OMEFA
armac
functie
design
Rekken en kasten
Archiefrekken
Studie- en IT-tafels
Dealing en control desks
Conservation for Future Generation
Preservation Microverfilming
Bibliotheken en archieven met een historische en/of culturele collectie
verdienen de bijzondere conserveringsmethodiek 'Preservation Microfilming'
van Karmac Microfilm Systems. Hiermee worden boek- en krantenpagina's,
tekeningen, muziekbladen en andere waardevolle documenten zodanig op microfilm
vastgelegd, dat de werken gegarandeerd nog 500 jaar raadpleegbaar zijn.
Boekscanning
Karmac Microfilm Systems heeft voor u geïnvesteerd in de nieuwste generatie
digitale boekscanners met boekenwip, waardoor uw boeken tijdens het scannen
niet beschadigen. Wij digitaliseren uw boeken, kranten of registers in zwart/wit,
grijswaarden of zelfs in kleur, t/m formaat Al. De bestanden kunnen aangeleverd
cd-rom en in verschillende bestandsformaten. Om het e.e.a. te onsluiten verzorgen wij een
index volgens uw wensen.
Wilt u een vrijblijvende afspraak maken en/of documentatie ontvangen
van onze diensten of producten. Aarzel dan niet, en bel met nummer
0320-286964 of mail naar: verkoop.kms@karmac.nl
www. karmacnl
Karmac Microfilm Systems kan u tevens van dienst zijn bij:
Document- en tekeningverfilming
Dupliceren van alle formaten microfilm
Microfilmscanning
Opslag van microfilm en documenten
Levering van Canon microfilmapparatuur en opbergmiddelen
de praktijk
In de Find Index zitten de termen van gisteren
en vandaag, gerelateerd aan de activiteiten die
de markt vraagt of aan het aanbod dat wordt
opgediend. Maar hoe zit het met nieuwe pro
ducten of diensten? De informatie hierover is
meestal wel in het 'documentenheelal' voorhan
den.
De afdeling PIA (profiel en indexarchitecten)
moet voor deze klus van zoeken naar nieuwe ter
men uitgerust worden. Via een bronnenonder
zoek in interne bestanden en extern via bijvoor
beeld internet kunnen met behulp van full text
retrieval de documenten op nieuwswaarde
onderzocht worden. Een tijdelijke index kan
worden aangelegd. Na selectie kunnen de ont-
sluitingskenmerken worden toegevoegd aan de
Find Index en eventueel aan een functieprofiel.
Een interessante oplossing hiervoor is het OCE
Find Logic systeem op basis van ZYLAB-software
(www.zylab.nl). Dankzij de krachtige zoekfunc
ties vindt men binnen enkele seconden de tekst
die overeenkomt met de ingebrachte termen.
Met de zoektechnologie kunnen zelfs foutge-
spelde woorden worden opgespoord. De docu
menten zelf kunnen weer aan het digitale
bestand (met zo'n 250 verschillende bestands
formaten!) worden toegevoegd. De firma VDA
heeft hierin belangwekkend onderzoek gedaan.
In Europees verband participeert VDA
(www.vda.nl) in een aantal projecten gericht op
het automatisch op inhoud ontsluiten en
indexeren van diverse media. De 'intelligente'
technologie die hiervoor benodigd is, bestaat uit
spraakherkenning, extractie-tools om tekst uit
diverse bronnen te halen en software die in staat
is tekst te herkennen die semantisch gezien
gelijk is.
In een organisatie waar het proces door
workflow wordt aangestuurd kunnen proces- en
beleidsdocumenten volautomatisch verzonden
worden naar de werkplekken waar deze informa
tie noodzakelijk is voor het optimaal uitvoeren
van de taak, zoals vastgelegd is in het functie
profiel. Figuur 5 geeft de plaats weer van het
workflowniveau, dat is aangestuurd door de pro
cesinformatie in combinatie met beleidsinfor
matie en informatie uit internet. In dit totaal
concept staat de werkplek centraal met als input
alle vormen van documenten opgeslagen als vir
tueel dossier. Bij een workflowstap in het werk
proces wordt ook relevante informatie uit inter
net aangeleverd. Kijken we op deze wijze aan
tegen de werkprocessen dan kan uiteindelijk ook
de weg van e-business worden ingeslagen.
Ter ondersteuning van de Find Indextechniek is
recentelijk door het Geldermalse bedrijf Collexis
een zoekstructuur ontwikkeld. De software zoekt
niet op basis van een of meerdere zoektermen
die een gebruiker doorgaans vrij arbitrair ver
zint, maar gebruikt hele documenten (artikelen,
boeken, projectbeschrijvingen, webpagina's) als
uitgangspunt. Van het document dat als basis
dient voor een zoekvraag maakt de software - in
Collexistaal - een fingerprint. Een thesaurus is de
basis van de retrieval. Omdat informatie uit
externe bronnen (bijvoorbeeld internet) na
bepaalde tijd niet meer beschikbaar is, wordt
ook het beheren van een kennisbank in eigen
regie noodzakelijk. De ontwikkeling van opslag
technieken helpt ons daarbij een handje. Philips
heeft een dvd aangekondigd met een opslagca
paciteit van 27 GB (nu nog 4,7 GB). Dankzij het
gebruik van een blauwe laser kan de dvd-tech-
niek geminiaturiseerd worden. Laten wij de
technieken benutten voor operationele - kos
tenbesparende - kennisbanken.
I 29
Postbus 5014
8260 GA Kampen
Tel.: +31(0)38 3370444
Fax: +31(0)38 3312285
E-mail: info@bomefa.nl
www.bomefa.nl
Microfilm Systems
Internet
t-Ox dgitaai ViS^ava
office vod meel pro eelt access/powepomt
Proces- en beleidsdocumenten via Workflow
Ben A. Often is managing consultant van de Image Group
Europe (zie www.ige-advies.nl).
Literatuur
R. Sanders, 'Wie goed bewaart,
die heeft wat', in: Computable
van 1-3-2002.
B. Leerling en M. Bremer,
'Gebruikers kunnen ook te kritisch
worden', in: Automatiseringsgids
van 18-1-2002.
Dan. Agan, 'The future of search',
in: Edoc, Jan/Feb 2002.
'Slim zoeken in verzamelde docu
menten', in: Computable van
30-3-2002.
A.W. Plat, 'VHIC Information
Retrieval, Day 2001', in: Od (2001)
12.
L. Rubin, 'It's a long journey from
A to B', in: Documentworld,
jan/Feb 2002.
H.J. Alles en I.G.E. Röling,
'De menselijke manier om infor
matie te vinden', in: VIP, 9 sep
tember 1999.
J. Blank, 'Welke criteria bepalen
de keuze voor de wijze van
indexeren?', in: VIP, 10 oktober
1999.
J.C. Scholtes, 'Van gegevensbrij
naar informatie-extractie', in: VIP,
9 september 1998.
C. Frappaolo, 'Finding what's in it',
in: Documentworld, Sep/Oct 1997.
Figuur 5: Schema van een organisatiebreed DMS/WFM.
juni 2003 archievenblad I
