Kwaliteit van genealogische zoeksystemen op internet
De digitale voorouder
de praktijk
de praktijk
In de afgelopen jaren zijn er door verschil
lende archiefdiensten in Nederland toe
gangen tot genealogische bronnen op
internet gezet. Sommige van deze toegan
gen bestaan uit een pagina met platte
tekst, waarin de gebruiker dan zelf met
behulp van de zoekfunctie van de browser
moet zoeken. Grote systemen zijn daar
entegen opgebouwd als database met vele
zoekmogelijkheden. Bij het gebruik van
deze toegangen in mijn eigen genealo
gisch onderzoek vielen al snel de ver
schillen tussen de systemen op en
ontstond het idee te kijken waar deze ver
schillen vandaan kwamen.
In het onderzoek voor mijn doctoraal
scriptie heb ik mij voornamelijk gericht op
de drie grote, in Nederland meest gebruik
te systemen: ISIS (onder andere in gebruik
bij het RHC Tilburg), Digitale Stamboom
(ontwikkeld door het Gemeentearchief
Delft) en GenLias (ontwikkeld door de
Rijksarchiefdienst).2 Voor deze drie syste
men is gekozen omdat zij de meeste
mogelijkheden en inhoud hebben. Mijn
vraagstelling was: Tn hoeverre voldoen de
onderzochte systemen aan de in de infor
matiewetenschap geldende kwaliteits
eisen?'.
Om kwaliteit te kunnen meten, is het
noodzakelijk om te weten wat kwaliteit
eigenlijk is. Een goede definitie geven van
kwaliteit is moeilijk: iedereen verstaat wat
anders onder dit begrip. Hierdoor is
kwaliteit ook moeilijk meetbaar. Wat wel
belangrijk is om te constateren, is dat
kwaliteit twee gezichtspunten kan hebben:
er is zowel een producent (in dit geval de
archiefdienst) als een consument of
gebruiker (de genealoog). In alle definities
komt steeds naar voren dat kwaliteit alleen
kan worden bezien in het licht van het
gebruik dat ervan gemaakt wordt. De pro
ducent dient er naar te streven de eisen die
de gebruiker stelt zo goed mogelijk tege
moet te komen.3 In dit geval moet de
archiefdienst dus zo goed mogelijk aan de
eisen van de genealoog voldoen.
Delen, Kouwenhoven en Rijsenbrij geven
in hun gids Kwaliteit van prodnkten hand
vatten voor het opstellen van kwaliteits
normen voor informatiesystemen: zij
definiëren een groot aantal aspecten van
kwaliteit.4 Deze aspecten zijn vaak nog
algemeen geformuleerd en daardoor vaak
moeilijk meetbaar. Door verdere opsplit
sing in attributen (en subattributen etc.)
worden zij echter wel meetbaar.
Ik heb in mijn scriptie naar de systemen
gekeken aan de hand van kwaliteits
aspecten en -attributen rondom achter
eenvolgens het systeem, de vormgeving, de
gegevens, het zoeken en de contactmo
gelijkheden.
Systeem
Kwaliteitsaspecten rond het systeem zijn
bijvoorbeeld vindbaarheid, snelheid en
continuïteit van het systeem. Vooral dat
laatste aspect heeft een grote invloed op
het oordeel van de gebruikers. De langdurig
slechte bereikbaarheid van GenLias heeft
gezorgd voor een slecht imago van dit sys
teem. De Rijksarchiefdienst heeft het
beheer van GenLias in eigen huis ge
houden, maar het bleek moeilijk het sys
teem goed te onderhouden. Vooral het
vertrek van bekwaam personeel en het
verkijken op de omvang van het project
zijn hier debet aan. Digitale Stamboom
Delft en ISIS Tilburg hebben het beheer van
hun systemen uitbesteed aan externe
bedrijven en lijken daarmee een goede
keuze te hebben gemaakt: deze systemen
draaien zonder grote problemen. In
middels lijkt de situatie bij GenLias overi
gens weer onder controle en draait het sys
teem al geruime tijd stabiel. Hieruit blijkt
echter wel dat continuïteit een factor is
waar terdege rekening mee gehouden moet
worden.
Het 'jasje' van de site is geen onbelangrijk
onderdeel, want vaak bepaalt dit het eerste
oordeel van de gebruiker over de site.
Onderwerpen zijn de opmaak van de web
pagina's en meertaligheid van de site. Hier
valt eigenlijk weinig over op te merken: alle
systemen kennen een duidelijke opmaak
met goed leesbare teksten. Alleen ISIS
Tilburg gebruikt soms een donkergroen let
tertype dat makkelijk wegvalt tegen de
achtergrond, en ook de opmaak werkt af en
toe onrustig. Wat wel direct opvalt is dat
alle systemen een andere opmaak kennen
dan de sites van de beherende archiefdien
sten, wat de herkenbaarheid niet direct ten
goede zal komen.
De kwaliteitsaspecten rond de gegevens zijn
zeer belangrijk. De systemen draaien
immers rond gegevens! Onderwerpen die
naar voren komen zijn de invoer en con
trole van de gegevens, het bronnen
overzicht maar ook het omgaan met priva
cygevoelige gegevens.
