PreservationTechnologies
http://www.geac.be
http://www.geac.nl
LOEK NIJHOLT ARCHIEFSERVICE BV
A WORLD LEADER IN PAPER PRESERVATION
Preservation Technologies B.V. voor:
massa-ontzuring van archiefmateriaal, boeken,
kranten, posters, prenten, tekeningen etc. door
middel van de beproefde j^ook
methode
Vriesdrogen van nat papier
Ontsmetten en reinigen
Voorbereiden microverfilming
Verkoop ontzuringssprays en spraysystemen
Preservation Technologies B. V.
Verkoop en administratie
Pluim-es 18 - 2925 CM Krimpen aan den IJssel
Tel.: 0180 521188 GSM 0653672024
Fax 0180 525400
Productie
Middenweg 576B - 1704 BR Heerhugowaard
Tel.: 072 5724330 Fax 072 5724331
NVBA nieuws
Vijftien 'lastige' vragen aan Wim Boerman van Gastee
45
FOR SMART LIBRARIES
SOLUTIONS
zeif definieerbare
Geac NV
Genèvestraat 6, bus 7
1140 Brussel
België
Tel.:+32 (0)2727 7811
Fax: +32 (0)2 727 7812
E-mail: info@geac.nl
Geac Benelux BV
Postbus 2067
5202 CB 's-Hertogenbosch
Nederland
Tel.: +31 (0)73 624 34 00
Fax: +31 (0)73 624 34 05
E-mail: info@geac.nl
Een bekende naam die staat voor langdurige en brede ervaring.
Deskundigheid, klantgerichtheid en kwaliteit staan bij
ons voorop. Daarvoor zijn onze adviezen op maat gesneden
oplossingen. Ook voor de voorbereiding en uitvoering
van projecten staan wij voor u klaar, evenals voor
veranderingen bij uw documentaire informatieverzorging
en de beweilang van uw archieven.
m advisering
projecten
documentaire informatieverzorging
archiefbewerking
GOED ARCHIEFBEHEER HEEFT AANDACHT NODIG.
PERSOONLIJKE SERVICE. ONAFHANKELIJK ADVIES.
DAT KUNNEN WIJ U GEVEN.
Bel, schrijf, fax of e-mail voor meer informatie:
Ds. van Haaftenlaan 23
3984 NP Odijk
tel.: 030-6572228
fax.: 030-6572228
e-mail: loeknijholtarchief@hetnet.nl
alle modules
gebruiks-
database
formaten
uitgebreide
zoekmogelijkheden
vriendelijk
indexen
draait op alle
standaard servers
flexibele
cliënt voor
NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
Ook Wim Boerman (www.gastec.nl) was
bereid deze serie lastige vragen voor docu
mentmanagers te beantwoorden. Hier zitten
ook weer zeer verrassende antwoorden bij.
1Hoe gaat u in uw DIS-systeem om met docu
menten die je voor de FIOD verborgen wilt hou
den?
Als er al documenten in mijn organisatie zijn
die voor de FIOD verborgen moeten blijven,
zal ik ze wel niet ter archivering krijgen.
2. Zit er een 'papiervernietiger' in uw DIS-sys
teem?
Er zit geen 'papiervernietiger' in ons DIS-sys
teem. Bij verwijderen van een document ver
dwijnen alleen de meegegeven index-'zoek'-
gegevens, alsmede de koppeling met het
document. Het document zelf wordt niet
verwijderd, maar kan ook niet gevonden
worden bij een zoekvraag omdat de koppe
ling met de indexen ontbreekt. Het docu
ment zal misschien via een omweg nog wel
door deskundigen te raadplegen zijn, maar
dan moet er wel een trukendoos opengetrok
ken worden.
3. Wat verstaat u onder een digitaal document?
Een digitaal opgeslagen document (bijvoor
beeld elektronisch of op beeldplaat).
4. Aan welke vorm van opslag denkt u of heeft u
voor het maken van een back-up? En welke
maatregelen heeft u genomen om over tien jaar
nog alle documenten te kunnen lezen?
De back-up van het archiefsysteem is recht
streeks gekoppeld aan de bedrijfsback-up
(dagelijks, wekelijks en maandelijks) van het
totale automatiseringsgebeuren. De tapes
waarop deze back-ups staan worden op drie
plaatsen opgeborgen (twee intern en een
extern).
Het management vond de 'garantie' van de
leverancier van het archiefsysteem voldoen
de zekerheid.
Heeft u ervaring met conversie? Zo ja, welke?
Ik heb zelf geen ervaring met conversie. De
documenten uit het 'oude' archiefsysteem
zijn nog steeds raadpleegbaar in de originele
opslagvorm.
