Digitaal archiveren in
Vlaanderen
de praktijk
Op 1 januari 2000 ging DAVID van start.
DAVID heeft een juridische en een
archiefinstelling als projectpartners,
respectievelijk het Interdisciplinair
Centrum voor Recht en Informatica (ICRI,
KULeuven) en het stadsarchief Antwerpen.
Deze samenwerking biedt de kans om
zowel archivistische als juridische thema's
betreffende digitale archivering te onder
zoeken. Naast algemene onderzoeksvragen
over openbaarheid en privacy wordt van
uit juridische hoek meer specifiek de
rechtsgeldigheid van digitale documenten
onderzocht. Concreet wordt nagegaan
wanneer digitale archivering is toegestaan,
op welke punten de Belgische wetgeving
aanpassing behoeft, hoe de echtheid en de
juistheid van digitale informatie kunnen
worden aangetoond en welke maatregelen
de archivaris moet nemen om de betrouw
baarheid te waarborgen. Met betrekking
tot deze twee laatste vragen spitst het
onderzoek zich toe op de vraag hoe de
techniek van de digitale handtekening kan
bijdragen tot het archiveren van betrouw
bare archiefdocumenten. Vanuit archief
perspectief staat het opbouwen van een
archiveringssysteem voor digitale docu
menten centraal. Belangrijke vraagstellin
gen zijn het oplossen van het digitale
duurzaamheidsprobleem en het bewaren
van digitale documenten in samenhang
met hun context.
Op basis van literatuurstudie en de inven
tarisatie van de digitale informatiesyste
men van de stad Antwerpen werden de
bouwstenen voor een archiveringssysteem
geïdentificeerd en de potentiële archive-
ringsstrategieën in kaart gebracht. Tot die
bouwstenen behoren een opsplitsing van
de informatielagen en een beslissingsmo
del rond de vragen: Wie archiveert? Wat
wordt gearchiveerd? Wanneer wordt
gearchiveerd? Hoe wordt gearchiveerd? Op
die manier is men de facto met
archiefwaardering bezig en wordt de com
plexiteit van digitale archivering tot
beheersbare proporties herleid. Deze
belangrijke uitgangspunten worden
beschreven in het vierde DAVID-rapport.
Aangezien migratie op dit ogenblik de
enige praktisch toepasbare oplossing is,
werd het onderzoek verder op bruikbare
technologieën en standaarden toegespitst.
Standaarden voor karaktersets, tekstuele
documenten, grafische afbeeldingen en
audio-visuele informatie werden onder
zocht en worden beschreven in het
overzicht Standaarden voor digitale archief-
documenten.2 Hierbij ging veel aandacht
uit naar de XML-technologie. Het onder
zoek wees immers uit dat XML een veel
belovende technologie is die op diverse
wijzen kan worden ingezet bij de archiver
ing van digitale documenten (o.a.
uitwisseling, langetermijnbewaring, meta
data en inkapseling). Ook voor de ontslui
ting van archieven en het beschrijven van
de archiefcontext en de relaties tussen
archiefdocumenten kan XML, en meer in
het bijzonder XML Topic Maps, worden
gebruikt.
De bewaring van archiefdocumenten bin
nen hun oorspronkelijke context kan niet
los gezien worden van het logisch archief
beheer van digitale documenten. Voor di
gitale documenten gecreëerd met gewone
desktopapplicaties is de organisatie en de
groepering in mappen een universele
manier om documenten in hun context te
bewaren en om selectie en neerleggingen
op dossierniveau mogelijk te maken.
Dergelijke mappenstructuren kunnen uit
gewerkt worden binnen zowel courante
besturingssystemen als meer geavanceerde
documentbeheersystemen. De indeling
van de mappenstructuur wordt bij
voorkeur gebaseerd op het werkproces en
de handelingen van de archiefvormer. Een
logisch gestructureerd klassement vormt
immers de basis van elk efficiënt infor
matie- en documentbeheer.
Voor grote informatiesystemen zoals ad-
hoc-mainframe- of servertoepassingen die
aangestuurd worden door databanken en
waarbinnen meerdere types digitale
archiefdocumenten worden gecreëerd,
volstaat deze oplossing echter niet. Voor
deze digitale documenten worden best
metadata geregistreerd op het niveau van
het informatiesysteem waarbinnen ze wor
den gecreëerd en beheerd. Deze metadata
zijn later noodzakelijk voor de beschrij
ving van het ontstaan, het beheer en de
technologische context, voor de
archiefwaardering en voor het uitstippelen
van de archiveringsstrategie. DAVID
ontwikkelde een datamodel voor deze
beheersinventaris van digitale infor
matiesystemen. Het stadsarchief Ant
werpen bouwt een dergelijke beheers
inventaris in de vorm van een databank
die via een intranettoepassing wordt
aangevuld en bevraagd. De beheersinven
taris wordt up-to-date gehouden door de
administratie, de IT-verantwoordelijken en
de archivaris.
