Emotie en archiefterminologie
«te
«f
KVAN nieuws
Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland
42 I
Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland
Nieuwe voorzitter Charles Noordam:
'KVAN is er voor bezinning en bezieling'
Hp
Maatschappelijke ontwikkeling leidt tot
de generatie van nieuwe begrippen, en
dat geldt ook voor een vaktaal. In het
geval van de Archiefterminologie is dat bij
voorbeeld de automatisering, maar zeker
ook de ontwikkeling van nieuwe archief
wetgeving. Vandaar dat de archieftermi
nologie nu sinds 1962 zijn derde editie
beleeft. Maar deze maatschappelijke ont
wikkelingen op zich hebben niets te
maken met de autonome wetten van de
taalontwikkeling.
Archiefterminologie behandelt een deel
van de taai, weliswaar een vaktaal, maar
toch een taal, waarop deze algemene
taalwetten van toepassing zijn. Er zijn
twee van die algemene wetten relevant.
De ene is de algemene neiging van de
taalgebruikers tot slordigheid en vervlak
king. De mens is van nature lui. Een
voorbeeld is het half inslikken van woor
den, waardoor deze uiteindelijk van
vorm veranderen, zoals het vervallen van
weder tot weer.
Het andere, min of meer tegengestelde,
verschijnsel is het toevoegen van een
emotionele lading of prestige aan ver
vlakte woorden. Dat hoeven dus niet
dezelfde woorden te zijn die net vervlakt
zijn, want het woord 'weer' heeft nooit
een nieuwe extra lading gekregen. Dat
geldt zowel voor het substantivum weer,
dat soms wel tot weersgesteldheid wordt
verduidelijkt, als voor het bijwoord weer
in de betekenis 'opnieuw'.
Het toevoegen van emoties en prestige
kan op verschillende manieren. Eén
ervan is het gebruik van een woord uit
een vreemde taal, momenteel vooral het
Engels, maar vroeger het Frans. Een
andere vorm is de toevoeging van op
zich betekenisloze klanken, bijvoorbeeld
de letter s in 'moeders', als je het over een
bepaalde vrouw hebt in haar specifieke
moederlijke taakuitoefening. De uitgang
van het verkleinwoord is een ander voor
beeld; die verliest na verloop van tijd de
verkleinende betekenis; een meisje (van
maagd of meid) hoeft niet klein te zijn.
In het Italiaans en Spaans is het Latijnse
woord voor zon ongewijzigd gehand
haafd, sole of sol, maar het zo plechtig
Frans klinkende soleil is eigenlijk de ver
vlakte vorm van het verkleinwoord solel-
lus, zonnetje.
Soms bereikt men de emotie ook door
een bepaalde intonatie aan een woord
toe te voegen, dat normaal een andere
betekenis heeft. Het meest universele
begrip dat ook voor ons vak relevant is,
of liever gezegd voor deze inleiding, is
het met een bepaalde intonatie uitge
sproken woord 'stuk' in de betekenis oog
verblindende jongedame. In die beteke
nis komt het alleen in het Nederlands
voor, en bovendien alleen in het enkel
voud. Een groep stukken vindt u niet in
de disco, en de archiefstukken alleen in
het kantoortje. Anders dan 'meisje' komt
het woord 'stuk' in deze betekenis ook
niet als verkleinwoord voor.
Soms komt een uitgesproken plat woord
in gebruik in plaats van een gangbaar
maar versleten net woord. In alle
Romaanse talen is het gewone woord
voor paard, equus, vervangen door cabal-
lus, dat oorspronkelijk de emotionele bij
betekenis van 'knol' had. De platte bete
kenis is vervolgens afgevlakt tot de neu
trale, want een cavaliere is een nobele
ridder en geen schillenboer.
Het archiefwettelijke woord archiefbe
scheiden is voor het moderne taalgevoel
onmiskenbaar ouderwets, of overdreven
ambtelijk. Het synoniem archivalia, ook
alleen meervoud, wordt daarnaast het
meest in een wetenschappelijke context
gebruikt. Vandaar dat er naast 'archiefbe
scheiden' als meest gangbare meervouds
vorm 'archiefstukken' wordt opgevoerd.
Dat is een neutraal woord, dat blijkbaar
geleidelijk aan als een versleten woord
wordt gevoeld.
