Digitaal en toch
DUURZAAM
de praktijk
Op dit moment lopen archieven en bi
bliotheken al aan tegen het probleem
van het bewaren van de digitale infor
matie. Met name deze instellingen
hebben dan ook veel gedaan om aan
dacht te vragen voor dit probleem, maar
ook om oplossingen te vinden. En met
zoveel succes dat onlangs bij de Konink
lijke Bibliotheek (KB), de nationale bi
bliotheek van Nederland, een wereldwijd
uniek elektronisch depot geopend kon
worden.
Wat is de reden dat digitale informatie zo
vluchtig is? Digitale informatie bestaat in
essentie uit drie delen: een verzameling
'bits', het formaat dat gebruikt wordt
voor de logische ordening van de bits en
tot slot de functionaliteit om het formaat
te kunnen ontcijferen. Deze opbouw
geldt niet alleen voor elk digitaal docu
ment, simpel of ingewikkeld, maar ook
voor digitale foto's, (bewegende)
beelden, geluid en dergelijke. Maar
waarom is het moeilijker om digitale
informatie te bewaren dan gedrukte
informatie?
Er is een aantal redenen waarom het
bewaren van digitale informatie niet
zomaar lukt. Allereerst is er de drager
waarop de bits zijn vastgelegd. Deze
drager is kwetsbaarder en vergankelijker
dan papier. Er is weinig ervaring met en
er wordt nog weinig gedaan aan duur
zaamheid van digitale dragers. Zo is op
een diskette of tape bijvoorbeeld geen
houdbaarheidsdatum vermeld. Daar
tegenover staat dat de informatietech
nologie ons een kopieermogelijkheid
biedt waarmee de bits 'perfect' op een
andere drager gekopieerd kunnen wor
den. Het is wel zaak dat dit tijdig gebeurt,
want weg is weg. En bij archieven en bi
bliotheken gaat het op den duur om een
zeer grote hoeveelheid documenten.
Op de tweede plaats veranderen voort
durend in snel tempo de formaten die
gebruikt worden voor het vastleggen van
de digitale informatie. Binnen korte tijd
volgt de ene versie de andere op, of het
ene formaat het andere. En dan staan wij
nog maar aan het begin van een alge
meen gebruik, zakelijk en privé, van de
informatietechnologie. Dus zelfs als wij
Dit kan helaas zelden foutloos, zodat er
een grote kans is dat er informatie ver
loren gaat, zeker als er een paar opeenvol
gende conversies worden gedaan.
Het derde probleem hangt samen met de
functionaliteit die vereist is om de digi
tale informatie voor het menselijk oog
zichtbaar te maken. In tegenstelling tot
gedrukte informatie zijn er altijd hulp
middelen nodig om toegang te krijgen
tot de informatie. Het formaat van de
bits moet worden 'gelezen' en omgezet in
voor de mens zichtbare en begrijpelijke
de bits in perfecte staat bewaren zal op
den duur de informatie die daarin vast
gelegd is ontoegankelijk worden doordat
het formaat niet meer bruikbaar is. Het is
nu al mogelijk om een verouderd formaat
in een ander, nog wel toegankelijk for
maat om te zetten ofwel te converteren.
informatie. Hiervoor is zowel program
matuur als apparatuur nodig. Maar ook
deze verslijten of verouderen in snel
tempo en het gevolg is dat op een
gegeven ogenblik de netjes bewaarde di
gitale documenten niet meer geraad
pleegd kunnen worden.
32
Om de bovenstaande problematiek aan
te pakken heeft de KB de volgende aan
pak gekozen. Als eerste stap wordt
gezorgd voor het archiveren van de digi
tale publicatie. Dit betekent het inhou
delijk en technisch beschrijven ervan,
het toekennen van een identificatieken-
merk (een soort plaatsnummer) en het
overbrengen van de publicatie naar een
gecontroleerde bewaaromgeving (ver
gelijkbaar met het magazijn van een
archief of bibliotheek).
De tweede stap bestaat uit het bewaren en
in goede staat houden van de publicatie
op zich, dus het conserveren van de bits
en wel in de oorspronkelijke ordening. Dit
is min of meer vergelijkbaar met al dat
werk dat archieven en bibliotheken
verzetten om papieren documenten te
conserveren.
