r^J3x
Verslag Algemene Leden Vergadering 14 november 2002
m
NVBA nieuws
bestanden over tig jaren nog leesbaar zijn. Hierbij zijn de artike
len 11, 13 en met name 12 uit de Archiefwet 1995 essentieel.
Heeft u ervaring met conversie? Zo ja, welke?
De overgang van het documentmanagementsysteem PARS naar
het nu opererende DM6-systeem is een belangrijke ervaring die is
opgedaan met conversie. Een andere ervaring met conversie is
geweest het converteren van een oude naar een nieuwe scancon
figuratie. Al is deze conversie uiteindelijk niet gerealiseerd omdat
ze te duur werd bevonden.
4. Noem eens wat zwakke punten van een DIS-systeem.
Een goede procesbewaking zit er niet in. Het is document-
georiënteerd. Een koppeling met een thesaurus of gegevenscata-
logus ontbreekt nog op dit moment. Vanzelfsprekend zijn ook
computer- en netwerkstoringen een probleem.
5. Heeft u een eenduidig zoeksysteem om met één vraag alle informatie
te verkrijgen uit uw mainframesysteem, Microsoft Office-systemen
en uw DIS-systeem?
y Nog niet. Er is een informatieportaal in oprichting. Dit zou dat
mogelijk kunnen maken. Er kan nu nog niet via één vraag over
alle systemen heen worden gezocht.
6. Hoe gaat u met vertrouwelijke informatie om in uw DIS-systeem?
Denk hierbij aan: opslag, toegankelijkheid en distributie(risico's)
Er wordt uiterst zorgvuldig omgegaan met vertrouwelijke infor
matie. Dat is binnen een overheidsorganisatie onontbeerlijk.
Denk maar eens aan privatisering van nutsbedrijven en verde
ling van aandelen. Dit gebeurt via autorisaties. Bij het reeds
aangehaalde systeem CIOS (zie vraag 1) tot op documentniveau.
Er wordt geen gebruik gemaakt van inscriptie. Hierbij dient wel
opgemerkt dat het onbewaakt achterlaten van je pc ook een risi
cofactor is. De vraag is verder hoe ver je hierin gaat. Hoe gecom
pliceerder en geavanceerder je het maakt, des te lastiger het
werkbaar wordt. Het is bovendien enorm duur.
Daarbij kun je ook een afweging maken van wat wel en wat niet
als vertrouwelijk moet worden gezien. Een sollicitatiebrief naar
een functie als burgemeester komt niet in het DM6-systeem. Die
is te vertrouwelijk. Daartegen hoef je ten aanzien van de vele
begrotingswijzigingen niet te veel energie te stoppen in dure
autorisatietoepassingen.
7. Bewaartermijnen; weegt u de kosten aftegen de risico's?
Bij de overheid, de provincie Noord-Brabant in deze, werken we
met selectielijsten, de wettelijke bewaartermijnen. Dat staat los
van de kosten.
8. Hoe organiseer je dat elk document slechts één keer wordt opgesla
gen, en welke middelen heeft u ter beschikking om dit te controleren?
Dat doen we op dit moment nog niet. Het is wel een doel dat op
korte termijn gerealiseerd dient te worden. Eén archiefexemplaar
wordt opgeslagen.
9.Geefeen definitie: wie is de eigenaar van een document?
Degene bij de provinciale organisatie die ambtelijk verant
woordelijk is voor een opgemaakt document blijft eigenaar.
Hierbij moet men denken aan auteursrechtelijke aspecten.
10. Wat zijn de grootste knelpunten van het DIS-systeem op uw werk
en/of bij uw klanten?
Het gebruiksgemak is een essentieel verbeterpunt. Het is een te
specialistisch systeem. Er moeten relatief veel velden worden
ingevuld. Een aantal van de vele handelingen zou geautoma
tiseerd kunnen worden. Een goed voorbeeld zijn de arbeidsinten
sieve buikdocumenten, zoals begrotingswijzigingen. Door effec
tieve geautomatiseerde verbeteringen boek je enorme tijdswinst.
De informatie is sneller toegankelijk en dus ook raadpleegbaar.
Kwaliteit is hierbij onontbeerlijk. We doen het voor de gebrui
kers, binnen en buiten de provinciale organisatie. Het doel van
de provincie Noord-Brabant is immers 'Beter zichtbaar en zicht
baar beter te zijn'.
11Hoe ziet u de positie van de bedrijfsarchivaris en het bedrijfsarchief
in de komende periode?
Als documentair informatiespecialist bij een overheidsorga
nisatie kan ik mijn mening ventileren met behulp van de GO-B1-
en GO-B2-opleiding die ik in 1996 heb afgerond. Sinds 1996 is er
al weer veel veranderd op het gebied van de informatietechnolo
gie. De automatiseringstoepassingen worden steeds gea
vanceerder. Het is zaak als bedrijfsarchivaris om dit te blijven vol
gen. Permanent je kennis vergroten. Een goede houding en
gedrag zijn gewenst. Een pro-actieve houding bijvoorbeeld kan je
voordelen opleveren. De financiering is essentieel. Continu je
eigen winkel zo effectief en efficiënt mogelijk profileren binnen
de organisatie. Ken alle processen in je organisatie. Bewijs je
meerwaarde voor de organisatie. Lever kwaliteit. Ze kunnen niet
zonder het bedrijfsarchief. Je moet eveneens externgericht
denken. Wie zijn mijn klanten? Gebruikersvriendelijke digitali
sering is belangrijk. De digitale archieven via begrijpelijke en
snelle ordeningstechnieken toegankelijk hebben. Het snel vin
den van de juiste informatie, daar gaat het om. Toon daarbij ini
tiatief door progressief mee te denken en actief te participeren in
het zoeken van essentiële informatie. Een bedrijfsarchief in
welke vorm dan ook, blijft het geheugen van de organisatie!
