NVBA nieuws
NVBA-Redactieadres
NVBA-lid worden?
Redactie NVBA-Nieuws
Algemene Leden Vergadering Vereniging voor personen werkzaam in het
beheer van organisatie-eigen informatie v/h N.V.B.A. Nederlandse Vereniging
van Bedrijfs Archivarissen op donderdag 13 juni 2002 bij Océ in Den Bosch.
Afscheid nemend voorzitter Arie Otten ging
terug in de tijd met de vergadering en vertoonde
eerst een korte film over het gemeentelijk giro
kantoor van Amsterdam uit 1936. Ook toen was
er al automatisering, zij het wel wat primitiever.
De 'A' van ALV stond deze keer niet alleen voor
'Algemene', maar ook voor 'Afscheid' en wel van
een eminent voorzitter. Voor hem, Arie Otten,
was dit immers een heel bijzondere vergadering,
geheel in het teken van zijn afscheid als voorzit
ter en bestuurslid. Zoals we van hem gewend
zijn, doorspekte hij deze bijeenkomst met zijn
bijzondere humor, daarbij af en toe 'gesteund'
door tweelingbroer Ben. Beiden wisten de soms
saaie materie voor de leden levendig en interes
sant te houden.
Wilma Jenniskens van de GO lichtte een en
ander toe over het opleidingsinstituut. De inten
tieverklaring GO-NVBA is wederom bijgesteld
en geactualiseerd. Het aanbod van opleidingen
is uitgebreid met diverse cursussen. Ook de korte
cursussen zijn zeer gewild. Met name de digitali
sering is hierbij een belangrijk punt van aan
dacht.
Peter de Jong lichtte zijn werkzaamheden met
betrekking tot de opleidingsaangelegenheden
toe. Hij was positief gestemd over de gang van
zaken.
De afdeling Regio-Noord nam reeds een
voorschot op de 'cérémonie protocollaire' door
het aanbieden van een origineel afscheidsca
deau aan voorzitter Arie Otten. Hierbij ontbrak
de Friese Beerenburg niet. De afdeling Noord
bruist van de activiteiten en levert bovendien
ook nog goede bestuursleden af. Een voorbeeld
voor de andere regio's. Ook de regio Zuid liet
zich van haar goede kant zien. De laatste bijeen
komst was in Heerlen bij het AZL. Geprobeerd
wordt nu iets in het West-Brabantse te organise
ren. Suggesties zijn van harte welkom, aldus
woordvoerder Ben Schmitz.
De Commissie Persoonlijke Belangen Beharti
ging kon weinig melden in verband met de
afwezigheid van kartrekker Ronald de Lange. De
voorzitter memoreerde dat men bezig is deze
commissie in een nieuw jasje te steken.
Peter Glebbeek hield een korte inleiding over
wat er tot nu toe gepresteerd is op het gebied
van de website NVBA. Op een paar schoonheids
foutjes en aanloopproblemen na loopt alles naar
wens. De NVBA kan zich op deze manier op een
doeltreffende en snelle wijze profileren.
Harry Hendriks had zich verdiept in het
jubileumboek van de NVBA uit 1997 en gaf een
overzicht van 50 jaar communicatie bij de
NVBA en maakte op die manier een reis door de
informatie- en communicatietijd.
Onderstaande periodes spreken voor zich zelf:
1947 - 1955 tijdperk Tijdschrift voor Efficiëntie
en Documentatie (TED)
1960 - 1969 NVBA Mededelingen
1970-1986 OPEN
1987 - 1991 Informatiebulletin
1991 - 1994 NVBA NIEUWS
1994 - 1996 REPEAT
1996 - 1999 Kantoor en Efficiency
1999 - heden Archievenblad
Met name in de afgelopen ledenvergaderingen
zijn er vraagtekens gezet bij de hoge kosten van
het NVBA-Nieuws in het Archievenblad. Te veel
van het budget van de NVBA is hiermee
gemoeid. Ook vandaag komt dit weer aan de
orde en hierover wordt weer druk gediscussieerd.
In de komende najaarsvergadering zal dit de
nodige aandacht krijgen, aldus het bestuur en
zullen er knopen moeten worden doorgehakt.
44
NVBA nieuws
Langzaam maar zeker kwam agendapunt 10
in zicht: het afscheid van voorzitter Arie Otten.
De voorzittershamer werd door hem overgedra
gen aan bestuurslid Peter de Jong, wonend in
het Drentse Vries. Een verrassing was ook de
komst van Aries echtgenote Wil.
De eerste aangename taak van de nieuwe voor
zitter was de mededeling dat de algemene leden
vergadering ermee instemde oud-voorzitter
Otten te benoemen tot erelid van de NVBA.
Deze mededeling werd met een daverend
applaus ondersteund. Ook zijn echtgenote werd
in de bloemetjes gezet, vanwege haar positieve
invloed op het functioneren van Arie. Na het
opspelden van het hierbij behorende ereteken,
was voor Arie het moment aangebroken om
naar het spreekgestoelte te gaan voor zijn toe
spraak, gebracht op zijn specifieke en humoristi
sche manier.
