Pieter de Jong NVBA-Redactieadres NVBA-lid worden? Redactie NVBA-Nieuws Dé vraagbaak van de NVBA 38J NVBA nieuws Harry L.M. Hendriks Sluisgraaf 9 5032 XL TILBURG Tel.: (013) 463 06 19 Fax: (013) 463 06 19 E-mail: yrrah47@planet.nl Schrijf dan naar de ledenadministratie mevrouw S.L. de Kok-Gamga Ruseschans 9 2728 HA ZOETERMEER www.nvba-info.nl Als lid ontvangt u het Archievenblad gratis H. Hendriks Sluisgraaf 9 5032 XL TILBURG H. Strijkers DSM/Centraal Archief Postbus 6500 6401 JH HEERLEN J. van der Velden Diamantdijk 197 4706 HD ROOSENDAAL NVBA vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen Bij het surfen op de website van de NVBA komt men vanzelf bij de rubriek 'De vraagbaak'. Wanneer men de lijst hiervan doorneemt, valt direct op dat de naam Pieter de Jong bijzonder vaak voorkomt. Dat moet toch wel een veelzijdig persoon zijn; reden waarom de redactie eens bij hem aan de bel is gaan trekken. Wie is Pieter de Jong? We vroegen hem iets over zichzelf te vertellen. Het resultaat volgt hieronder. Pieter de Jong is geboren in hetzelfde jaar dat de voorloper van de NVBA, de Nederlandse Documenta listenkring (NKD), werd opgericht, namelijk in 1947. Op dit moment werkt hij bij de gemeente Weesp in de functie van beleidsmedewerker Facilitaire Zaken. In deze functie houdt hij zich bezig met beleidsmatige aangelegenheden op facilitair gebied en is hij als pro jectleider betrokken bij diverse projecten. Een heel aar dig project is de herinrichting van de raadzaal in het fraaie stadhuis van Weesp en de restauratie van het meubilair dat hierin staat. Veel stoelen zijn reeds vanaf ongeveer 1780 in gebruik en moeten dringend worden opgeknapt. Een ander belangrijk project waarbij hij is betrokken, is de invoering van een document manage mentsysteem voor de gehele organisatie. De bedoeling is om dit systeem uit te laten groeien tot een digitaal documentenbeheersysteem. In dit project komt hij alle facetten van het post- en archiefbeheer tegen. Opleiding In 1964 kwam hij in aanraking met de wereld van post, reprografie en archief. Na het behalen van zijn MULO-diploma begon hij als postjongen bij Douwe Egberts in Joure. Van de postkamer maakte hij de over stap naar de repro-afdeling, waar hij nog werkte met lichtdrukmachines en een stencilmachine. Hierna kwam hij terecht bij 'het archief. Zijn eerste functie op dit gebied was beheerder van het statische en histori sche archief. Archiefstukken waaruit blijkt dat Douwe Egberts in 1753 werd opgericht (ze vieren dit jaar hun 250-jarig bestaan) heeft hij in die periode nog in han den gehad en beschreven. Van het 'oude archief' maak te Pieter de overstap naar de dynamische archieven en via de functies archiefassistent en archiefbeheerder werd hij benoemd tot groepsleider Archieven. Samen met ongeveer twaalf collega's verzorgde hij het archief beheer voor de gehele organisatie. In die periode bestond er bij het management veel aandacht en zorg voor het archiefbeheer. Als team kreeg men toen veel waardering voor de wijze waarop voor de diverse orga nisatieonderdelen archiefsystemen werden ontwikkeld en beheerd. NVBA In 1969 volgde Pieter de opleiding Bedrijfsarchief- kunde. In zijn Douwe Egberts-periode kwam hij in aanraking met de NVBA en gestimuleerd door zijn toenmalige chef, wijlen Albert Petter, raakte hij betrokken bij de NVBA-activiteiten in Friesland. Voordat hij het wist werd hij benoemd tot secretaris. De periode dat men actief was onder de naam van Archivaria Friesland (zie het jubi leumboek van 50 jaar NVBA) kan hij zich nog goed herinneren. In 1980 maakte hij de overstap naar de overheidsar chieven en kwam hij als hoofd Post- en Archiefzaken terecht bij de Rijksdienst voor de IJsselmeerpolders, de RIJP, in Lelystad. Dit was voor hem een bewuste keuze, omdat enerzijds hij alle kanten van het archiefbeheer bij Douwe Egberts al had meegemaakt, maar ander zijds ook omdat hij behoefte had aan een andere werk omgeving en de facetten van het archiefbeheer in overheidsorganisaties wilde leren kennen. In zijn R1JP- periode ontwikkelde Pieter samen met een aantal col lega's archiefsystemen voor de organisaties die door de RIJP werden afgestoten en verzelfstandigd. Door inter ne organisatieperikelen heeft hij hier ook nog enkele jaren gewerkt als hoofd Algemene Zaken a.i. Hierna werkte hij mee aan het opheffen van zijn eigen