een archiefdienst zonder muren
r
.iTbI
13
ISIS
Door Leo Hollestelle*
Er heeft zich de laatste jaren een kleine, stille
revolutie voltrokken. Archiefdiensten stellen
een deel van hun gegevens buiten de muren
van de studiezaal ter beschikking aan het
publiek. Thuis achter de eigen computer kan
via internet veel informatie worden geraad
pleegd, vooral genealogische gegevens,
24 uur per dag en zeven dagen in de week.
Welke veranderingen brengt dit teweeg in
de dienstverlening en in het contact met het
publiek? Het Zeeuws Archief stelt sinds een
dik jaar zijn genealogische gegevens wereld
wijd ter beschikking en verhaalt van zijn
ervaringen.
Eigenlijk hebben we niet veel reclame
gemaakt voor ISIS (Internet Studiezaal
Informatie Systeem). In onze nieuwsbrief
van december 2001, met zo'n 2.500 abon
nees, maakten we melding van de beschik
baarheid van de database in de week na
kerst. Toen het de 28ste december was
gelukt om de database te plaatsen op de
server van de provider, doken de gretige
genealogische onderzoekers er meteen
bovenop. Het goede nieuws werd aan el
kaar doorgemaild en via nieuwsgroepen
doorgegeven. Het aantal bezoeken bedroeg
al vanaf het begin enkele honderden per
dag en de reacties waren zeer positief. Een
bezoeker mailde: 'Ik ben er stil van! Zo
mooi! Iedereen die hieraan meegewerkt
heeft verdient een ZEER groot compli
ment!', terwijl een andere reactie luidde:
'Ben 67 ongelooflijk dat ik dit nog mag
meemaken.'
Studiezaal Informatie Systeem
Net als bijna alle archiefdiensten is het
toenmalige Rijksarchief in Zeeland in de
jaren negentig begonnen met het invoeren
van gegevens van bestanden met persoons
gegevens in de computer. De behoefte
ontstond om de ingevoerde bestanden
raadpleegbaar te maken voor de bezoekers
in de studiezaal. Als je iets nodig hebt, dan
ga je naar de winkel om het te kopen. Zo
ging het eigenlijk ook met de aanschaf van
een softwareprogramma. De keuze was snel
gemaakt: het werd SIS, Studiezaal
Informatie Systeem.
SIS was ontstaan uit een idee dat in 1996
ontstond binnen het bestuur van de Kring
van Archivarissen in Noord-Brabant. Het
bestuur wilde een schil laten ontwikkelen
waarin bezoekers alle bestandsformaten
waarin archiefdiensten digitale gegevens
invoerden, op eenduidige wijze konden
raadplegen. Wat was het probleem?
Archiefdiensten hadden, staande in de
digitale kinderschoenen, een veelheid aan
software gekozen om nadere toegangen op
met name Doop-, Trouw-, en Begraaf- en
Burgerlijke Stand-registers te maken: Dbase
III, Freebase, AskSam, Hazadata, Access,
Word en WordPerfect. Het was voor een
studiezaalbezoeker ondoenlijk om de zoek
functies in al deze softwarepakketten goed
te kennen. De nieuwe schil moest dat pro
bleem oplossen, zonder dat er grote conver
sieslagen noodzakelijk zouden zijn waarbij
de oude programma's allemaal buiten spel
kwamen te staan. Daarvoor was een pro
gramma nodig dat heel flexibel zou zijn.
Met de inschakeling van ir. Hans van der
Zanden van HAZADATA was in september
1997 SIS versie 1.0 een feit. In 1998 kwam
versie 2.0 beschikbaar. Hier konden ook de
afbeeldingen van bronnen aan records
gekoppeld worden. SIS kreeg de onovertref
bare eigenschap mee dat het willekeurig
welk bestand in willekeurig welke opmaak
kan opnemen en systematisch laten door
zoeken. Het Rijksarchief in Zeeland koos
vanwege deze flexibiliteit voor SIS.
Het Rijksarchief had in tien jaar tijd een
aardige werkvoorraad van digitale bestan
den opgebouwd in WordPerfect. Geduren
de de verhuisperiode van het Rijksarchief in
Zeeland naar het nieuwe gebouw van het
Zeeuws Archief (najaar 1999) werden de
eerste bestanden geconverteerd naar de SIS-
database en op de eerste openingsdag van
de studiezaal van het Zeeuws Archief op 4
januari 2000 kon het publiek kennismaken
met een andere manier van zoeken naar
personen. De SIS-computer was vanaf de
eerste dag voortdurend bezet en er werd
geklaagd dat sommigen er zo lang achter
zaten. Het plaatsen van een tweede com
puter loste de irritaties maar gedeeltelijk op.
