Gevaren voor digitale archieven
bij opheffing en fusie
I
Praktijkervaringen bij de liquidatie van Arbeidsvoorziening
de praktijk
de praktijk
Begin 2001 uitte de financieel directeur van
de toenmalige directie Arbeidsvoorziening
een noodkreet. Het bleek dat gegevens die
noodzakelijk waren voor de onderbouwing
van de jaarrekening 2000 niet meer te vin
den waren. De directie wilde vaststellen of
gegevensverlies ook op andere terreinen
speelde en wat de omvang van dit verlies
zou zijn. Cap Gemini Ernst and Young
(CGEY) kreeg medio 2001 de opdracht om
een quick-scan uit te voeren.
De quick-scan gaf als resultaat dat met de
opheffing van Arbeidsvoorziening per 1
januari 2002 grote kans bestond dat forse
delen van zowel het papieren archief als
het digitale archief zouden verdwijnen. De
reden daarvoor was simpel. Degenen die
met papieren dossiers bezig waren dachten
deze wel te kunnen vernietigen, omdat de
gegevens toch in de geautomatiseerde
informatiesystemen zouden zijn opgesla
gen. Degenen die verantwoordelijk waren
voor de elektronische gegevens dachten
dat de essentiële informatie wel in de
papieren dossiers bewaard zou worden.
Door deze misvatting waren in vrijwel alle
onderdelen van het te bewaren archief van
Arbeidsvoorziening ai essentiële gegevens
verloren gegaan.
Een nog groter verlies dreigde. Dit kon
zowel politieke, financiële als juridische
risico's inhouden voor de boedelscheiding
en de overdracht van het archief aan de
opvolgers. Een bijzondere rol daarin
vervullen de ESF-projecten. Arbeidsvoor
ziening heeft vele projecten gehad in het
kader van het Europees Sociaal Fonds (ESF).
Uit de vele publicaties in dag- en week
bladen blijkt dat de ESF-dossiers nog niet
zijn gesloten. Grote delen van het archief
(zowel op papier als in digitale vorm) kun
nen nog niet vernietigd worden, omdat
28 I
deze nodig zijn voor de bewijsvoering en
verantwoording. Dat stelt eisen aan de
wijze waarop informatiesystemen en de
data daarin toegankelijk moeten blijven,
aangezien het grootste deel van de
brongegevens slechts via deze infor
matiesystemen toegankelijk is.
Al heel snel na de noodkreet werd duidelijk
dat er onmiddellijk maatregelen moesten
worden getroffen. Je kunt immers alleen
gegevens bewaren en overdragen als ze er
nog zijn. Dit vormde de reden voor het
starten van een tweetal elkaar opvolgende
projecten. Project 1 was het veiligstellen van
de gegevens. Project 2 was het duurzaam toe
gankelijk maken van elektronische gegevens.
Veiligstellen
Uit de quick-scan werd duidelijk dat in de
organisatie te weinig kennis was van de
regels voor vernietiging en dat bestaande
procedures niet toereikend waren. De ver
schuivingen in personeel door de opeen
volgende reorganisaties hadden een fors
verlies aan deskundigheid en kennis
veroorzaakt. Zowel de beheersregels voor
papieren dossiers en archieven als de
schoningsprocedures voor de digitale
gegevens bleken onvoldoende bekend.
Daarom was de eerste actie medio 2001 om
een algeheel verbod op vernietiging en
schoning uit te vaardigen. De impact van
deze maatregel was enorm. In korte tijd
stapelden de papieren dossiers zich op. De
invoering van een nieuwe release van een
primair systeem werd vertraagd vanwege
de verwachte conversieproblemen en extra
benodigde opslagcapaciteit. De maatregel
kon daarom slechts tijdelijk zijn, maximaal
drie maanden, omdat daarna verschillende
systemen 'te vol' zouden raken.
Vervolgens werd in augustus 2001
opdracht gegeven tot het vervaardigen van
een archiefkopie van alle gemeenschap
pelijke informatiesystemen en van de data
binnen de kantoorautomatisering. Een
archiefkopie blijkt aan andere eisen te
moeten voldoen dan een dagelijkse back
up voor operationele doeleinden. Aange
zien noch de opdrachtgever noch de
opdrachtnemer ervaring had met digitale
preservering, was het opstellen van zo'n
eisenpakket een moeizame zaak. Daar
kwam bij dat men het binnen de organi
satie er niet over eens was wat gemeen
schappelijke informatiesystemen waren
met essentiële data (lees archiefdata) en wat
niet. In haar bestaansperiode heeft
Arbeidsvoorziening een gedecentraliseerd
beleid voor de automatisering gevoerd. In
de achttien regio's werden verschillende
werkprocessen gevolgd en de infor
matiesystemen werden operationeel
gebruikt. Gevolg was een verschillend
gebruik van de landelijke informatiesyste
men en invoering van een forse hoeveel
heid regionale informatiesystemen, zowel
maatwerk als standaardpakketten. Het aan
tal gemeenschappelijke informatiesyste
men dat geïdentificeerd werd, groeide in
enkele maanden van twaalf naar vijfen
twintig. Op dit moment neemt de totale
opslag aan data en systemen op tapes meer
dan tien terabytes in beslag.
