Uw archief
een muffe boel?
Beloften doen en waarmaken
Workshop werkprocessen
DIGITAAL HOOGWAARDIGE SCANS
KUNT U DOOR DE BOMEN
HET BOS NIET MEER ZIEN?
Werken aan kwaliteit van dienstverlening
Miitenhof
Stuaio
Fotostudio Buitenhof, heeft zijn bezigheden
uitgebreid met het digitaliseren van bijzondere
archieven.
Doordat wij gebruik maken van de allernieuw
ste digitale scancamera bereiken wij een kwali
teit die tot nu toe nog onbekend was. Het
grootste voordeel is dat uw archiefstukken niet
ergens onder óf in hoeven en dus niet kunnen
beschadigen. Deze methode is bij uitstek
geschikt voor grote tekeningen, documenten
met lakzegel, perkamenten en schilderijen.
Als extra mogelijkheid kunnen we met de gehe
le set op locatie werken, zodat de kostbare stuk
ken het archief niet uit hoeven.
ARCHIEFPROJECTEN DETACHERING
ARCHIEFOPSLAG ADVISERING
A
1
Postbus 108 9400 AC Assen
tel.: 0592-374407 fax: 0592-371936
e-mail: info@arehiefbewerking.nl
kwaliteitshandvest
iA
In 2002 hebben daaraan tientallen instel
lingen meegedaan. Gezien dit succes is er
dus alle reden om er in 2003 mee door te
gaan. Bij de ontwikkeling van het hand
vest is niet alleen de waardering van de
dienstverlening onderzocht maar ook het
belang dat bezoekers hechten aan onder
delen van de dienstverlening. De elemen
taire aspecten van de dienstverlening ble
ken voor bezoekers het belangrijkst. Voor
de bezoeker is het van groot belang om in
het proces steeds antwoord te krijgen op
de vragen: wat, waar en hoe? Vanzelf
sprekende dingen als stopcontacten en
voldoende verwarming zijn er niet in
opgenomen. De dienstverlening kreeg in
2000 gemiddeld een waardering van 8.0.
Aan de hand hiervan zijn minimumnor
men vastgesteld die in het landelijke
handvest zijn opgenomen. Het is de
bedoeling dat de dienstverlening van
archiefbeherende instellingen gaat vol
doen aan deze minimumeisen.
Op basis van gehouden bezoekersonder-
zoek in 2000 en 2001 is de landelijke
Kwaliteitsmonitor Dienstverlening
Archieven ontwikkeld. Aan deze monitor
hebben in 2002 in totaal 24 instellingen
deelgenomen. Dit heeft geresulteerd in
1.485 waarnemingen. Iedere instelling
heeft een overzicht gekregen van de eigen
resultaten afgezet tegen de resultaten van
alle deelnemers tezamen. Ook hebben de
deelnemers een zogeheten prioriteitenma-
trix ontvangen waarmee in één oogopslag
duidelijk is wat de sterke en zwakke pun
ten van de dienstverlening zijn.
De kwaliteitsmonitor geeft inzicht in de
sterke en zwakke punten van de eigen
dienstverlening, zodat gerichte verbeter
acties kunnen worden ondernomen.
Het periodieke karakter van het onderzoek
maakt het daarnaast mogelijk om onder
zoeksresultaten in de tijd te vergelijken.
Op deze wijze kan worden vastgesteld of
verbeteracties het beoogde effect hebben
gesorteerd.
Niet alleen aan studiezaalbezoekers is
gevraagd een vragenlijst in te vullen, maar
ook aan personen die internetsites van
archiefinstellingen bezoeken of per tele
foon, brief en e-mail informatie inwinnen.
De gemiddelde bezoekfrequentie van
archieven loopt op van 1 keer per maand
door de jongere bezoekers (t/m 34 jaar) tot
1,7 keer per maand onder de 65-plussers.
De internetsitebezoekers raadplegen
gemiddeld 1 keer per maand de site van
een archief. Ouderen maken minder
gebruik van internet dan jongeren. Het
gebruik is het hoogst binnen de leeftijds
groep 35-49 jaar. De overall waardering is
sinds 2000 licht gestegen van 8.0. naar 8,1.
Deze waardering is in absolute zin beslist
goed te noemen. Uit het onderzoek blijkt
ook dat de waardering toeneemt naarmate
de bezoekfrequentie en de leeftijd hoger is.
Het Stadsarchief Breda zette na het 2000-
onderzoek in op het verkorten van de
wachttijden. Dit leverde in de 2001-
meting een waarderingsstijging op van
7.4 naar 7.8 voor de wachttijd met betrek
king tot aangevraagde stukken en de
waardering voor de levertijd van fotoko
pieën steeg van 7.0 in 2000 naar 7.5 in
2001.