12. Noem een paar opvallende zaken die u op de DMS-Beurs in Essen
bent tegengekomen.
Er zijn drie zaken die mij zijn opgevallen en waar ook mijn
interesse naar uitging.
Een zeer interessante demonstratie van een representatieve
Duitse dame van E-government. Leerzaam en zeer praktisch.
Een show van het op zeer snelle wijze scannen van documenten.
Een oud-studiegenoot van de Bibliotheek Documentatie
Academie Tilburg uit begin jaren tachtig, die ik sindsdien niet
meer had gezien.
52
NVBA nieuws
Het Nationaal Archief - voorheen het
Rijksarchief - te 's-Gravenhage was deze
keer de gastheer van deze NVBA-
bijeenkomst. De ontvangst, de geboden
faciliteiten en de middaginvulling
mochten er zijn. Voorzitter Peter de Jong
had deze dag zijn vuurdoop als nieuw
bakken leidsman van de NVBA. Het is
bepaald geen sinecure een algemene
ledenvergadering in goede, strakke
banen te leiden, zal hij op sommige
momenten tijdens deze vergadering
ongetwijfeld gedacht hebben.
Bij de mededelingen kwam onder meer
naar voren de schoorvoetende samen
werking en het eventueel samengaan van
de KVAN, SOD en NVBA.
Vooralsnog wil de NVBA zelfstandig blij
ven met behoud van de samenwerking
zoals die reeds sinds jaar en dag geldt. Er
bestaat nog steeds enige vrees dat met
name de bedrijfsarchivistiek niet de aan
dacht zal krijgen die ze verdient. Ook
binnen het kader van de DIVA blijft dit
een belangrijk aandachtspunt. We kun
nen ons gelukkig prijzen met oud
voorzitter Arie Otten, die in dit
gezelschap de NVBA op een uitstekende
manier vertegenwoordigt, aldus de
voorzitter.
De notulen van de vorige ALV op 13 juni
werden na de nodige bijstellingen, aan
vullingen en weglatingen goedgekeurd.
De moeilijkste hobbel voor de voorzitter
was zeker het agendapunt Communicatie
NVBA-Nieuws Archievenblad. Wederom
ontstond er een hevige discussie. In tegen
stelling tot eerdere uitlatingen zijn de
kosten van het Archievenblad voor de
NVBA niet zo hoog, aldus de voorzitter.
Bij vele leden bleven toch twijfels bestaan.
Het bestuur zegde toe de vergadering voor
de volgende ALV een uitgewerkt plan en
cijfers te verschaffen.Veel lof was er voor
NVBA-E-zine. Helaas maken nog te weinig
NVBA-leden hiervan gebruik. Er wordt
gewerkt om aan deze digitale uitgave meer
bekendheid te geven.
Een vierde druk van de uitgave
'Bewaartermijnen in een Bedrijfsarchief'
is volgens Ben Schmitz zeker verant
woord. Deze NVBA-bestseller blijkt nog
steeds een lang leven beschoren te zijn.
Het voorstel van penningmeester Paul
van Koningsbruggen om de contributie
te verhogen in verband met de euro en
de begroting 2003 kwam ongehavend
door de vergadering. Naast de penning
meester verdient ook 'de boekhouder op
afstand' Gerard Laurijssen een compli
ment.
Willem Lammerts werd in het algemeen
bestuur benoemd als afgevaardigde voor
de Regio Noord. Bijna aan het einde van
de vergadering gekomen werd tijd
ingeruimd voor het agendapunt 'rap
portages werkgroepen, secties en afdelin-
gen'. In de werkgroep Opleidingen is een
vacature. Naast de intentieverklaring
NVBA-GO, bestaat er sinds kort ook zo'n
intentieverklaring van GO met het oplei
dingsinstituut van SOD. Tot de program
maraad van de GO trad onlangs de heer
Lasschuyt toe. Ingegaan werd op de
diverse cursussen, die de Stichting GO
weer op de rol heeft staan
De zeer actieve Regio Noord organiseerde
tal van activiteiten in Groningen,
Friesland en Drenthe. In tegenstelling tot
m m iff
de NVBA bezit deze regio het reeds lang
verlangde 'smoelenboek' met bijbe
horende informatie.
Ergens in 2003 zal de regio Zuid een
bijeenkomst plannen in het West-
Brabantse.
Het NVBA-Nieuws in het Archievenblad
wordt nog steeds door de vaste redac
tieleden Harry Hendriks en Harry
Strijkers geredigeerd. Van de rondvraag
werd geen gebruik gemaakt.
Op tijd kon aan het verdere programma
worden begonnen. Tijdens het eerste
gedeelte van deze middagsessie werden
de deelnemers in twee groepen door de
archiefdepots van het Nationaal Archief
geleid. Hier kreeg men uitleg over enkele
facetten uit de nationale, maar ook kolo
niale vaderlandse geschiedenis. De kun
stige glazen schrijn waarin de docu
menten behorende bij de Vrede van
Munster waren opgeborgen, maakte op
velen best indruk.
Het tweede programmaonderdeel be
stond uit twee presentaties/lezingen.
Vanuit twee verschillende gezichts
hoeken werd de 'Acquisitie van bedrijfs
archieven' behandeld door Nico van
Egmond van het Nationaal Archief en
Alice van Diepen van het Gemeen
tearchief te Amsterdam. Voorzien van
een tas met informatie keerde hierna
iedereen huiswaarts.
53
NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
archievenblad
februari 2003
NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
Impressie
Bekendheid
Smoelenboek
Schrijn
Joop van der Velden
februari 2003
archievenblad
