De verbindende schakel
Archiefstage
Archief
school
archiefopleiding
De opleiding kent een beroepsoriën
terende stage van tien weken in het twee
de studiejaar, een beroepsvoorbereidende
derdejaarsstage van vijf maanden van
februari tot en met juni en een afstudeer
opdracht van vier maanden in het vierde
studiejaar. Dit artikel gaat vooral in op de
archiefstage, de stage van het derde stu
diejaar. Bij de beoordeling ervan wordt
gelet op het verwerven van competenties
op het gebied van informatiemanage
ment en archivistiek. Er is dus een actieve
bijdrage van het werkveld nodig om de
studenten klaar te stomen voor een baan
bij de archiefbeherende instellingen.
U bent uiteraard nieuwsgierig naar de
andere kant van de medaille. Hoe ver
loopt zo'n stage? Wat haalt de student
eruit? En wat kan een student betekenen
voor uw archiefdienst of archiefbeheren
de instelling? In dit artikel hopen wij
daar iets over te vertellen.
In november beginnen de studenten
met de voorbereiding van de stage. De
opleiding IDM stelt de voorwaarden vast
waaraan de stages dienen te voldoen.
Voor de studenten is een handleiding sta
ges opgesteld waarin de voorbereiding,
de uitvoering en de toetsing van de stage
plaats stap voor stap staan beschreven.
De student kiest zelfstandig voor een sta
geplaats, bepaalt samen met de stagever
lener de concrete invulling en stelt een
stageplan op. De student biedt het stage
plan ter beoordeling aan aan de stage
coördinator. De Archiefschool geeft over
de archivistische competenties een aan
vullend advies. Het stageplan geeft een
Digitale Catalogus Flevoland en
Rijksarchief Flevoland
gedetailleerd weekoverzicht van de werk
zaamheden die de student zal verrichten
en de competenties die daarbij verwor
ven zullen worden. Als de stagecoördina
tor het stageplan goedkeurt, tekenen stu
dent, opleiding en bedrijf (stagebegelei
der) de stageovereenkomst en kan de sta
giaire aan het werk.
Een geslaagd stageplan slaat een brug tus
sen de wensen en verwachtingen van de
student aan de ene kant en van de stage
verlener aan de andere kant. De student
kent de organisatie en werkzaamheden
nog niet. Dit betekent dat de meeste stu
denten niet een verlanglijstje met favo
riete werkzaamheden op tafel kunnen
leggen bij een eerste kennismaking. Op
zijn of haar beurt kent de stageverlener
niet altijd het curriculum van de oplei
ding IDM/Archivistiek. Een of meer
oriënterende gesprekken tussen de stu
dent en de stageverlener scheppen over
en weer duidelijkheid over de concrete
invulling van de stageplaats.
Hoeft de Archiefschool hier niets aan te
doen? Niet direct, de student is het eerst
aan zet. De Archiefschool geeft pas
advies, als de student of stageverlener
daar om vraagt. Wij verwachten van de
studenten dat zij zelfstandig afwegingen,
keuzes en afspraken maken (een hbo-
competentie). De (toekomstige) stagever
lener kan zich rechtstreeks tot de
Archiefschool wenden.
Een aantal archiefbeherende instellingen
benadert de Archiefschool actief met een
concreet voorstel voor een stageplaats,
bijvoorbeeld ING, het Gemeentearchief
Rotterdam of de Rijksarchiefinspectie. De
Archiefschool houdt een overzicht bij
van archiefstages bij archiefbeherende
instellingen. Het archiefwezen heeft zo
een etalage voor zijn archiefstages.
Studenten nemen kennis van het aanbod
en gaan hierop in of zoeken zelfstandig
verder naar een stageplaats.
14
pak voor bijvoorbeeld een archiverings
systeem, verrichten institutioneel onder
zoek of maken een toegang op een
archief (dat kan gaan om een achttiende-
eeuws archief of een archief van een afge
rond bedrijfsproject). Een pluspunt is dat
de stagiaire inzetbaar is voor het hele ter
rein van informatiemanagement en
archief.
Een student IDM/Archivistiek werkt
aan het verkrijgen van een set competen
ties. De derdejaarsstage van vijf maanden
en de afstudeeropdracht van vier maan-
den in het laatste studiejaar wegen
natuurlijk zwaar in het gehele studiepro
gramma. Daarom beoordeelt de Archief
school het stageplan op de archivistische
competenties die de student zal verwer
ven. We letten daarbij op de invulling
van de stage en het aandeel archivistiek.
