Het Gemeentearchief Rotterdam
de praktijk
Door René Spork*
O O O
BH
Het Gemeentearchief Rotterdam heeft onlangs de
vernieuwde website www.gemeentearchief.rotter-
dam.nl officieel gelanceerd. 'Vernieuwd' wil net als
bij een wasmiddel zeggen: nu nog beter.
De website is uitgebreid met een archiefwebwinkel
voor het elektronisch bestellen en betalen van
kopieën/reproducties van akten en afbeeldingen.
De archiefwebwinkel draait al enige maanden, maar
een aantal kinderziekten moest er nog uit. In
onderstaand artikel worden de achtergronden en
gevolgen geschetst voor de organisatie van de
introductie van de elektronische dienstverlening bij
het Gemeentearchief Rotterdam.
Het Gemeentearchief Rotterdam krijgt jaar
lijks ongeveer 40.000 bezoeken op de studieza
len aan de Hofdijk en in de Archiefwinkel aan de
Coolsingel. Het aantal pageviews op de website
bedraagt, vooral dankzij de 'digitale stamboom',
meer dan 140.000 per jaar. Het Gemeentearchief
Rotterdam heeft met behulp van zeventien
medewerkers bijna drie jaar gedaan over de
invoer van zo'n 900.000 DTB-gegevens voor
raadpleging op internet. Het vervolg - de invoer
van toegangen op de burgerlijke stand - zal naar
verwachting minimaal zes jaar in beslag nemen
bij een gelijkblijvend personeelsbestand. Naast
genoemde stamboomgege
vens zijn onder meer
beschikbaar: zo'n 50.000
samenvattingen van nota
riële akten uit de periode
1599-1660, circa 20.000
afbeeldingen van prenten
en tekeningen, een index op
de belangrijkste kranten van
Rotterdam vanaf 1993 en de
bibliotheekcatalogus vanaf
1993. Daarbij komen de
gegevens van Delfshaven
van 1657-1811 en van de
vrijwillige rechtspraak voor
schout en schepenen van
Overschie van 1666-1709.
De vraag wat onze klanten willen is - kun je met
enige overdrijving zeggen - aanvankelijk hele
maal niet gesteld en dat hoefde ook niet.
Bestanden die in aanmerking kwamen voor digi
talisering, zoals stamboomgegevens en afbeel
dingen, waren de meest geraadpleegde bestan
den en de originelen moesten nu eenmaal wor
den beschermd. Hier geldt de wet van het grote
getal.
Stamboomonderzoek
Uit onze jaarlijkse bezoekersonderzoeken
blijkt dat onze doorsneeklant het volgende pro
fiel heeft: man, 45-plus, wat hoger opgeleid,
blank en belangstelling hebbend voor stam
boomonderzoek. Dit laatste geldt voor ongeveer
lizh'isi ki/l
btamboom
Rotterdam
De vormende gegevens van Roti»
de helft van onze bezoekers. Deze 'wetenschap'
is niet echt toereikend voor een doelgroepenbe
leid. De andere helft van onze klanten, laat
staan onze potentiële klanten en hun wensen,
kennen we immers niet of nauwelijks. Wat dat
betreft komt het doelgroepenonderzoek dat het
ministerie van OCW in samenwerking met
DIVA onder meer op onze website uitvoert als
geroepen.
Het Gemeentearchief Rotterdam is er in elk
geval voor alle (ex-)inwoners van de
Rotterdamse regio. Geïnteresseerden in stam
boomonderzoek met voorouders in Rotterdam
komen uit alle delen van Nederland en de
wereld. Mensen uit de zogenaamde 'heimwee'-
landen - zoals Amerika, Canada en in mindere
mate Australië, Nieuw-Zeeland en Zuid-Afrika -
kijken met genoegen op de website naar plaatjes
van de stad die zij of hun voorouders ooit heb
ben verlaten. Nemen we het aantal pageviews in
de maanden januari tot en met maart per stad
van herkomst in Nederland onder de loep, dan
zien we tot onze verbijstering dat op sommige
dagen tweemaal zoveel Amsterdammers als
Rotterdammers onze site bezoeken.
Elektronisch bestellen en betalen
Bij de klanten bestaat niet alleen behoefte
aan de raadpleging van ons materiaal, maar ook
aan het bestellen van reproducties. Elektroni
sche dienstverlening maakt het mogelijk om
websitebezoekers in binnen- en buitenland een
voudig en snel op hun wenken te bedienen. Een
stamboomonderzoeker uit Amerika met een
Rotterdams familieverleden hoeft niet naar
Rotterdam af te reizen om een kopie van een
akte op te halen of zich te begeven in een inge-
10
archievenblad
augustus 2003
wikkeld betalingsverkeer; een creditkaart vol
staat. Bezoekers kunnen zeven dagen per week,
24 uur per dag, gebruikmaken van de diensten
van het gemeentearchief. Een kopie van bijvoor
beeld een overlijdensakte kost 1,50 plus
5,00 verzend- en administratiekosten. Dat is
misschien niet goedkoop, maar het gemeentear
chief is kosten verschuldigd aan de firma die het
betalingsverkeer (creditcard en eenmalige bank-
overschrijvingen) voor ons regelt en er zijn nu
eenmaal handelingen en dus kosten gemoeid
met het verzenden van kopieën en reproducties.
