OME FA
ier-
krestaurc
Papier
Boekrestauratoren
www.sterken.nl
r r i"T"B
Rekken en kasten
Archiefrekken
Studie- en IT-tafels
Dealing en control desks
I STERKEN
I m
ATELIER m
Heeft u onze internet site al eens bezocht?
NVBA nieuws
de Raad van Siemens
Vijftien 'lastige' vragen aan Rob
I 43
Postbus 5014
8260 GA Kampen
+31(0)38 3370444
+31(0)38 3312285
info@bomefa.nl
www.bomefa.nl
cn
J l
RESTAURATIE ATELIER
STERKEN BV
Atelier voor conservering en
restauratie van papier en per
kament zoals boeken, prenten,
tekeningen, grafiek,
(wand)kaarten,
charters zegels etc.
De Cloese 7-9
7339 CM Ugehelen
Tel. 055 - 5 42 3147
Fax 055 - 5 43 06 14
Mobiel 06 - 53 93 93 53
Internet: www.sterken.nl
DOCUMENTENWACHT
Documentenwacht omvat een
24 uurs calamiteitenservice en
collectie inspectie met schade
preventie als uitgangspunt.
Telefoon: bovenstaande
nummers en:
Semafoon 06 - 59 28 48 55
NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
Veel lof van Rob de Raad (www.siemens.nl)
over de geslaagde sponsorreis. Verder ook hier
onverwachte en ook rake antwoorden.
1. Hoe gaat u in uw DIS-systeem om met documen
ten die je voor de FIOD verborgen wilt houden?
Wij hebben in ons DIS-systeem geen documen
ten die we voor de FIOD verborgen hoeven te
houden. Ons boekhoudsysteem is zo complex
dat het niet mogelijk is om acties met de daar
aan gekoppelde documenten verborgen te hou
den.
2. Zit er een 'papiervernietiger' in uw DIS-systeem?
Wij hebben papiervernietigers binnen ons
bedrijf, maar niet met de intentie om belasten
de documenten te laten verdwijnen.
Omdat we aan defensieprojecten werken die
geclassificeerd zijn, hebben we papiervernieti
gers nodig om eventuele foute concepten en/of
correspondentie te vernietigen.
3. Wat verstaat u onder een digitaal document?
Een digitaal document is een document waarbij
de weerslag van dat document niet op papier
wordt weergegeven.
4. Aan welke vorm van opslag denkt u of heeft u
voor het maken van een back-up? En welke maatre
gelen heeft u genomen om over tien jaar nog alle
documenten te kunnen lezen?
Een cd-rom of een tapestreamer is een goede
back-up. De back-up moet altijd in een ander
gebouw worden bewaard in een beveiligde
ruimte. Alle back-ups hebben een rappel na
twee jaar. De eigenaar van de back-ups wordt er
dan aan herinnerd dat hij back-ups heeft en dat
hij deze moet controleren op de leesbaarheid.
Met conversie heb ik nog geen ervaring.
5. Noem eens wat zwakke punten van een DIS-sys
teem.
Een zwak punt van ieder DIS-systeem is de com
puterstoring. Verder is het niet uniform verwer
ken van de gegevens een bottleneck. Het niet
uniform verwerken van de gegevens leidt tot
zoekraken van gegevens en tot een langere
zoektijd. Het niet uniform ingeven van de
bewaartermijnen kan leiden tot het vollopen
van het archief.
6. Heeft u een eenduidig zoeksysteem om met één
vraag alle informatie te verkrijgen uit uw mainfra
mesysteem, Microsoft Office-systemen en uw DIS-
systeem?
Wij hebben niet een eenduidig zoeksysteem. Bij
ons moet je eerst weten wat voor soort docu
ment er gezocht wordt, dan kunnen we naar de
soort toe en een zoekopdracht geven. Daarna
een boekjaar en een ordernummer. Als het iets
is als een contract dan moet je naar de groep
contracten en dan pas een zoekopdracht geven.
Je moet bij ons wel altijd weten wat je zoekt
anders kom je er niet.
7. Hoe gaat u met vertrouwelijke informatie om in
uw DIS-systeem?
Het ligt eraan hoe toegankelijk het systeem is.
