voorzee
PreservationTechnologies
archiefburo
Wij scheppen weer orde
Van Bilsen Consultancy
A WORLD LEADER IN PAPER PRESERVATION
Preservation Technologies B.V. voor:
massa-ontzuring van archiefmateriaal, boeken,
kranten, posters, prenten, tekeningen etc. door
middel van de beproefde Bookl<66p0T
methode
Vriesdrogen van nat papier
Ontsmetten en reinigen
Voorbereiden microverfilming
Verkoop ontzuringssprays en spraysystemen
Preservation Technologies B. V.
Verkoop en administratie
Pluim-es 18 - 2925 CM Krimpen aan den IJssel
Tel.: 0180.521188 GSM 0653672024
Fax 0180 525400
Productie
Middenweg 576B - 1704 BR Fleerhugowaard
Tel.: 072 5724330 Fax 072 5724331
Dé specialist voor document- en
workflowmanagement
- Archiefbewerking
- Advisering
- Interim- en Project management
- Detachering
- Opleiding
Voor meer informatie:
www.vanbilsenconsultancy.nl
Ons adres:
Nussestraat 10
6082 AS Buggenum
tel: 0475 510044
fax: 0475 510075
e-mail: info@vanbilsenconsultancy.nl
internet: www.vanbilsenconsultancy.nl
Deskundige en discrete specialisten
in traditionele en digitale archivering
bij instellingen en bedrijven.
Ook voor specifieke training
van archiefpersoneel.
NVBA nieuws
45
documentbehandeling, training en service
Aletta Jacobsstraat 28 - Waalwijk
Telefoon 0416 - 34 89 80 - www.voorzee.nl
NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
Vervolg van pagina 43
En welke maatregelen heeft u genomen om over
tien jaar nog alle documenten te kunnen lezen?
Er is geen garantie dat alle documenten over
tien jaar nog gelezen kunnen worden. Door
calamiteiten kunnen zowel papieren docu
menten als digitale documenten onleesbaar
of vernietigd worden. Om de risico's te
beperken worden papieren documenten
geconditioneerd opgeslagen, dit gebeurt
zowel intern als extern.
Ook digitale documenten worden zowel
intern als extern opgeslagen en om te zor
gen dat de digitale documenten soft- en
hardwarematig leesbaar blijven, worden de
documenten in nu geldende standaardfor
maten opgeslagen.
Indien deze standaarden veranderen zal er
ook conversiesoftware beschikbaar zijn.
Heeft u ervaring met conversie? Zo ja, welke?
Conversie van papier naar digitaal: per
maand circa 15.000 documenten. Conversie
van het Document Managementsysteem:
het eerste systeem had een Y2K-probleem en
moest vervangen worden, er is toen voor een
totaal ander systeem gekozen. Conversie van
digitale bestandstypes: digitale documenten
die langdurig opgeslagen moeten worden
worden opgeslagen in PDF- of TIF- formaat.
5. Noem eens wat zwakke punten van een DIS-
systeem.
Zwakke punten van een elektronisch DIS-
systeem zijn:
- Sterk afhankelijk van de ICT-techniek;
- ICT-techniek veroudert snel;
- Alleen te raadplegen via ICT-techniek;
- Vereist sterke discipline;
- Bevordert gericht zoeken waardoor syner
gie vaak uit het oog verloren wordt;
- Vermindert sociale contacten.
6. Heeft u een eenduidig zoeksysteem om met
één vraag alle informatie te verkrijgen uit uw
mainframesysteem, Microsoft Office-systemen
en uw DIS-systeem?
Nee.
7. Hoe gaat u met vertrouwelijke informatie om
in uw DIS-systeem?
De documenten worden opgeslagen op een
dedicated server. Deze server bevindt zich in
de beveiligde computerruimte. Beheer van
de server en software applicatie is geschei
den en de toegang is beperkt tot een aantal
personen. Toegang tot categorieën van
documenten in het elektronisch DIS-sys
teem wordt verleend aan persoonsgroepen.
Toegang kan ook op documentniveau gege
ven worden. Distributie van de elektroni
sche documenten vindt plaats over een
LAN/WAN en is beveiligd via een firewall.
