Intussen bij de (boven)buren.
VAN FEITEN TOT KENNIS
(vrij naar Freek de Jonge)
F.
de praktijk
de toekomstige terugplaatsing. Najaar
2001 was het 'rondje rijk' voltooid. De
bel voor de laatste ronde naar de over
brenging luidde.
De inventaris van de archieven van de
ministeries voor Algemeene Oorlogvoering
van het Koninkrijk (AOK) en van Algemene
Zaken (AZ), Kabinet van de Minister-
President (KMP) (1924)1942-1979(1989)
die op 3 maart ten doop werd gehouden,
is een getrouwe weerspiegeling van de
tien jaar archiefwerk. De drie gedeelten
uit de CAS-fase (periodebiokken en blok
'gedeponeerde archieven') zijn nog her
kenbaar maar voeren inmiddels één aan
sluitende bestanddeelnummering en
paginering. Een vierde deel geeft de
gebruikelijke inleiding: organisatie- en
archiefgeschiedenis, bewerkingsverant-
woording, toelichting op de openbaar
heidsregeling en gebruiksaanwijzing, en
verder drie indices op de beschrijvingen:
op topografische namen, persoonsna
men en namen van organisaties en
instellingen. Vier knapperig afgebakken
MAIS-broden, zeg maar.
De twee periodebiokken van het
eigenlijke KMP-archief zijn geordend vol
gens een systematiek die ontleend is aan
het registratuurplan dat in 1946 bij AOK
werd ingevoerd en nog steeds functio
neert, de 'gedeponeerde archieven' vol
gens een eenvoudige ad-hoc ordening.
Nieuw is echter dat in alle drie de hoofd
onderdelen eerst en vooral een indeling
is aangebracht naar de openbaarheidsre
gimes: eerst de volledig openbare eenhe
den, dan de voorwaardelijk openbare
(waarvoor ondertekening van een verkla
ring met de raadplegingsvoorwaarden
vereist is), en ten slotte de niet-openbare.
De indelingsrubrieken van de laatste
twee groepen zijn daartoe van 'voorloop
getallen' voorzien die de (automatische)
sortering van rubrieken en bijbehorende
eenheden mogelijk maakte. In het seg
ment 'openbare bescheiden' wordt door
middel van kopnoten verwezen naar de
twee andere, zodat de gebruiker met enig
bladeren toch een volledig overzicht
krijgt. Bij de niet-openbare eenheden
zijn steeds de duur en de wetsgrond van
de openbaarheidsbeperking aangegeven.
Weergave van de wetsgrond is onvermij
delijk omdat de leden 3 tot en met 7 van
AW95 naar gelang die wetsgronden
bevoegdheden regelen voor, dan wel ont
houden aan, de zorgdrager (na overbren
ging), de minister van OCenW en/of de
Ministerraad. Dat dwingt tot het zicht
baar maken van de wetsgronden.
AW95/1S/7 impliceert zelfs een 'WOB-
cyste' binnen AW9S door de referentie
aan het 'recht op informatie dat vooraf
gaand aan overbrenging van toepassing
was'. Dat recht werd toegemeten door de
oorspronkelijke zorgdrager. Maar diens
dagelijkse WOB-praktijk is niet bekend
aan de eindbeheerder, zodat lid 7 blijven
de betrokkenheid van de oorspronkelijke
zorgdrager bij het overgebrachte archief
meebrengt. Hoe gewrongen en omslach
tig dat ook kan uitpakken, die conse
quentie is in het proces-verbaal van 2
maart 2003 - alweer: voor het eerst - ver
ankerd.
En dan is er nog een vierde open
baarheidsregime. Een klein deel van iede
re deelinventaris wordt namelijk niet ter
inzage gegeven, omdat de betreffende
pagina's zijn aangemerkt als Stg. Zeer
Geheim in de zin van de Aanwijzingen. Op
de betrokken bescheiden rusten zonder
uitzondering openbaarheidsbeperkingen
ex AW95/15/l/b. De looptijd van deze
beperkingen is net zo weergegeven als
hiervoor is aangeduid, maar valt uit de
aard der zaak eveneens onder de rubrice
ring. Bij afloop van een openbaarheids
beperking vervalt tevens de rubricering
van de desbetreffende beschrijving. Die
kan dan in de 'gewone' inventaris wor
den toegevoegd, in de daarvoor gereser
veerde, nu nog lege rubriek. Deze bijzon
derheid is toegepast:
- bij bescheiden waarop art. 15 iuncto
55 WIV 2002 van toepassing zijn, met
inbegrip van de 'tijdelijke eenheden'
voor de BVD-gerubriceerden waarvan
de rubricering is gehandhaafd;
- voor bescheiden betreffende de beveili
ging van gebouwen en personen bij de
rijksdienst in het algemeen en bij het
ministerie van AZ in het bijzonder;
- voor bescheiden voortvloeiende uit of
rakende aan de eenheid van de Kroon
en/of de ministeriële verantwoordelijk
heid voor het Koninklijk Huis in staats
rechtelijke zin, zulks naar gelang de
wetgeving die geldig was in de tijd
waaruit de bescheiden stammen.
