Convenant Archieven w vruchten af
praktijk
/nferactief archief
Door Harrie-Jan Metselaars*
Archieven moeten voor een breder en groter publiek toegankelijk worden. Daar is men het in
de archiefwereld allang over eens. De vraag is alleen: hoe? Welke nieuwe doelgroepen zijn
met succes te verleiden om archieven te gebruiken? En met welk aanbod en kwaliteitsniveau
zijn de huidige en potentiële klanten tevreden? Inmiddels zijn de eerste resultaten bekend
van een marktonderzoek onder gebruikers en niet-gebruikers van archieven, dat zicht geeft
op (potentiële) doelgroepen en hun wensen. Hierin wordt bijvoorbeeld het beeld onderuit
gehaald dat archiefbezoekers vooral oude mannen zijn: het aandeel vijftigplussers is niet
hoger dan in de Nederlandse bevolking (38 procent).
Dit onderzoek vloeit voort uit het
convenant Archieven, dat vorig jaar juli is
afgesloten door het ministerie van
OCenW, het IPO, de VNG en de Unie van
Waterschappen. Deze overheden onder
zoeken gezamenlijk hoe de toegankelijk
heid van archieven vergroot kan worden.
Interactief archief: gezamenlijke verantwoor
delijkheid
Is het archiefbestel aan vernieuwing
toe? Deze vraag ging steeds sterker leven
toen zich eind jaren negentig belangrijke
ontwikkelingen voordeden, zoals de vor
ming van regionale historische centra en
de mogelijkheden van ICT in de dienst
verlening. Zijn die ontwikkelingen vol
doende om aan de wensen van het
publiek te voldoen en maken ze een ande
re inrichting van het archiefwezen niet
noodzakelijk?
Op initiatief van de staatssecretaris van
Cultuur is hierover in 2000 en 2001 een
discussie gevoerd. Niet alleen met het
archiefveld, maar ook met provinciale en
lokale bestuurders en beleidsmakers.
Resultaat was de beleidsbrief Interactief
archief. Hierin geeft de staatssecretaris aan
dat het ontwikkelen van een nieuw bestel
en archiefbeleid dat gericht is op het ver
groten van het publieksbereik van archie
ven, een gezamenlijke verantwoordelijk
heid is van de betrokken overheden.
Bestuurders en beleidsmakers zullen ech
ter niet zonder goede argumenten overwe
gen meer in archieven te investeren. Eerst
moet duidelijk zijn of er voldoende markt
potentieel is voor archiefinformatie, welke
maatregelen nodig zijn om dit aan te
boren, en wat de kosten en baten zullen
zijn. Ook archiefbeherende instellingen
hebben meer informatie nodig om verant
woorde beleids- en investeringsbeslissin
gen te kunnen nemen. Deze kennis is nu
nog niet voorhanden.
Daarom hebben OCenW, IPO, VNG en de
Unie van Waterschappen een convenant
gesloten om gezamenlijk de kennislacu
nes op te vullen door het uitvoeren van
drie onderzoeken en enkele pilotprojec-
ten. Voor de uitvoering heeft de staatsse
cretaris een bedrag van 900.000 euro
beschikbaar gesteld. De onderzoeken naar
de rechtsvorm van de regionale centra en
de toezichtsfunctie moeten nog van start
gaan. De vier pilots die momenteel gepro
grammeerd zijn, worden in de loop van
2003 en 2004 uitgevoerd. Van het onder
zoek naar kwaliteitsnormen zijn de eerste
resultaten inmiddels bekend.
Kwaliteitsnormen voor archiefinstellingen
Historische archieven zijn openbaar
en kosteloos te raadplegen; ze bevatten
informatie waarvoor veel belangstelling is.
Maar niet iedere geïnteresseerde komt ook
met die informatie in aanraking. Dat is de
reden om te onderzoeken met welke dien
sten archieven een groter publiek kunnen
bereiken. Vanzelfsprekend kan niet iedere
archiefinstelling gebruikers hetzelfde
niveau van dienstverlening bieden.
Daarom worden er kwaliteitsnormen ont
wikkeld voor verschillende dienstverle
ningsniveaus, waarbij gedefinieerd wordt
wat nodig is om deze niveaus te halen.
Het streven is binnen het archiefveld
overeenstemming te bereiken over een
minimumniveau waaraan toegankelijk
heid van archieven in elk geval moet vol
doen. Bij de hogere niveaus waarvoor
individuele archiefinstellingen of de voor
hen verantwoordelijke overheden kunnen
kiezen, valt te denken aan cultuureduca
tie, cultuurtoerisme of het beleven van
eigen identiteit.
