en ervaring van
nu kijk je heel anders naar de situatie van
toen, aldus Pieter. Gelet op de tegenwoordige
mogelijkheden en het huidige opleidingsaan
bod, zou hij wellicht kiezen voor de functie
van documentmanager.
Bij hem is het meer toeval geweest dat hij in
het vak is gerold. Het was zeker niet zijn eerste
keuze. Temeer, omdat hij zelf meer dacht aan
een functie als boekhouder of iets in die geest.
Met het middenstandsdiploma op zak heeft
hij ooit het praktijkdiploma boekhouden
gehaald. Hij had echter geen grote ambitie om
zich verder in die richting te bekwamen. De
archiefwereld bood hem voldoende mogelijk
heden hierin met veel plezier te werken.
Sterker nog; als hij nog een keer zou mogen
kiezen dan kwam hij misschien wel op dezelf
de keuze uit.
Vrije tijd
Pieter heeft na werktijd toch nog tijd voor
iets anders. Hij verzorgt de administraties van
de wijkkas en de jeugdraad van de S.O.W.-kerk
De Open Hof in Soest. Zijn boekhoudkennis
komt hem hierbij in de functie van penning
meester goed van pas.
Zijn hobby's zijn de laatste jaren wel in het
gedrang gekomen. Ooit was hij een verwoed
lezer en beoefende hij de atletieksport. Met
name bij het laatste was hij niet bijzonder
fanatiek. Veel leuker vond hij de organisatori
sche zaken. Hij is enkele jaren secretaris
geweest van een atletiekvereniging in
Dronten. Door de enthousiaste inzet van het
bestuur groeide deze in enkele jaren uit tot een
bloeiende vereniging met een eigen atletiek
baan met clubhuis. In zijn vrije tijd trekt hij er
de laatste tijd met zijn vrouw op uit en gaan ze
wandelen of fietsen. In de bosrijke omgeving
van Soest is dat geen enkel probleem.
Wensen
Pieter heeft geen speciale onvervulde per
soonlijke wensen. Hij hoopt wel dat er in
NVBA-verband meer van de grond komt. Hij
weet dat door ziekte van bestuurders de laatste
tijd erg moeilijk is geweest om nieuwe plan
nen en ideeën te ontwikkelen en op te pakken.
Ook lukte het niet altijd om de nodige mede
werking van de leden te krijgen. Ofschoon er
genoeg gegronde redenen zijn aan te voeren
heeft hij het gevoel dat de NVBA zich naar
buiten toe onvoldoende presenteert. Hij is bij
zonder blij, dat er op de heidag van 3 mei
2003 goede afspraken zijn gemaakt om de
knelpunten binnen de NVBA aan te pakken.
Hij is ervan overtuigd dat door het enthousias
me van de collega's die toen aanwezig waren,
veel kan worden bereikt voor de vereniging en
het vakgebied waarin we allemaal werken. Zijn
wens is dan ook dat de ideeën die door Maya
Thieme en Sefira Ajoeb worden ontwikkeld
voor deskundigheidsvorming een goed ont
haal krijgen. Een en ander leidt zeker tot meer
inzicht in de ontwikkelingen en veranderin
gen in het vakgebied.
Toekomst
Niemand kan de toekomst voorspellen,
dat geldt ook voor Pieter. Daarnaast is het ook
niet altijd mogelijk je eigen toekomst te bepa
len. Vaak hangt dit af van persoonlijke
omstandigheden, de gezondheid en leeftijd en
ontwikkelingen binnen de organisatie waar je
werkt. Voor zover Pieter het nu kan overzien
probeert hij met bijzonder veel plezier tot aan
zijn pensioen bezig te zijn met het vakgebied.
Binnen de mogelijkheden die hij heeft, pro
beert hij zijn aandeel te leveren in de vereni
gingsactiviteiten. Als de NVBA in 2007 zestig
jaar bestaat, mag ondergetekende de vraag wat
hij in de toekomst gaat doen opnieuw aan
hem stellen.
Tot slot wil Pieter nog wel kwijt dat bijna 100
procent van de vragen die hem via de NVBA-
site bereiken over 'bewaartermijnen' gaan. Uit
deze vragen blijkt dat de kennis over dit
onderwerp in de meeste organisaties minimaal
is. Hij is van mening dat het alleszins nuttig
kan zijn om hiervoor nieuwe studiedagen te
organiseren en tevens de NVBA-publicatie
over dit onderwerp te actualiseren.
Harry Strijkers
oktober 2003
archievenblad