Het maken van een archiefkopie was geen
dagelijkse bezigheid voor een IT-dienstver-
lener. Dit bleek ook uit de ervaringen die
het ingeschakelde externe adviesbureau
Het Expertise Centrum (HEC) opdeed. Een
kwaliteitsborgingsprocedure zoals bekend
uit productieprocessen in andere industrie
takken (bijvoorbeeld de levensmiddelen
sector) bleek niet te bestaan. Bij bestude
ring van het back-up-proces bleek dat de
procedures daarvoor alleen gericht waren
op het op de korte termijn terugzetten van
data en zeker niet op langdurige bewaring
en toegankelijk houden van tapes en digi
tale data. Een belangrijke controle, het
kunnen terugzetten van data, bleek
bijvoorbeeld in veel gevallen niet mogelijk.
Essentieel is dat in de procedures ook goede
vastlegging (logging) van het proces is
geregeld. Anders weet je niet wat op welke
tape staat en hoe de informatie op de tape
weer toegankelijk te maken is. Belangrijk is
ook dat een opdrachtgever hier regelmatig
een externe audit op laat uitvoeren bij de
IT-dienstverlener. Gevolg voor Arbeids
voorziening is dat tot op heden geen 100
procent zekerheid bestaat of alle data op de
tapes staan en of alle tapes wel terug zijn te
lezen.
Het duurzaam toegankelijk maken van
digitale data vergt een aantal te nemen
maatregelen, die in Project 2 werden uit
gevoerd. Als eerste werd gezocht naar de
minimale normen die gehanteerd moeten
worden voor het digitaal archief. Daarbij
moet gedacht worden aan normen voor de
opslagmedia en het opslagformaat. De
Archiefwet en in het bijzonder het
Archiefbesluit kwamen daarvoor als eerste
bron in aanmerking.
Op het moment dat de archiefkopieën op
tapes waren aangemaakt, trad de regeling
ex. artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 in
werking. De regeling schrijft voor welke
materialen mogen worden gebruikt voor
het bewaren van archiefbescheiden. Artikel
7 en artikel 8 schrijven voor aan welke
eisen de opslagmedia optische schijven
(cd-rom's) en elektromagnetische dragers
(back-up tapes) moeten voldoen. In ons
geval kwam daar nog bij dat grote delen
van het totale archief bestonden uit data
opgeslagen in databases, die niet op papier
af te drukken waren. Deze informatiesyste
men zullen op korte termijn buiten gebruik
worden gesteld omdat ze alleen kunnen
draaien op apparatuur waar binnenkort
geen onderhoudscontract meer voor te
krijgen is. Daarmee zouden de tapes niet
meer terug te lezen zijn en dus waardeloos
worden. De regeling ex. artikel 11 stelt dat
de organisatie dan verplicht is tot een con
versie van de opgeslagen data naar een
ander medium.
Voorts zou in februari 2002 de regeling ex
artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 in
werking treden. Hierin staan regels voor
het in geordende en toegankelijke staat
houden van archiefbescheiden, zowel in
fysieke vorm als in digitale vorm. Deze uit
gebreide normen hielden voor Arbeids
voorziening in dat verschillende systemen
data bevatten die onder de Archiefwet
vallen. Conform het Basis Selectie Docu
ment (BSD) moesten deze data aangemerkt
worden als voor de eeuwigheid te bewaren
gegevens. De vraag kwam naar voren hoe
we deze data konden omzetten vanuit
databases naar de volgens de regeling ver
plichte file-formaten (PDF, XML, ASCII
etc.) en dit op zodanige wijze dat de data
geordend en toegankelijk blijven.
Een extern adviesbureau werd inge
schakeld om per systeem een strategie te
ontwerpen voor het preserveren van de
essentiële data. In oktober 2001 presen
teerde het adviesbureau zijn rapport. Op
basis hiervan kon Arbeidsvoorziening niet
tot een verantwoorde besluitvorming
komen. De twee voornaamste oorzaken
daarvoor waren de gebrekkige documen
tatie van de systemen en de geringe erva
ring binnen zowel de
IT- als de archief
wereld met digitale
preservering. Er zijn
bijvoorbeeld geen
financiële kenge
tallen. Het rapport
bood wel inzicht in
wat er allemaal bij digitale preservering
komt kijken, welke vragen een organisatie
op zowel strategisch niveau als op bits- en
bytes-niveau moet beantwoorden en aan
welke randvoorwaarden moet worden
voldaan: voldoende systeemdocumentatie,
actuele en historische kennis van archief en
systeem, etc. Ook bleek dat er nationaal en
internationaal wel veel over digitale pre
servering is gepubliceerd, maar dat er vrij
wel geen ervaring is met het feitelijk uit
voeren van de preserveringsalternatieven.