Het onderzoek naar kwaliteitsnormen
wordt, onder leiding van DIVA, uitge
voerd door IOO (bureau voor economisch
onderzoek in de publieke sector). Dit
onderzoek sluit zeer nauw aan bij de pilot
die in de drie noordelijke provincies
gestart is. Hierin worden enkele nieuwe
dienstverleningsconcepten ontwikkeld en
getoetst bij oude en nieuwe doelgroepen.
Eerste resultaten en vervolg kwaliteitsonder
zoek
Een marktverkenning maakt deel uit
van het kwaliteitsonderzoek. De eerste
resultaten zijn verrassend (zie voor een
uitgebreider verslag ook www.divakoe-
pel.nl).
Percentages gebruikers en niet-gebruikers van
archiefdiensten
Twintig procent van de Nederlanders
heeft weieens een archief bezocht. Van
deze groep is het voor circa 60 procent
meer dan drie jaar geleden dat ze een
archiefinstelling hebben bezocht; circa
40 procent heeft het bij één bezoek gela
ten. Zeven van de tien bezoekers komen
met een informatievraag en drie van de
tien bezoekers komen vanwege een
open dag, een tentoonstelling, een
excursie of gewoon vanuit nieuwsgierig
heid. Dit blijkt uit een telefonische
enquête onder een representatieve
steekproef van de Nederlandse bevol
king.
Tien procent van de bevolking zegt wei
eens overwogen te hebben een archief
te bezoeken, maar heeft daar om uiteen
lopende redenen van afgezien.
Gebruikers van archieven hebben
gemiddeld een sterkere belangstelling
voor cultuur, geschiedenis en politiek
dan niet-gebruikers. Hun opleidingsni
veau ligt iets hoger, en vrouwen zijn
minder goed vertegenwoordigd. In
tegenstelling tot wat velen denken,
maken ouderen niet een buitenpropor
tioneel deel uit van het klantenbestand:
38 procent is ouder dan vijftig, evenveel
als in de Nederlandse bevolking als
geheel.
Redenen van archiefbezoek
Van de bezoekers komt 70 procent met
persoonlijke motieven. Dat kan varië
ren van stamboomonderzoek, informa
tie over de woonomgeving of streek,
bouwtekeningen tot historische infor
matie.
Vijftien procent bezoekt het archief
voor het werk en eveneens 15 procent
voor studiedoeleinden.
Tentoonstellingen, open dagen en der
gelijke activiteiten zijn nauwelijks aan
leiding opnieuw een archief te bezoeken
(4 procent).
Aan niet-recente en eenmalige bezoe
kers is in een verdiepend onderzoek
gevraagd waarom het slechts bij een
enkel bezoek is gebleven. Voor 70 pro
cent was de informatievraag beant
woord en 84 procent gaf aan dat er geen
nieuwe informatiebehoefte was. Als die
behoefte zich wel voordeed, kiest men
in een kwart van de gevallen voor inter
net of bronnen dichterbij om antwoord
op de vraag te zoeken.
De kwaliteit van de dienstverlening is
geen reden om zelden een archief te
bezoeken: 90 procent is zeer tevreden
over zowel dienstverlening als toegan
kelijkheid van de archieven. 86 procent
vond de gewenste informatie.
Toegang via internet
Iets meer dan de helft van de bevolking
zou het aantrekkelijk vinden om infor
matie uit archieven via internet te kun
nen verkrijgen (53 procent). Vijftig pro
cent zegt dat men van dergelijke moge
lijkheden in de toekomst ook gebruik
zal maken en van deze groep zegt zelfs
62 procent dat men voor deze mogelijk
heid een beperkt bedrag zou over heb
ben.
Internet is aantrekkelijk vanwege het
gemak (40 procent), de vrijheid om een
archief virtueel te bezoeken wanneer
het de bezoeker schikt (27 procent) en
vanwege de tijdbesparing omdat een
fysiek bezoek van een archief veel tijd
kost (21 procent).
Bij ongeveer 25 tot 40 procent van
degenen die nu nog nooit een archief
hebben bezocht (70 procent van de
bevolking) bestaat de kans dat zij wel
virtuele bezoekers van archieven kun
nen worden.
