enmsmanagement
vraagt om informatievoorziening via functieprofielen
zr
ft
V
'Mi
MM
de praktijk
de praktijk
De hoeveelheid informatie neemt steeds
meer toe, de toegankelijkheid is afhankelijk van
de ontsluitingstechnieken. Door de economi
sche druk is er minder tijd op de werkplek om
'ongeorganiseerd' te zoeken naar op een bepaald
moment relevante informatie. Daarbij speelt
vertrouwelijkheid, naast versiebeheer, van infor
matie ook een belangrijke rol. Het toepassen van
functieprofie
len lost veel
van de hierbo
ven geschetste
problemen op
en komt tege
moet aan de
gestelde eisen.
Een func
tieprofiel geeft
aan waarvoor
een of meerde
re medewerkers
verantwoorde
lijk zijn en op
welke gebieden
informatie nodig is om deze verantwoordelijk
heid te kunnen uitoefenen. Het profiel is opge
bouwd als een cirkeldiagram waarbij de functie
centraal staat en de daarop volgende cirkels een
verdieping geven van het onderwerp. Rechts in
figuur 1 is deze verdieping goed te zien vanuit
bijvoorbeeld de functieverantwoordelijkheid
'Opslag'. In de eerste cirkel ligt opslag op hetzelf
de niveau als onder andere output en communi
catie. In de tweede cirkel wordt opslag uitge
diept in: papier, microfilm, magnetisch, optisch
en historisch. In de derde cirkel is daarop weer
een verdieping gegeven: massaopslag. Het func
tieprofiel is zó gevisualiseerd dat het direct
opvraagbaar is op het beeldscherm.
Vanuit de functie is het profiel op te vragen,
maar ook elk gebruikt onderwerp geeft visueel
de relatie met de functie. Als iemand wil weten
wie verantwoordelijk is voor het formulierenbe-
heer, dan tikt hij dit begrip in en komt op zijn
scherm bij het functieprofiel van de document-
manager (zie afbeelding 1 links van Document-
manager). De term formulierenbeheer wordt door
een kleur gemarkeerd, evenals de termen papier
en input in de teruggaande ringen II en III en het
trefwoord documentmanager in het functiehart.
Alle medewerkers kunnen dus functieprofielen
opvragen, doch uitsluitend vanuit hun eigen
persoonsgebonden profiel naar de onderliggen
de informatie gaan. Voor projectgroepmedewer
kers die meestal uit diverse organisatieonderde
len worden gekozen zal er op basis van hun
opdracht een tijdelijk groepsprofiel moeten wor
den opgesteld. Een eerste 'profielenproject' zou
kunnen worden opgezet voor de personen die
de functieprofielen moeten gaan ontwerpen.
l1 i
1 1 f
Om dit zoeken in de functieprofielen moge
lijk te maken wordt als hulpmiddel een Find
index gebruikt. De Find Index is een 'filter' tus
sen de functieprofielen en de geautoriseerde ter
men die gebruikt zijn of gaan worden bij het
toegankelijk maken van documentaire informa
tiebestanden. De Find Index is dus een soort
'firewall' tussen de termen die in externe docu
menten zijn opgenomen en de termen die een
relatie hebben met de onderwerpen uit de func
tieprofielen.
In de tijd gezien is het bouwen van een Find
Index een omvangrijk karwei. Doch zetten we
dit af tegen de persoonsonafhankelijke vorm
van informatievoorziening uit interne en exter
ne bronnen, dan zal de budgetruimte die ont
staat ten opzichte van de huidige tijdverslinden
de inspanningen enorm zijn. In figuur 2 is de rol
van de Find Index aangegeven bij het toeganke
lijk maken van documentaire informatie. Via
een toegankelijkheidsstructuur, samengesteld
uit zoekervaringen van medewerkers, is deze
omgezet in termen; termen uit organisatiestruc
turen en dossiers. Dit wordt aangevuld met ter
menlijsten van derden, bestaande thesauri enzo-
11II
voorts. De toegankelijkheidsstructuur met alle
daarbij behorende termen (trefwoorden) vor
men de Find index. Voor elk bestand, direct aan
gemaakt op de werkplek, of elektronisch aanwe
zig in een database en zelfs als dossier in papier
en/of digitale vorm, wordt dan nog maar
gebruik gemaakt van één toegang, de Find
Index.
In de retrievalfase, het terugvinden van docu
mentaire informatie, is de Find Index gekoppeld
aan de functieprofielen, de zoektrigger. Figuur 2
laat eveneens duidelijk zien dat toegankelijk
heid en retrieval vanaf de werkplek kunnen
(moeten) geschieden.
