Archiefkaart.nl
De bezoekerspas vooralle archieven?
18 I
te* -
Amsterdam kent al langer een bezoe
kerspas met pasfoto. In Amsterdam voerde
men de kaart niet alleen in om de bezoe
kersregistratie te automatiseren, maar voor
al ook uit oogpunt van beveiliging van het
proces van aanvragen en retourneren van
archiefstukken. Bij de ontwikkeling van
ABS/Archeion vonden de projectgroep en
stuurgroep dat een dergelijke bezoekerspas
een standaard zou moeten worden voor lan
delijke toegang tot de archieven. Er waren
toen nog vele vraagtekens, zoals: mag je om
een legitimatie vragen als archieven volgens
de wet openbaar toegankelijk zijn? Of: hoe
kun je vorm geven aan een landelijk net
werk waarin de persoonsgegevens van alle
klanten van archiefdiensten zijn geregi
streerd? En: hoe verhoudt zich dat tot de
privacywetgeving? Omdat de studie naar
dergelijke problematieken te veel zou aflei
den van de productie van het te vernieuwen
archiefbeheersysteem, werd uiteindelijk aan
DIVA gevraagd om de landelijke archiefpas
te ontwikkelen. Daartoe werd in 1999 een
projectgroep in het leven geroepen. Doel
was een kaart te ontwikkelen die voor het
hele archiefveld bruikbaar moet zijn. En: de
voordelen van de bezoekerspas zouden te
combineren moeten zijn met die van een
klantenkaart.
De projectgroep ging aan de slag, maar werd
al gauw geconfronteerd met een aantal
onduidelijkheden. Er leefden verschillende
ideeën over de functies van de kaart en ook
de financiering was onduidelijk. De project
groep zette daarop een enquête uit om wen
sen en behoeften te inventariseren.
Aan de enquête deden honderd instel-
lingen mee. Hieruit bleek dat er een breed
draagvlak was voor de kaart: 47 procent van
de instellingen wilde aanvragen van de
kaart bij de eigen instelling mogelijk maken.
Opvallend was dat de behoeften van grote
en kleinere instellingen verschilden: 42 pro
cent (met name de grotere instellingen) wil
de kaart koppelen aan een geautomatiseer
de raadpleegadministratie en 38 procent
(vooral kleine instellingen) heeft behoefte
aan klanteninformatie om doelgroepen te
kunnen benaderen. Eén op de tien respon
denten gaf aan dat de dienst te klein is om
praktisch met de kaart te kunnen werken en
dat de invoering afhankelijk is van de finan
ciële en technische consequenties (externe
financiering; betaling door bezoeker).
Ook aan bezoekers is gevraagd wat ze van
één landelijke kaart vonden. Voor vertegen
woordigers van gebruikers zoals het
Nederlands Historisch Genootschap en de
Nederlandse Genealogische Vereniging
kwam gemak op de eerste plaats. Door
bezoekers werd 'deze stap naar buiten' breed
gedragen, omdat men dan de berg passen
eindelijk wat zou kunnen uitdunnen. Als
het voor de instellingen haalbaar is, moet de
kaart vele echte voordelen voor de klant
opleveren. Er was ook begrip voor betaling
van de kaart, echter, zo werd soms fijntjes
opgemerkt: "De gratis openstelling moet
wel gewaarborgd blijven."
Al snel bleek dat het ministerie van
OCenW de financiering van de kaart zag als
een verantwoordelijkheid van het veld.
Daarom stelde de projectgroep voor om met
de kaart zo veel mogelijk concrete voorde
len te bieden en de kosten van de kaart aan
de bezoeker door te berekenen. De archief
instellingen wilden echter een kaart die
men gratis aan de klanten zou kunnen ver
strekken. De redenering die de diensten
volgden is dat de kaart primair voor de
beveiliging van de archieven gedacht is en
men daarom de klant niet met de kosten
ervan kan opzadelen. Voor aanpassing van
software en voor het initiële productiepro-
ces van de kaart hebben deze veertien deel
nemers nu zelf geïnvesteerd, zo'n half mil
joen euro. Een sponsor als voor de
Museumjaarkaart bleek moeilijk te vinden.
Toen de nodige garanties van de deelne
mers binnen waren, kon de projectgroep
met de ontwikkeling van de kaart en een
uit ABS/Archeion gedestilleerde aparte
bezoekersregistratiemodule beginnen. Dit
laatste om kaartgebruik voor de kleinere
archiefdiensten die niet over ABS/Archeion
beschikken mogelijk te maken. Voor de uit
voering van het traject heeft DIVA een pro
jectgroep samengesteld met daarin de vol
gende deskundigen: Erik Rothengatter
(archiefkaartsysteem, HSB), Paul Broeken
(ABS-Archeion, STAP), Frans van Lonk
huizen (financieel advies), Bonnie Kirkels
(communicatie, DIVA) en Fred Schot (pro
jectleiding, DIVA).
