r^J3x
■iW|H
K
Acquisitie bedrijfsarchieven gemeentearchief Amsterdam
NVBA nieuws
NVBA-Redactieadres
NVBA-lid worden?
Redactie NVBA-Nieuws
Alice van Diepen, werkzaam bij het gemeen
tearchief Amsterdam, was een van de twee gast
sprekers tijdens de Algemene Ledenvergadering
van de NVBA. Deze keer werd de bijeenkomst
gehouden in het Nationaal Archief in 's-Graven-
hage; het voormalig Algemeen Rijksarchief.
De inleidster maakte duidelijk dat het Amster
dams gemeentearchief er is voor iedereen die iets
wil weten over de geschiedenis van zijn
Amsterdamse familie, woonhuis, bedrijf of buurt.
Jaarlijks vinden zo'n 30.000 bezoekers in de
studiezalen van het gemeentearchief een ant
woord op hun vragen over de stad. Het gemeen
tearchief is een historisch documentatiecentrum
in de breedste zin van het woord. Niet alleen
bewaart men archieven van de (stedelijke) over
heid, maar ook van talloze particuliere instel
lingen en bedrijven. Bij elkaar beslaan deze
archieven een lengte van zo'n veertig kilometer.
Daarnaast kan men terecht bij de verzamelingen
van het gemeentearchief. Hierin bevinden zich
;Y"-rv. T'Tvw
boeken, kranten, tijdschriften en ander klein
drukwerk, maar ook tekeningen, prenten, foto's,
kaarten en plattegronden, bouwtekeningen,
affiches en prentbriefkaarten. Voorts kan men er
film- en videomaterialen, platen, cd's en radio- en
tv-opnamen raadplegen.
Van de op dit moment veertig km opgeslagen
archief bij het gemeentearchief Amsterdam
bestaat ongeveer vijftien km uit bedrijfs
archieven. In de praktijk gaat het dan over 536
bedrijfsarchieven en een onbekend aantal items
in andere collecties. Zo is de omvang van het
archief van het Concertgebouworkest maar liefst
375 strekkende meter. Van het bekende waren
huis de Bijenkorf is 77 meter archief in huis.
Binnen de organisatie van het Amsterdams
gemeentearchief vindt de acquisitie plaats door
de Sectie Verwerving Inspectie. Deze acquireert
niet alleen archieven, maar ook prenten, tekenin
gen, boeken, digitale documenten, affiches,
audiovisuele documenten etc. De bedrijfs
archieven zijn dus een onderdeel van een groter
geheel. In de jaren 2001/2002 zijn onder andere
verworven de archieven van Koninklijke
Hausemann en Hotte (jumbo-spelletjes), 60
meter, 1853-1990 (tip NEHA); de documentatie
van boekbinderij Stokkink; het Grootboek van
Scheepssmederij Fa. G. Schut uit de periode 1911-
1926 en het personeelsboek van drukkerij
Ellerman. Verder zijn affiches aangekocht van
onder andere Bensdorp Cacao en Bols Liqueurs.
Ook films van Amsterdam Port Association zijn
aan het archief geschonken. Bijzonder was ook
een 'Copie Boek beginnende den 18 november
1815' van de firma Bols, dat werd toegevoegd aan
het reeds aanwezige archief.
Twee jaar geleden is er een opdracht gekomen om
een integraal acquisitiebeleid te formuleren.
Belangrijk hierbij was dat het multicultureel karak
ter van de stad ook in dit beleid herkenbaar moest
zijn. Tot nu toe was dat een hiaat in de archieven
en collecties van het gemeentearchief Amsterdam.
Er waren op dat gebied reeds twee interne rap
porten geschreven door Jeroen van Oss, getiteld:
'Analyse van lacunes in het archievenbestand
GAA' (1993) en 'Van lacune tot speerpunt' (1995).
De eerste stap was het maken van een analyse van
de lacunes in het archievenbestand. Alle archieven
van het GAA zijn ingedeeld in een classificatiesys
teem, bijvoorbeeld: economisch leven, landbouw
en visserij, waterhuishouding en verkeer. Uit de
categorie economisch leven waren er geen
archieven uit de Amsterdamse confectiebranche of
de voor Amsterdam typerende handel in antiqui
teiten, diamanten en kunst.
Om hier iets aan te doen werden acquisitiecam
pagnes gevoerd met de volgende opzet. Er kwam
een onderzoek naar historische ontwikkelingen in
de sector. Ook de vraag van de archiefbezoekers
werd onderzocht. Een onderzoek werd verricht
naar de aard en de omvang van archiefvormers in
deze sector en de aard van het archiefmateriaal.
Ook hun relatie met de overheidsarchieven werd
bekeken. Belangrijk om te weten was ook waar de
archieven zich bevonden, zodat de archiefvormers
konden worden benaderd.
50
NVBA nieuws
Welke sectoren kwamen in aanmerking
voor een dergelijke sectorsgewijze
acquisitiecampagne? Dit bleken maar
liefst 64 relevante sectoren te zijn met
21 speerpunten, waaronder: notaris
kantoren, bouwbedrijven, makelaars,
bioscopen, textielbedrijven en reclame
bedrijven. Vanaf 2001 zijn vervolgstap-
jSEfl PROGRAMMA
VAN HET WBf
aPlM CONCE.RT= iÉÉ
Wt GEBOUW wm
pen ondernomen. Er is nu een alge
meen acquisitieprofiel en een acquisi
tiebeleid ten aanzien van de verzamel
gebieden bibliotheek, audiovisueel,
fotografie, prenten/tekeningen en ar
chieven. De uitgangspunten van het
acquisitieprofiel zijn de relatie met de
gemeentelijke archieven, de representa
tiviteit en de afstemming met andere
erfgoedinstellingen.