Met de op de markt beschikbare software is de
Find Index naadloos in te passen in de automati
seringsstructuur. Figuur 3 geeft de beoogde
inpassing weer. Voice- en elektronische docu
menten worden opgeslagen in een relationele
database, bijvoorbeeld 'does open'. Alle termen
uit de Find Index hebben een directe relatie met
deze documenten. Faxen en papieren documen
ten vinden hun weg naar de magneetschijven
via scanning en OCR. De relevante gegevens
hierin worden getoetst aan de Find index en
daaraan gelinkt. De gescande documenten zelf
worden op cd of dvd Imagebaseopgeslagen. Bij
massaopslag worden de cd's en dvd's in een
jukebox geplaatst (bijvoorbeeld met het systeem
van DAX Archiving Solutions; www.daxarchi-
ving.com). Uiteindelijk kan men op de werkplek
de Find Index, via zijn functieprofiel, benaderen
en de onderliggende documenten, digitaal en/of
elektronisch, ontvangen of raadplegen.
Het functioneren van de Find Index in haar ope
rationele fase is weergegeven in figuur 4. Dit
schema laat duidelijk zien hoe de raadpleging
van documenten tot stand komt. Hierin staat de
werkplek centraal. Op het beeldscherm wordt
het functieprofiel opgeroepen. Het gezochte
trefwoord, op een van de cirkels, wordt aange-
ft
w
1
toetst. Dan ver
schijnt uit de Find
Index een lijst van
gerelateerde ter
men en kan tot de
keuze van een
gewenst trefwoord
worden overge
gaan. Na het aan-
toetsen van het
gewenste tref
woord verschijnen
alle documenten
die aan de zoek
term voldoen op
het beeldscherm.
De gebruiker kan
door het bestand heen bladeren, documenten
met elkaar vergelijken en voor nadere studie een
printopdracht geven.
Ten aanzien van de Find Index kan nog worden
opgemerkt dat deze net als het functieprofiel in
een cirkeldiagram kan worden ondergebracht.
Dit vergt wel een directe aanpassing als termen
wijzigen, muteren en/of vervallen. Het ontwik
keien en onderhouden van functieprofielen en
Find Indexen zou daarom een hoofdtaak moe
ten zijn van een kleine staf van zich noemende
Profielen-Indexarchitecten. In de regulaire oplei
dingen zou hier aandacht aan geschonken moe
ten worden.
De Find Index in relatie met de functiepro
fielen kan goed functioneren in een geautomati
seerde procesgang voor zoekprofielen. Zoek
profielen kunnen worden samengesteld uit een
string van trefwoorden, die als zoekzin in haar
totaliteit als 'trefwoord' wordt vastgelegd. In
deze vorm is het zoekprofiel een onderdeel van
contentmanagement of kennispublishing.
Interne informatie en externe (website-infor
matie kunnen dan uitgroeien tot een personal
nieuwsbrief, elk moment presenteerbaar als e-
mail op de werkplekterminai. In de contentom-
geving kan vervolgens een databankbestand
ontstaan voor 'nieuwkomers' in de organisatie
om zich al lezend meester te maken van de
bedrijfscultuur en stand van zaken ten aanzien
van het aanwezige kennisniveau.
Net als bij de huidige publishing-producten
kunnen er interessante spin-offs ontstaan op
basis van functie- en zoekprofielen. Hierbij moet
gedacht worden aan klanteninformatie, een
nieuwsbrief en voorlichtingsmateriaal. Deze
kunnen ook elektronisch aan doelgroepen zoals
belangenorganisaties worden gezonden.
27
Door Ben A. Otten MIT*
postverwerking
r.« I
archief
opslag
formulieren beheer j| pppiei
cold electr. doe.
COM j |-j microfilm
ofilrn
lagnetisch
optisch
historisch
:isch
sa-opslag
digitale
uurzaamheid
documentmanager"" output
fulltext
kennismanagement
Figuur ISchema van het functieprofiel
'documentmanager'.
archievenblad
Archiefdocumenten, in- en uitgaande en interne
post, zijn de belangrijkste informatie- en actiebron
nen binnen het workflowproces. In dit workflowpro-
ces zijn eveneens andere informatiebronnen van
belang; boeken, tijdschriften, rapporten etc. en
natuurlijk informatie van het internet. Het geheel is
aan te duiden als kennismanagement voor het effi
ciënt verlopen van alle organisatie(bedrijfs)proces-
sen.
Functieprofielen
papier
scherm
POD
kwaliteit
procedures
organisatie
juni 2003
?oekmaring nrganéatiestrurlur
loetHnkdniifin&strurtuar
word
electronlsch
dots open dossiers
electronisch Papier
c
s
i
i
-
Iml (clectronisch)
IKR (papier)
weikpioccj gtrithl
start van da toegankelijkheid
stort van de retrieval
ad hoc gericht
Figuur 2: De ontstaansroute van de Find Index.
Find Index
IHMI|lfl
v.
Figuur 3: De geautomatiseerde Find Index.
f"~-1
IIND1NOEX
11
Zoekprofielen
■öBXj
Zoekterm in relatie rot haar r
i
c
iZ
11werkplek A3 beeldscherm
zoekterm opvragen uit Find Inde* met
automatische relatie naar de document-
bestanden
leeuze uit hitllst geeft direct onderiig
gende documenten uit DOCS open c.q.
Imagebase
ergelijken
eventuele printopdracht
I POP I
Figuur 4: Schema van een operationele
Find Index.
juni 2003
archievenblad