5. Noem eens wat zwakke punten van een DIS-
systeem.
Als het automatiseringsnetwerk plat ligt is
het 'over en uit' en is er niets meer met het
archiefsysteem te beginnen. Bij aanschaf van
een DIS-systeem zit je aan de leverancier en
z'n DIS- systeem 'vast'. Bij het overgaan naar
een nieuw DiS-systeem kunnen de gegevens
eventueel wel geconverteerd worden, dit
brengt echter meestal wel 'aanzienlijke' kos
ten met zich mee.
6. Heeft u een eenduidig zoeksysteem om met
één vraag alle informatie te verkrijgen uit uw
mainframesysteem, Microsoft Office-systemen
en uw DIS-systeem?
Nee, er moet in elk systeem afzonderlijk
gezocht worden, wel is het zo dat als ik bij
voorbeeld een Word-document opsla in het
huidige archiefsysteem en ik zoek dit docu
ment terug, het systeem automatisch Word
opstart om het document te bekijken.
7. Hoe gaat u met vertrouwelijke informatie om
in uw DIS-systeem?
Vertrouwelijke informatie wordt gearchi
veerd met een hoge autorisatiecode zodat
slechts degenen met zo'n code deze informa
tie kunnen inzien. In de nieuwe versie van
ons archiefsysteem kunnen de autorisatieco
des nog nauwkeuriger gedefinieerd worden.
8. Bewaartermijnen; weegt u de kosten aftegen
de risico's?
Alles wat in het archiefsysteem is opgeno
men blijft daar, er wordt in principe niets uit
'vernietigd'. Voor ons wegen de kosten niet
op tegen de risico's.
9. Hoe organiseer je dat eik document slechts één
keer wordt opgeslagen, en welke middelen heeft u
ter beschikking om dit te controleren?
Dit is bij ons niet georganiseerd. Bijna alle
documenten worden door mij gescand en
als ik het idee heb het document al eens
gezien te hebben, zoek ik eerst in het sys
teem of het document al gearchiveerd is,
bovendien: een tweemaal opgeslagen docu
ment is minder erg dan een niet-opgeslagen
document.
10. Geef een definitie: wie is de eigenaar van een
document?
Degene die ambtelijk verantwoordelijk is,
binnen de organisatie, voor het opstellen
van het document is de eigenaar.
11Wat zijn de grootste knelpunten van het DIS-
systeem op uw werk en/of bij uw klanten?
Het grootste knelpunt is dat niet alle docu
menten ter archivering worden aangeboden.
Het management denkt dat iemand die min
stens de lagere school en
een eventuele algemene
vervolgopleiding (zoals
HTS of TH) doorlopen
heeft, ook wel een docu
ment kan opbergen. Dat
opbergen lukt meestal
nog wel al is het op de
JBF-methode, alleen het
achteraf terugvinden is dan meestal wel een
onoverkomelijk probleem.
12. Hoe ziet u de positie van de bedrijfsarchivaris
en het bedrijfsarchief in de komende periode?
De positie verandert sterk, maar de onder
steuning van de organisatie en de activitei
ten van de organisatie zal altijd tot de hoofd
taak van de bedrijfsarchivaris en het bedrijfs
archief blijven behoren.
13. Noem een paar opvallende zaken die u op de
DMS-beurs in Essen bent tegengekomen.
De nieuwste versie van ons archiefsysteem
(Easy-archiv). Duitsland loopt altijd mini
maal een half jaar voor met nieuwe versies.
De nieuwe versies worden eerst in Duitsland
op de markt gebracht, daarna worden ze ver
taald voor de veel kleinere Nederlandse
markt.
14. Wat is de leukste productinformatie of liet
leukste relatiegeschenk dat u op de beurs heeft
ontvangen?
Ik ben weinig leuke productinformatie en
relatiegeschenken tegengekomen, maar heb
me bijna geheel geconcentreerd op de
nieuwste versie van ons archiefsysteem.
15. Bent u tevreden over de sponsorreis?
Ja, ik ben zeer tevreden over de sponsorreis.
Zou u ook zonder deze reis naar de beurs zijn
gegaan?
Waarschijnlijk zou ik zonder deze reis niet
gegaan zijn.
Wat is voor u de toegevoegde waarde om met
deze sponsorreis mee te gaan?
De toegevoegde waarde is het informele con
tact met collega's in het vak.
Zou u ook met de bus meegegaan zijn als er kos
ten aan verbonden zouden zijn?
Ook als er kosten aan de busreis verbonden
zouden zijn, was ik waarschijnlijk wel mee
gegaan.
november 2002
archievenblad