Bij het onderzoek naar technologieën
werd ook onderzocht welke magnetische
en optische dragers geschikt zijn om digi
tale documenten langdurig te bewaren. Er
werd onderzocht welke type dragers,
bestandssystemen, schrijfmethodes, voor
zorgsmaatregelen en bewaaromstandighe
den aangewezen zijn om digitale infor
matie op lange termijn te archiveren.
DAVID startte in 2000 met een enquête
naar de situatie bij Vlaamse instellingen en
archiefdiensten inzake digitaal document
beheer. Deze rondvraag wees uit dat de
nood aan praktische aanbevelingen en
richtlijnen heel groot is. Het DAVID-pro-
ject wil in het vademecum om die reden
praktische en concrete richtlijnen voor de
archivering van digitale documenten
opnemen. Het onderzoek wordt bijgevolg
niet louter op literatuurstudie, maar ook
op concrete archiveringscases over speci
fieke digitale archiefdocumenten geba
seerd. DAVID zet hiervoor de onderzoeks
resultaten zelf naar de praktijk om. Op die
manier wordt praktijkervaring opgedaan
en is er een terugkoppeling vanuit de prak
tijk naar de DAVID-rapporten. Voor de
praktijkvoorbeelden wordt gewerkt met
digitale archiefdocumenten van de
Antwerpse stadsadministratie. Er werd
getracht een representatief staal van de
verschillende types digitale documenten
samen te stellen. Hierdoor wordt het brede
spectrum van statische tekstuele docu-
28
de praktijk
menten tot documenten ontstaan binnen
dynamische en geïntegreerde IT-toepassin-
gen bestudeerd.
In tussentijdse rapporten wordt verslag
uitgebracht van de cases en worden schaal
bare best practices uitgewerkt. In de juridi
sche voorstudies werden eerst de krijtlij
nen uitgetekend waarbinnen dan de aan
gewezen archiveringsstrategie werd vast
gelegd. De eerste cases waren gewijd aan
het kiezersregister en het bevolkings
register als voorbeelden van statische en
gestructureerde tekstuele documenten.
Beide hiërarchische databanken hebben
een permanente archiefwaarde en werden
als XML-bestanden gearchiveerd.
Bij de praktische cases gaat ook bijzondere
aandacht uit naar de archivering van digi
tale documenten die het resultaat zijn van
nieuwe technologieën zoals e-mails, web
sites en GIS. In het geval van e-mail- en
website-archivering werd inmiddels tot
implementatie overgegaan. De oudste ver
sies van de website van de stad Antwerpen
werden samen met enkele particuliere
websites door het stadsarchief Antwerpen
gearchiveerd. Bij de Antwerpse stadsad
ministratie werd een procedure opgezet
om websites te archiveren. Aangezien de
eerste archiveringservaringen uitwezen dat
alleen goed gecreëerde websites doeltref
fend archiveerbaar zijn, werden ook regels
voor de creatie en het beheer vastgelegd.
Voor het uitwerken van de onderzoeks-
cases en de modeloplossingen wordt uitge
gaan van een basis IT-omgeving zodat de
voorgestelde oplossingen door zo veel
mogelijk Vlaamse instellingen en diensten
toepasbaar zijn. De nood aan specifieke
software of customisaties wordt tot een
minimum beperkt. De e-mailarchive-
ringsstrategie werd bijvoorbeeld binnen de
gewone MS Exchange-Outlookomgeving
uitgewerkt. De enige aanpassing is de
installatie van nieuwe e-mailsjablonen
zodat de nodige contextuele en trans-
missiegegevens worden vastgelegd. De
standaard e-mailheaders van MS Outlook
werden hiervoor uitgebreid op basis van
het vastgelegd documentmodel voor
e-mails en bijhorende DTD of XML
Schema. De aangepaste e-mailheaders wer
den voorzien van VB-scripts zodat deze
essentiële metadata zo veel mogelijk
automatisch worden vastgelegd. De imple
mentatie van de archiveringsstrategie
leerde immers dat van de gebruikers wel
een bijkomende inspanning mag worden
verwacht, maar dat automatisering
(bijvoorbeeld automatisch invullen van de
bestandsnamen van de bijlagen) zo veel
mogelijk aangewezen is.
