w
KVAN nieuws
Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland
de werkelijkheid moet komen, namelijk op
basis van het profiel van de professional en
dat eerst geïnvesteerd moet worden in de
leden en dat daarna pas een discussie kan
volgen over de organisatie zelf.
In overeenstemming met de aanwezigen
werd besloten dat het bestuur zich gaat bera
den op hetgeen tijdens de discussie naar
voren is gekomen en de nodige stappen zal
ondernemen. In januari/februari volgend
jaar zal het bestuur zijn bevindingen rappor
teren aan de leden in een speciale ALV als
onderdeel van de eerstvolgende studiedagen
in januari/februari 2003. De voorzitter zal
zich voor deze gelegenheid extra inspannen
om mensen te benaderen en te enthousias
meren om die dagen te organiseren.
Overdracht en demonstratie van
de digitale Almanak voor het
Archiefwezen
Vlak voor de lunch werd na een korte
inleiding van Jos Taekema, directeur van
Vereniging DEN, door Pieter de Dreu, reali-
sator van de database op de Cultuurwijzer,
een demonstratie van 'de digitale Almanak'
gegeven die nu gereed is. Het zag er veelbe
lovend uit. Nu zijn de gegevens van de
archiefinstellingen dus digitaal en up-to-
date te raadplegen, althans wanneer de
instellingen steeds zelf tijdig hun wijzigin
gen aanbrengen of doorgeven aan het
bureau van de KVAN. Afsluitend werd de
'digitale Almanak' officieel overgedragen
aan Jo Jamar, als voorzitter van de KVAN,
in de vorm van de eerste pdf-print.
Studiemiddag 'Beroepsethiek:
dilemma's en mogelijkheden'
De studiemiddag na de lunch was
gewijd aan de internationale beroepscode
voor archivarissen zoals die in 1998 is
geadopteerd door de KVAN.
Rolf Hage leidde de bijeenkomst in en nam
om het geheugen nog eens op te frissen
puntsgewijs met de aanwezigen de
beroepscode door.
Vervolgens gaf Charles Noordam zijn visie
op de beroepscode, wat erop neerkwam dat
hij de beroepscode vooral ziet als bindmid
del voor de uiteengevallen bouwstenen
van het archiefwezen dat ooit onverander
lijk leek maar waar nu alles helemaal
anders is. In zijn optiek dient de beroepsco
de als intellectuele basis ten aanzien van de
archiefwerkzaamheden en is het misschien
wel de enige bindende factor voor allen die
in het archiefwezen werkzaam zijn.
Vervolgens presenteerde Yvonne Bos de
resultaten van de nulmeting, waarvan zij
elders op deze pagina's zelf verslag doet.
Als aanzet tot een discussie gaf Janny
Steenhuis daarna een overzicht van hoe bij
andere beroepsverenigingen en erfgoedor
ganisaties in binnen- en buitenland een
ethische beroepscode wordt gehanteerd en
wat de KVAN zelf actief met de beroepsco
de zou kunnen doen.
De vraag waar de daarop volgende discus
sie om draaide was of de KVAN verder
moet gaan met de beroepscode en zo ja,
hoe en wie dat dan moet gaan doen. De
beroepscode lijkt vooral nu heel actueel
vanwege de in Nederland gevoerde discus
sie over normen waarden en het belang
van de integriteit van het ambtelijk appa
raat binnen de gemeentelijke overheden.
Toch bestond er onder de aanwezigen ver
schil van mening of het noodzakelijk is
om de beroepscode te implementeren. Er
bestaan immers al instanties om geschillen
bij neer te leggen. Toch zouden er volgens
anderen gevallen kunnen ontstaan waarbij
de individuele archivaris een gewetenscon
flict krijgt in verband met het uitoefenen
van zijn/haar functie en een beroep wil
doen op de beroepscode. Dan zou er een
onafhankelijke instantie met gezag moeten
zijn ter toetsing, bijvoorbeeld een beroeps
vereniging als de KVAN. De aanwezigen
waren het er wel allen over eens dat in ieder
geval begonnen kan worden met het verza
melen van casussen. In de eerste plaats kun
nen archivarissen daaruit putten wanneer
zij in de praktijk met een soortgelijk geval te
maken krijgen en in de tweede plaats ont
staat op den duur een beeld wat er op dit
gebied speelt en hoe een beroepscode in de
praktijk zou kunnen functioneren.