Wereldwijd
Met de opkomst en groei van internet
ontstond de behoefte SIS klaar te maken
voor raadpleging on line. Dat werd SIS1S,
Studiezaal Informatie Systeem Internet
Server, dat we als gebruikers ISIS zijn gaan
noemen (ISIS Internet SIS). Toen in 2001
de internetmodule beschikbaar kwam
kocht het Zeeuws Archief deze direct.
Besloten werd om niet alles wat via SIS in
de studiezaal wordt aangeboden direct aan
te bieden op internet. De overlijdensakten
van de Burgerlijke Stand stelden we nog
niet meteen beschikbaar omdat de
gegevens nog extra bewerkt moesten wor
den om deze overzichtelijk te kunnen pre
senteren. Elke eerste maand van het
kwartaal zouden nieuwe gegevens
toegevoegd worden. De verschillende
soorten bestanden werden in logische
groepen geplaatst, met een overzichtelijke
lay-out. Omdat ISIS ook een Engelstalig
zoekscherm heeft, maakten we de lay-out
tweetalig. Voor de Nederlandstalige
bezoekers misschien niet altijd prettig,
maar de Amerikaanse bezoekers waarderen
dit zeer.
Het is via ISIS mogelijk om kopieën te
bestellen van de gevonden vermeldingen.
Hiervoor hebben we een tarief vastgesteld,
waarbij de kopie en het opzoeken daarvan
in één prijs zijn samengebracht. Daarnaast
is er een bedrag voor de administratie- en
verzendkosten. Bij het bepalen van het
tarief is gekozen om de werkelijke kosten in
rekening te brengen. Een kopie kost dan
7,- per stuk en de administratie- en por
tokosten bedragen 6,- per bestelling.
Voor ons houdt het in dat een vermelding
uit maximaal vier kopieën kan bestaan en
voor de klant betekent het dat het bestellen
van meerdere kopieën in één keer goed
koper is. Er zijn ook vermeldingen in ISIS
waarvan we geen kopie willen of kunnen
leveren. Het terugvinden van de vermel
ding kost meer tijd doordat een recht
streekse verwijzing ontbreekt. Van een
genealogie of kwartierstaat kan onmogelijk
worden vastgesteld om hoeveel kopieën
het gaat. De mensen kunnen hiervoor wel
een prijsopgave aanvragen. Het aantal
bestellingen per maand is niet hoog, hoog
uit zo'n dertig. De hoge prijs is wel reden
tot klagen, maar zoals gezegd: we bereke
nen de door ons gemaakte kosten.
In de eerste maanden hadden we twee keer
een lastig probleem. Dan blijkt ook hoe
kwetsbaar je bent als je met behulp van de
techniek gegevens beschikbaar stelt. De
eerste twee maanden was de toegang tot de
database beperkt omdat ISIS op een ver
keerde server was geïnstalleerd. De eerste
update in april 2002 ging mis omdat de
server na het plaatsen van de update niet
was ge-'reboot'. Op zo'n moment regent
het klachten en moet je duidelijk commu
niceren wat er fout is gegaan en wat er aan
gedaan wordt om het op te lossen. Ook
kwamen er allerlei reacties binnen over het
programma zelf en de zoekmogelijkheden.
Daaruit bleek dat het programma toch nog
enkele aanpassingen behoeft. Het aantal
raadplegingen van de database liep enorm
op. Na vijf maanden hadden we al 100.000
bezoekers gehad, die overal vandaan kwa
men. Na een jaar stond de teller op
400.000.
Neveneffecten
Het beschikbaarstellen van genealogische
gegevens op internet heeft ook een negatief
neveneffect. De mensen gaan zich te veel
verlaten op de gegevens die worden aange
boden. Foutloos is de database niet.
Dagelijks komen er reacties binnen over
mogelijke fouten in de gegevens. AI die
opmerkingen trekken we na, maar het
blijkt dat er ook in de akten van de
Burgerlijke Stand veel fouten en onvol
komenheden zitten. Vanaf januari 2003
voegen we ook de gecorrigeerde bestanden
toe. Het aanbrengen van de correcties is
een hele klus, want de opmerkingen
moeten eerst worden nagetrokken, vervol
gens worden aangebracht in het bronbe
stand en dat moet, afhankelijk van het
soort bestand, weer worden geconverteerd
en vervolgens worden ingelezen in SIS.
Toch hebben de genealogische gegevens
die archiefdiensten via internet aanbieden
voor de onderzoekers een grotere betrouw
baarheid, dan die zijn te vinden op de site
van bijvoorbeeld de Afdeling Computer
genealogie van de NGV en van vele
particulieren.