De invoer van de gegevens dient bij
voorkeur te geschieden vanuit het origi
neel. Invoer vanuit een bestaande toegang,
bijvoorbeeld een klapper, kent een aantal
risico's. De oude klapper kan bijvoorbeeld
onvolledig zijn of bij het samenstellen kun
nen fouten gemaakt zijn. Deze fouten en
onvolledigheden worden dan één op één
overgenomen in de database en gaan daar
door een eigen leven leiden. De ervaring
leert dat veel internetgebruikers de aange
boden gegevens overnemen zonder deze te
controleren. Vaak gebeurt dit uit onwe
tendheid of gemakzucht, soms is het echter
bijna onmogelijk de gegevens te contro
leren, bijvoorbeeld voor gebruikers in
Australië die niet in staat zijn de originele
bronnen te bekijken. Daarnaast heeft het
internet een soort waas van correctheid
over zich: 'als het op internet staat, klopt
het' en 'als het niet op internet staat, is het
er niet!'. Het is dus zaak de gegevens zo
foutloos mogelijk aan te bieden - al klinkt
dit als het intrappen van een open deur.
Speciale aandacht dient vooral uit te gaan
naar de 'bijzondere gevallen' zoals namen
met diakritische tekens, voorvoegsels en
vermeldingen van doodgeboren kinderen.
De wijze waarop de verschillende systemen
hiermee omgaan verschilt, soms zelfs bin
nen een systeem. Een voorbeeld: in ISIS
komen bij een zoekopdracht op de naam
'Vuuren' onder andere de volgende vari
anten naar voren: 'Vuuren v, [voornaam]',
'Vuuren van, [voornaam]' en 'Vuuren,
[voornaam] van'. Niet alleen is dit verwar
rend voor de gebruiker, het is ook heel goed
mogelijk dat hij hierdoor resultaten mis
loopt. Daarom is het belangrijk om in ieder
geval binnen het eigen systeem één lijn te
trekken, en liefst landelijk.
Een onderdeel waar de gebruikers veel
waarde aan hechten, is het aspect
volledigheid. Vooral het feit dat bij het ene
detailscherm meer informatie staat dan bij
het andere, wekt ergernis. Bijvoorbeeld: in
de ene vermelding van de huwelijksakten
staan de getuigen wel genoemd, in een
andere niet. Het kan echter nog erger: in
sommige gevallen is de informatie dermate
onvolledig deze voor het vervolg van het
onderzoek tamelijk nutteloos is. Zo ont
breken soms bijvoorbeeld de namen van de
ouders in vermeldingen van geboorteak
ten, waardoor het niet mogelijk is de stam
reeks verder op te voeren. Het spreekt voor
zich dat dit bij de gebruikers niet in goede
aarde valt: nu moeten zij alsnog naar de
studiezaal!
De overzichten van beschikbare bronnen
ten slotte worden door veel gebruikers niet
gedetailleerd genoeg bevonden. Vooral
Digitale Stamboom Delft biedt slechts zeer
globale informatie. Een onderdeel dat
gemist wordt is een overzicht van bronnen
die nog bewerkt worden en in de toekomst
on line beschikbaar zullen gaan komen.
Net zo belangrijk als de gegevens is het
zoeken naar die gegevens. Meest in het oog
springend zijn de zoekmogelijkheden en
de uitvoer van de gegevens.
De geboden zoekmogelijkheden zijn goed
en de gebruikers zijn hierover ook tevre
den. In de meeste gevallen komt het erop
neer dat op bijna elk element binnen een
bron gezocht kan worden. Dit is één van de
pluspunten die de gebruikers noemen ten
opzichte van de papieren situatie: het aan
tal zoekmogelijkheden is enorm toege
nomen; het aantal resultaten steeg mee.
Vooral de 'klinkt als' opties worden in het
algemeen als handig ervaren.
Toch zitten er enkele haken en ogen aan
het zoeken met 'klinkt als'. Zo is het totaal
niet duidelijk welke spellingsvarianten het
systeem wel meeneemt bij het zoeken en
welke niet. Daardoor is het niet duidelijk
welke mogelijkheden de gebruiker zelf nog
moet doorzoeken.
Tenslotte resten nog de kwaliteitsaspecten
rond het contact tussen gebruiker en
beheerder. Hier gaat het om aspecten als de
bestelprocedure, contactmogelijkheden en
commerciële exploitatie van de systemen.
De bestelprocedures voor kopieën van
aktes via internet zijn goed en duidelijk. De
afhandeling van bestellingen laat in som
mige gevallen echter te wensen over:
vooral lange levertijden zijn berucht en de
prijzen zijn vaak schrikbarend hoog. In het
algemeen kan gesteld worden, dat de back
office blijvende aandacht verdient. Ook de
routing van bestellingen binnen de archief
dienst dient hierbij aandacht te krijgen, om
een zo vlot mogelijke afhandeling van een
bestelling te garanderen.
