r
NVBA nieuws
NVBA-Redactieadres
NVBA-lid worden?
Redactie NVBA-Nieuws
DMS Beurs in Essen
Vijftien 'lastige' vragen aan Dagmar Klaassen van VDA
40
NVBA nieuws
NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in hel beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
Harry L.M. Hendriks
Sluisgraaf9
5032 XL TILBURG
Tel.: (013) 463 06 19
Fax: (013) 463 06 19
E-mail: harry@tref.nl
Schrijf dan naar de
ledenadministratie
mevrouw S.L. de Kok-Gamga
Ruseschans 9
2728 HA ZOETERMEER
www.nvba-info.nl
Als lid ontvangt u het
Archievenblad gratis
H. Hendriks
Sluisgraaf 9
5032 XL TILBURG
H. Strijkers
DSM/Centraal Archief
Postbus 6500
6401 JH HEERLEN
J.van derVelden
Diamantdijk 197
4706 HD ROOSENDAAL
Leden van de NVBA,
Als softwareleverancier in de mediabranche
bedient VDA haar klanten met oplossingen die
direct op het productieproces aansluiten. Het
ontsluiten van beeld is daar een goed voorbeeld
van. Voor de publieke omroepen heeft VDA een
oplossing ontwikkeld, Digidoc, die de redacties
ondersteunt met de aanlevering van artikelen
uit tientallen dag- en weekbladen. Door automa
tisch te classificeren is de gebruiker in staat de
juiste documenten terug te vinden. Digidoc
maakt gebruik van DAS-technologie (Document
Archiverings Systeem).
Bedrijven groeien op dit moment naar een
Content Portal toe; meerdere bronsystemen
worden door één schil ontsloten. Vanuit elk
bronsysteem wordt de beschrijvende informatie
(auteur, onderwerp, taal, datum etc.) in DAS
ondergebracht. Het fysieke document blijft in
het originele bronsysteem aanwezig en wordt
niet in DAS opgeslagen. Door de medewerker in
deze metadata-database te laten zoeken heeft hij
toegang tot een groot aantal bronnen.
Meer informatie over
VDA informatiebeheersing
bv te Hilversum vindt u op
www.vda.nl/.
Hengelo, 4 juli 2002
Op 13 juni jl. heb ik afscheid genomen als voorzitter van de NVBA.
Tien jaar lang mocht ik met uw steun leiding geven aan de NVBA. Ik had dit
niet zo lang kunnen doen als ik niet altijd de steun had van het bestuur.
Tijdens de 20 ALV's heb ik velen van u ontmoet en dit heb ik altijd als plezierig
ervaren. Mijn benoeming als erelid en gevolmachtigd gede
legeerde heb ik enorm op prijs gesteld. Bestuurder zijn van
de NVBA is prachtig werk en ik doe voor het laatst een
beroep op u om eens na te denken over een bestuursfunctie.
Mensen, bedankt voor de plezierige samenwerking, het ga
jullie goed en tot ziens op een van de komende ALV's.
Uw oud-voorzitter, A. Otten
Een mcdewerv-er sten een zoekvraag
aan Oe DAS Content Portal
Medewerker 2
Q= Meta informatie bestanden
1Hoe gaat u in uw DIS-systeem om met documenten die je
voor de FIOD verborgen wilt houden?
Als bedrijf houdt VDA geen documenten verborgen
voor de FIOD. Binnen DAS is het echter wel mogelijk
documenten verborgen te houden voor niet-geautori-
seerde gebruikers.
Een document binnen DAS bevindt zich in een
bepaald archief. Het voordeel van deze archiefindeling
is onder andere dat archiefspecifieke labels worden
ingesteld, zodat een veld dat in een documentarchief
'Auteur' heet in een filmarchief 'Regisseur' of in een
fotoarchief 'Fotograaf' wordt genoemd. Een ander
groot voordeel van de archieven (en hier komt pas het
antwoord op de vraag) is dat er privileges op rusten.
Heeft een gebruiker van DAS geen rechten op een
bepaald archief, dan zal hij/zij ook niets van het
bestaan van het archief en de documenten daarin afwe
ten. Dus de FIOD wordt een gebruiker van DAS waarbij
ze geen rechten krijgen op onze 'geheime' archieven.
2. Zit er een 'papiervernietiger' in uw DIS-systeem?
Door de inzet van Oracle-technologie is de mogelijk
heid aanwezig documenten permanent te verwijderen,
waarbij de brondocumenten ook worden verwijderd.
Een veel voorkomende oplossing is dat verouderde
documenten off line worden geplaatst, zodat ze niet
meer door de oplossing kunnen worden benaderd.
Blijkt dat de documenten toch geraadpleegd moeten
worden, dan worden de betreffende documenten on
line geplaatst en zijn ze beschikbaar.
3. Wat verstaat u onder een digitaal document?
Een digitaal document is een verzameling componen
ten die samen een eenheid in de 'buitenwereld' vor
men. Zo bestaat het digitale document 'cd-hoesje' bij
voorbeeld uit een aantal Word- (index en songtek
sten) en JPEG-componenten (foto's). Overigens kun
nen deze componenten weer individuele documen
ten in DAS zijn.
archievenblad
november 2002
NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
j Een digitaal document begint bij de beschrij
vingen, de meta-informatie, van een fysiek
document en loopt door tot en met de gedigi
taliseerde versie van film, tekst en audio.
4. Aan welke vorm van opslag denkt u of heeft u
voor het maken van een back-up? En welke maat
regelen heeft u genomen om over tien jaar nog alle
documenten te kunnen lezen? Heeft u ervaring met
conversie? Zo ja, welke?