Een ander neveneffect is dat vanaf het
moment dat ISIS in de lucht is, het aantal
bezoeken aan de studiezaal afneemt. Dat is
best wrang, zeker als je bekijkt dat het
Zeeuws Archief een heel grote studiezaal
heeft met negentig zitplaatsen. In 1989,
toen het plan van eisen voor het nieuwe
gebouw werd geformuleerd, werd gesteld
dat de studiezaal voldoende ruimte moest
kunnen bieden om de steeds groeiende
bezoekersstroom aan te kunnen. De
bevolking zou verder vergrijzen, mensen
zouden steeds meer vrije tijd krijgen en het
zoeken naar de eigen roots en de geschiede
nis van de eigen woonomgeving zou steeds
populairder worden.
Toch zijn we niet pessimistisch. De
studiezaal mag dan wat groot zijn, het pu
bliek is aan het veranderen. Het aantal
nieuwe bezoekers blijft constant, zo'n
1.300 a 1.400 per jaar. 'Nieuw' is in onze
administratie: vanaf mei 1989 nog niet
eerder bij het Rijksarchief in Zeeland en het
Zeeuws Archief geweest. We zien nu
mensen in de studiezaal verschijnen met
prints van ISIS-vermeldingen in de hand.
Ze willen nog meer vinden over de thuis
gevonden personen, ze willen gegevens
nakijken en mogelijk kopieën maken, maai
de studiezaal is hun vreemd en ze weten
niet waar ze moeten beginnen. Het is dan
ook belangrijk dat de studiezaalmedewer
kers voldoende aandacht aan deze mensen
besteden, want een vruchtbaar bezoek aan
de studiezaal is een garantie voor
terugkomst.
Het blijkt dat er een hele grote groep
mensen is die al enkele jaren genealogisch
onderzoek doet via internet of via andere
kanalen. Ook de wat excentrische geogra
fische ligging van de provincie Zeeland - ik
moet het helaas toegeven - wordt met ISIS
overbrugd. Daardoor bereiken we mensen
die altijd al onderzoek hadden willen doen
in Zeeland, maar daarvoor geen tijd kon
den vrijmaken.
Klantenbinding
De vraag is natuurlijk hoe wij die duizen
den ISIS-bezoekers aan ons kunnen blijven
binden. Dat de database een goudmijn
voor hen is, staat buiten kijf, maar hoe
kunnen wij deze mensen informeren en
beïnvloeden? De informatie op de bijbe
horende pagina's van ISIS is zo geschreven
dat de bezoekers duidelijke informatie krij
gen over de verschillende bronnen die zijn
opgenomen en over het bestellen van
kopieën en de bijbehorende tarieven. Ook
is er een pagina opgenomen met
veelgestelde vragen.
m
Genealogische werkplekken in de studiezaal van het
Zeeuws Archief.
We worstelen nog met de juiste structuur
van onze website en de plaats van de ISIS-
database daarin. Veel bezoekers gaan direct
naar de openingspagina of het zoekscherm
van de database zonder de website van het
Zeeuws Archief te hebben gezien. Ze geven
immers het internetadres van de database
aan elkaar door en niet dat van het Zeeuws
Archief. In de loop van dit jaar gaan we de
structuur van onze website veranderen en
willen we onze virtuele bezoekers de
mogelijkheid bieden om zich te abonneren
op een digitale genealogische nieuwsbrief.
Deze ontvangen ze vier keer per jaar, vlak
voor het plaatsen van de update. Daarin zal
niet alleen informatie over nieuwe be
standen worden opgenomen, maar ook
over genealogische onderwerpen en over
de dienstverlening van het Zeeuws Archief.
De woorden die de toenmalige algemeen
rijksarchivaris Ketelaar sprak over een
'Archiefdienst zonder muren' zijn uitge
komen. Eerder dan we in de gaten hadden.
Wees blij, want er is een wereld te winnen.
Leo Hollestelle is werkzaam bij het Zeeuws Archief als
SIS/ISIS-man. Met medewerking van Luud de Brouwer,
webmaster van het RHC Tilburg.
ISIS on line
Sinds december 2000 staat ISIS on line, waarbij het Regionaal Historisch Centrum
Tilburg het spits afbeet. Op de digitale (snel)weg kunnen veel meer (genealogische)
onderzoekers zien en beleven waarom dit zo'n goed product is. Op dit moment staat
ISIS on line bij het Zeeuws Archief te Middelburg. Rijksarchief Noord-Brabant te
's-Hertogenbosch, Regionaal Historisch Centrum Tilburg, Regionaal Historisch
Centrum Bergen op Zoom. Gemeentearchief Helmond. Gemeentearchief
Roosendaal en de Afdeling Computergenealogie van de Nederlandse Genealogische
Vereniging.
De genealogische database Zeeuws Archief ISIS is te bereiken via:
www.zeeuwsarchief.nl.
12
archievenblad
maart 2003
maart 2003
archievenblad