Zonder enige vorm van publiciteit of reclame
bereikten ons de afgelopen drie maanden via de
webwinkel een paar honderd bestellingen.
Het elektronisch bestellen en betalen is op zich
geen al te ingewikkelde service, maar heeft het
Gemeentearchief Rotterdam - als pionier binnen
de gemeente - toch de nodige hoofdbrekens
bezorgd. Zo moesten poorten in de firewall van
het gemeentelijk intranet worden opengezet om
het elektronisch betaalverkeer mogelijk te
maken en eerlijk is eerlijk: daarbij is men niet
over één nacht ijs gegaan. Een andere complica
tie: bij fotobestellingen krijg je al gauw te maken
met auteursrecht en soms kun je een foto pas
verstrekken na schriftelijke toestemming van de
rechthebbende. Het zijn dit soort uitzonderin
gen die stroomlijning van het bestelproces
moeilijk maken.
Van oudsher hief het Gemeentearchief Rotter
dam voor het openbaar maken van afbeeldingen
uit zijn collectie 'publicatierecht'. Dit moest
worden opgeteld bij de reproductiekosten en
daarnaast kon en kan de besteller nog gecon
fronteerd worden met auteursrecht, te voldoen
aan de rechthebbende. Personen/instellingen
die een foto wilden gebruiken in een niet-com-
merciële publicatie vroegen en kregen vaak vrij
stelling van publicatierecht. Daar ging dan wel
een briefwisseling overheen. Het publicatierecht
is afgeschaft, behalve bij audiovisueel materiaal,
om de bestelprocedure te vereenvoudigen. De
besteller maakt nu zelf de keuze uit een zakelijk
tarief (bijvoorbeeld bij gebruik in een commer
ciële publicatie) en een niet-zakelijk tarief (bij
voorbeeld bij privégebruik en gebruik in een
niet-commerciële publicatie). Voor auteursrecht
wordt de besteller gewezen op zijn of haar ver
antwoordelijkheden. Sommige fotografen/kun
stenaars hebben desondanks geen toestemming
gegeven voor weergave van hun werk op onze
website, zelfs niet in lage resolutie.
Aanpassing bedrijfsprocessen
Wil je dienstverlening op afstand plegen,
dan zul je de klant op afstand moeten kunnen
bedienen. Vragen moeten per e-mail kunnen
worden gesteld en beantwoord. Een aantal stan-
daardantwoorden is dan ook beschikbaar. Het
aantal e-mails dat het gemeentearchief krijgt, is
in ruim anderhalfjaar tijd toegenomen van een
paar honderd tot een paar duizend per jaar. De
vragen die ons via e-mail bereiken zijn veelal
oppervlakkig (heeft u iets over de wijk X?) en
kunnen met standaard-mails worden afgedaan.
'Echte' vragen worden behandeld als ingekomen
correspondentie. Het aantal bezoekers op de stu
diezalen loopt wat terug en waarschijnlijk is er
een verband met het toegenomen aantal mails.
Mensen met een eenvoudige
vraag laten een bezoek aan het
gemeentearchief achterwege.
De mensen die wel naar de stu
diezaal komen hebben zich
dankzij de website beter kun
nen voorbereiden en dat stelt
hogere eisen aan het niveau
van dienstverlening.
Het aantal (foto)bestellingen
via de website zal naar ver
wachting toenemen. Daarnaast
zijn er nog de gewone op de
zaal gepleegde bestellingen, waarbij we met
behulp van een goede kleurenprinter en digitale
camera een direct-klaar-service voor reproduc
ties gaan bieden. Routinebestellingen hoeven
dan niet meer naar onze foto-afdeling, die de
handen vrij krijgt voor hoogwaardiger bestel
werk en de bestellingen via de website.
Bedrijfsprocessen worden aangepast als gevolg
van de wisselwerking tussen de gewone en e-
dienstverlening.
De Beukelsdijk ter hoogte van de plek
waar de Heemraadsingel en de
Diergaardetunnel is gekomen, 1913.
Tekening O. DeConinck.
Collectie Gemeentearchief Rotterdam
Het gemeentearchief maakt voortdurend een
spagaat: het staat met één been in-de gemeente
lijke organisatie en met een ander been in de
archiefwereld. Eisen die de gemeente en het
archiefwezen aan digitalisering, ontsluiting en
beschikbaarstelling van archieven en collecties
stellen sporen soms niet met elkaar. In het kader
van het e-overheidprogramma heeft de gemeen
te Rotterdam onze elektronische dienstverlening
gesubsidieerd. Dit jaar en volgend jaar worden
de gemeentelijke diensten geacht over te stap
pen op een nieuw content management system. De
navigatie van onze website zal er aanzienlijk
door verbeteren, maar de hele website moet
weer op de schop. Versie nummer drie is in aan
tocht.
René Spork is hoofd van de sector Externe Dienstverlening bij
het Gemeentearchief Rotterdam. B
augustus 2003
archievenblad