Back-up tapes worden beveiligd getranspor
teerd en opgeslagen.
8. Bewaartermijnen; weegt u de kosten af tegen
de risico's?
Nee, de kosten van digitale opslag zijn der
mate laag dat afweging overbodig is.
9. Hoe organiseer je dat elk document slechts
één keer wordt opgeslagen, en welke middelen
heeft u ter beschikking om dit te controleren?
Het EDMS-systeem dat wij gebruiken kent
twee niveaus. Centraal Archief niveau: hier
in worden de documenten door het archief-
personeel opgeslagen, alleen documenten
die door de eigenaar van het document aan
geleverd worden, worden geaccepteerd.
Papieren documenten worden voor het
scannen voorzien van een stempelnummer,
aan dit nummer is te herkennen of het aan
geboden document een kopie is uit het sys
teem. Afdelingsniveau: hierin worden docu
menten waarvan de kennis gedeeld dient te
worden en die een beperkte informatie of
levensduur hebben, opgeslagen. Deze docu
menten worden door geautoriseerde mede
werkers opgeslagen en hiervoor is geen con
trole op dubbele documenten.
10. Geef een definitie: wie is de eigenaar van een
document?
De eigenaar van het document is diegene
die uit hoofde van zijn functie het docu
ment opstelt of ontvangt en hierop actie
dient te ondernemen.
11. Wat zijn de grootste knelpunten van het
DIS-systeem op uw werk en/of bij uw klanten?
Grootste knelpunt is het gebrek aan mede
werking van de afdeling IT. Het omgaan met
ongestructureerde data is vreemd voor IT en
wordt onderschat. Ander knelpunt is het
gebrek aan interesse van het management.
Dit ziet het document/archief-probleem
niet, het is namelijk 'onderhuids' aanwezig.
12. Hoe ziet u de positie van de bedrijfsarchiva-
ris en het bedrijfsarchief in de komende periode?
Voor de bedrijfsarchivaris en het bedrijfsar
chief in het algemeen is dit voor het groot
ste deel afhankelijk van de bedrijfsarchivaris
zelf. Stelt hij/zij zich passief of actief op?
Voor het bedrijfsarchief van Quest en het
archiefpersoneel ziet de toekomst er roos
kleurig uit. Het Centraal Archief heeft door
middel van het invoeren van een EDMS een
niet meer weg te cijferen positie binnen het
bedrijf verkregen. Het EDMS is van onderaf
ingevoerd en een toepassing die door de
gebruikers zeer op prijs wordt gesteld.
13. Noem een paar opvallende zaken die li op de
DMS Beurs in Essen bent tegengekomen?
Opvallend was dat bij de ene stand verteld
werd dat alles ingescand moest worden en
bij de stand ernaast dat scanning on
demand voldoende is. Beide mogelijkheden
werden gegeven zonder kennis genomen te
hebben van de bedrijfsomstandigheden. Bij
een aantal stands die zich met imaging bezig
hielden, werd het indexeren gebagatelli
seerd en werd de nadruk gelegd op scansnel
heid. Bij de meeste stands werd een goed
advies gegeven over digitaliseren van grote
documenten (A2-formaat).
14. Wat is de leukste productinformatie of het
leukste relatiegeschenk dat u op de beurs heeft
ontvangen?
Ik heb geen productinformatie meegeno
men, maar op laten sturen (een aantal
bedrijven heeft dit ook onmiddellijk gedaan
en van een aantal is nog steeds niets ontvan
gen). Ook heb ik geen relatiegeschenken
ontvangen, maar dat was ook niet het doel
van dit bezoek.
15. Bent u tevreden over de sponsorreis?
Ja, die was uitstekend georganiseerd.
Zou u ook zonder deze reis naar de beurs zijn
gegaan?
Nee.
Wat is voor u de toegevoegde waarde om met
deze sponsorreis mee te gaan?
Het gemak, ik hoefde zelf nagenoeg niets te
organiseren. Het contact met vakgenoten en
het was gesponsord.
Zou u ook met de bus meegegaan zijn als er kos
ten aan verbonden zouden zijn?
Ja, als deze in redelijke verhouding staan tot
het gebodene.
oktober 2002
archievenblad
