Bruisend RMC-najaarsev
Afstand tussen arch\efen bedrijfsproces is aan het verdampen
De ochtend was bestemd voor de leden
van de vereniging. Van de negentig leden
waren er circa vijftig aanwezig. Casper
Molmans, directeur SOD/HMD1, maakte
de tongen los over het thema 'opleidin
gen'. De voorzitter van de vereniging, Eric
Ketelaar, leidde vervolgens op verfrissende
wijze de eerste algemene ledenvergade
ring van de vereniging RMC.
Na de lunch ging het middagprogramma
van start met aandacht voor de RMC-
themagroepen. Vervolgens presenteerde
Pieter-Jan Hoogendijk (Rijksuniversiteit
Groningen) tussenresultaten uit het
onderzoek 'De archieffunctie in beeld, nu
en in de toekomst', dat de Rijksuni
versiteit Groningen in opdracht van de
RMC uitvoert. Kees Duijvelaar (VNG)
berichtte de zaal over het project 'Orde op
Zaken/Zaken op Orde: Records
Management in de gemeentelijke infor
matiearchitectuur'. Voor, tussen en na de
programmaonderdelen was er ruim de
gelegenheid voor versterking van de
onderlinge contacten.
"Niet iedere verandering is een verbeter
ing, maar om te verbeteren moet er veran
dering zijn," aldus Casper Molmans,
directeur SOD Opleidingencentrum/
HMD1. Het vakgebied, de maatschappij,
het onderwijs en de beroepspraktijk zijn
sterk aan het veranderen. Het is zaak dat
de opleidingsinstellingen op deze veran
deringen inspelen. Hij noemde als ant
woord van de opleidingen op de veran
derde situatie in de DIV wereld onder
meer:
het aanbieden van praktijkgerichte cur
sussen in deeltijd;
het aanbieden van korte cursussen en
diplomagericht onderwijs;
het toepassen van een fijnmazige modu
laire opbouw van cursussen;
uitwisseling van modules tussen ver
schillende cursussen.
Het didactische en communicatieve
model van deze bijdrage was verrassend.
In zeer korte tijd presenteerde Molmans
een aantal overwegingen en gaf hij enkele
impulsen. De ruime tijd die daardoor
overbleef werd door vele aanwezigen
dankbaar gebruikt voor een nadere
gedachtewisseling. Hierbij kwamen
uiteenlopende zaken aan de orde. Zo
zullen de modules Records Management
worden aangepast om in te spelen op de
benadering vanuit de bedrijfsprocessen.
Hiertoe zullen gespecialiseerde docenten
worden ingezet.
Eric Ketelaar vroeg aandacht voor customer
relation management in de opleidingen. Hij
stelde voor bij te houden welke van de
2000 studenten per jaar op welke
momenten weer terugkomen om zich te
laten informeren over nieuwe ontwik
kelingen. Deze suggestie werd in dank
aanvaard. Molmans lichtte toe dat het
gaat om 1200 studenten van SOD1, 600
van SOD2 en 60 van HMDI. De meesten
komen van de gemeenten; verder zijn er
studenten uit onder andere de ministeries
en de waterschappen.
Carolien Schönfeld noemde het feit dat er
momenteel veel nieuwe opleidingen op
DIV-terrein worden aangeboden en vroeg
zich af wat hier de oorzaak van zou zijn.
Molmans gaf aan dat deze ontwikkeling
prima is voor het vakgebied en een extra
uitdaging voor bestaande opleidingen als
SOD. Ketelaar pleitte aansluitend voor een
strategische samenwerking tussen oplei
ders. Molmans zei een voorstander te zijn
van dergelijke samenwerking. SOD/HMDI
heeft al een samenwerkingsverband met
de Stichting GO.
Kees Koenen vroeg welke ideeën er bij
SOD/HMDI zijn om invulling te geven
aan de DIV-regiefunctie die steeds
nadrukkelijker in de literatuur, maar ook
in projecten naar voren komt. Molmans
herkende dit en gaf aan dat SOD/HMDI
hieraan werkt. In het gesprek dat volgde
kwam onvermijdelijk de rol van de lijn-
medewerker aan de orde. Ketelaar opperde
in dat kader een cursus 'Archiveren voor
non-professionals' te ontwikkelen.
