0/tmde óoemdm eti de
mee -Piekt eme KumC
(IBB ES BESCHRIJVEN BS MOIIM
de theorie
de theorie
Zo heb ik met een groep archivarissen een
handleiding opgesteld voor het ordenen en
beschrijven van familiearchieven.1 Daarin waren
wij met Muller, Feith en Fruin in de clinch, om
tegen te spreken dat persoons- en familie-archie
ven slechts een 'conglomeraat' vormen, maar
geen archief, omdat zij geen (afgesloten) geheel
konden vormen
(par. 3). Wij stelden
ook vast dat ook
hier historische ver
banden tussen de
stukken konden
worden gelegd, en
handhaafden de
structuurbegrippen,
zoals die in de
Handleiding werden
gehanteerd. Wij pas
ten zelfs geologische
metaforen als struc-
tuurlagen toe, om
daaraan verbonden
inventarisatiepro
blemen te omschrij
ven. Wij stelden
namelijk vast dat
deze lagen waren
ontstaan doordat
bepaalde stukken
binnen een mense
lijk leven in ver
schillende elkaar
opvolgende proces
sen verschillende functies kregen. Welnu, de
ontwarring van dit conglomeraat heeft ertoe
geleid dat - op een uitzondering na - een wetma
tigheid op het gebied van archiefordening van
persoonsarchieven werd ontdekt: de archivering
van een mensenleven actualiseert zich spontaan
in structuren, zoals die door De Saussure zijn
omschreven, en daarom konden we de belang
stellende inventarisator verblijden met een stan
daardschema.
De Handleiding handelt over wat er in een
HANDLEIDING
afgesloten archief is aangetroffen - zoals gezegd
moest een archief noodzakelijk een geheel zijn -
en hoe daarmee om te gaan. De hedendaagse
archivistiek handelt echter ook over archiefvor
ming en over wat er in een dynamisch archief
behoort te zijn: de hogeschool en universiteit lei
den ook op voor documentaire informatiever
zorging. En de archivaris van de openbare
archiefbewaarplaats wordt geacht in het belang
van zijn klanten te bepalen wat er tijdens dit
proces van informatieverzorging blijvend wordt
bewaard. Daarom ziet hij erop toe dat de ver
zorgde (tijdelijk opgeslagen) informatie zodanig
transparant en indeelbaar is dat hij op voorhand
een verantwoorde en transparante keuze voor
het toekomstig onderzoek kan maken.
Het probleem is dat de Handleiding daarover
soms geen uitsluitsel geeft. Paragraaf 1 verwijst
naar 'het geheel van bescheiden, dat ex officio is
ontvangen en opgemaakt', maar de betekenis
daarvan is in het huidige beleidsbestel minder
duidelijk geworden. Bestaat het geheel nu uit de
volledige neerslag van de ambtelijke administra
tie, of heeft de ambtenaar volgens de
Handleiding zelf ex officio de bevoegdheid te
selecteren? Moeten we paragraaf 1 dan lezen als
'het geheel der geselecteerde, dus ex officio als
ontvangen en opgemaakt aangewezen beschei
den'? Juist door de anekdote die ik aanhaalde in
mijn vorige stuk lijkt het daarop. Ik haal nu een
ander voorbeeld aan, waarbij zelfs zijdelings bij
de opstelling van de Handleiding betrokken per
sonen de registratuur regelden...
Tijdens de opstelling van de Handleiding werkte
het Ministerie van Binnenlandse Zaken met zijn
'rubriekenstelsel in praktijkorde', waarbij elk
afdelingshoofd of elke referendaris mocht bepa
len welke stukken dienden te worden geagen
deerd en welke niet, en bovendien zelf zijn dos
siers op onderwerp mocht ordenen. Het gevolg
van het laatste was dat hij bij het aanhangig
maken van een zaak zowel stukken uit het oud- -
archief als retroacta in zijn werkdossier mocht
bergen, en dat hij bij de samenstelling van een
map inzake een beleidsonderwerp verschillende
zaken bijeen mocht brengen. De referendarissen
en hun superieuren maakten zelf uit wat tot het
officium behoorde en welke beleidsstukken zij
mee naar huis mochten nemen. De in lederen
prachtbanden gebonden documenten inzake de
wetgeving op het onderwijs in de jaren 1875-
1890, die secretaris-generaal P.F. Hubrecht inder
tijd thuis voor zijn eigen studie mocht gebrui
ken, zijn verloren geraakt.
Een en ander komt overeen met het bureaucrati
sche stelsel van die jaren, waarbij slechts de
(ongecontroleerde en slechts intern overdraag
bare) privé-kennis van de ambtenaar werd
gediend. De structuurlagen, die we bij persoon
lijke archieven hebben vastgesteld, komen daar
ook voor, evenals dubbelordeningen die bedoeld
zijn voor een bepaalde beleidsargumentatie op
een zeker moment; er bestaat overigens nauwe
lijks een inventaris waarin deze aangetroffen
ordening kritiekloos is overgenomen. Waar
nodig heeft de inventarisator deze rubrieken zelf
door een zaaksgewijs onderscheid vervangen. En
alle uit oude verbalen gelichte stukken zijn weer
braaf op hun plaats teruggebracht.
De aangetroffen ambtelijke ordening is niet in
overeenstemming met de eisen van transparante
toegankelijkheid, die tegenwoordig - mede op
grond van internationale verdragen - aan een
ambtelijke administratie worden gesteld. En
evenmin met de eisen van openbaarheid waar
voor wij ons archivarissen - nota bene met
Thorbecke in de hand - hard hebben gemaakt.
