r^J3x
NVBA nieuws
Even voorstellen:
Denny Leewes, afdelings
archivaris Philips Nijmegen
Ik ben Denny
Leewes, 42 jaar oud,
getrouwd en vader van
een leuke maar vooral
gezonde dochter. Op
1 april 1979 is mijn
loopbaan begonnen bij
Philips Semiconductors
B.V. te Nijmegen. Eerst
als operator bij een afde
ling voor het produceren van hoogspan-
ningstransistoren. Door mijn interesse voor
computers, kwam ik reeds snel in aanmer
king voor een functie als automatiserings
medewerker. Vanuit die hoedanigheid
kwam ik op diverse afdelingen terecht.
Vanuit mijn vorige afdeling werd ik
gevraagd een functie te gaan vervullen als
'documentation control'-medewerker. Deze
uitdaging heb ik met veel genoegen aan
vaard. Door de opleidingsfunctionaris van
ons bedrijf werd het idee geopperd mij de
opleiding Bedrijfsarchiefkunde I (BA-I) te
laten volgen. Na deze opleiding met succes
te hebben volbracht, ging ik door met de
opleiding BA-II. Ook die opleiding werd
met succes afgerond. Toen bleven er in het
verlengstuk van mijn opleiding nog twee
acties over, te weten: lid worden van de
NVBA en het zoeken naar een functie die
aansloot bij mijn opleiding. Bij Technische
Bedrijven kreeg ik deze mogelijkheid die ik
met beide handen heb aangegrepen.
Philips Nijmegen is in 1953 ontstaan
als werkplaats waar transistoren werden
gemonteerd. Dit vond plaats in een atelier
aan het Mariënburg in de Nijmeegse bin
nenstad. Twee jaar later werd deze locatie al
te klein. Men verhuisde naar een echt
fabriekscomplex aan de Mollehutseweg. De
vraag naar transistoren groeide zo snel dat
men in Lent een dependance opende. Naast
de transistoren en diodes werden, door de
aanhoudende vraag, ook geïntegreerde
schakelingen (IC's) geproduceerd. In eerste
instantie werden er bipolaire IC's geprodu
ceerd en daarna ook MOS-IC's. In 1984
besloot men te gaan investeren in een me
gaproject waarbij het ging om sub-micron
technologie. Momenteel zijn er in
Nijmegen vijf chipsfabrieken gevestigd.
De afdeling TB is verantwoordelijk voor
het leveren van facilitaire diensten zoals
beveiliging, het bewaken en borgen van
gas-, water- en elektriciteitleveranties voor
de 'waferfabs' (productieafdelingen) en kan
toren. Als de elektriciteit enkele uren weg
valt, kost dat het bedrijf al snel miljoenen.
De medewerkers van de afdeling TB zorgen
er dan ook volcontinu voor dat de leveran
ties zijn en worden gewaarborgd. Verder
zorgt TB voor planontwikkeling en realisa
tie van nieuwbouw, renovaties en hergroe
peringen. Ook draagt TB zorg voor het aan
schaffen, plaatsen, aansluiten en onderhou
den van nieuwe installaties en apparatuur
voor luchtbehandeling, koeling en waterbe
handeling, die van essentieel belang zijn
voor de bedrijfsvoering. Ook het aanschaf
fen en aansluiten van productieapparatuur
behoort tot het takenpakket van TB. Deze
activiteiten worden allemaal projectmatig
aangepakt. Een relatief nieuw aspect is het
milieu, hetgeen in het verlengde van ISO
14000 ligt. TB draagt in het kader hiervan
dan ook de zorg over het neutraliseren van
afvalwater en het terugdringen van de uit
stoot van schadelijke gassen, in samenwer
king met de daarvoor opgestelde milieucon
tactpersonen van de individuele afdelingen.
Per 1 maart 2001 ben ik aangesteld als
afdelingsarchivaris bij de afdeling site servi
ces (een andere naam voor TB). Mijn taak is
om alle aanwezige archiefstukken en docu
mentatie toegankelijk te maken. Na mijn
aantreden ben ik begonnen met de organi
satie en de medewerkers te leren kennen en
hun functies in dat geheel. Daarna heb ik
een archiefanalyse gemaakt, waarbij alle
deelarchieven en documentatiecollecties in
kaart zijn gebracht. In deze archiefanalyse
zijn de probleemgebieden en knelpunten
aangegeven.
Het is een echte uitdaging, omdat er wel
een archief is, maar geen goede toeganke
lijkheid naar de collecties en de individuele
(archief)stukken. Zowel de ordening als
rangschikking van de stukken is (voor een
groot deel) slecht of helemaal niet opgezet.
Aan het archief- en documentatiebeheer is
reeds een tiental jaren niets of weinig meer
gedaan. Het uitdunnen van de collecties is
uitgevoerd, zodat er weer wat (plank)ruimte
voor de toekomst is ontstaan. Nu zal er
archiefbeleid moeten worden opgezet,
omdat dit reeds jaren slechts weinig aan
dacht heeft gehad.