func tie! Omdat Pieter graag in een gemeentelijke organisa tie wilde werken, stapte hij in 1989 over naar de gemeente Loosdrecht in de functie van hoofd Interne Zaken. Sindsdien is hij nog meerdere malen van func tie gewisseld. Pieter werkte ook nog een periode als zelfstandig consultant. Snelheid in het vak boeit Pieter vooral de wijze waarop men vanuit een ongeordende situatie tot een gestruc tureerd en goed werkend archiefsysteem komt. Als een archief goed geordend is, het ordeningssysteem goed wordt onderhouden en er een consequent selectie- en vernietigingsbeleid wordt gehanteerd, levert dit tevre den gebruikers op. Stukken zijn immers sneller terug te vinden als het archief up-to-date wordt gehouden. Voor Pieter was het een uitdaging om de systemen zodanig te ontwikkelen, dat deze aansloten bij de werkprocessen van de afdelingen. Ook nu is voor hem het vak nog boeiend, omdat het zo in beweging is. Vooral de laatste jaren merkt hij dat door de digitale documenten, als gevolg van de opkomst van het inter net en het e-mailverkeer, de ideeën van toen nu niet meer werken. Er zijn nu andere oplossingen, technie ken en systemen nodig om grip te blijven houden op de documentenstromen die nu met een druk op de knop vermenigvuldigd en getransporteerd worden met een niet meer te volgen snelheid. Vergeleken met twin tig jaar terug is het nu veel moeilijker om een goed werkend en betrouwbaar archiefsysteem te ontwikke len en te onderhouden. Pieter is er zich van bewust, dat deze stelling niet helemaal opgaat, want er zijn zeker ook voorbeelden te vinden van organisaties met archievenblad oktober 2003 NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen betrouwbare digitale archiefsystemen. Helaas vormen deze wel de minderheid. Wat hem bezighoudt, is de vraag op welke wijze je orga nisaties met 'papieren' archiefsystemen kunt transformeren naar organisaties met volledig gedigitaliseerde documentenstromen Generalist Pieter heeft zichzelf ontwikkeld door alle vakontwikkelingen met veel belangstelling en enthousiasme te volgen. Enerzijds door het volgen van allerlei cursussen, maar anderzijds ook door regelmatig van functie en werkom geving te veranderen. Hij heeft hierdoor erva ringen opgedaan in zowel bedrijfs- als over heidsarchieven. Daarnaast heeft hij zijn hori zon verbreed door zijn aandacht te verleggen naar andere vakgebieden zoals facility management en informatievoorziening en automatisering. Bij de gemeente Deventer heeft hij zich enkele jaren beziggehouden met automatiseringsvraagstukken. Hij werkte daar onder andere mee aan de ontwikkeling van ideeën en plannen om de mogelijkheden van het internet te benutten voor het con cept 'Digitale stad Deventer'. Ook heeft hij geleerd dat het delen van ken nis en ervaring zeer verrijkend kan zijn. Zo heeft hij met Simon Been van de Kopter Kennisgroep enkele jaren samengewerkt als auteur en redacteur van het handboek 'Documentmanagement in de praktijk'. Naast het inbrengen van eigen kennis kreeg Pieter ook veel terug door de kennis van Simon Been, die vanuit zijn achtergrond, kennis en ervaring op een geheel andere wijze naar de klassieke wijze van archiveren keek. Verder helpt het volgens hem ook om deel te nemen aan werk- en studiegroepen op het vakgebied en, niet te vergeten, deel te nemen aan studiedagen. Wat de studiedagen betreft, helaas gebeurt er in NVBA-verband op dit moment nog erg weinig. Hij heeft inmiddels begrepen dat hier verandering in komt. Zelf is hij verheugd dat er in Midden Nederland een aantal collega's de handen in elkaar heeft geslagen en is begonnen met het organiseren van 'mini-seminars'. De lijst met mogelijke thema's is reeds vrij uitgebreid. Er kunnen echter nog altijd onderwerpen bij, aldus Pieter. Door de mix van bovengenoemde aspecten heeft hij de nodige kennis opgedaan. Hij merkt hierbij nadrukkelijk op dat hij zich meer generalist voelt dan specialist. Functies Op dit moment is Pieter dus betrokken bij de organisatie van 'mini-seminars' in Midden Nederland. Alle NVBA-leden ontvan gen voor deze bijeenkomsten een uitnodi ging. Ze zijn dus van harte welkom. Pieter is nooit bestuurslid geweest van het hoofdbestuur van de NVBA. Wel is hij enkele jaren bestuurslid geweest van de afdeling Friesland en is hij reeds enkele jaren het aan spreekpunt voor de NVBA-leden in Midden Nederland. Daarnaast