De geleding naar openbaarheidsregi
me in archief en inventaris is ingegeven
door beheersmatige overwegingen. Een
sluitende bewaking van openbaarheids
beperkingen maakt het, gezien het aantal
eenheden dat onder openbaarheidsbe
perking is gekomen, wenselijk om eenhe
den onder eenzelfde regime ook fysiek
bijeen te plaatsen in het depot. Ver
gissingen of erger in het verkeer naar en
van de studiezaal worden zo effectief uit
gesloten. De verwachting dat de verkor
ting van de overbrengingstermijn een
aanzienlijke toename van eenheden
onder openbaarheidsbeperking zal gene
reren, in het bijzonder van beperkingen
uit hoofde van staats- en/of bondgenoot
schappelijke belangen, impliceert im
mers toenemende aandacht en voorzie
ningen voor de bewaking ervan - op
straffe van inbreuken die aan het imago
van de eindbeheerder ernstig afbreuk
kunnen doen. Bijkomend voordeel is het
zicht op de kwantitatieve verdeling van
het archiefmetrage over de verschillende
regimes. In het KMP-geval blijkt dan
krap-aan 82 procent geheel openbaar,
bijna 11 procent voorwaardelijk open
baar, en 7,4 procent niet openbaar, waar
van 3,9 verantwoord in de gerubriceerde
inventarisgedeelten.
'24/7'
Zeker in het licht van de scrupules
die bij AZ gedurende de tienjarige bewer
king voelbaar waren, mag de overbren
ging van 3 maart 2003 een 'monument
van openbaarheid' heten: openbaarheid
van bestuur en bescherming van staats- en
bondgenootschappelijke belangen zijn tot
een subtiel evenwicht gebracht, dat in
zijn kwantitatieve uitkomst ieders ver
wachting overtreft. En dat zonder één
onvertogen woord. Dat de KMP-inventa-
ris als eerste in Nederland in de laatste
release van de internationale standaard
Encoded Archival Description (EAD) '24/7'
raadpleegbaar is via internet, is een pri
meur die inmiddels gretig aftrek vindt.
18
informatiemanagement
Eén van de dingen die 'bibliotheek'
en 'archief' gemeen hebben is dat deze
termen worden gebruikt om zowel de
instelling, de collectie als het gebouw
waar de instelling is gehuisvest aan te
duiden. Bovendien is in beide gevallen
de functie van de 'baas (m/v)' van de
instelling ook nog eens afgeleid van de
instelling. Daarvan ken ik niet veel meer
voorbeelden.
Maar daar wilde ik het deze keer niet over
hebben. Wel over de invloed van de wis
selwerking techniek <=t> differentiatie
globalisering voor de beroepspraktijk
van de informatieprofessional. In het
beschavingsproces kunnen we drie ont
wikkelingen onderscheiden: technologi-
sering (toenemende technische beheer
sing van natuurkrachten), differentiëring
(toenemende maatschappelijke verschei
denheid) en globalisering (uitbreiding
van afhankelijkheidsnetwerken). Hoewel
het beschavingsproces autonoom ver
loopt, zijn de onderliggende ontwikke
lingen niet onafhankelijk van elkaar,
maar beïnvloeden ze elkaar. Meer tech
niek maakt differentiatie mogelijk en dif
ferentiatie vraagt weer om nieuwe tech
nologie. Tegelijkertijd maken we ons
steeds afhankelijker van de door ons
gecreëerde techniek en gespecialiseerde
instellingen en functies.
De allereerste informatieprofessionals
ontstonden in de Westerse wereld zo'n
5000 jaar geleden toen in Mesopotamië
mensen de zorg op zich namen over de
eerste kleitabletten, die door de informa
tiewerkers waren gecreëerd. Daarbij kwa
men meteen de contouren van het vak
gebied in beeld. Hoe kon je de verschil
lende tabletten uit elkaar houden, waar
moest je ze bewaren, hoe moest je ze
bewaren, wie mocht kennis nemen van
de 'inhoud' enz. Uit die functionaliteit
hebben zich in het differentiëringsproces
instellingen als archief, bibliotheek en
museum ontwikkeld, elk met eigen oplei
dingen, eigen congressen en eigen
(wetenschappelijke) tijdschriften. Dat
differentiëringsproces heeft er vervolgens
toe geleid dat er weer een variatie aan
archieven, bibliotheken en musea is ont
staan. Als ik mij beperk tot het archief
dan vinden we in Nederland niet alleen
verschillende beroepsverenigingen van
archivarissen en verschillende tijdschrif
ten, maar ook verschillende opleidings
trajecten. De scheidslijn ligt voorname
lijk tussen openbaar en bedrijfsarchief.