Het archief van de afdeling TB bestaat ver
der uit een aantal deelarchieven of collec
ties, die op hun beurt weer bestaan uit
archiefmateriaal en documentatie.
Omdat er reeds een tiental jaren niets of
weinig meer aan archiefbeheer en docu
mentatiebeheer is gedaan, lag er in een aan
tal deelarchieven veel dubbel, driedubbel en
verouderd materiaal. Alle documentatie
wordt, als het project is afgehandeld, in
drievoud aangeleverd op basis van afspra
ken met de aannemers, bij zowel de aanne
mer, projectleider als afdeling. Omdat er
geen of een slechte ingangscontrole was, is
de hoeveelheid archiefmateriaal enorm toe
genomen. Verder zijn er geen bewaartermij
nen voor de stukken vastgelegd en ook geen
afspraken of procedures vastgelegd, waarin
het aanleveren, onderhouden of vernieti
gen van archiefmateriaal, alsmede het
opschonen van de aanwezige collecties,
staat beschreven. Er lag alleen een bewaar
termijn vast voor de projecten.
Hieronder volgt een summiere uiteenzet
ting van de activiteiten per deelarchief en
collectie.
Het opschonen van het projectenarchief was
al jaren niet meer uitgevoerd. Het gevolg
daarvan was dat de ladekasten met project
dossiers uitpuilden en er geen nieuw mate
riaal meer aan kon worden toegevoegd. De
projectendossiers zijn voornamelijk met
financiële gegevens, begrotingen, offertes,
planningen, etc. gevuld. Hierdoor kunnen
deze na vier jaar zonder problemen worden
vernietigd. Voor alle duidelijkheid, het gaat
hier uitsluitend om kopieën en afschriften.
De overige projectgegevens die bestemd
zijn voor de bedrijfsvoering, zoals product-
documentatie, handleidingen, testrappoi-
ten, meet- en regelschema's etc, zijn en wor
den opgeborgen in de overige daarvoor
bestemde collecties. De financiële gegevens
die bewaard moeten blijven in het kader
van de algemene wet rijksbelasting, worden
gedurende de wettelijke termijn van zeven
jaar bewaard op de financiële afdeling. Het
4 6
gaat hier dus uitsluitend om 'kijkinforma-
tie'.
Uitzondering op het slechte archiefbeheer
zijn de schema's en tekeningen van met
name het meet- regelarchief (M&R), trafo
schema's en elektrischetekeningenarchief. Deze
zijn, als gevolg van de relevante wet- en
regelgeving en de daarvoor geldende nor
men, goed onderhouden en toegankelijk, en
worden elektronisch opgeslagen en beheerd.
De archiefordening en de daarvoor aangeleg
de database zijn een goed middel om de stuk
ken terug te kunnen vinden. Er is slechts één
knelpunt gesignaleerd, en dat is de incom
pleetheid. Doordat de tekeningen projectma
tig in drievoud werden aangeleverd ging er
één exemplaar naar de installateur en twee
exemplaren naar het M&R-archief, waarvan
er weer een naar het gebouwenarchief ging.
Hierdoor ontstond een situatie waarbij M&R-
schema's op twee plaatsen in het archief
lagen. Inmiddels zijn al deze stukken gevon
den, gecontroleerd en geïntegreerd tot een
actueel exemplaar. Er zullen nog procedures
en werkinstructies moeten worden vastge
legd om de stukken op een uniforme wijze te
kunnen archiveren.
Ook het softwarearchief is goed onderhou
den en actueel. In dit deelarchief liggen alle
maal uitdraaien van de programmasoftware
voor meet regelkasten. In geval van cala
miteiten kan gebruik worden gemaakt van
deze uitdraaien. De software wordt ook alle
maal elektronisch opgeslagen. Maar ook
hiervoor geldt dat er procedures en werkin
structies moeten worden gemaakt om hier
mee op uniforme wijze om te gaan.
De collectie productdocumentatie was tot een
enorme hoeveelheid uitgegroeid. De pri
maire oorzaak hiervan was dat ze nooit was
uitgedund en de secundaire oorzaak was dat
onder andere al het aangeleverde reclame-
werk routinematig werd toegevoegd in de
reeds aanwezige collectie, onder een volg
nummer. Omdat er tijdens het raadplegen
altijd wordt gezocht onder de leveranciers-
naam, worden de stukken allemaal alfabe
tisch op leveranciersnaam geordend.
Reclamemateriaal gaat momenteel recht
streeks naar de betreffende beheerder of
specialist, die bepaalt of het bewaard moet
worden. Mijn insteek is dat reclamemate
riaal onmiddellijk vernietigd moet worden.