Het Gemeentearchief Rotterdam heeft na de
2000-meting de website aangepast. De
waardering voor de aspecten 'informatie
op de site' en 'gemak waarmee men rele
vante informatie kon vinden' steeg in
2001 in beide gevallen van 6.5 naar 7.2.
Het Zeeuws Archief kreeg in 2002 veel
opmerkingen over de klimaatbeheersing
(kou, tocht en droogte). De klimaatbe
heersing wordt naar aanleiding daarvan
verbeterd. Er is ook een nieuwe groep
'passieve consumenten' in beeld gekomen
die per e-mail bestellingen doet maar ver
der weinig interesse voor archieven heeft.
De trend in het Zeeuwse is een afnemend
aantal genealogen in de studiezaal en een
explosief stijgend internetbezoek. Ook bij
het Zeeuws Archief waren er klachten
over de hoogte van tarieven. Door betere
uitleg te geven, dat bleek al eerder bij het
RHC Tilburg, is het mogelijk om de waar
dering te laten stijgen. In de eerste helft
van 2003 kan door alle archiefbeherende
instellingen worden deelgenomen aan de
monitor 2003. De prijs voor DIVA-leden
bedraagt 250,- (excl. BTW) en voor niet-
leden 310,- (excl. BTW).
Vaak lopen archiefbeherende instellingen die het handvest willen invoeren aan tegen
niet goed lopende werkprocessen. Daarom heeft DIVA samen met Bernadette van
Pampus de workshop werkprocessen opgezet. Met de moderatiemethode leren deelne
mers zelf hun eigen werkprocessen in beeld te brengen. Naast het leren beschrijven en
verbeteren van de eigen werkprocessen is ervaringsuitwisseling een belangrijk punt.
Een workshop bestaat uit vier bijeenkomsten van een halve dag met een doorlooptijd
van vier maanden. Data workshop II: woensdag 26 maart, 23 april, 21 mei en 18 juni.
Data workshop III: woensdag 10 september, 8 oktober, 5 november en 3 december.
Er kunnen twee deelnemers per instelling deelnemen. Het aantal instellingen is mini
maal vier en maximaal zes. De locatie rouleert tussen de instellingen.
De prijs voor DIVA-leden bedraagt 525,- (excl. BTW) voor twee medewerkers per
instelling. Niet-leden betalen 625,- (excl. BTW).
41
Fotografie en Digitale Fotografie
WWW.studiobuitenhof.nl - E-mailadres: info@studi(
Buitenhof 5 - 2513 AG Den Haag - tel: 070 3646438 - fax
idiobuitei
x 070 36
enhof.nl
52135
4,
rS$,!-2"ï.
ARCHIEFBEWERKING
~y/SPECIALISTEN IN ARCHIEFVERZORGING
De aanwezigheid van schimmels in uw archief is
ongewenst. Aantasting van archiefstukken maar
ook van uw gezondheid kan het gevolg zijn.
C A G, inspectie- en adviesbureau voor lucht- en
waterkwaliteit verschaft u duidelijkheid.
Microbiologische, chemische en fysische inspectie van het
archief en de luchtverversingsinstallatie geven u inzicht in
de aanwezigheid van schimmels, de klimaatomstandigheden
en de vorming van microklimaten.
De inspecties worden afgerond met een inzichtelijke
rapportage die bovendien aan u persoonlijk wordt toegelicht.
C A G hanteert de richtlijnen van de Archiefinspectie,
het ICN, het Nationaal Archief en het ARBObesluit.
Surf voor meer informatie naar www.luchtonderzoek.nl
of neem direct contact op.
Tel: 010-243 03 05
Fax:010-243 03 06
E: info@luchtonderzoek.nl
I: www.luchtonderzoek.nl
Door Fred Schot*
Beloften doen en ze daarna ook waarmaken
gaat in de praktijk zeker niet vanzelf. Een
goed hulpmiddel daarbij is het handvest
dienstverlening archieven. Het handvest
werd in 2000 door tien archiefbeherende
instellingen ontwikkeld. Een bezoekersonder-
zoek heeft gezorgd voor de juiste invulling.
Door de uniforme opzet van dit onderzoek
blijken instellingen veel van elkaar te kun
nen leren. Op verzoek van de instellingen
heeft DIVA in 2001 een kwaliteitsmonitor
dienstverlening en een workshop werkpro
cessen opgezet.
Kwaliteitsmonitor
Onderzoeksresultaten
Verbeterpunten en acties
Fred Schot is projectleider bij DIVA.
februari 2003 archievenblad