Het herkomstbeginsel zoals wij dat opvatten, is
echter wel in overeenstemming met de zaaksge-
wijze transparantie, die voorschrijft dat elk
archiefstuk dient te worden geborgen in de con
text van zijn ontstaan: 'verplaatsingen van een
stuk door latere beheerders daarvan [kunnen]
het karakter van archiefstuk niet ontnemen',
stond reeds in par. 1 van de Handleiding (p. 4).
De definitie van een archiefstuk als procesge
bonden informatie (zijn karakter, of zijn aard)
werd reeds daarin geïmplementeerd. Maar tot
het optreden van PIVOT en de bijscholingscur
sussen modern archiefbeheer in de jaren negen
tig lijkt dit argument nauwelijks bewust op
archief-sturing te zijn toegepast.
Naarmate de regelgeving over archiefvorming in
de archiefwet voortschrijdt in de tijd, blijkt het
begrip 'geheel van bescheiden' dan ook inder
daad te verschuiven van het reeds in het verleden
gevormde ambtelijke archief naar het geheel van
de overheidsadministratie waarover richtlijnen
dienen te worden gesteld. En met die richtlijnen
wilden wij, in het belang van onze klanten, ook
bemoeienis hebben. Het probleem waarvoor wij
stonden was dat door gescheiden voorschriften
op het gebied van registratuur en selectie het
organisch verband met de archiefvorming verlo
ren dreigde te gaan; selectievoorschriften en
registratuur dienden met elkaar in overeenstem
ming te worden gebracht, zodat er vanaf de bron
geselecteerd kon worden. Daarom ook is in 1995
de Archiefwet herzien. Willen we als archivaris
onze doelstellingen bereiken, dan is ons taak
veld uitgebreid, en daarmee ons kennisbereik.
En daarmee verandert het model waarin wij
onze kennis moeten ordenen.
Laat ik Kunst nogmaals gerust stellen: de
voorschriften van de Handleiding hebben op hun
eigen gebied aan actualiteit nauwelijks iets verlo
ren, al is het blikveld van de samenstellers wel
licht anders geweest dan dat van een moderne
inventarisator. Maar de Handleiding vormt één
facet van de dimensie waarin ons werk zich
tegenwoordig afspeelt. Om met Foucault te spre
ken, wiens werk Les mots et les choses ik de vorige
keer al noemde: waar ons wereldbeeld zich vroe
ger afspeelde in een raster op een plat vlak, zien
we het nu als een kubus waarvan hetzelfde vlak
een onderdeel is: projecteren we het op andere
vlakken, dan ontstaat er een ander beeld van
ordening. Uitbreiding van dit perspectief leert
ons ook zien dat structuur-denken ook mogelijk
is in de nieuwe domeinen. Naast het retrospec
tieve gebied van archiefinventarisatie, is het ook
mogelijk de processen op grond van hun con
text in domeinen in te delen en langs berede
neerde weg specifieke processen aan te wijzen,
waarin de geschiedenis zichtbaar wordt geactu
aliseerd. Er kan worden aangegeven welke pro
cessen zich in het 'rijk van de vrijheid' bevinden,
dus waar de creatie zich afspeelt, en welke zich
in het 'rijk van de noodzaak' bevinden waar het
routinematig, ja zelfs machinegestuurd hande
len zich bevindt. Deze benadering leidt tot een
instrumentarium om de archieven vanaf de
bron geordend, beschreven en geselecteerd bin
nen te krijgen.
Overigens zijn naar mijn mening ook de machi
neleesbare archieven voor selectie vatbaar,
omdat de geheugens niet eindeloos zijn en
omdat we nog altijd selectieve keuzen moeten
maken voor blijvende conservering van de
authenticiteit van archiefstukken. Maar daarmee
is ook aangegeven dat met al haar geldigheid op
specifieke terreinen de Handleiding ontoereikend
is voor de omvatting van ons taakgeheel, en dat
er aanvullende wijzen van classificatie dienen te
worden ontworpen om de stroom van gegevens
tot raadpleegbaar cultureel en historisch erfgoed
te kanaliseren.
f I
30
31
Door Jan Bervoets*
Wie ooit mijn eerdere artikelen over archivistiek in
het 'Archievenblad' heeft gelezen, kent mij als een
doctrinair die met de 'Handleiding' in de hand
allerlei inventarisatievraagstukken heeft aange
kaart. Laat het streepje licht dat René Kunst aan
het eind van zijn repliek in het juni-nummer van het
'Archievenblad' bespeurt dan ook dienen als voor
aankondiging van enige stralen zonneschijn.
Transparant en indeelbaar
VOOR HET
ONTWÓRPEN IN OPDRACHT VAN DE
Vereesicvg van Archivarissen in Nederland
DOOR
Mrs S. MULLER Fz.. J. A. FEITH en
R. FRUIN.
TWEEDE DRUK.
ERVEN B VAN DER KAMP - 1921. - GRONINGEN.
Kubus
Jan Bervoets maakt deel uit van de werkgroep Selectie van
het Nationaal Archief.
Noten
1. J.A.A. Bervoets, J.A.M.Y. Bos-Rops,
Th.J.N.M. Marcelis, H.Th.M.
Roosenboom en G.M.W. Ruitenberg,
'Het conglomeraat ontward,
Aanwijzingen voor het inventarise
ren van familiearchieven', in:
Nederlands Archievenblad 68 (1984),
P- 193-233-
archievenblad
oktober 2003
oktober 2003
archievenblad
■HH