Vooral de criteria voor het maken van
keuzes ontbreken. Daardoor is het moeilijk
om te bepalen welk alternatief onder welke
omstandigheden en tegen welke kosten
het meest in aanmerking komt.
Omdat de definitieve preserveringsmetho-
de nog niet gekozen kon worden, werd in
november 2001 besloten tot het inrichten
van een computermuseum: een faciliteit
waarin de huidige IT-infrastructuur (syste
men, besturingssoftware, applicatie en
data) in stand wordt gehouden. Daarin
zouden de verschillende informatiesyste
men met hun specifieke apparatuur kun
nen worden ondergebracht. Daarmee is
tijd 'gekocht' voor het vinden van het
juiste alternatief bij de onderscheiden sy
stemen, aangezien verscheidene infor
matiesystemen per 1 januari 2002 buiten
gebruik zouden zijn of worden gesteld.
Bij de realisering van het computermu
seum moesten vele vragen beantwoord
worden:
- Welke applicaties (en welke versies ervan)
moeten operationeel worden?
- Welke back-up tape wordt teruggelezen?
- Moet de gehele applicatie met alle giga
bytes aan data operationeel gemaakt wor
den of maar een deel ervan (soms kan maar
een deel teruggezet worden, omdat de
schijfcapaciteit te gering is en deze harde
schijven niet meer te verkrijgen zijn)?
- Hoe moet worden omgegaan met li
centies?
- Welk kostenniveau
is acceptabel (inrich
ting, licenties, onder
houd, beheer) en is
de terug verkregen
informatie uit deze
systemen die kosten
wel waard?
- Hoe wordt de garantie verkregen dat de
IT-leverancier zijn kennis over het systeem
en applicatie up-to-date houdt, zodat er
iemand beschikbaar blijft die de applicatie
nog kan bedienen?
- Wat moet de inhoud van het in de ser-
vice-level-agreement (SLA) vast te leggen
serviceniveau zijn?
- Hoe houdt de IT-leverancier de 'oude'
applicatieomgeving gescheiden van de
nieuwe IT-infrastructuur, zodanig dat de
applicaties blijven werken, netwerkproto
collen, lijnverbindingen en opstartprofie-
len in Windows NT elkaar niet in de weg
zitten?
De afgelopen maanden is meer inzicht in
deze vragen ontstaan omdat Arbeids
voorziening in een continue afstemming
met de IT-leverancier concrete opdrachten
moest verstrekken over de inrichting en
werking van het computermuseum.
Eind 2001 werd meegewerkt aan de tot
standkomingvan een update van de tussen
de IT-beheerder en het CWI/Concern
Arbeidsvoorziening gesloten SLA's. Daarin
werden expliciete afspraken gemaakt over
de vereisten in het kader van de digitale
duurzaamheid. Dit betrof bijvoorbeeld het
aanleveren van een kwartaal-back-up voor
het archief, compleet met beschrijving wat
op de tape staat en hoe deze weer gelezen
kan worden. Ook werd van de leverancier
van de IT-services geëist dat deze de restore
van de back-up (teruglezen van de data)
tien jaar lang garandeert. Hoe dat precies
zal moeten gaan is nog steeds onderwerp
van onderzoek, maar het staat alvast af
dwingbaar in de SLA.
In diezelfde periode werd tevens contact
gelegd met de Taskforce Digitale
Duurzaamheid van het ministerie van
Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Doel was om gezamenlijk op te werken bij
het in de praktijk brengen van ten eerste
het concept van digitale duurzaamheid
conform de regelingen artikel 11 en 12 van
het Archiefbesluit 1995 en ten tweede het
29
Door Hugo Butter, Cees van der Weijde en
Kees Rijniersce*
Arbeidsvoorziening wordt geliquideerd en de
voormalige bedrijfsonderdelen gaan zelf
standig verder. De bedrijfsinventaris, waaron
der het digitale archief, wordt overdragen aan
de rechtsopvolgers. Overheidsorganisaties
hebben een bewaarplicht. Maar hoe moet dat
eigenlijk? Ervaring met digitale archieven is er
nog nauwelijks. Na tien jaar automatisering
zonder aandacht daarvoor, blijkt het op orde
brengen van het digitaal archief een miljoenen
euro's kostende operatie te zijn.
Praktijkervaringen bij het Veiligstellen' ofwel
preserveren van de digitale archieven.
Duurzaam toegankelijk
Computermuseum
archievenblad
maart 2003
maart 2003
archievenblad
gsaagjggsgg—