Dit was de stand van zaken half april. De
volgende stap was dit inzicht te vertalen
in dienstverleningsconcepten waarmee zo
veel mogelijk potentiële gebruikers tot
werkelijke gebruikers kunnen worden
gemaakt. Anders gezegd: aan welke kwali
teitsnormen moet dienstverlening op
archiefgebied voldoen, wil het gebruikers
vinden. Welk publiek, zowel naar omvang
m
als samenstelling, wordt met welke pro
ducten bereikt? Het gaat er daarbij niet
alleen om wat de wensen van het publiek
zijn. Ook telt mee hoeveel tijd en geld ver
schillende publieksgroepen willen inves
teren om in hun informatiebehoefte te
voorzien.
Half juni zullen in een drietal workshops
groepsdiscussies worden gehouden over
de verschillende kwaliteitsstandaarden die
op basis van dit onderzoek door IOO zijn
ontwikkeld. Daarvoor worden deskundi
gen van binnen en buiten het archiefveld
uitgenodigd.
Op 26 juni krijgt de archiefwereld in zijn
geheel in Utrecht de gelegenheid over de
uitkomsten van deze workshops te discus
siëren. In de laatste fase van het onder
zoek moet duidelijk worden wat de orga
nisatorische en financiële consequenties
zijn van het toepassen van deze kwaliteits
normen. Het eindrapport van het kwali
teitsonderzoek verschijnt in het najaar
van 2003.
Pilots: betere dienstverlening door samen
werking
Het convenant Archieven voorziet
ook in de uitvoering van een aantal pilot-
projecten. Vier pilots zijn inmiddels van
start gegaan. De pilotprojecten moeten
inzicht geven in hoe de kwaliteit van de
dienstverlening kan verbeteren door meer
samen te werken. Daarbij gaat het niet
alleen om samenwerking tussen archiefin
stellingen. Ook andere instellingen spelen
hierbij een rol. Zo wordt in Overijssel en
Noord-Brabant bekeken hoe distributie
van informatie uit centraal opgeslagen
archieven via lokale bibliotheken en
soortgelijke instellingen kan plaatsvin
den. In het oosten van Gelderland wordt
een regionaal historisch digitaal netwerk
gerealiseerd van dertig gemeenten, een
waterschap en een bibliotheek. Een ande
re (nog definitief te bepalen) pilot maakt
duidelijk hoe een grote archiefdienst pro
ducten kan ontwikkelen voor kleinere
gemeenten die niet bij een archiefdienst
zijn aangesloten. Hierdoor kunnen die
gemeenten in de behoefte aan historische
informatie van hun bewoners voorzien.
Alle pilots moeten voorbeelden opleveren
voor toepassing elders. Resultaten van
zowel de pilots als de onderzoeken wor
den gratis ter beschikking gesteld voor
archiefinstellingen. Ook is het de bedoe
ling dat de pilots zicht bieden op wat
nodig is om de geïnitieerde samenwer
kingsverbanden ook op langere termijn in
stand te houden.
Rechtsvorm en toezicht
Met het oog op kwaliteitsverbetering
gaan archiefinstellingen steeds vaker op in
grotere gehelen. Regionale historische
centra waar de rijksarchieven deel van uit
maken, zijn daar een voorbeeld van.
Vanwege de publiekrechtelijke status van
de archieven, moeten deze bredere instel
lingen ook een publiekrechtelijke vorm
krijgen, terwijl hun partners die meestal
niet hebben. Ook bij het samengaan van
gemeentearchieven met andere culturele
instellingen doet zich dit probleem voor.
Een onderzoek moet uitwijzen of alterna
tieve rechtsvormen mogelijk zijn.
Het derde onderzoek in het convenant
Archieven draait om de vraag of de
bestaande vormen van toezicht niet
anders moeten worden ingericht.
Alle onderzoeken en pilots zijn eind 2004
afgerond. Dan zullen de betrokken over
heden moeten besluiten wat dit alles con
creet voor het archiefbestel kan gaan bete
kenen. Intussen wordt het archiefveld zo
veel mogelijk bij de onderzoeken en pilots
betrokken. Wie meer wil weten over het
verloop van de onderzoeken en de pilots
kan in ieder geval terecht op de websites
van de convenantpartners en DIVA.
Harrie-Jan Metselaars is werkzaam bij het Nationaal
Archief en lid van de begeleidingsgroep uitvoering con
venant Archieven. Met dank aan Christine Swankhuisen
(Tabula Rasa) en Koos van Dijken (100).
Op dondermiddag 26 juni a.s. is er van
13.00 tot 17.00 uur in Utrecht een conferen
tie waar de resultaten van het IOO-onder-
zoek worden gepresenteerd. Zie voor het
definitieve programma: www.divakoepel.nl.