Want misschien als gevolg van het
geweld van de informaticatechnologie
ontstond bij een aantal vakgenoten de
behoefte aan een woord, dat meer presti
ge heeft, en dat werd het archiefdocu
ment. In de begrippenlijst van de
Softwarespecificaties voor Records
management Applicaties voor de Neder
landse overheid (Remano) vindt u bij
archiefbescheiden en archiefstuk geen
definitie, maar alleen de verwijzing naar
archiefdocument. En daar staat: 'We han
teren in alle rapporten de term archiefdo
cumenten om te onderstrepen dat
archiefbescheiden documenten zijn.'
Dat archiefbescheiden inderdaad docu
menten zijn had nooit iemand in twijfel
getrokken, en in de toelichting bij defini
ties 3 (document en stuk) en 8 (archief
stuk) vindt u dat nog eens extra, maar
taalontwikkeling is een autonoom ver
schijnsel, dat zich onder alle mensen
voordoet. Archiefdocument lijkt ook qua
woord- en geluidsvorm verdacht veel op
het Engelse archival document. Zo blijkt
maar weer dat archivarissen ook net
mensen zijn.
Ik vind dat men in de vaktaal geen nieu
we woorden moet introduceren, als die
niet voor de ontwikkeling van het vak
noodzakelijk zijn. Dat die noodzaak in
dit geval ontbreekt, moge blijken uit het
volgende.
In een discussie met de collega's van de
afdeling automatisering van de provincie
Drenthe kwam aan de orde, dat voor de
langduriger bewaring van de e-mail en
aanverwante zaken de capaciteit van de
servers moest worden uitgebreid. Op het
ogenblik worden alle e-mailberichten na
honderd dagen automatisch uit het sys
teem verwijderd, en de verkeersgegevens
na een week. In beide gevallen is dat dus
in strijd met de wet. Nu bestaat de gehele
inhoud van de provinciale kantoorauto
matisering uit documenten, waarvan het
merendeel geen archiefbescheiden in de
zin van de wet zijn. De ICT-collega's wil
den voor de berekening van de benodig
de extra capaciteit weten welke catego
rieën documenten onder de archiefwet
geving vallen, met andere woorden, het
bestanddeel 'archief-' in archiefbeschei
den moest nader worden toegelicht. Het
woorddeel 'document' interesseerde ze
absoluut niet. Als verduidelijking van het
woorddeel 'archief-' is onder meer gehan
teerd 'bewijsstukken' (natuurlijk niet:
'bewijsdocumenten').
Archiefdocumenten komen in geen
enkele wetgeving voor, voegen inhoude
lijk niets toe en veroorzaken daardoor
1 archievenblad juni 2003
dan ook alleen maar verwarring. Dat
is de reden dat het gebruik van de
term in de toelichting bij definitie 8
wordt ontmoedigd.
Dat neemt zoals gezegd niet weg, dat
de taal en dus ook de vaktaal, autono
me ontwikkeling kent. Het is dan ook
helemaal niet uitgesloten dat in de
volgende editie van de Archiefter
minologie het archiefdocument ofwel
helemaal niet meer voorkomt ofwel
het gewonnen heeft van het archief
stuk. Of het archiefdocument thuis
hoort in de categorie 'zonnetje' of
'knol' kan ieder dan voor zich uitma
ken. Ik heb in ieder geval liever een
onvervalst 'stuk' dan een 'knol'.
Misschien kunnen we voor het e-
mailbericht, voor zover het onder de
archiefwetgeving valt, het woord
'archiefstukje' invoeren.
Er zijn talloze begrippen in de termi
nologie, die elkaar geheel of gedeelte
lijk overlappen. Voor elk van die
begrippen zou men redeneringen als
hierboven geschetst kunnen uitwer
ken. In sommige gevallen was er heel
wat hersengymnastiek en haarklove
rij nodig om tot een bevredigend
resultaat te komen. Wij, de gezamen
lijke redactie, hebben al dat soort din
gen in het midden gelaten, maar uit
eindelijk moesten wij wel keuzes
maken. Daarom is archiefterminolo
gie leuk. Ik hoop dat ook de toekom
stige auteur van een vierde editie daar
bijtijds achter zal komen.
Arnold den Teuling
Dit is een bewerking van de inleiding
gehouden bij de aanbieding van de
Archiefterminologie voor Nederland en
Vlaanderen door de voorzitter van de
Stichting Archief Publicaties aan de
voorzitter van de Koninklijke Vere
niging van Archivarissen in Nederland
op 16 april 2003 in Nieuwspoort te
Den Haag.