De door de projectgroep opgestelde specifi
caties zijn in april en mei tegen het licht
gehouden door een testgroep bestaande uit
vertegenwoordigers van de archiefbeheren-
de instellingen te Amsterdam, Rotterdam,
Den Haag, Utrecht en Hilversum. Afgelopen
maanden is uitvoerig getest en terwijl u dit
leest worden de laatste verbeteringen in de
software aangebracht.
De initiatiefnemers besloten de exploitatie
van kaart en de ontwikkelde software onder
te brengen bij de Stichting Archief
Programmatuur (STAP), terwijl met HSB
Cards en Card Systems te Woerden een con
tract werd afgesloten voor de levering van
de kaart, om te beginnen zo'n 55.000 stuks.
De kaart ziet eruit als een echte legiti
matie annex bankpas. Het is een ontwerp
van vormgever Marco van Bodegom. De
kaart is voorzien van een beveiligde chip
(met pincode) die niet alleen gelezen, maar
ook beschreven kan worden, zodat gegevens
steeds te actualiseren zijn. Op de kaart
komen daarnaast: naam, pasfoto, barcode,
bezoekersnummer en de uitgevende instel
ling. Met de barcode kunnen stukken wor
den aangevraagd; in de chip zijn de klantge
gevens opgeslagen. Door in de chip ook het
nummer van paspoort of rijbewijs op te
nemen staat de identiteit van de bezoeker
vast. Met de chip worden de decentrale data
bases van de instellingen gevoed, immers de
pas moet overal te gebruiken zijn! Van een
bezoeker worden de gegevens bij registratie
via de chip ingelezen in de bezoekersmodule
de praktijk
van bijvoorbeeld
ABS/Archeion.
De bezoeker is nu geregistreerd en als een
archiefdienst dat wil kunnen de relevante
gegevens via een interface worden doorgege
ven aan het (optionele) toegangscontrole
systeem. De kaart geeft dan toegang tot de
studiezaal en met de kaart kunnen stukken
worden aangevraagd. Daartoe dient aan de
studiezaal-pc's een barcodelezer dan wel
chipkaartlezer te worden gekoppeld, als men
over bijvoorbeeld ABS/Archeion beschikt als
aanvraagsysteem. Heeft men geen kaartlezer
geïnstalleerd dan kan met het bezoekers
nummer op een papieren aanvraagbriefje
worden besteld. In combinatie met een elek
tronisch aanvraagsysteem is de kaart uiter
mate geschikt om de beveiliging van archief
stukken te waarborgen en de verblijfplaats
ervan te controleren.
Om het archiefkaartsysteem te laten
werken heeft men minimaal nodig:
één pc voor op de balie bij de receptie om
de archiefkaart aan te vragen en bezoekers
te registreren;
een e-mailverbinding om bij HSB nieuwe
archiefkaarten te bestellen;
een willekeurige printer om dag- en tijde
lijke passen te printen;
een webcam of videocamera om foto's te
maken (ca. 115,- ex. BTW);
een kaartleesapplicatie met kaartlezer om
archiefkaarten te lezen (a 495,- ex. BTW
en onderhoud). De chipkaartlezers (incl.
applicatie) zijn alleen bij HSB te bestellen.
Als een archiefdienst besluit mee te doen
dan is één kaartaanvraagapplicatie in de
prijs inbegrepen. Handig is wanneer de
medewerker die bezoekers registreert de
beschikking krijgt over een barcodelezer.
Daarmee kan de streepjescode op de tijde
lijke pas, die bij bestelling van een archief
kaart wordt geprint, worden gelezen. Op
die manier hoeft gedurende de bestelperio-
de bij een bezoek het bezoekersnummer
niet handmatig te worden ingevoerd.
De kosten voor
deelname van een archiefdienst zijn
afhankelijk van het beschikbare budget
van de dienst en worden op een soortgelij
ke wijze berekend als de contributie voor
DIVA. Het laagste deelnamebedrag is
327,- per jaar (factor 1). Een gemeentear
chief als Hilversum komt uit op factor 3
en betaalt 1191,- per jaar. Nationaal
Archief, Amsterdam en Rotterdam (factor
21,7) betalen het hoogste bedrag, 8395,-
per jaar.
Met de kaart wordt het bezoek aan een
studiezaal voor de klant een stuk gemakke
lijker. De kaart dient als legitimatiebewijs
en er kunnen stukken mee worden aange
vraagd als de dienst beschikt over een aan
het bezoekerssysteem gekoppeld aanvraag
systeem (bijvoorbeeld ABS/Archeion, met
andere aanvraagsystemen worden de kop
pelingen nog getest). Bij de start gaat de
kaart zowel aan bezoekers als instellingen
gemak bieden. Bezoekers kunnen met één
kaart in het hele land terecht en instellin
gen hoeven nog maar één keer met de
hand bezoekersgegevens in te voeren. Als
het bezoekerssysteem met kaartlezer bij
een archiefdienst operationeel is, dan hoeft
de bezoeker bij binnenkomst alleen nog
maar de kaart door de kaartlezer bij de
balie te halen om zijn bezoek te registre
ren. Adreswijzigingen hoeven maar op een
plaats te worden doorgegeven. Om aan een
kaart te komen moet de bezoeker zich een
maal legitimeren met een geldig identi
teitsbewijs. Ter plaatse wordt een digitale
pasfoto genomen en worden de persoons
gegevens ingevuld op een elektronisch
aanvraagformulier. Voor de eerste bezoe
ken krijgt de klant een dagpas, die wordt
uitgedraaid op een printer aan de balie van
de archiefdienst. De klantgegevens worden
doorgezonden naar HSB die de gegevens
opslaat in de landelijke database (om dub
bele verstrekking te voorkomen). HSB
maakt de kaart aan en slaat de klantgege
vens ook op in de chip van de kaart en
kent een bezoekersnummer toe. HSB stuurt
de kaart binnen enkele werkdagen per post
naar het huisadres van de klant. De eerste
kaart is gratis en is vijf jaar geldig.