Wel worden er bewust catalogussen aange
schaft om apparatuur of ander materiaal uit
te bestellen. Ook zou er binnen deze collec
tie een scheiding moeten worden gemaakt
tussen documentatie voor het aanschaffen
van nieuwe apparatuur en documentatie
die er ligt voor reeds aanwezige apparatuur,
zodat hier een duidelijke scheiding is.
Hierover wordt nog met de gebruikers over
leg gepleegd, omdat aan deze methode ook
haken en ogen zitten.
Er is nog een grote collectie calques aanwe
zig die gedeeltelijk niet meer relevant zijn.
Begonnen is met het uitdunnen van deze
collectie, maar er ligt nog veel werk. De cal
ques die overblijven, willen we laten digita
liseren. Deze actie kan pas worden gestart
als dit deelarchief volledig is opgeschoond.
Verder is er ook nog een deelarchief met
microfiches, dat volledig is geïndexeerd. Ook
dit deel moet nog worden gecontroleerd op
actualiteit. Mogelijk kan ook deze collectie
worden gedigitaliseerd.
Een substantieel deel van het archief is het
zogenaamde gebouwenarchief. Hierin liggen
allemaal stukken die zijn ontstaan uit pro
jecten. Deze collectie bestaat uit onder meer
bouwkundige tekeningen, elektrische teke
ningen, aansluitschema's van apparatuur,
bestekken en productdocumentatie. Hierin
bevonden zich ook dubbele of zelfs driedub
bele collecties met archiefmateriaal, dat was
ontstaan uit de projecten.
De collectie werd primair toegankelijk
gemaakt door zijn ordening op gebouwen
code. Daarmee was de situatie echter ver
van wenselijk, omdat als gevolg van het
ontstane ruimtegebrek, de stukken door
elkaar heen werden geplaatst. Daarmee was
de toegankelijkheid niet meer goed gewaar
borgd. Gevolg hiervan was dat de stukken
bijna niet meer geraadpleegd werden,
omdat de zoektijd enorm opliep.
Inmiddels is deze collectie, in overleg met
de gebruikers, primair geordend op gebouw
en secundair chronologisch gerangschikt.
Hierdoor is het causale verband gehand
haafd gebleven. De ordners en ringbanden
zijn voorzien van een label met gebouwen
code gevolgd door een volgnummer. Ook
zijn alle labels in de collectie voorzien van
het logo van de aannemer of installateur,
zodat informatie door de gebruiker sneller
kan worden teruggevonden. Verder was
deze collectie niet nader toegankelijk
gemaakt door middel van indexen of ande
re hulpmiddelen. Inmiddels zijn alle ord
ners geïndexeerd. Ze zullen in een later sta
dium worden geïmplementeerd in het
archiefsysteem.
De overige deelarchieven bestaan uit hete
rogene stukken, zoals foto's, videomateriaal,
onderzoeksrapporten, normeringen, boe
ken, interne en externe rapporten over
diverse onderwerpen, bouwvergunningen
en sloopvergunningen. Met name de laatste
twee zijn inmiddels als nieuwe collectie
separaat gearchiveerd.
Met behulp van gebruikers uit de orga
nisatie wordt per deelarchief of collectie
bekeken welke informatie allemaal kan wor
den vernietigd. Voor mezelf heb ik een stap
penplan uitgewerkt, waarbij een aantal
deelarchieven met een hoge urgentie -
omdat ze veelvuldig worden geraadpleegd
en van groot belang zijn voor de bedrijfs
voering - zal worden gecontroleerd, geïn
dexeerd en geordend. Dit geldt onder meer
voor het projectenarchief, gebouwenarchief
en de collectie productdocumentatie.
Andere deelarchieven zijn redelijk tot goed
op orde, maar moeten alleen nog op de juis
te manier worden geordend en/of gerang
schikt.
Er is nog een aantal deelgebieden waar
onder de enorme fotocollectie, die uitge
zocht, eventueel gedigitaliseerd en toegan
kelijk moet worden gemaakt voor de gebrui
kers. Een en ander is afhankelijk van de
belangen, raadpleegfrequentie en de kosten
ten aanzien van de enorme collectie. Verder
zal ook moeten worden bekeken of de pro
ductdocumentatie niet via het internet
beschikbaar is of kan worden gesteld. Dit
geldt dan puur voor het bekijken en opvra
gen van productdocumentatie van appara
tuur en materiaal dat moet worden aange
schaft. De andere productinformatie, waar
in de technische data vastliggen, moet in
het archief op papier beschikbaar zijn en
blijven in geval van calamiteiten: denk
daarbij met name aan stroomstoringen.
47
NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
Bedrijfsinformatie
Afdeling Technische bedrijven (TB)
Het archief
archievenblad
augustus 2002
Tot slot
De toekomst
Denny Leewes
augustus 2002
archievenblad