De hierna geserveerde lunch bij Océ was zeer
goed verzorgd. Na een uitgebalanceerd middag
programma van Océ Nederland over haar activi
teiten kon de afscheidsreceptie van Arie Otten
beginnen. Voorzitter De Jong overhandigde hem
de eerste officiële stropdas van de NVBA. De oud
voorzitter werd hierna onder andere toegespro
ken door de voorzitter van de KVAN, de heer Jo
Jamar en de directeur van de GO, de heer Kuipers.
Otten moest nog vele handen schudden. Zijn
stropdassencollectie bleef maar groeien...
Chaotische archiefopslag kan flinke besparing opleveren
De Duitse kredietinstellingen zitten in
een zware structuurcrisis, aldus R.
Breuer, president van de Bundesver-
band Deutscher Banken. Commerz-
bankchef K.P. Muller verklaart de
markt verkeerd te hebben ingeschat.
Vooral veel te veel personeel heeft een
te grote kostenpost gecreëerd. Uit
besteden van diensten lijkt nu de
oplossing.
De Dresdnerbank heeft aan diverse
dienstverlenende bedrijven een offer
te gevraagd voor een nieuwe opzet
van het totale archiveren. Als derde
op de ranglijst van Duitse banken
heeft men besloten het archief extern
te laten beheren. Rhenus Office
Systems GmbH heeft het geheel onder
controle. Dit geheel slaat op alle
archiveringshandelingen, 300.000
transacties per jaar komende uit 180
regiobanken. Om alles van een klant
bij elkaar te houden en in papiervorm
te archiveren zou 2.500 meter voor
het totaal betekenen, met een bezet
ting van twee tot drie medewerkers.
De arbeidsinspanning om elke muta
tie in een klantenmap op te bergen
kost 90 procent meer dan de docu
menten chaotisch op te bergen. Dit
wil zeggen niet per klant archiveren
doch op transactie. Vanuit het klant
dossier gezien is dit een chaotische
archivering. Elke transactie wordt
voorzien van rekeningnummer en
datum. Dit nummer wordt in de com
puter vastgelegd. De transacties wor
den op doorlopend nummer in een
speciaal beschermd archief gearchi
veerd in archiefboxen. Bij navraag
wordt de transactie via fax of e-mail
naar de aanvrager gezonden. Opge
merkt dient te worden dat de bank
omvangrijke beveiligingsmaatregelen
eiste van de dienstverlener. Het pro
ject is gestart met een drie maanden
durende pilot, welke positief uitviel.
Stap voor stap worden ook de andere
archieven in het systeem gebracht.
Huidige archiefmedewerkers worden
ingeschakeld bij de voorbereidings-
en overdrachtswerkzaamheden. Een
twintig kilometer lang archief is te
verwerken.
Niet alles behoeft gearchiveerd te wor
den. Met het Bundesdatenschutz-
gesetz in de hand kon men schonen,
doch ook onbevoegde inzage weren.
Wij spraken reeds over 'alles in één
hand'. Dit is tot op de werkplek inge
voerd. Het servicebureau haalt de
transacties op aan het bureau van de
medewerkers. Hiervoor worden speci
aal af te sluiten metalen boxen
gebruikt. Deze worden ook gebruikt
voor documenten die vernietigd moe
ten worden (dus geen prullenbak).
Wederom strenge veiligheidseisen.
Steeds meer werkzaamheden worden
extern uitgevoerd zoals:
openen van brieven;
verzenden van interne en externe
mededelingen;
koeriers- en expreszendingen.
Voor talrijke dochterondernemingen
van de Dresdnerbank neemt het servi
cebureau 75.000 zendingen aan, daar
komen nog 4.000 brieven van het
hoofdkantoor bij. In het hoofdkan
toor wordt de post soms wel tien keer
per dag bij bepaalde afdelingen afgele
verd.
Als deel van het servicepakket is inge
voerd de logistieke hotline. Het hier
voor opgerichte call-center zorgt voor
afwikkeling van alle vragen van de
bankmedewerkers. Ook worden alle
mailings gecoördineerd. Mailings
kunnen tot 150.000 brieven per dag
verwerkt worden. In één dag drukken,
couverteren, frankeren en afgeven bij
de post.
Rhenus voorziet een groei in dit
marktsegment bij banken en verzeke
ringsmaatschappijen. Want door hun
service dalen de kosten bij de
opdrachtgevers.
(Logistiek, 2002; aangepaste vertaling
uit het Duits door B.A. Otten MIT.)
45
NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
Harry L.M. Hendriks
Sluisgraaf 9
5032 XL TILBURG
Tel.: (013) 463 06 19
Fax: (013) 463 06 19
E-mail: harry@tref.nl
Schrijf dan naar de
ledenadministratie
mevrouw S.L. de Kok-Gamga
Ruseschans 9
2728 HA ZOETERMEER
www.nvba-info.nl
Als lid ontvangt u het
Archievenblad gratis
H. Hendriks
Sluisgraaf 9
5032 XL TILBURG
H. Strijkers
DSM/Centraal Archief
Postbus 6500
6401 JH HEERLEN
J.W. Schilt
Gemeentearchief Amsterdam
Amstelkade 67
1074 HZ AMSTERDAM
J.van der Velden
Diamantdijk 197
4706 HD ROOSENDAAL
Film
Beerenburg
Communicatie
archievenblad
augustus 2002
NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
Erelid
Stropdassen
loop van der Velden
augustus 2002
archievenblad