De KVAN naast de NVBA, de SOD en de
GO naast de Archiefschool. De nieuwe
opleiding Documentatie informatiewe
tenschap bij de Universiteit van Amster
dam breekt met die differentiatie en richt
zich op een geïntegreerde aanpak van
informatie in de organisatie, ongeacht
het type organisatie.
Na de automatisering van processen was
het vooral de digitalisering van de infor
matie zelf, die de bewoners van de diverse
ivoren torens verleidde om over de rand
te kijken om te zien hoe men in de aan
palende panden met deze problematiek
omging. De aankondiging van een eerste
miniseminar dat door de NVBA regio
Midden Nederland in maart jl. werd geor
ganiseerd, bood mij de mogelijkheid om
een kijkje te nemen bij de 'buren' in het
bedrijfsarchief om te zien wat daar als
centrale thema's worden beschouwd. Dit
eerste seminar had als titel:
'Bedrijfsarchivaris, recordmanager of
informatiespecialist'. Deze eerste verken
ning had vooral het karakter van een
behoeftebepaling. Het doel van de gehele
serie is het uitwisselen van kennis en
ervaring over allerlei ontwikkelingen op
het vakgebied.
Voor de eerste bijeenkomst waren vier
thema's geformuleerd: Ontwikkelingen
Archieffuncties, Ontwikkelingen Vakge
bied, Ontwikkelingen Organisatie en
Ontwikkelingen Technologie. Uit prakti
sche overwegingen werden ter plaatse de
thema's Ontwikkelingen Vakgebied en
Ontwikkelingen Technologie samenge
voegd. Na afloop van de workshops die
ongeveer drie kwartier in beslag namen,
werden in een plenaire sessie de uitkom
sten besproken. In het vorige nummer
van het Archievenblad is op de NVBA-
pagina's uitgebreid over de bijeenkomst
gerapporteerd. Ik wil mij hier beperken
tot mijn algemene indrukken.
Allereerst, het was een bijzonder geani
meerde bijeenkomst met een heel hoge
participatiegraad van de deelnemers. De
belangrijkste conclusie was misschien wel
dat ook hier de functie van het archief
steeds minder als een eindstation in een
documentproces wordt gezien, maar dat
de functie steeds meer opschuift naar de
plaats waar informatie de organisatie bin
nenkomt of gecreëerd wordt. Daarnaast is
er een verschuiving van de aandacht voor
documentsoorten naar aandacht voor de
informatie zelf. Dit leidt weer tot samen
werking met bijvoorbeeld bibliotheek- en
documentatie-afdelingen en het ontstaan
van nieuwe functies en nieuwe benamin
gen voor bestaande functies zoals: kennis
centrum, informatiemanager, document
manager en kennismakelaar. Hierdoor
wordt de functie van (bedrijfs)archivaris
beleidsmatiger, fijnmaziger en strekt deze
zich over meerdere terreinen uit. Het
spreekt dan ook vanzelf dat dit nieuwe
eisen stelt aan de vaardigheden en func
tionele eisen van de archivaris, waarvoor
(bij)scholing nodig is.
Niet echt verrassend dus, maar wel heel
begrijpelijk en zeker aanleiding om eens
na te denken of de oude gescheiden tra
jecten in de opleiding(en) nog wel zo
gescheiden moeten blijven.
P.S. Het opnieuw invullen van een acro
niem is een manier om blijk te geven van
een veranderde visie van een organisatie
ten aanzien van de doelgroep. Zo presen
teert de NVBA (vroeger: Nederlandse
Vereniging van BedrijfsArchivarissen)
zich nu als 'Vereniging van en voor perso
nen werkzaam in het beheer van organi
satie-eigen informatie' (www.nvba-
info.nl) en noemt de NVB (vroeger:
Nederlandse Vereniging van Bibliotheca
rissen) zich thans 'Nederlandse Vere
niging voor Beroepsbeoefenaren in de
bibliotheek-, informatie- en kennissector'
(www.nvb-online.nl).
19
Het brood gebakken
Openbaarheid als ordeningsprincipe
Bijzondere belangen, bijzondere voorzieningen
'Scheiding der beesten'
Hein Jongbloed is projectleider bij het Nationaal
Archief en eindbewerker van het KMP-archief.
archievenblad
juni 2003
Door Albert Boekhorst*
Albert Boekhorst (albert.boekhorst@hum.uva.nl) is
als informatiewetenschapper verbonden aan de
Universiteit van Amsterdam, de Universiteit van
Pretoria en de Archiefschool.
juni 2003
archievenblad