heeft hij van tijd tot tijd deelgenomen aan diverse werkgroepen van de NVBA. Zo zat hij in de werkgroep Organisatie Jubileumdag (50 jaar NVBA), de Klankbord groep NVBA Nieuwe Koers en de werkgroep PR/Nieuwe Koers. Sinds kort vervult hij de functie van ledensecretaris en is hij lid van de commissie Samenwerking. Boekhouder Onze vraag wat voor beroepsrichting hij zou kiezen als hij opnieuw mocht beginnen vindt hij moeilijk. Hij stelt zich deze vraag dan ook niet vaak. Met de kennis en ervaring van nu kijk je heel anders naar de situatie van toen, aldus Pieter. Gelet op de tegenwoordige mogelijkheden en het huidige opleidingsaan bod, zou hij wellicht kiezen voor de functie van documentmanager. Bij hem is het meer toeval geweest dat hij in het vak is gerold. Het was zeker niet zijn eerste keuze. Temeer, omdat hij zelf meer dacht aan een functie als boekhouder of iets in die geest. Met het middenstandsdiploma op zak heeft hij ooit het praktijkdiploma boekhouden gehaald. Hij had echter geen grote ambitie om zich verder in die richting te bekwamen. De archiefwereld bood hem voldoende mogelijk heden hierin met veel plezier te werken. Sterker nog; als hij nog een keer zou mogen kiezen dan kwam hij misschien wel op dezelf de keuze uit. Vrije tijd Pieter heeft na werktijd toch nog tijd voor iets anders. Hij verzorgt de administraties van de wijkkas en de jeugdraad van de S.O.W.-kerk De Open Hof in Soest. Zijn boekhoudkennis komt hem hierbij in de functie van penning meester goed van pas. Zijn hobby's zijn de laatste jaren wel in het gedrang gekomen. Ooit was hij een verwoed lezer en beoefende hij de atletieksport. Met name bij het laatste was hij niet bijzonder fanatiek. Veel leuker vond hij de organisatori sche zaken. Hij is enkele jaren secretaris geweest van een atletiekvereniging in Dronten. Door de enthousiaste inzet van het bestuur groeide deze in enkele jaren uit tot een bloeiende vereniging met een eigen atletiek baan met clubhuis. In zijn vrije tijd trekt hij er de laatste tijd met zijn vrouw op uit en gaan ze wandelen of fietsen. In de bosrijke omgeving van Soest is dat geen enkel probleem. Wensen Pieter heeft geen speciale onvervulde per soonlijke wensen. Hij hoopt wel dat er in NVBA-verband meer van de grond komt. Hij weet dat door ziekte van bestuurders de laatste tijd erg moeilijk is geweest om nieuwe plan nen en ideeën te ontwikkelen en op te pakken. Ook lukte het niet altijd om de nodige mede werking van de leden te krijgen. Ofschoon er genoeg gegronde redenen zijn aan te voeren heeft hij het gevoel dat de NVBA zich naar buiten toe onvoldoende presenteert. Hij is bij zonder blij, dat er op de heidag van 3 mei 2003 goede afspraken zijn gemaakt om de knelpunten binnen de NVBA aan te pakken. Hij is ervan overtuigd dat door het enthousias me van de collega's die toen aanwezig waren, veel kan worden bereikt voor de vereniging en het vakgebied waarin we allemaal werken. Zijn wens is dan ook dat de ideeën die door Maya Thieme en Sefira Ajoeb worden ontwikkeld voor deskundigheidsvorming een goed ont haal krijgen. Een en ander leidt zeker tot meer inzicht in de ontwikkelingen en veranderin gen in het vakgebied. Toekomst Niemand kan de toekomst voorspellen, dat geldt ook voor Pieter. Daarnaast is het ook niet altijd mogelijk je eigen toekomst te bepa len. Vaak hangt dit af van persoonlijke omstandigheden, de gezondheid en leeftijd en ontwikkelingen binnen de organisatie waar je werkt. Voor zover Pieter het nu kan overzien probeert hij met bijzonder veel plezier tot aan zijn pensioen bezig te zijn met het vakgebied. Binnen de mogelijkheden die hij heeft, pro beert hij zijn aandeel te leveren in de vereni gingsactiviteiten. Als de NVBA in 2007 zestig jaar bestaat, mag ondergetekende de vraag wat hij in de toekomst gaat doen opnieuw aan hem stellen. Tot slot wil Pieter nog wel kwijt dat bijna 100 procent van de vragen die hem via de NVBA- site bereiken over 'bewaartermijnen' gaan. Uit deze vragen blijkt dat de kennis over dit onderwerp in de meeste organisaties minimaal is. Hij is van mening dat het alleszins nuttig kan zijn om hiervoor nieuwe studiedagen te organiseren en tevens de NVBA-publicatie over dit onderwerp te actualiseren. Harry Strijkers oktober 2003 archievenblad

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archievenblad | 2003 | | pagina 19