Daarnaast beoordelen we een aantal con
crete zaken, zoals de omvang van het
archief en de diversiteit van de werkzaam
heden. Een stagiaire moet voldoende te
leren hebben, maar we voorkomen graag
dat hij of zij omkomt in de hoeveelheid
werk of in een eentonig en langdurig kar
wei. Een belangrijke voorwaarde voor de
goedkeuring van een stageplaats is bege
leiding op de werkplek door een archiva
ris.
Tijdens de stage begeleidt een docent van
de Archiefschool de stagiaire en onder
houdt contact met de begeleider in het
bedrijf. Deze docent beoordeelt ook het
stagerapport aan het einde van de stage.
De student maakt binnen het kader
van de opleiding een eigen leerroute. De
kern van het curriculum IDM staat vast,
maar juist met de keuzevakken en de sta
ges kan een student zijn of haar eigen
stempel drukken op de opleiding. Bij de
inrichting gaat het naast kwantiteit (vol
doende studiepunten), vooral om de
kwaliteit. De stage bestaat meestal uit een
hoofdopdracht, een aantal samenhan
gende kleinere opdrachten en participe
rende werkzaamheden, waardoor de sta
giaire verschillende aspecten van het
werk leert kennen.
De ene competentie is uiteraard belang
rijker dan de andere. Aan het einde van
De stagebegeleiders hebben positieve
ervaringen met derdejaarsstagiaires. De
'frisse blik op organisatie en werkzaam
heden' is minstens zo belangrijk als een
concreet product dat een stage oplevert.
Dat raakt aan een belangrijke bonus van
de stage. Een stagiaire brengt het gedach
tegoed en de bagage van de archivaris
van morgen mee naar de archiefdienst.
De archiefdienst kan merken hoe een
'breed opgeleide informatiemanager/
archivaris' te werk gaat. De studenten
zijn heel goed in staat om planmatig te
werken. Ze weten hoe ze een plan van
aanpak moeten opstellen en hoe ze syste
matisch naar de organisatie kunnen kij
ken. Dat hebben zij al geleerd tijdens
hun opleiding.
Zo werken stagiaires vaak mee op de stu
diezaal, schrijven zij een plan van aan-
Door Marieke de Haan en Erika Hokke*
Voor elke student aan de opleiding tot
archivaris is de relatie met de praktijk een
belangrijk gegeven. Om zich op het archief
wezen te kunnen oriënteren is een actieve
bijdrage vanuit het veld nodig. En omge
keerd: voor elke archiefbeherende instelling
is uitwisseling met de opleiding van belang
om contact te houden met de archivaris van
de toekomst. De studenten die zich binnen
de opleiding Informatiedienstverlening en
-management (IDM) specialiseren tot archi
varis komen vanaf het begin van hun studie
in aanraking met het werkveld. Dat gebeurt
via praktijkopdrachten, confrontatie met
beroepsproblemen en stageplaatsen.
Het stageplan: een contract tussen drie par
tijen
Stageopdracht Annemarie van Oijen:
Mijn stage was heel erg afwisselend. Ik
liep stage bij het Rijksarchief in Flevoland
en de stichting Digitale Catalogus Flevo
land. Het Rijksarchief werkt samen met
vele andere (erfgoed)instellingen aan de
totstandkoming van één digitale catalogus
van duizenden archiefstukken, archeologi
sche en cultuurhistorische objecten in
Flevoland. Meewerken aan deze digitale
catalogus vond ik boeiend. Bijzonder is
dat het over ontzettend veel uiteenlopen
de bronnen gaat. Ik heb mij ook bezig
gehouden met allerlei zaken rondom de
oprichting van zo'n stichting.
Bij het Rijksarchief heb ik geholpen op de
studiezaal en een toegang gemaakt op de
archieven van het Technisch Bureau van
de Zuiderzeevereniging. Ik heb meege
werkt aan de voorbereiding van een lan
delijke genealogische dag. Dit vond ik erg
leuk. Omdat Flevoland uiteraard niet veel
genealogisch materiaal heeft, was het een
uitdaging om toch interessante informatie
te bieden, onder meer een overzichtje van
de archieven van het Rijksarchief in
Flevoland.