De vraag was hoe en waar deze casussen
verzameld kunnen worden. De beste optie
leek nog om een vaste rubriek rond de
beroepscode in het Archievenblad te plaatsen
en binnengekomen casussen in deze
rubriek te plaatsen. Er zou dan wel een vaste
redacteur bij het Archievenblad verantwoor
delijk moeten zijn voor deze rubriek en de
casussen moeten verzamelen.
Ter afsluiting vatte Rolf Hage samen wat de
discussie concreet heeft opgeleverd, name
lijk:
De adhoc-commissie, bestaande uit
Yvonne Bos, Janny Steenhuis en Rolf
Hage gaat nog even door op de ingesla
gen weg.
Jo Jamar neemt contact op met Roelof
Braad, hoofdredacteur van het
Archievenblad, om te overleggen of en zo
ja op welke wijze een rubriek over de
beroepscode vorm kan krijgen.
Yvonne Bos wordt het eerste aanspreek
punt over zaken betreffende de beroeps
code en verzamelpunt voor casussen.
De instellingen wordt gevraagd om aan
dacht te geven aan de beroepscode
Eind volgend jaar wordt verder gepraat
rond dit onderwerp op een groots opge
zette studiedag.
Jo Jamar gaat na of de beroepscode is in
te voegen is bij het Handvest dienstver
lening.
Om 16.00 uur werd deze dag, die in het
teken stond van levendige en stimuleren
de discussies, afgesloten met een drankje
en hapje, aangeboden door het Nationaal
Archief.
38
Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland
Over de beroepscode voor archivarissen, en hoe het verder ging
Zoals ongetwijfeld ook bij u bekend,
maken gemeentelijke organisaties slechts
gebruik van de classificaties 07 en 08 uit
de Code. (Een medewerker interne zaken
van een kleine gemeente in het noorden
des lands, in antwoord de op vraag 'kent
u de code?'.)
Het zou algemeen bekend moeten zijn:
sinds september 1996 heeft het archief
wezen, net als vele andere beroepsgroe
pen, een eigen beroepscode. Inter
nationaal aanvaard door de Algemene
Ledenvergadering van de Internationale
Archiefraad en officieel geadopteerd door
de KVAN (1998). Daarna werd het stil
rond de code. Een poging van de redactie
van het Archievenblad om kort na de
adoptie discussie los te maken, had geen
succes.
In het kader van de discussies over de
beroepsvereniging en haar taken, ont
stond het initiatief om eens te bezien hoe
het met de code is gesteld. Om de situatie
in beeld te krijgen organiseerden wij
Oanny Steenhuis, Rolf Hage en schrijver
dezes) een nulmeting bestaande uit vijf
simpele vragen en een uitnodiging om
suggesties door te geven. Hieronder de
resultaten.
De enquête werd verstuurd aan 242
diensthoofden, binnen en buiten het
openbaar archiefwezen. Er kwamen 69
reacties terug. Een respons van 28,5 pro
cent. De meeste antwoorden waren
afkomstig uit gemeentelijke hoek (43
stuks). Van de twaalf RHC's/rijksarchie-
ven reageerden er zeven, van de water
schapsarchivarissen drie. Buiten het
openbaar archiefwezen reageerden in
totaal zeventien diensten. Van één inzen
ding was de afzender onbekend.
De eerste vraag lag voor de hand: kent u
de code? 'Ja' antwoordden 48 personen,
'nee' zeiden 21 collega's. We wilden ook
weten wanneer en waar men er voor het
eerst van gehoord had. Voor de meeste
mensen was dat in de jaren 1996 en
1997, op internationale congressen of bij
de KVAN. Een enkeling was door de
module archieven van Kennis Nabij met
de code in aanraking gekomen. Wie de
tekst van de code wil raadplegen zoekt
vrijwel altijd bij de KVAN, hetzij op de
website (twintig keer vermeld), hetzij in
het Archievenblad (negentien keer). Als
andere informatiebronnen werden nog
genoemd het SAP-jaarboek Paradigma en
de website van de ICA.
