Mini-symposium EAD (Encoded Archival Description)
K
I
<CAD>
Een kort verslag1
de praktijk
Daniel Pitti gaf een vrij algemeen overzicht
van de stand van zaken rond EAD, dat hij duide
lijk naar voren schuift als een datastructuur voor
communicatie en uitwisseling van archiefbe
schrijvingen. EAD heeft volgens Pitti de volgen
de pluspunten:
Het levert een archivistisch verantwoorde pre
sentatie van beschrijvingen.
Het is gebaseerd op SGML (en XML) en daar
om platformonafhankelijk en heeft daarom
geen last van wijzigingen in hard- en software.
Het ondersteunt intelligent indexeren, toe
gang en navigatie.
Het brengt verspreide/verwante archiefbe
standdelen op virtuele wijze bij elkaar.
Het draagt bij aan consistente en duidelijke
beschrijvingen over archieven heen.
Het ondersteunt een gemeenschappelijke toe
gang ('union access') over vele archiefbewaar
plaatsen tegelijk.
EAD kent een steeds grotere verspreiding over de
wereld. In Nederland horen het Nationaal
Archief, het I1SG, de universiteitsbibliotheken
van de Universiteit van Amsterdam en Leiden,
de KB, de CAS en Rabobank Nederland tot de
groep gebruikers en geïnteresseerden. Om de
standaard verder te verspreiden is er nog genoeg
werk aan de winkel. Als belangrijke toekomstige
ontwikkeling ziet Pitti, naast de voorbereiding
van een nieuwe versie, de verdere internationali
sering door een verhoogde integratie met de
ISAD(G)-standaard, vertalingen van EAD en de
opname van meer buitenlandse vertegenwoordi
gers in de EAD Working Group. Minder duidelijk
uitgesproken, maar impliciet daarin begrepen,
was allicht het verlangen om ook iets te doen
aan de fondsenverwerving voor EAD, dat nu
enkel met Amerikaans geld gefinancierd wordt.
Hanno de Vries van het Nationaal Archief
gaf uitleg bij de ervaringen met het gebruik van
EAD bij het TANAP-project (Towards a New Age
of Partnership). In dit project worden de toegan
gen van over de wereld verspreide archieven van
de VOC beschikbaar gesteld op het internet. Het
Nationaal Archief heeft hiervoor als pilot een
dertigtal reeds bestaande inventarissen naar
EAD-formaat geconverteerd. Voor deze werk
zaamheden is eerst een selectie van te gebruiken
EAD-elementen gemaakt. Voor de presentatie
van de gegevens is een stylesheet ontworpen.
Verder is een 'handleiding voor gebruik van EAD
in het Nationaal Archief samengesteld. De daar
na ingevoerde inventarissen zijn op de website
van het project te raadplegen.
Geheel probleemloos ging de conversie niet.
Zelfs degelijk gemaakte inventarissen laten zich
zelden zonder extra tussenkomst van een bewer
kende archivaris tot EAD-document converte
ren. Niet alle inventarissen waren in digitaal for
maat. Deze moesten worden overgetypt waarbij
de datatypist duidelijke instructies moest heb
ben voor het gebruik van de relevante EAD-tags
(de codering). Van beschrijvingen is de structuur
bekend en die is te vertalen naar EAD. Serie
beschrijvingen (verzamelbeschrijvingen) en
deelbeschrijvingen hebben wat problemen
opgeleverd. Lastiger is dat in EAD ook de inlei
ding van een inventaris in een hanteerbare
structuur opgedeeld moet worden. Het staat wel
vast dat deze manier van werken erg arbeidsin
tensief is.
Jack Hofman, hoofd archief van het Internatio
naal Instituut voor Sociale Geschiedenis in
Amsterdam, gaf een overzicht van zijn ervarin
gen opgedaan met EAD. Het IISG biedt op zijn
website zo'n 600 inventarissen aan in HTML en
SGML (nog te bekijken met de Panorama-vie
wer). Conversie was ook hier een zware
opdracht omdat het zo arbeidsintensief is.
Bovendien heeft het IISG ook gepionierd op dit
vlak: zelfs het draaiend krijgen van alle benodig
de software voor een SGML-productie was een
hele klus die veel tijd in beslag nam. Bij het
opmaken van nieuwe inventarissen worden
vandaag de dag de tags onmiddellijk toegevoegd
via 'templates', zodat de productie van de EAD-
documenten vlotter kan verlopen. Voor de toe
komst zag Hofman vooral een grote vraag van
zijn gebruikers naar een integratie van de vele
verspreide databases binnen het IISG (met onder
andere gegevens over bibliotheekcollectie,
archief, affichecollectie, audio, visuele bron
nen). De constructie van een zoekinterface,
allicht gebaseerd op XML, die toegang moet bie
den tot het geheel van dit materiaal lijkt hem de
eerste prioriteit. Het zal er dus opaan komen
EAD hierin te integreren.
26
de praktijk
Hofman kondigde ook voor het najaar een arti
kel over de toepassing van EAD aan, dat zou
worden opgenomen in Archiefbeheer in de prak
tijk.