Ook voor de DIV'ers zullen de eisen veran
deren. Een KPMG-onderzoek wijst uit dat
over vijf jaar nog slechts 11,4 procent van
de DIV'ers zal voldoen aan de veranderde
behoeften in de werksituatie. Men vroeg
zich af of er voldoende opleidings
capaciteit is en of het vakgebied nog wel
aantrekkelijk genoeg is. Molmans gaf aan
dat er heel wat moet gebeuren, maar dat
er genoeg mogelijkheden zijn.
Ten slotte werd Molmans gevraagd hoe de
RMC kan bijdragen om de veranderingen
in en rond het DIV-vak te ondersteunen.
Hij gaf in zijn reactie aan dat we over ons
vak en de veranderingen daarin moeten
durven praten. Om zijn antwoord op tref
fende wijze kracht bij te zetten bood
Molmans zich ter plekke aan als 'eigenaar'
van de RMC-themagroep 'Opleidingen'.
Eric Ketelaar zette tijdens het middagdeel
van het RMC-najaarsevenement, dat was
bedoeld voor leden en niet-leden van de
RMC, het doel van de Vereniging RMC
nog eens kernachtig neer: professionals op
het terrein van Records Management van
zowel de vraagzijde als van de aanbod
zijde van de markt samen te brengen, en
dit zonder nadruk op commercie.
Centraal hierbij staat het bespreken van
de uitdagingen en het samen komen tot
oplossingen. Hierin is de RMC uniek,
aldus Ketelaar. De kern van de RMC wordt
gevormd door de themagroepen, elk
geconcentreerd op een specifiek
inhoudelijk onderwerp. In deze thema
groepen worden ervaringen uitgewisseld
en worden kennis en inzichten bij elkaar
gebracht. In de themagroepen werken de
professionals samen aan oplossingen.
Onder regie van RMC-bestuurslid Aart van
der Kooij, directeur DDI bij het ministerie
van VROM, passeerden de verschillende
themagroepen de revue. De thema-eige
naars vertelden geanimeerd over nut en
noodzaak van hun thema. Vervolgens
gingen de aanwezigen in kleine groepjes
met de thema-eigenaars in gesprek om de
plannen van elke themagroep door te
nemen. Veel aanwezigen hebben zich
aangesloten bij een themagroep. De RMC
kent nu volgende themagroepen:
Visie en verandering;
Digitalisering in het werkproces;
Duurzame digitale bewaring;
E-government;
Integraal Document Management en
Records Management;
Juridische ruimte;
Elektronisch berichtenverkeer en de
archieffunctie;
Opleidingen.
De themagroepen 'preservering' en
'duurzame digitale bewaring' zijn 'samen
op weg' gegaan. Omwille van de helder
heid zal de aanduiding 'duurzame digi
tale bewaring' worden gebruikt.
De Vereniging RMC laat de 'Dl-functie'
onderzoeken. 'Dl' staat hierin voor
Documentaire Informatie. Met 'Dl-func
tie' wordt bedoeld: het omgaan met do
cumenten. Dit betreft de gebieden van
Document Management en Records
Management. De 'archieffunctie' is dus
een onderdeel van de Dl-functie.
Dit onderzoek wordt uitgevoerd door
Pieter-Jan Hoogendijk. Hij is student
Technische Bedrijfswetenschappen-
Informatietechnologie aan de Rijks
universiteit Groningen. Behalve door de
Rijksuniversiteit Groningen wordt het
onderzoek dagelijks begeleid door Rita de
Bruijckere (KBenP). Hoogendijk bleef tij
dens zijn presentatie stevig in het zadel,
ondanks de kritische vragen van
begeleidster Rita de Bruijckere. Om de
Dl-functie in haar huidige verschijn
ingsvormen in beeld te brengen is naar
uiteenlopende processen gekeken in ver
schillende organisaties.
Hoogendijk toonde enkele vereen
voudigde modellen van bedrijfs
processen in organisaties die bezocht
zijn. Hij gaf aan hoe de huidige Dl-func
tie op deze processen aansluit. Ver
volgens liet hij zien hij hoe deze orga
nisaties scoren ten opzichte van ISO
15489, de internationale norm voor
Records Management.
In het tweede deel van het onderzoek zal
in samenspraak met professionals uit
theorie en praktijk worden nagegaan hoe
de Dl-functie zich zal manifesteren in
een wereld waarin de bedrijfsprocessen
in nog veel sterkere mate zijn beïnvloed
door de digitalisering. Ten slotte wordt
nagegaan hoe de Dl-functie kan worden
omgevormd van de huidige naar de
toekomstige situatie. Het onderzoek
wordt in februari 2003 afgerond. De rap
portage wordt aan de leden beschikbaar
gesteld en in een volgend RMC-evene
ment gepresenteerd.