In hoeverre diensten zich bewust zijn
van het nut van de code werd getoetst
met twee vragen, één over het beleid en
één over de praktijk. 21 Diensthoofden
gaven aan dat de code een plaats heeft in
het beleid van hun instelling. In twaalf
gevallen is dat impliciet, de grondbegin
selen van de code behoren tot de uit
gangspunten van het beleid. Negen
archivarissen hebben de code verwerkt in
de archiefverordening, in de personeels
gids van de dienst of in een dossier
'plichten en bevoegdheden'.
Twaalf diensten gaven voorbeelden van
praktijksituaties waarin de code nuttig
was of zou zijn geweest. Vijf gevallen
hadden betrekking op interne processen.
Genoemd werden: situaties waarin privé-
activiteiten werden ondernomen op het
zelfde terrein als het werk; de introductie
van nieuwe medewerkers, met name op
het punt van integriteit; reorganisaties
en het opstellen van het collectiebeleids
plan.
Zeven diensten hadden gemak van de
code bij externe contacten, zoals bij
acquisitie van particuliere archieven, in
het geval van een verkeerde restauratie of
een lezing voor juristen over het thema
'archieven en authenticiteit'. De meeste
gevallen liggen echter op het terrein van
publieksbenadering, bij zaken betreffen
de openbaarheid en privacy en in het
klassieke geval van de bezoeker die denkt
dat hij wel de originele stukken mag zien
in plaats van de microfilms.
De hamvraag (is opnieuw aandacht voor
de code zinvol?) werd in meerderheid
positief beantwoord (49 maal). Zeven
mensen wisten het niet en twaalf vonden
van niet - hiervoor gaven maar twee col
lega's redenen: één collega acht het niet
nodig want de inhoud van de code
'maakt al deel uit van het gedachtegoed
van archivarissen', een ander is van
mening dat alles in de wet al goed gere
geld is.
De 35 argumenten om wél aandacht aan
de code te besteden zijn onder te verde
len in vier categorieën. Allereerst vanwe
ge het belang van voortschrijdende pro
fessionalisering, uit noodzaak om
'scherp' te blijven ('ik ben altijd bereid
iets te Ieren'). Dan, omdat het vak diver
geert en de code een belangrijk anker
punt is, duidelijkheid schept en aanzet
tot bezinning in de huidige tijd van grote
dynamiek ('lopen we niet te hard van sta
pel?'). Een derde groep antwoorden heeft
betrekking op samenwerking met niet-
vakgenoten, de instroom van medewer
kers zonder archiefopleiding en fusies
met een ander type instellingen ('de code
is van belang om de identiteit van de
archivaris te waarborgen en voor het blij
ven onderscheiden van archieven en his
torische documentatie').
De restgroep heeft uiteenlopende menin
gen. De code moet ook naar buiten onder
de aandacht worden gebracht, om het
archiefwezen beter te profileren als een
betrouwbare en controleerbare pijler van
een democratische samenleving en
omdat dan het publiek weet wat het van
de archivaris mag verwachten en het col
lege wat de archivaris/archiefdienst hoort
te doen. De code moet bekend zijn:
'informatie die niet openbaar is, moet
niet via loslippigheid van archivarissen
naar buiten komen'. Aandacht voor de
code is zinvol want de code leeft niet, ter
wijl hij leidend zou kunnen zijn voor een
onderdeel in te voeren beleid. En twee
verzuchtingen: 'eindelijk eens een onder
werp dat relevant is' en 'goed dat er nog
aan gedacht wordt door collega's'.
De suggesties voor de manier waarop
aandacht aan de code zou kunnen wor
den gegeven zijn weinig opmerkelijk:
besteed er aandacht aan op de website
van de KVAN, in het Archievenblad en/of
in een aparte KVAN-brochure. Kijk bre
der, naar aanpalende vakgebieden (film
archieven) of erfgoedbreed en vooral:
koppel de code aan praktische situaties.
En de suggestie van een collega die
schreef: 'Een open deur: het zou fijn zijn
indien we meer mogen weten over de
resultaten van deze enquête via bijvoor
beeld het Archievenblad.' Dat is dus bij
deze gebeurd.
mi
Vervolg van pagina 37
archievenblad
november 2002
un
Door Yvonne Bos-Rops
november 2002
archievenblad