In de discussie achteraf kwamen verschil
lende thema's aan bod. Er waren wat technische
vragen over conversieproblemen (speciale karak
ters, uiteraard). Verder ook vragen over de ideale
productieomgeving en de mogelijkheden van
het uitbesteden van het invoeren, waarbij men
toch steeds voor ogen moet houden dat er altijd
een serieuze werklast voor de begeleidende
archivaris zal overblijven. Een goede raad is om
bij eerste experimenten te beginnen met het
opmaken van een nieuwe inventaris in EAD, in
plaats van de moeilijker uitdaging aan te gaan
om bestaande inventarissen in het EAD-schema
in te willen passen.
Er was ook de onvermijdelijke discussie over het
verschil tussen de Angelsaksische series en de
Nederlandse serie. In de Nederlandse beschrij
vingspraktijk is het perfect mogelijk om deelbe
schrijvingen te groeperen onder een kop (verza-
melbeschrijving). In de 'andere wereld' begint
men met een verzamelbeschrijving (seriebe
schrijving) waar dan verder de beschrijvingen
als subseries onder hangen. Pitti zag hier geen
probleem, aangezien EAD toelaat om levels te
definiëren zoals je dat zelf wilt. Tenslotte ver
wees Pitti nog eens naar de Online Archives of
California, waar op basis van zeer duidelijk afge
sproken regels en een met veel energie uitge
werkt handboek voor het opstellen van 'OAC-
conforme' EAD-inventarissen, collectief met 55
zeer diverse instellingen EAD-inventarissen
geproduceerd en in een gemeenschappelijke
databank aangeboden worden. Het geheel wordt
mede uniform gehouden door een ingenieus
automatisch systeem. In een centrale server kun
nen participerende instellingen afgewerkte EAD-
inventarissen ter verifiëring achterlaten.
Software analyseert de documenten op confor
miteit met de binnen het consortium opgelegde
regels: indien er nog tekorten zijn, krijgt de ver
zender automatisch zijn document terug via
mail, met aanduiding van en commentaar bij de
gewraakte gedeelten.
Opvallend is dat ook in Nederland de invoering
van EAD gedeeltelijk via de bibliotheken ver
loopt. Zou het dan toch waar zijn dat de biblio
theken met hun veel langere traditie van auto
matisering op dit vlak een voorsprong hebben
op het archiefwezen? Gelukkig blijkt men in de
bibliotheekwereld wel het belang in te zien van
de archivistische theorievorming en praktijk, en
worden archivarissen bij deze projecten betrok
ken.
Opvallend was dat tijdens dit symposium nau
welijks aandacht is besteed aan de mogelijkheid
om toegangen opgeslagen in een inventarisatie
systeem op geautomatiseerde wijze naar EAD te
laten exporteren.
I 27
Begin juni was Daniel Pitti van de University of
Virginia in het land om aan de Universiteitsbiblio
theek van Amsterdam een workshop te geven over
zijn geesteskind EAD (Encoded Archival Descrip
tion). De laatste halve dag was een publiek gebeu
ren waarop hij een algemene lezing hield, gevolgd
door twee verslagen van Nederlandse ervaringen
met het implementeren van deze standaard. Tijdens
het symposium werd ook de oprichting van een
Nederlandse EAD Working Group aangekondigd, die
gaat werken aan een overkoepelende benadering
van EAD.
Ervaringen
archievenblad
augustus 2002
IIII 11 in
Discussie
EAD
Encoded Archival Description
ISAD(g) -
General International Standard
Archival Description
HTML
Hypertext Markup Language
SGML
Standard Generalized Markup
Language
XML
Extensible Markup Language
Informatie op internet
EAD - Nederlandse discussielijst
EAD - op de Vlaamse
discussielijst ELARDO
Open Archives of California
Presentaties Daniel Pitti,
Hanno de Vries en Jack Hoffman
Rapport: 'EncodedArchival
Description; Het digitaliseren van
toegangen op archieven' van
Alwin Siepel en Hanno de Vries
TANAP (project)
TANAP (toegangen)
Website EAD
Website IISG
XML in 10 punten (7, eigenlijk...)
http//I istserv.su r f n etnl/archi v es/ea d_n I.html
http://www.vvbad.be/arwgautom.html
http://www.cdlib.org/
http://www.uba.uva.nl/projecten
Keuze 'Nieuws over projecten'.
Het bericht 'Encoded Archival Description (EAD),
cursus en lezing'.
http://www.casema.net/%7Espui70/frameset1.htm
http://www.tanap.net
http://www.tanap.net/content/activities/
finding aids.htm
http://www.ioc.gov/ead/
http://www.iisg.nl
http://www.w^.org/XML/iQQQ/XML-in-io-points
1. De tekst is een bewerking van het verslag van Mare Nelissen
van het universiteitsarchief van de K.U. Leuven dat is ver
schenen op de DIVA discussielijst.
augustus 2002 archievenblad I