Van een aantal verzamelgebieden is het
acquisitieprofiel in concept gereed, met
name wat betreft bibliotheek en audio
visuele collecties. Het profiel van de
fotografie is in de maak, maar het
profiel van de archieven, waaronder dat
van bedrijfsarchieven, moet nog wor
den vastgelegd.
De huidige praktijk inzake de acquisitie
van de bedrijfsarchieven is nu nog voor
namelijk een passieve acquisitie. Op dit
moment bestaat er (nog) geen sectors
gewijze actieve acquisitie. Incidenteel
vindt er wel een actieve acquisitie
plaats. Dit is mogelijk door een combi
natie van genoemde beleidsstukken, het
acquisitieprofiel, de interne en externe
kennis binnen het archief en vooral
door alertheid van medewerkers.
Nu al is bekend dat het volgende
bedrijfsarchief afkomstig is van dis
cotheek Roxy! Tot slot: het gemeen
tearchief Amsterdam heeft in principe
altijd belangstelling voor archieven van
Amsterdamse bedrijven, of bedrijven
met een sterke Amsterdamse relatie.
Attentie leden en belangstellenden
van de NVBA Midden Nederland!
De uitnodiging voor een bijeenkomst
voor de leden van NVBA regio Midden
Nederland is al gereed. Wat echter nog
ontbreekt zijn belangstellende NVBA-
leden die:
thema's en onderwerpen aandragen om
in een gemeenschappelijke regionale
bijeenkomst te behandelen;
hun schouders eronder willen zetten
om het programma samen te stellen;
een bijdrage willen leveren als spreker;
als sponsor of gastheer van de
bijeenkomst willen optreden.
Voor een reactie op deze oproep, in
welke vorm dan ook, kunt u contact
opnemen met Pieter de Jong, Gerrit van
der Veenstraat 99, 3762 XK Soest.
Telefoon: privé (035) 602 83 78; kantoor
(0294) 491 340.
E-mail: p.de.jong2@tip.nl.
PS: in de Regio Noord werd onlangs een
workshop 'PR van de archivaris' geor
ganiseerd. Midden Nederland mag toch
niet achterblijven?
'Lastige' vragen aan Wout Kersten
van de Provincie Den Bosch
1. Hoe gaat 11 in uw DIS-systeem om met
documenten die je voor de FIOD verbor
gen wilt houden?
Alle documenten die via het docu
mentmanagementsysteem (DM6) wor
den geregistreerd zijn toegankelijk.
Documenten die je wilt verbergen
staan niet in het systeem. De auto
risaties die zijn toegepast bepalen wie
wel en niet toegang hebben tot het
systeem. In het DM6-systeem zijn do
cumenten tot op bureauniveau toe
gankelijk. In het systeem CIOS (digi
taal systeem ten behoeve van het toe
gankelijk maken van documenten met
betrekking tot het grotestedenbeleid)
zijn de documenten tot op document
niveau toegankelijk.
2. Zit er een 'papiervernietiger' in uw DIS-
systeem?
Dit is momenteel niet het geval. Het
zou eigenlijk wel moeten. Conform de
Archiefwet 1995 en in het bijzonder de
ministeriële regels is er een aantal
eisen gesteld (Record Management
Applicaties). In het DM6-systeem zou
de mogelijkheid tot vernietigen, gelijk
de fysieke vernietiging, in plaats van
verwijderen moeten worden opge
nomen.
3. Aan welke vorm van opslag denkt u of
heeft 11 voor het maken van een back
up? En welke maatregelen heeft u
genomen om over tien jaar nog alle
documenten te kunnen lezen?
Er is geen specifieke opslag. We bevin
den ons in de overgangsfase van cd-
rom naar dvd. Op dit moment dus nog
cd-rom.
Een back-up van de DM6-informatie
doen we niet separaat. Deze gaat mee
in de totale back-up van het netwerk
van de provincie Noord-Brabant. Dit is
een punt van aandacht.
Er is een beleidsnotitie Digitale Duur
zaamheid die in principe binnenkort
door het College van Gedeputeerde
Staten zal worden vastgesteld. Het is
van (wettelijk) belang dat de digitale
51
NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
Harry L.M. Hendriks
Sluisgraaf 9
5032 XL TILBURG
Tel.: (013) 463 06 19
Fax: (013) 463 06 19
E-mail: yrrah47@planet.nl
Schrijf dan naar de
ledenadministratie
mevrouw S.L. de Kok-Gamga
Ruseschans 9
2728 HA ZOETERMEER
www.nvba-info.nl
Als lid ontvangt u het
Archievenblad gratis
H. Hendriks
Sluisgraaf 9
5032 XL TILBURG
H. Strijkers
DSM/Centraal Archief
Postbus 6500
6401 JH HEERLEN
J.van derVelden
Diamantdijk 197
4706 HD ROOSENDAAL
THEEHANDEL
J. W SM ITT - Ai» »ti
Bedrijfsarchieven
Lacunes
archievenblad
februari 2003
NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
Speerpunt
TE-AM5TE.RDAM
Dunderdag 10 Februari 1916
ABON NEME NTS-CONCERT
Dir. Richard Sir
Samenhang
(Bewerking Harry Strijkers)
februari 2003
archievenblad
