juridische zaken
16
uridische zaken
Openbaarheid en archieven
Door Gineke van der Ree*
Openbaarheid van archieven, de regels en
de wet. Voor de meesten van u zou dit
een overbodige inleiding moeten zijn.
Immers: niet alleen wordt iedereen geacht
de wet te kennen, maar een archivaris
wordt natuurlijk helemaal geacht de
Archiefwet, en tegenwoordig ook de Wet
openbaarheid van bestuur en de Wet
bescherming persoonsgegevens te ken
nen. Maar voor degenen die niet aan
archieven gewend zijn, of bij wie het alle
maal misschien een beetje is weggezakt,
zal ik in het kort de belangrijkste regels
met betrekking tot de openbaarheid de
revue laten passeren, opdat u allemaal
weer helemaal bij de les bent. Overigens
zeggen geschreven regels op zichzelf niet
zoveel; ze krijgen pas hun betekenis als
ze worden toegepast.
In verband met de openbaarheid van
archieven is de Archiefwet wel de wet
waar de archivaris het meeste mee te
maken heeft. Daarom nu eerst in het
kort het systeem van de Archiefwet.
Uitgangspunt van de Archiefwet is: zo
groot mogelijke openbaarheid, want
zonder openbaarheid is benutting
onmogelijk. Dat betekent naar de
huidige Archiefwet: archieven worden
na twintig jaar overgebracht naar een
archiefbewaarplaats en zijn daarmee
dan openbaar, tenzij er beperkende
bepalingen worden gesteld.
Het principe van de openbaarheid zoals
wij dat nu kennen, werd voor het eerst
wettelijk vastgelegd in de eerste echte
Archiefwet, die van 1918. Art. 1 kende
de openbaarheid van overgebrachte
archieven van de overheid. De termijn
van overbrenging werd vijftig jaar. In
de Archiefwet van 1962 werd hetzelfde
principe vastgelegd in art. 7 (later
aangevuld (art. 7a en 7b) naar aanlei
ding van de herziene WOB).
In de huidige Archiefwet (Archiefwet
1995) is de openbaarheid geformuleerd
in art. 14: als archieven zijn overge
bracht naar de archiefbewaarplaats, zijn
ze openbaar. En zoals ook al in de twee
vorige wetten was vastgelegd: ieder is
bevoegd die archiefbescheiden koste
loos te raadplegen en daarvan of
daaruit afbeeldingen, afschriften, uit
treksels en bewerkingen te maken of op
zijn kosten te doen maken.
Een belangrijke wijziging in de huidige
wet ten opzichte van zijn voorgangers zit
hem in de termijn: die is nu gesteld op
twintig jaar. Daarmee zijn de archieven
dus veel eerder openbaar. Dit heeft con
sequenties gehad voor de archiefdien
sten: meer kans op beperkende bepalin
gen bij overbrenging en meer verzoeken
om ontheffing van die beperkingen.
Een andere consequentie van de verkor
ting van de overbrengingstermijn zou
kunnen zijn dat er meer voortijdig
vernietigd wordt of zelfs niet eens vast
gelegd. Denk maar aan de fotorolletjes
van Srebrenica en de uitspraak van de
heer Wiegel: "Als dat allemaal openbaar
wordt, ga ik maar meer telefoneren." En
onlangs weer een stevige brief van de
brandweercommandant van Vierlings
beek over de problemen met het brand
weercorps aldaar. De brief is geheel ver
dwenen uit de gemeentelijke admini
stratie. Archivarissen hebben wat dat
betreft weinig zicht op wat er al verdwe
nen is.
De beperkingen
Bij de overbrenging kunnen beperkingen
van de openbaarheid worden vastgesteld.
In 1918 was bij de openbaarheid gefor
muleerd: behoudens bij de overbrenging
gestelde beperkingen, als ze de bezoeker
niet veilig kunnen worden toevertrouwd
en als de materiële staat het niet toelaat;
de laatste twee zaken hebben overigens
niet zozeer te maken met openbaarheid
als wel met toegankelijkheid. Om welke
beperkingen het bij overbrenging kon
gaan was niet expliciet vermeld.
De wet van 1962 kende dezelfde, onge
clausuleerde, beperkingen; ook na over
brenging was beperking mogelijk, maar
alleen wanneer het algemeen belang dit
dringend vereiste. Dat was dus heel ruim
geformuleerd, een soort elastiekbepaling.