Betaling en registratie voor de database
lijken momenteel niet aan de orde; alleen
GenLias heeft op dit moment een registra
tiemodule, maar ook die heeft zijn langste
tijd gehad. Alle archiefdiensten gaven aan
hun systemen voorlopig gratis ter
beschikking te stellen.
Aan het begin van dit artikel werd gesteld
dat de producenten van informatie de
eisen van de gebruikers zo goed mogelijk
tegemoet dienen te komen. De hamvraag is
dus: zijn de gebruikers tevreden?
Het is daarbij goed om te beseffen, dat 'de
gebruiker' niet bestaat. Elke gebruiker zal
anders over de systemen oordelen.5 Over
het algemeen lijken de meeste gebruikers
echter tevreden te zijn over de systemen en
vinden zij deze ook bruikbaar. Dit blijkt
ook uit het gebruikersonderzoek dat het
Gemeentearchief Delft twee jaar geleden
onder zijn digitale bezoekers hield.6
Voor mijn scriptie heb ik ook een beperkt
aantal ervaren gebruikers geïnterviewd. Zij
gaven onder meer aan dat hun onderzoek
meer omvat dan wat (op dit moment) door
de systemen gedekt wordt. Zo kan een
onderzoeker in Delft op internet wel
beschikken over Doop-, Trouw- en
Begraafregisters (DTB) en de Burgerlijke
Stand, maar voor zijn vervolgonderzoek is
hij nog steeds aangewezen op de studie
zaal. Het is echter de vraag of de archieven
erop mikken het totale onderzoeksterrein
van de genealoog te bereiken. Tot nu toe
zijn voornamelijk 'primaire bronnen' via
internet toegankelijk gemaakt. Het
Gemeentearchief Delft heeft een duidelijke
beleidskeuze gemaakt geen andere bron
nen dan Burgerlijke Stand en DTB via
Digitale Stamboom beschikbaar te stellen.
Van de onderzochte systemen is alleen het
RHC Tilburg druk bezig met 'secundaire
bronnen' zoals Rechterlijk Archief. GenLias
is in eerste instantie bedacht voor het in
voeren van gegevens uit de Burgerlijke
Stand, maar ondertussen is de database
structuur zo aangepast dat ook andere
bronnen makkelijk opgenomen kunnen
worden, zoals bijvoorbeeld de Memories
van Successie in Noord-Brabant. Op dit
moment liggen de prioriteiten van GenLias
echter bij het verbeteren van de bedrijfs
zekerheid en het vullen van het systeem
met primaire bronnen.
Het blijft voor archiefdiensten wel zaak om
geregeld bij de gebruikers te polsen of de
site nog steeds aan de verwachtingen vol
doet, omdat anders de site door de gebrui
kers de rug wordt toegekeerd en daarmee
zijn bestaansrecht verliest.
De Nederlandse genealoog kan echter nu al
in zijn handen knijpen dat de primaire
bronnen (gedeeltelijk) on line beschikbaar
zijn, een situatie die in het buitenland nog
nauwelijks voor lijkt te komen. Hoewel de
systemen nog zeer beperkt zijn heeft de
genealogie er in de afgelopen paar jaar met
deze databases op internet enkele prachtige
zoekmogelijkheden bij gekregen.
26
27
Door Robert van Vuuren
Op 29 augustus 2002 behaalde Robert van
Vuuren het doctoraaldiploma Archiefweten
schap (tevens diploma Archivistiek A) aan de
Universiteit van Amsterdam. Zijn doctoraal
scriptie 'De Digitale Voorouder' behandelt de
kwaliteit van genealogische zoeksystemen op
internet. In dit artikel een samenvatting van
zijn bevindingen.1
Kwaliteitseisen
Vormgeving
Gegevens
Zoeken
Contact
En de gebruiker?
1Robert van Vuuren, De digitale voorouder. Kwaliteit van
genealogische zoeksystemen op internet. Doctoraalscriptie
Archiefwetenschap augustus 2002,85 p. Geïnteresseerden
kunnen een exemplaar bestellen door een e-mail te
sturen aan robertvanvuuren@planet.nl.
2. Digitale Stamboom Delft: http://archief.delft.nl; ISIS
Tilburg: http://rhc.tilburg.nl/isis GenLias: http://www.gen-
lias.nl.
3. Gert van der Pijl, Kwaliteit van informatie in theorie en
praktijk (Amsterdam 1993) 24-27.
4. G.P.A.J. Delen, H.J. Kouwenhoven en D.B.B. Rijsenbrij,
Kwaliteit van produkten (Rijswijk 1991).
5. ZieTheoThomassen.'De veelvormigheid van de archie
fontsluiting en de illusie van de toegankelijkheid', in:
Toegang. Ontwikkelingen in de ontsluiting van archieven.
Jaarboek 2001 Stichting Archiefpublicaties ('s-Gravenhage
2001) 13-43.
6. Gemeentearchief Delft, Klanttevredenheid Gemeente
archief 2000 (Delft 2000).
archievenblad
maart 2003
maart 2003
archievenblad