Bij het toepassen van de onderzoeksresul
taten worden ook methoden gezocht om
XML op een eenvoudige manier in de
praktijk in te passen als archiverings- en/of
metadataformaat. Omzettingen naar XML
worden bijvoorbeeld uitgevoerd door
macro's in eenvoudige teksteditors of in
MS Officeprogramma's. Voor de omzetting
van e-mails naar XML werden twee
oplossingen uitgewerkt. E-mails binnen
het e-mailsysteem kunnen met een MS
Outlook macro worden omgezet. Voor e-
mails buiten het e-mailsysteem werd een
stand alone tool (eX-MaiL 1.0) gemaakt die
alle *.msg-bestanden in één bepaalde map
naar XML omzet. Met dezelfde tooi kun
nen dossierlijsten in XML worden
gemaakt.
Ter aanvulling van de tussentijdse rap
porten en inspelend op de vraag naar con
crete aanbevelingen, worden richtlijnen
en adviezen voor archivarissen en admin
istraties gebundeld in de reeks Digitale
ArchiVering: richtlijn Sr aDvies. Hierin zijn
inmiddels verschenen:
Archivering van e-mails;
CD's voor het archief;
Mappenstructuur en bestandsnamen
voor digitale archiefdocumenten;
Standaarden voor bestandsformaten;
Websitebeheer voor archivering;
Duurzame magnetische dragers;
Checklist voor IT-verantwoordelijken.
Deze aanbevelingen zijn gebaseerd op het
DAVID-onderzoek en op de eerste toepas
singservaringen in het stadsarchief
Antwerpen. De richtlijnen en adviezen
zijn heel concreet en praktisch, maar laten
ruimte voor aanpassing aan de eigen
instelling en de organisatie van het
archiveringssysteem. Ze werden inmiddels
ook op maat gesneden van de Antwerpse
stadsadministratie en als dienstnota's ver
spreid. De aangepaste versies van deze
richtlijnen en adviezen zijn raadpleegbaar
op de website van het stadsarchief
Antwerpen en kunnen wellicht als voor
beeld dienen.3
Digitale
Archivering in
Vlaamse
I nstellingen en
Diensten
Het DAVID-project heeft zijn eigen web
stek op het adres: www.antwerpen.
be/david. Op de website kunt u alle tussen
tijdse rapporten, verwante publicaties,
richtlijnen en adviezen raadplegen. Hier
vindt u ook praktische informatie over de
uitgevoerde archiveringsprojecten. De
mo's, DTD's, XML Schema's en stylesheets
zijn beschikbaar en kunnen gedownload
worden zodat collega-archivarissen in
principe onmiddellijk aan de slag kunnen.
Voor eventuele vragen of inlichtingen
kunt u DAVID bereiken op volgend adres:
david@stad.antwerpen.be, of p/a Stads
archief Antwerpen, Venusstraat 11, 2000
Antwerpen.
februari 2003
29
Door Filip Boudrez*
Digitale Archivering in Vlaamse Instellingen en
Diensten (DAVID) is het eerste Vlaamse onder
zoeksproject over digitale archivering. DAVID
wil in Vlaanderen een antwoord formuleren op
de vraag hoe digitale documenten op een
duurzame en betrouwbare wijze binnen hun
context het best worden gearchiveerd.1 Het
project plant tegen eind 2003 een vademecum
voor digitale archivering.
Een beslissingsmodel, migratie, standaarden
en XML als basis
Archivering van de context
Duurzame dragers
Van onderzoek tot praktijk
archievenblad
februari 2003
Inge Schoups en Filip Boudrez. Foto: SaskiaVanderstickele.
Eerste resultaten
Richtlijnen en adviezen
DAVID website
Filip Boudrez is consulent wetenschappelijk werk bij
het stadsarchief Antwerpen.
1 DAVID is een onderzoeksproject dat wordt gefi
nancierd door het Fonds voor Wetenschappelijk
Onderzoek Vlaanderen in het kader van het Max
Wildiersfonds.
2 Alle documenten waarnaar in dit artikel wordt
verwezen, zijn beschikbaar op de website van het
DAVIDproject (http://www.antwerpen.be/david).
3 http://stadsarchief.antwerpen.be (onder 5. Stads
archief in bedrijf ->- Toezicht op archivering Digitale
Archivering -► Richtlijnen).
archievenblad