En de derde stap is gericht op het zorgen
voor toegang tot de informatie, ook over
een zeer lange periode. Deze stap is uniek
en essentieel voor digitale documenten.
Zonder het regelen van de langetermijn-
toegang is het niet zinvol de digitale do
cumenten te archiveren en te bewaren,
omdat de informatie erin uiteindelijk toch
ontoegankelijk wordt.
Na een aantal jaren van voorbereiding
besloot de KB in 2000 over te gaan tot
aanschaf van een depotsysteem. Via een
Europese aanbesteding werd IBM-
Nederland geselecteerd als technolo
giepartner. Uit een eerder marktonderzoek
wist de KB dat een depotsysteem nog ner
gens te koop was. Gedurende twee jaar
werd samen met IBM gewerkt aan de
bouw van een duurzaam systeem dat
bovendien zou voldoen aan de interna
tionale standaard voor digitale archieven,
de OAIS (Open Archival Information
System reference model). Tevens werd
samen met IBM onderzoek verricht naar
speciale technologie voor het bewaren en
de langetermijntoegang van digitale pu
blicaties. Het depotsysteem is inmiddels
gereed en in december 2002 door de KB in
gebruik genomen. Het systeem, dat van
IBM de naam DIAS (Digital Information
Archiving System) heeft gekregen, wordt
door IBM technisch bij de tijd gehouden.
De uitkomst van het langetermij nonder-
zoek van IBM en KB is inmiddels gepu
bliceerd in een zestal rapporten. Op basis
van deze resultaten wordt nu verder
gewerkt aan het realiseren van toegang
voor de lange termijn. Er zal niet zozeer
sprake zijn van één enkele oplossing maal
eerder van een 'gereedschapskist' met
oplossingen die in het depotsysteem
toegepast kunnen worden. Welke oplos
sing in een bepaald geval gebruikt wordt,
is afhankelijk van de aard van de te
bewaren digitale documenten en van de
eisen die gesteld worden aan de authen
ticiteit van het document.
Met het depotsysteem heeft de KB haar
digitale magazijn gerealiseerd. Verder is
door de medewerkers ook de nodige
ervaring opgebouwd in het hanteren,
catalogiseren en leveren van digitale
publicaties. De KB heeft inmiddels ook
met de uitgevers afgesproken dat voor de
depotcollectie behalve de gedrukte publi
caties ook de digitale publicaties worden
aangeleverd. Uniek is daarbij de regeling
met de grote internationale wetenschap
pelijke uitgever Elsevier voor het perma
nent bewaren en toegankelijk houden
van alle digitale publicaties van deze uit
gever. De reden waarom Elsevier als
eerste met de KB een dergelijke regeling
heeft getroffen is omdat deze instelling
wereldwijd voorop loopt in het experi
menteren met en het investeren in
duurzame digitale opslag.
Meer informatie is te vinden op de KB
website www.kb.nl.
33
Door Johan F. Steenbakkers*
In een toenemend tempo worden traditio
neel papieren documenten, zoals brieven,
notities en artikelen vervangen door een
digitale tegenhanger. Want digitale docu
menten zijn gemakkelijker te maken, te
gebruiken en te versturen dan papieren
documenten. Een druk op de knop en klaar
ben je. Voorbeelden van breed gebruik zijn
de elektronische mail via internet en het
publiceren in elektronische wetenschap
pelijke tijdschriften. De keerzijde van het
gemak is de vluchtigheid van digitale infor
matie. De bewaring vereist een veel actie
vere aanpak dan het bewaren van een
papieren collectie.
Duurzaam bewaren lukt niet zomaar
Het depot van gedrukte publicaties van de KB. In totaal staat er 70 km boeken en tijdschriften. Elk jaar komt er meer dan
een kwart km bij.
archievenblad
maart 2003
Het e-Depot van de KB kan uiteindelijk meer dan driemaal de omvang van de huidige gedrukte collectie opslaan.
Het depotsysteem is door IBM ontworpen voor digitale duurzaamheid.
Digitale duurzaamheid in praktijk gebracht
De bouw van het depotsysteem
Het e-Depot van start
Johan F. Steenbakkers is directeur Informatie
Technologie Facility Management van de Koninklijke
Bibliotheek.
maart 2003
archievenblad