De beperkingen die bij overbrenging
kunnen worden gesteld, staan nu expli
ciet genoemd in de wet zelf. Art. 15 geeft
ze aan: de eerbiediging van de persoon
lijke levenssfeer (de privacy); het belang
van de staat of zijn bondgenoten; het
anderszins voorkomen van onevenredige
bevoordeling of benadeling van
betrokken natuurlijke personen of
rechtspersonen dan wel van derden.
Bij het stellen van beperkingen bij de
overbrenging moet er rekening mee
gehouden worden dat die stukken die
vóór overbrenging al openbaar waren op
grond van de WOB, niet onder de
Archiefwet gesloten kunnen zijn: eens
openbaar, altijd openbaar.
Beperkingen kunnen achteraf alleen nog
gesteld worden als zich na het tijdstip
van overbrenging omstandigheden
hebben voorgedaan die, waren zij op dat
tijdstip bekend geweest, tot het stellen
van beperkingen aan de openbaarheid
ingevolge de genoemde drie gronden
zouden hebben geleid.
De beperkingen kunnen nooit voor langer
dan 75 jaar worden vastgesteld (met uiter
aard weer een ontsnappingsclausule: de
minister van OCenW, dan wel
Gedeputeerde Staten kunnen anders
beslissen). En voor sommige bestanden
gelden aparte regels, zoals voor de nota
riële archiefbescheiden, rechterlijke
archieven en de gemeentelijke registers
van de burgerlijke stand. Bij het overne
men van particuliere archieven geldt de
Archiefwet niet. In principe kan elke ter
mijn van niet-openbaarheid worden afge
sproken. Ook daarbij moet ernaar
gestreefd worden dat geen archieven wor
den aangenomen die te veel beperkingen
of te lange termijnen kennen. Dit is ook
verwoord in de Code of Ethics.
Opschorting
Het terugbrengen van de overbrengings
termijn van vijftig naar twintig jaar heeft
uiteraard gevolgen voor de administratie.
Niet altijd kan die de stukken dan al mis
sen. De zorgdrager kan dan ook verzoeken
om opschorting van de overbrenging als
de stukken voor de administratie nog
nodig zijn. In het laatste geval dient een
onderzoeker zoveel mogelijk dezelfde
rechten te hebben als die zouden gelden
als het archief zou zijn overgebracht, want
in feite had het archief al openbaar
moeten zijn. De burger mag niet de dupe
worden van de opschorting.
Onder het regime van de Archiefwet 1962
kon die opschorting zeer lang duren,
bijvoorbeeld de curateleregisters (110 jaar
na geboortedatum), aangiften suc
cessierecht (75 jaar), en kadastrale regis
ters en kaarten zelfs voor onbepaalde tijd.
De Archiefwet 1995 heeft de termijn op
maximaal tien jaar gesteld; daarna wordt
opnieuw bekeken of opschorting nog
nodig is. Intussen zijn wel de opschor-
archievenblad
februari 2003
KDlTie saw URM A K 4 JORDENS
90
Archiefwet 1995
Ah*
Mr Luuwvs
s«n v
e' 199S
Deuh-iidr .'nik
Willink
tingstermijnen die
op grond van de Archiefwet
1962 waren gesteld, van kracht gebleven.
dat de onderzoeker de bescheiden
slechts voor het genoemde
doel zal aanwenden;
dat hij niets zal publiceren of
op andere wijze openbaar
maken waardoor de belan
gen van de staat of nog in
leven zijnde personen
onevenredig kunnen worden
geschaad;
dat hij met het oog op de
bescherming van die belangen
niet tot publicatie van gegevens
zal overgaan dan na schriftelijke
toestemming van de archiefbe
heerder, aan wie daartoe de te
publiceren passages dienen te
worden voorgelegd;
dat hij de overige gegevens die hem
ter kennis zullen komen en waarvoor
geen toestemming tot publicatie is
verkregen, slechts voor eigen studie
zal gebruiken en deze niet aan derden
zal meedelen;
dat hij de overheid vrijwaart voor
aanspraken van derden ter zake van alle
schade die zij lijden tengevolge van de
raadpleging door de verzoeker.
Ik kom op deze verklaring straks nog
terug.