Het aanbod van stages uit het archiefveld
De keuze van de student
Waar letten studenten op bij hun keuze
vooreen archiefstage
Prozaïsch, maar belangrijk is de stand
plaats van de stage. De voorkeur gaat uit
naar een stageplaats in de omgeving van
de woonplaats van de student en die
bevindt zich bij de Hogeschool van
Amsterdam vaak rondom Amsterdam, in
West-Friesland of in Flevoland. Maar dit
jaar hebben tweedejaarsstudenten ook
stage gelopen in Utrecht.
Bedrijf of instelling
Studenten willen zich breed oriënteren,
daarom kiezen zij bij elke stage (elk stu
diejaar) - voor verschillende stagebedrij-
ven. Zij kiezen voor stage bij een DIV-
afdeling bij een grote gemeente of de
secretarie van een kleinere gemeente;
voor een commercieel bedrijf of juist een
non-profitorganisatie. Zij benaderen
bedrijven en instellingen met een open
sollicitatiebrief of mail. Studenten die het
diploma Archivistiek B willen behalen, kie
zen vaak (maar niet noodzakelijkerwijs)
een stageplaats bij een archiefdienst.
Stagevergoeding
Ook belangrijk voor studenten is de sta
gevergoeding. Zij moeten er immers een
tijd hun bijbaantje voor opzijzetten.
archievenblad
november 2002
Competenties: wat kan het archiefveld
verwachten?
Bij de archiefstage dient de student een
of meer archivistische competenties te
verwerven. Daarnaast verwerven de stu
denten beroepsspecifieke competenties
op het gebied van informatiemanagement
(zoals analyse informatiebehoefte, (meta-
data)kennismodellen ontwikkelen), alge
mene hogerberoepsonderwijs-competen-
ties (zoals projectmatig werken, leiding
geven, processen initiëren en sturen) en
persoonlijke competenties.
De archivistische competenties zijn:
het kunnen ontwikkelen en beheren van
een archiveringssysteem;
het archiveringssysteem kunnen plaat
sen in de informatiehuishouding van
een organisatie;
het kunnen selecteren, beheren en
beschikbaar stellen van procesgebon
den informatie vanuit bedrijfsecono
misch, cultuurhistorisch en juridisch
belang;
het kunnen analyseren en in hun con
text plaatsen van archiefdocumenten,
ongeacht de drager;
het toegankelijk maken en houden van
archieven.
De randvoorwaarden
november 2002
Stagiaire RosanneVis en archivaris Ingrid Elferink in het
Bedrijfshistorisch Archief van de ING Bank. Foto Niek
Coomans.
Wat gebeurt er in de stage?
archievenblad
Een frisse kijk op onze organisatie
Stageopdracht Tamara Groot:
Implementatieplan SIS
Het Westfries Archief had mij gevraagd
om een implementatieplan op te stellen
voor de invoer van de digitale indexen op
de doop-, trouw- en begraafboeken in het
Studiezaal Informatie Systeem (SIS).
De bestanden die in SIS ingevoerd kun
nen worden, waren in de loop der tijd
gemaakt door verschillende vrijwilligers.
Zij hebben zelfstandig de bestanden
opgezet en ingevoerd. Dit heeft als
gevolg dat de bestanden niet altijd het
zelfde, noch optimaal zijn opgezet, leder
bestand heeft zijn eigen problemen met
spelling van persoonsnamen en plaats
aanduidingen. De vrijwilligers hebben veel
namen 'gestandaardiseerd' op vele
vreemde manieren.
Conclusie: er is geen sprake van stan
daardisatie. Ook blijkt uit controles dat
veel schrijf- en/of leesfouten zijn gemaakt.
Mijn opdracht heb ik in twee delen
gesplitst, namelijk:
- Het inventariseren van de problemen die
kunnen voorkomen bij de implementatie
van de verschillende bestanden in SIS.
- Het beschrijven van te nemen stappen
om de beschikbare bestanden in SIS in te
voeren.
Het resultaat: een plan van aanpak voor
SIS, een synoniemenlijst en een testmo
del van een nieuwe database.
NEDERLANDS INSTITUUT
VOOR ARCHIEFONDERWIJS EN -ONDERZOEK