Volgende kaarten gaan 7,- kosten. In een
privacyreglement is vastgelegd wat er met
de persoonsgegevens mag worden gedaan.
De klant kan bij de registratie aangeven dat
hij waardevolle informatie over producten
van archiefdiensten wil ontvangen en of
zijn adres voor informatieverstrekking mag
worden gebruikt. Het privacyreglement,
maar ook de (hopelijk groeiende) lijst van
deelnemende archiefdiensten is te vinden
op www.archiefkaart.nl.
De archiefdiensten zullen na de invoe
ring door DIVA en STAP worden benaderd
voor deelname. Diverse diensten tonen ai
belangstelling. De kaart wint voor de klant
natuurlijk alleen aan waarde als zo veel
mogelijk archiefdiensten met de Archief-
kaart.nl hun bezoekers gaan registreren. De
initiërende archiefdiensten willen de
mogelijkheden van de kaart na de invoe
ring gaandeweg uitbreiden. Zo moet
gebruik van archiefbestanden via internet
in de toekomst mogelijk worden, de kaart
ook voor betaling van bijvoorbeeld fotoko
pieën geschikt gemaakt kunnen worden en
moeten de klanten met korting producten
van archiefdiensten af kunnen nemen. De
kaart is voorzien van een zogenaamde 'cul
tuurchip'. Men hoopt dat de belangstellen
de musea en bibliotheken de pas op ter
mijn ook gaan gebruiken, als een brede
kaart dus, die de klant ongekende moge
lijkheden biedt voor zijn historische inte
resses.
Wordt Archiefkaart.nl de sleutel op de deu
ren van alle Nederlandse studiezalen? De
komende tijd zal leren of de archiefdien
sten zich solidair verklaren aan het project.
Als de klant centraal staat, zou je haast
denken dat alle archiefdiensten mee gaan
doen. De kosten kunnen hier en daar mis
schien een drempel zijn, maar die zijn snel
terugverdiend, denk ik, gezien de soepel
heid van het systeem. Toch zal er nog aar
dig wat water door de Rijn vloeien voor
alle archivarissen bereid zijn zich gezamen
lijk sterk te maken voor de kaart. Of maken
wé onze klanten nu eens echt koningen en
laten we ze zien dat dromen werkelijkheid
kunnen worden? We helpen ze op hun reis
naar het verleden met de Archiefkaart.nl!
19
Door Roelof Braad*
Wat enkele jaren geleden een droom was van
het projectteam ABS/Archeion, lijkt werkelijk
heid te worden. Eén pas, waarmee je bij elke
archiefdienst terechtkunt. Archieflcaart.nl is de
testfase voorbij en iedere archiefdienst kan
ermee gaan werken. Binnenkort worden zo'n
55.000 passen aangemaakt voor klanten van
archiefdiensten. Toch doen er nog maar veer
tien instellingen aan mee. Wat heeft de archief
bezoeker eraan en wat zijn de voordelen voor
de archiefdiensten? En wanneer kunnen de
klanten met de pas echt bij alle archiefdien
sten terecht? In ieder geval begint in novem
ber de voorlichting aan de klanten van de
veertien deelnemende archiefdiensten en moet
deze daar vanaf 2 december te bestellen zijn.
Wensen en behoeften
archievenblad
'De heterogeniteit van het veld maakte de
ontwikkeling van een archiefkaart zeker
niet eenvoudig. Het heeft even geduurd,
maar het is er dan toch van gekomen.'
Financiering
november 2002
Wat voor kaart is Archieflraart.nl?
Jacobse, A.S. 05-2004
001203856 geldig Vm O
uit„geven door DIVA
Met deze investering krijgen instellingen
de kwaliteitsimpuls die nodig is om veilig
heid en dienstverlening de komende
periode verder uit te bouwen.
Wat heeft een dienst nodig om de kaart toe te
passen?
Gebruik en voordelen voor de klant
Ambities
Roelof Braad is stadshistoricus in Heerlen en hoofdre
dacteur van dit blad. Hij dankt Fred Schot, projectleider
bij DIVA, voor de basisgegevens voor dit artikel. Eerder
verscheen van laatstgenoemde een artikel in Radicaal en
van Ankie Overmars 'Nationale Archiefkaart' in Archos.
november 2002
archievenblad