Ook in deze sessie toonden de RMC-deel-
nemers zich een betrokken en positief-
kritisch publiek. Ketelaar vroeg
Hoogendijk of hij meent dat de afstand
tussen archief en bedrijfsproces aan het
verdampen is. Hoogendijk antwoordde
bevestigend. Bij meerdere van de
bezochte organisaties is men bezig
bedrijfsproces en archieffunctie optimaal
op elkaar af te stemmen. Vooral aan de
zijde van de betrokken medewerkers
vraagt een dergelijke verandering echter
veel aandacht en tijd. Carolien Schönfeld
wees Hoogendijk erop vooral ook het sta
tische archief in de modellen zichtbaar te
maken.
Orde op Zaken/Zaken op Orde is een pro
ject voor 'Records Management in de
gemeentelijke informatiearchitectuur'.
Kees Duijvelaar (VNG) nam de honneurs
waar voor Nils Borgesius van de
Gemeente Utrecht. Om DIV- en archief
systemen beter te positioneren in de
gemeentelijke informatiearchitectuur en
de positie van gemeenten als opdracht
gever naar de markt toe te versterken
heeft de InformatieManagementGroep
van de 100.000+ gemeenten (IMG
100.000+) het initiatief genomen tot het
aanreiken van praktische handvatten op
het gebied van Records Management
voor (alle) gemeenten.
In samenwerking met de Vereniging van
Nederlandse Gemeenten en twee advies
bureaus worden door IMG 100.000+ in
een gezamenlijk project actuele inzich
ten, normen en standaarden, best prac
tices en het gedachtegoed van het pro
gramma Digitale Duurzaamheid vertaald
naar handvatten voor de gemeentelijke
praktijk. Zowel voor bestuurders, ma
nagers en 'proces-eigenaren', als voor
DIV'ers en ICT'ers. Het project wil
daarmee bijdragen aan het overbruggen
van de kloof tussen ICT en DIV en het
bevorderen van de ontwikkeling van
nieuwe competenties.
KBenP en VHIC onder
steunen dit multimedi-
aproject. De bureaus
combineren kennis en
expertise om te komen
tot een praktische publi
catie met een gedegen
theoretische onder
bouwing. Een Klankbord-
/Begeleidingsgroep van
IMG 100.000+ onder
voorzitterschap van Nils
Borgesius, O&I-adviseur van de
gemeente Utrecht, leidt het project in
goede banen.
De handvatten zullen via verschillende
media gepresenteerd worden. In samen
werking met VNG Uitgeverij wordt een
publicatie ontwikkeld gebaseerd op visie,
ambities, standaarden en best practices.
Via de (besloten) websites en dis
cussieplatforms van VNG en IMG
100.000+ kunnen geïnteresseerden rea
geren op stellingen en conceptonderde
len van de publicatie becommentariëren.
Het VNG Congres- en Studiecentrum
organiseert een congres naar aanleiding
van dit project. Het congres zal plaatsvin
den op 20 februari 2003 in Amersfoort.
Op het congres zullen prominenten uit
het vakgebied de resultaten presenteren.
In het ochtendprogramma worden
vooral ook proceseigenaars verwacht.
Meer informatie kunt u vinden op
www.RMConventie.nl.
De Vereniging RMC is forum, werkplaats
en makelaardij voor Records Manage-
ment-uitdagingen en -oplossingen. De
RMC, die twee jaar bestaat, is sinds
medio 2002 een vereniging. Organisaties
uit zowel de vraagzijde als uit de aan
bodzijde van de markt zijn lid. Een lidor
ganisatie kan één of meerdere deelnemers
afvaardigen. De leden van de vereniging
RMC zijn actief in de circa tien thema
groepen. In deze themagroepen worden
kennis en ervaring over specifieke
inhoudelijke onderwerpen uitgewisseld.
Door Rosan den Hollander*
Op donderdag 21 november 2002 kwamen
een kleine honderd professionals bijeen voor
het najaarsevenement van de vereniging
Records Management Conventie (RMC). Dit
vierde grote RMC-evenement vond plaats in
'Media Plaza' te Utrecht. Deze high-tech-
locatie werd aan de RMC ter beschikking
gesteld door gastheer Getronics.
Opleidingen in een veranderende wereld
Themagroepen
'De Dl-functie in beeld' - tussenrapportage
Orde op Zaken/Zaken op Orde
Rosan den Hollander is werkzaam op het RMC-
bureau.