Is het systeem voor de hele firma toegankelijk,
dan moet je de vertrouwelijke informatie
afschermen. Dat kan door middel van een pass
word op het vertrouwelijke gedeelte van het
DIS-systeem. Je kan het DIS-systeem in groepen
splitsen en het vertrouwelijke gedeelte is alleen
toegankelijk voor het archief en de betreffende
afdeling.
Daarnaast wordt informatie in de kluis opge
borgen met een beperkte toegang. Die toegang
wordt geregeld met een identificatieplicht met
een personeelspas.
Als het systeem alleen voor het archief toegan
kelijk is (een gesloten systeem) hoef je de ver
trouwelijke gegevens niet verder af te schermen
omdat je met gescreende mensen werkt. Is de
informatie dan nog te vertrouwelijk dan moet
de afdeling (de eigenaar van de documenten)
in code gaan werken en de informatie in code
aanleveren.
8. Bewaartermijnen; weegt u de kosten aftegen de
risico's?
De wettelijke bewaartermijnen worden strikt
toegepast. In bepaalde gevallen wordt de
bewaartermijn bewust overschreden omdat
niet is uit te zoeken welk onderdeel nu langer
bewaard moet worden.
Voor de commerciële bewaartermijnen wordt
wel vaak een discussie opgezet of een langere
bewaartermijn wel nodig is. Wij zitten vaak
met installaties die dertig jaar en langer mee
gaan en dan is het technische gedeelte van de
informatie erg belangrijk in verband met repa
raties na de wettelijke bewaartermijn. Het risico
bestaat dat een gedeelte van een energiecentra
le stuk gaat en uit elkaar moet worden gehaald.
Dan zijn de kosten voor Siemens en dus is het
beter soms wel langer te bewaren.
9. Hoe organiseer je dat elk document slechts één
keer wordt opgeslagen, en welke middelen heeft u ter
beschikking om dit te controleren?
Een document éénmaal opslaan in het archief
is een kwestie van de routing van ieder docu
ment kennen. Het is
dus een kwestie van
'ken uw bedrijf.
10. Geef een definitie:
wie is de eigenaar van
een document?
De eigenaar van een
document is de op
drachtgever (de afdeling van de verkoper). Alle
documenten die uit die opdracht voortvloeien
zijn eigendom van de opdrachtgever. Alle kos
ten die ontstaan uit het archiveren van die
opdracht komen ten laste van de kostenplaats
van die afdeling.
11. Wat zijn de grootste knelpunten van het DIS-
systeem op uw werk en/of bij uw klanten?
De grootste knelpunten van ons DIS-systeem
zijn de uniformiteit en de bewaartermijnen en
de beperkte mogelijkheden van het systeem.
12. Hoe ziet u de positie van de bedrijfsarchivaris en
het bedrijfsarchief in de komende periode?
De bedrijfsarchivaris zal zich in toenemende
mate moeten gaan toeleggen op het automati
seren van de archieven en vooral op 'hoe werkt
het bedrijf waar je werkt?'. Documentkennis zal
een heel belangrijk punt zijn om te kunnen
bepalen of een document belangrijk is, hoe
lang het bewaard moet worden en of het al
ergens anders in het archief gearchiveerd is.
13. Noem een paar opvallende zaken die u op de
DMS Beurs in Essen bent tegengekomen.
Op de beurs in Essen viel mij ten eerste de
grootte van de beurs op, die mij toch wel wat
tegenviel. Verder was het allemaal hetzelfde
assortiment dat men tentoonstelde, er was wei
nig differentiatie, maar toch was het heel inte
ressant.
14. Wat is de leukste productinformatie of het
leukste relatiegeschenk dat u op de beurs heeft ont
vangen?
Ik heb veel informatie gekregen wat betreft het
digitaliseren van microfilm en dat was ook de
reden waarom ik naar de beurs ging.
15. Bent u tevreden over de sponsorreis?
Ik ben heel erg tevreden over de sponsorreis. De
reistijd was goed, de ontvangst was goed, de
sfeer was heel erg goed en de VIP-ontvangst op
de beurs vond ik grandioos. Ik vond het rond
uit fantastisch georganiseerd. Bij deze hulde
aan het bestuur en aan onze sponsors. Uit
mezelf zou ik niet naar Essen zijn gegaan.
november 2002 archievenblad I