HP
In archievenland is hij geen onbekende, de
nieuwe voorzitter van de KVAN. Charles
Noordam, gemeentarchivaris van Den
Haag, heeft er zin in om de vereniging uit
het slop te trekken. Er is een moeilijke
periode van wegvallen van subsidie en vin
den van nieuwe wegen om als vereniging
te overleven achter de rug. Tijd voor een
interview dus, want als trouw bezoeker van
de ledenvergaderingen (en hoofdredac
teur) ben ik zeer benieuwd naar de visie
van de nieuwe voorzitter over hoe onze
meer dan een eeuw oude koninklijke een
nieuwe toekomst tegemoet kan gaan.
Een van mijn eerste vragen is dus: Waarom
wilde je zo graag voorzitter worden?
Charles antwoordt dat het eigenlijk een
beetje besloten lag in de twee laatste alge
mene ledenvergaderingen, waar het er
even op leek dat we na ruim 110 jaar van
het bestaan het einde tegemoet gingen.
Voor de meeste leden was (is) de KVAN niet
meer het natuurlijke focuspunt, er is veel
versnippering gekomen. De aandacht is
verdeeld over DIVA, ICT-projecten, RHC-
vorming en ook de Archiefschool is sinds
de inbedding in het reguliere onderwijs
niet meer de zo sterk samenbindende fac
tor in het beroepsveld. Door dat laatste is
ook de natuurlijke aanwas voor de vereni
ging voor het grootste deel verloren
gegaan. Gevolg van de versnippering is dat
iedereen het druk, druk, druk heeft en het
beslag op mensen om vrijwillige inzet te
geven voor de vereniging behoorlijk is
teruggelopen. Door die versnippering ont
stonden er vele deelbelangen en zien velen
elkaar niet meer, waardoor ook verlies aan
samenbinding is ontstaan. Charles: "Ik was
het er niet mee eens dat er geen toekomst
voor de vereniging zou zijn. Ik ben voor
een herkenbare beroepsvereniging. Ik ben
dus een roeper, daarom gevraagd als nieu
we voorzitter en kon dus niet meer weige
ren. Het voelt dus meer als een opdracht
om er ook werkelijk iets van te maken. Het
was dus niet zo van, ik ga eens op het heer
lijke pluche van een voor de archiefwereld
belangrijke functie zitten." Zijn eerste taak
is het bestuur weer op 'oorlogssterkte' te
brengen. Gelijktijdig moet er worden
bezien welke samenhang er tussen de ver
schillende clubs gebracht kan worden,
zodat de individuele beroepsbeoefenaren
een plaats krijgen voor bezinning en bezie
ling en niet alleen voor de zakelijke kant
van het vak. Met de DIVA en dergelijke
moet dus nooit een concurrentiepositie
ontstaan, maar waar mogelijk moeten de
handen ineen om elkaar te versterken. In
eerste gesprekken met Richard Hermans
van DIVA bijvoorbeeld is al afgesproken dat
ook hij daartoe bereid is. Met onze natio
naal archivaris, Maarten van Boven, is
inmiddels afgesproken dat de KVAN
medeorganisator wordt van de Eric
Ketelaarlezing. Een van de punten in
Charles' plan van aanpak wordt dus te
bezien of voor bijeenkomsten met en van
andere clubs een integratie tot stand kan
komen. Alles onder het motto: 'Je komt
elkaar weer tegen bij de KVAN'. Wellicht in
een soort ICA-model, waar in een aantal
opvolgende dagen sessies zijn voor de ver
schillende interessegroepen en ruimte is
voor ledenvergaderingen van de diverse
verenigingen. In de mening van Charles:
"De KVAN gaat nog steeds over het geheel.
Er blijven ondanks de versnippering en
inbedding van archiefdiensten in grotere
erfgoedkopels beroepsbeoefenaren, archiva
rissen dus. Zonder vereniging is er geen
beroep. Daarom moet de KVAN blijven of
weer worden wat het was: een vereniging
waar iedereen elkaar ontmoet, van directeur
tot trainee en waar iedereen als lid gelijke
zeggingskracht heeft en op de zeepkist kan
gaan staan." Het gaat daarin in eerste aan
leg niet om zakelijkheid of prestaties, maar
meer om de samenhang dus. Charles heeft
een paper in voorbereiding over de herposi
tionering van de KVAN als beroepsvereni
ging. En nu maar hopen dat zijn plan
en de vereniging een revival beleeft!
Roelof Braad
werkt
juni 2003
archievenblad