Converteren van de digitale componenten is
in DAS niet nodig, omdat we altijd uitgaan
van het originele document. Eventuele
extracties van het origineel, denk aan de tek
stuele versie van een krantenartikel, wordt als
platte tekst in de Oracle-database opgeslagen.
Met Oracle is ook meteen de zekerheid gebo
den dat over tien jaar de gegevens nog te
benaderen en te lezen zijn, omdat Oracle de
grootste databaseleverancier is, die garant
staat voor continuïteit en schaalbaarheid van
de database.
De inzet van Oracle-technologie maakt ook,
dat back-uppen van de gegevens door kwalita
tief hoogstaande software gebeurt; de software
leveranciers willen natuurlijk naadloos aan
sluiten op de Oracle-technologie.
5. Noem eens wat zwakke punten van een DIS-sys
teem.
Vaak concentreren DIS-systemen zich op tek
stuele documenten. Voor het archiveren en
ontsluiten van al het multimediaal materiaal
binnen een organisatie (tekst, foto, audio en
video) wordt vaak teruggevallen op verschil
lende producten. Het zoeken over al deze
materialen is dan ook een tijdrovende bezig
heid.
Vaak is een DIS een gesloten eenheid, met wei
nig mogelijkheden voor het zelf toevoegen
van andere ontsluitingsmethoden.
6. Heeft u een eenduidig zoeksysteem om met één
vraag alle informatie te verkrijgen uit uw mainfra
mesysteem, Microsoft Office-systemen en uw DIS-
systeem?
Mits de relevante informatie in externe syste
men opgeslagen is of toegankelijk is vanuit het
DIS-systeem, ja.
7. Hoe gaat u met vertrouwelijke informatie
om in uw DIS-systeem?
Denk hierbij aan: opslag, toegankelijkheid en
distributie(risico's).
Ook hiervoor wordt, net als in vraag 1,
gebruikgemaakt van de archiefindeling
van documenten en de privileges van
gebruikers op archieven.
8. Bewaartermijnen; weegt u de kosten af
tegen de risico's?
De kosten van het archiveren van digitale
documenten worden elke maand lager,
vooral door het verlagen van de prijzen
van digitale opslagmedia. Er zal altijd een
afweging moeten worden gemaakt
betreffende de bewaartermijn, zowel een
economische als een emotionele afweging.
9. Hoe organiseer je dat elk document slechts
één keer wordt opgeslagen, en welke middelen
heeft u ter beschikking om dit te controleren?
in DAS zit een ontdubbelfunctie die op
basis van auteur, titel, bron en uitgaveda-
tum verdachte documenten toont. De
documentalist kan dan zelf beslissen of
een verdacht document weggegooid moet
worden.
10. Geef een definitie: wie is de eigenaar van
een document?
De eigenaar van een document is in welke
vorm dan ook de auteursrechthebbende.
11. Wat zijn de grootste knelpunten van het
DIS-systeem op uw werk en/of bij uw klanten?
De grote verscheidenheid aan digitale
documenten. In dit geval wordt met een
document tekst, afbeelding, geluid en
video bedoeld. Wanneer, zoals nu vaak het
geval is, slechts één van de bovenstaande
typen documenten hoeft te worden ont
sloten, zijn er geen problemen; die ont
staan echt pas bij meerdere typen bestan
den.
12. Hoe ziet u de positie van de bedrijfsarchi-
varis en het bedrijfsarchief in de komende
periode?
VDA denkt dat in de toekomst de taak van
een bedrijfsarchivaris verschuift van archi
veren en administreren, hetgeen steeds
meer een geautomatiseerd proces wordt,
naar het kwalitatief goed ontsluitbaar hou
den van het archief. Classificatie van
documenten wordt heel erg belangrijk,
omdat op basis van deze gegevens docu
menten door iedereen moeten kunnen
worden ontsloten.
Een medewerker krijgt de beschikking
over meer en meer mogelijkheden voor
het zelf vergaren van informatie over
een bepaald onderwerp. Wanneer tij
dens dat zoekproces blijkt dat de infor
matie die wordt gezocht niet kan wor
den gevonden, is de ervaring en experti
se van de bedrijfsarchivaris onmisbaar.
13. Noem een paar opvallende zaken die u
op de DMS Beurs in Essen bent tegengeko
men.
De beurs was een stuk kleiner dan ver
wacht en de standhouders deden eigen
lijk allemaal hetzelfde. De semantische
thesaurus-browser, zoals die ook in
demovorm op http://den.medialab.nl/
te zien is, was een welkome verrassing.
Het lekkere eten mag ook niet worden
vergeten.
14. Wat is de leukste productinformatie of
het leukste relatiegeschenk dat u op de beurs
heeft ontvangen?
Het blauwe, kartonnen koffertje met
sponsorinformatie dat we in de bus
mochten ontvangen (natuurlijk!).
15. Bent 11 tevreden over de sponsorreis?
Zou u ook zonder deze reis naar de beurs
zijn gegaan? Wat is voor u de toegevoegde
waarde om met deze sponsorreis mee te
gaan? Zou u ook met de bus meegegaan zijn
als er kosten aan verbonden zouden zijn?
Ais sponsor zijn we tevreden over de
reis. Goed om te zien is dat onze aan
pak, waarbij we ons zeer richten op het
ontsluiten van documenten, door de
grote (en dure) partijen in de markt niet
wordt overgenomen, waaruit blijkt dat
onze positie in de markt uniek is.
Door met een groep van vakspecialisten
mee te reizen denk ik uiteindelijk beter
in staat te zijn me te verplaatsen in het
vakgebied. Bovendien was de groep erg
gezellig.
november 2002
archievenblad
