Van Bilsen Consultancy
memorix
ix, dé webdatabase voor beheren en raadplegen ik
i
www.vanbilsenconsultancy.nl
Restauratie-Atelier Helmond bv
Restauratie en conservering van papier,
leer en perkament
Ondersteuning bij calamiteiten
24 uur bereikbaar op06 - 57 58 96 31
Tijdens kantooruren+31 (0)492 - 55 39 90
Uw waardevolle documenten gaan
bij ons door vakkundige handen.
Dé specialist voor document- en
workflowmanagement
- Archiefbewerking
- Advisering
- Interim- en Project management
- Detachering
- Opleiding
Voor meer informatie:
Ons adres:
Nussestraat 10
6082 AS Buggenum
tel: 0475 510044
fax: 0475 510075
e-mail: info@vanbilsenconsultancy.nl
internet: www.vanbilsenconsultancy.nl
www.gemeentearchief.amsterdam.nlWWW.pictura-dp.nl memorix
de praktijk
concreet uitvoeren van de daarin gestelde
eisen aan duurzaam te bewaren digitale
archiefbestanden. Waardevolle discussies
werden gevoerd in verschillende werk
groepbijeenkomsten, waarbij ook het
Nationaal Archief aanwezig was. Deze
droegen bij aan het voortschrijdende
inzicht van Arbeidsvoorziening.
Het blijkt nog zeer lastig te zijn om normen
en eisen op te stellen voor databases. Is
omzetting naar bijvoorbeeld het XML-
formaat een technisch en financieel haal
baar alternatief? Deze en andere vragen
werden gesteld en deels beantwoord op een
in november 2002 gehouden gezamenlijke
conferentie over digitale duurzaamheid en
de praktijk van Arbeidsvoorziening.
Besloten werd te wachten op het volledig
operationeel zijn van het computermu
seum. Dit moet een sterke reductie van de
opgeslagen data opleveren. De totale
hoeveelheid data converteren en duur
zaam opslaan is een te kostbare en feitelijk
onnodige zaak.
Zowel het Nationaal Archief als de
Taskforce beoordeelt het XML-formaat als
een duurzaam formaat. Arbeidsvoor
ziening besloot begin 2002 een pilot in te
richten om te onderzoeken of omzetting
naar het XML-formaat mogelijk was. Uit de
pilot bleek dat gecontroleerde omzetting
haalbaar is. Daartoe is een 'Proof of
Concept' opgeleverd, waarbij het mogelijk
is om de verschillende stappen in het con
versietraject te monitoren en te contro
leren (onder meer door bitjes tellen en con
trolerapportages). Uit de pilot zijn ook
kengetallen voor benodigde tijd afgeleid
voor de rest van het traject indien alle
beschikbare data zonder reductie volledig
worden geconverteerd naar XML.
De kosten voor conversie van alle gepre
serveerde data op basis van deze kenge
tallen waren dermate hoog dat de conver
sie (tijdelijk) werd stopgezet. Besloten werd
om eerst te onderzoeken hoe de hoeveel
heid data gereduceerd zou kunnen worden
en om daarbij het voor Arbeidsvoorziening
vastgestelde BasisSelectieDocument (BSD)
te gebruiken. Hiermee zou een forse reduc
tie van de te bewaren data (en dus
omzetting naar XML) bewerkstelligd kun
nen worden. Het bleek dat daartoe de
documentatie en beschrijving van de syste
men volledig, juist en toegankelijk moet
zijn. Dat was in ons geval bij lange na niet
het geval. Dus kon ook dit traject niet met
volledig resultaat worden afgesloten. Na
gesprekken met andere organisaties blijkt
dat ook zij te kampen hebben met voor
digitale archivering onvoldoende docu
mentatie van systemen.
De vertaalslag van BSD naar een Digitaal
BSD is nog niet afgerond. Binnen
Arbeidsvoorziening is een werkgroep
Digitaal BSD ingericht, een samen
werkingsverband tussen Nationaal Archief,
Taskforce Digitale Duurzaamheid,
Arbeidsvoorziening, het CWI en HEC.
Deze werkgroep moet de laatste vertaalslag
van de opnieuw vast te stellen uit
gangspunten maken (kortetermijnbewa-
ring in het kader van de jaarrekening en
ESF en langeretermijnbewaring om te vol
doen aan de Archiefwet). Het belang voor
Arbeidsvoorziening is dat zij zo goed en zo
snel als mogelijk het archief wil overdragen
aan het Nationaal Archief, dan wel aan de
CWI. Dat kan alleen maar als de betrokken
partijen enerzijds risico durven te nemen
ten aanzien van dit nog onbetreden traject
en anderzijds volledige overeenstemming
hebben wat duurzaam, geordend en toe
gankelijk is op basis van de regelingen ex.
artikel 11 en 12 van het Archiefbesluit
1995. Zowel op het conceptuele vlak als op
het technische vlak moet onderzoek wor
den verricht en moeten keuzes worden
gemaakt. Deze uitdaging zal voor de prak
tijk binnen de overheidsorganisaties veel
informatie opleveren.