Ontheffing/dispensatie
Ontheffing of dispensatie van de beper
kende bepalingen is mogelijk indien het
belang van de gestelde beperking niet
opweegt tegen het belang van de bezoeker
tot raadpleging of gebruik van de archief
bescheiden (maar dit geldt niet voor
beperking op grond van het belang van de
staat of zijn bondgenoten; in dat geval is
er wel recht op informatie, als ze vóór
overbrenging onder de WOB vielen).
Hierbij moet altijd gekeken worden naar
het doel van de vraag, niet naar de positie
van de aanvrager (ARRvS 1985). Getoetst
wordt op het belang van de drie
genoemde beperkingsgronden. Het punt
van het belang van de staat of zijn
bondgenoten is hoofdzakelijk van belang
voor de medewerkers van het Nationaal
Archief. De meeste archivarissen hebben
vooral te maken met het eerste punt: de
privacy. Maar privacy verliest aan gewicht
naarmate de tijd vordert.
In de praktijk tekent degene die inzage wil
in niet-openbare archieven een verklaring
waarin doorgaans staat:
De Wet openbaarheid van bestuur
De openbaarheid van de Archiefwet
betekent recht op inzage van stukken en
is beperkt tot de openbaarheid na over
brenging van de archieven. De WOB gaat
over openbaarheid vóór de overbren
ging, maar biedt slechts recht op infor
matie uit de stukken. Bovendien kent de
WOB aanzienlijk meer beperkingen op
de openbaarheid, hetgeen te verklaren is
uit het feit dat het veel recentere infor
matie betreft. De WOB kent daarbij een
onderscheid tussen absolute en relatieve
weigeringsgronden.
De absolute betreffen gevaar voor de een
heid van de Kroon, schade aan veiligheid
van de staat, bedrijfs- en fabricage
gegevens die vertrouwelijk aan de over
heid zijn meegedeeld en gevoelige per
soonsgegevens, tenzij de verstrekking
kennelijk geen inbreuk op de persoon
lijke levenssfeer maakt (deze laatste
grond is toegevoegd op grond van de
nieuwe WBP). Deze gronden sluiten ver
strekking van informatie geheel uit. Bij
de zeven relatieve horen onder andere de
februari 2003
beperkingen die ook zijn opgenomen in
de Archiefwet. Hierbij gaat het altijd om
een belangenafweging tussen het alge
meen openbaarheidsbelang en de in de
wet genoemde belangen zoals de
eerbiediging van de persoonlijke levens
sfeer.
Bij de Archiefwet wordt dan gekeken
naar het doel van het onderzoek. In het
kader van de WOB is aan de hand van
jurisprudentie vastgesteld dat dit juist
niet is toegestaan. Er mag niet aan één
specifieke persoon of groep (de zoge
naamde voorkeursverkrijgers) informatie
worden verstrekt die aan anderen
geweigerd wordt: openbaar voor de één
betekent automatisch openbaar voor de
ander, zie de uitspraak Voetbalvandalen
III (ABRvS 25-4-2000: de KNVB wenste
bij wijze van uitzondering inzage in
strafrechtelijke gegevens om voetbalvan
dalen een stadionverbod te kunnen
opleggen; dit werd door de Afdeling
Bestuursrechtspraak van de Raad van
State niet gehonoreerd).
De Wet bescherming persoonsgegevens
De verkorting van de overbrengingster
mijn heeft een nieuwe discussie op gang
gebracht over de bescherming van de
persoonlijke levenssfeer. Deze discussie,
het ontstaan van steeds grotere (geau
tomatiseerde) gegevensbestanden van
persoonsgegevens alsmede Europese
regelgeving hebben intussen hun neer
slag gevonden in de nieuwe Wet
bescherming persoonsgegevens (WBP).
Deze wet (uit 2000) bevat regels ter
bescherming van de persoonlijke le
venssfeer in verband met de (deels) geau
tomatiseerde verwerking van persoons
gegevens, ook als ze geen deel uitmaken
van een persoonsregistratie en kent daar
bij een termijn van 110 jaar, waarin de
gegevens in principe niet openbaar zijn.
Voor niet geautomatiseerde verwerkin
gen blijft de situatie zoals die was onder
de WPR. Bepaalde verwerkingen zijn uit
gesloten van toepassing. Een deel daar
van is onderworpen aan andere regels,
zoals de Wet politieregisters.
Ook de Archiefwet 1995 is aangepast. Dit
heeft geleid tot een nieuw artikel 2a:
Het verbod persoonsgegevens te ver
werken, bedoeld in artikel 16 van de
WBP, geldt niet voor verwerkingen die
archievenblad