Deze ervaringen zijn vermoedelijk niet
specifiek voor Arbeidsvoorziening. Elke
overheidsorganisatie heeft met preser
vering te maken of krijgt dat binnen afzien
bare tijd. De Archiefwet 1995, die de eisen
bevat waaraan archieven moeten voldoen,
geldt immers voor alle onderdelen van de
overheid. Arbeidsvoorziening had er geen
ervaring mee en werd door de omstandig-
heden gedwongen oplossingen te beden
ken. De oplossingen blijken niet alleen zeer
complex en risicovol te zijn, maar ook vele
miljoenen euro's te kosten. Een beter
begrip van de problematiek en een beter
digitaal archiefbeheer van overheidsorgani
saties zijn noodzakelijk.
Overheidsorganisaties zijn onderworpen
aan de Archiefwet en andere wettelijke
regelingen. Managers moeten zorgen voor
een geordend en toegankelijk archief, ook
digitaal. Zonder goede back-up van de
operationele systemen, zonder goede speci
ficaties (inclusief de DlV-specificaties en
record keeping) bij nieuwe systemen en
zonder een oplettende opdrachtgever is er
geen goed geordend en toegankelijk archief
te maken. Na tien jaar is Arbeids
voorziening bijna geliquideerd en het kost
vele miljoenen euro's om de archieven in
overdraagbare staat te krijgen. Politieke,
juridische en andere risico's die het gevolg
zijn van geheugenverlies, zijn niet geheel te
elimineren.
Binnen iedere overheidsorganisatie zal
men zich moeten verdiepen in deze
materie. Het is te hopen en te verwachten
dat binnen afzienbare tijd op het prakti
sche vlak van digitale preservering meer
onderzoek zal worden verricht en oplossin
gen worden aangedragen, onder meer
vanuit de Taskforce Digitale Duurzaam
heid. Maar ook dat, soms gedwongen door
omstandigheden, steeds meer bestuurders
van overheidsorganisatie in de praktijk
ervaringen zullen opdoen en deze ervarin
gen zullen delen met hun collegae binnen
en buiten de overheid.
Arbeidsvoorziening is nog niet geli
quideerd. Ook het digitale archief niet. De
komende maanden zullen nieuwe ervarin
gen worden opgedaan. We hopen dat onze
ervaringen kunnen bijdragen aan de
oplossingen voor dit vraagstuk, maar liefst
aan het voorkomen ervan - vooral op het
voor de overheid zo belangrijke terrein van
de digitale archieven.
I 31
Boeken, in leer en perkament
Charters en zegels
Prenten en tekeningen
Kaarten en affiches
Massaconservering
Inbinden van rapporten en tijdschriften
Brand- en waterschade
Schimmelbestrijding
Panovenweg 40, 5708 HR Helmond (NL)
Tel.+31 (0)492 - 55 39 90
Fax +31 (0)492 - 55 24 42
E-mail: infoa>restauratie-atelierhelmond.nl
internet: www.restauratie-atelierhelmond.nl
Herengracht 493 t/m 517 (v.l.n.r.)
Herengracht
vervaardiger: Olie Jin.. Jacob (fotografen)
datering: 1896-03-28
uit collectie Olie. Jacob Jbz.
i Gezien richting Vijzelstraat met brug nr.30
Krachtig webbased systeem op 'open source' basis
Eén licentie, meerdere gebruikers (RHC-model)
Flexibel in te richten beheeromgeving
Autorisatie tot op formulierniveau
Mogelijkheid voor eigen webwinkel
Modules: beeld, audiovisueel, bibliotheek,
museum en archievenoverzicht
Inhoudelijke begeleiding door documentalist
Uw eigen server bij Pictura
Perfecte back-up
Publiek: eigen selecties bewaren, reageren per
record, forum
Zoeken: vrij (google systeem), op trefwoord,
in thesaurus, op topografische kaart
probeer het zelf
Pilot
Het 'computermuseum'.
Tot slot
maart 2003
Hugo Butter is directie-secretaris bij het Concern
Arbeidsvoorziening i.l. te Zoetermeer. Cees van der
Weijde is (extern) adviseur 0&I bij het Concern
Arbeidsvoorziening i.l te Zoetermeer. Kees Rijniersce is
adviseur bij Het Expertise Centrum (HEC) te Den Haag.
archievenblad I
