Impressies van het congres ^Behoud van Informatie
de praktijk
cte praktijk
De bijeenkomst in het Congresge
bouw in Den Haag was goed bezocht. Er
waren zo'n 450 aanwezigen, een mix van
vertegenwoordigers uit het archiefwezen,
de documentaire informatievoorziening
en het bedrijfsleven. In vier tracés van
drie workshops gaven professionals uit
het veld handreikingen voor de toepas
sing van de regels in de dagelijkse prak
tijk. Dat was tenminste de bedoeling van
het groots opgezette en overigens perfect
georganiseerde congres. Bij de inschrij
ving al werden we verrast met een zware
leren schrijfmap en een cd-rom met
samenvattingen van de op het congres te
houden presentaties, de regelingen en
wat andere publicaties.
Vol verwachting over wat er komen ging,
zochten we een goede plek in de Van
Goghzaal voor de openingsrede door
algemeen rijksarchivaris dr. Maarten van
Boven en de presentatie van de regelin
gen door dr. Rick van der Ploeg. Dag
voorzitter Hans Dekkers, voorzitter van
de Hogeschool Management Documen
taire Informatievoorziening, bezorgde
ons een eerste verrassing, hoewel verras
sing... De mededeling dat de Regeling
geordende en toegankelijke staat archiefbe
scheiden ondanks de verzekeringen in
oktober 2001 nog niet van kracht is, was
al voor het congres tot de uiterste hoeken
van het land doorgedrongen. De reden
ervan ligt in het feit dat de Vereniging
van Nederlandse Gemeenten (VNG) wil
dat gemeenten voor de uitvoering van
deze regeling extra geld uit het
Gemeentefonds krijgen. Op zich merk
waardig omdat de eisen niet van vandaag
of gisteren zijn. Duurzaamheid, goede en
geordende staat zijn noties die in het ver
leden ook vereist waren, maar nog niet
zo werden genoemd.
Maarten van Boven stond in zijn
openingstoespraak stil bij enige hoogte
punten uit tweehonderd jaar archiefzorg,
zoals het jaar 1802, waarin het Neder
landse archiefwezen werd geboren met
de benoeming door de regering van
Hendrik van Wijn tot rijksarchivaris. Van
Wijn was toen 62 en bleef tot zijn 91ste
levensjaar in functie. Van Wijn kreeg de
opdracht om orde te scheppen in de
archiefchaos die de voorgangers van de
centrale eenheidsstaat hadden gecreëerd.
Het vaak genoemde andere hoogtepunt
was de totstandkoming van de bekende
'Handleiding'. Het archiefrecht in de
praktijk en de Archiefwet zijn er uitvloei
sels van en vinden veel navolging of die
nen als voorbeeld tot over onze grenzen
heen. Binnenkort verschijnt zelfs nog
een Surinaamse vertaling van die meer
dan honderd jaar oude handleiding!
In de loop der tijden zijn er in de toege
paste methodiek voor archivering tal van
veranderingen geweest. Op dit moment
is de digitale archivering van bijvoor
beeld elektronische databanken en ver
gaand geïntegreerde datastructuren van
beslissende invloed op het vak van de
archivaris. Hierbij doemen problemen op
voor de selectie en vernietiging. Op rijks
niveau werd en wordt heftig gediscus
sieerd over procedures, maar helaas,
aldus van Boven, niet over de inhoud.
Dat resulteert in 'een puinhoop'.
Zelfs voor de oude papieren archieven
zijn er nog steeds niet overal selectielijs
ten en bij vele ministeries kent men zijn
eigen archief niet, klapte Van Boven uit
de school. Het tweede probleem is de
huidige organisatie van de documentaire
informatievoorziening. De twee werel
den van automatisering en archivering
zouden één geheel moeten zijn. Daarbij
is tot nu toe de overheidsdocumentatie
te veel afgestemd op het eigen functione
ren en niet op raadpleging door de bur
ger om daarmee een transparante over
heid te scheppen.
Van Boven hield vervolgens een pleidooi
voor de duurzaamheid van bescheiden
van tenminste 100 jaar (artikel 11), de
goede en geordende en toegankelijk staat
van de digitale bescheiden (artikel 12) en
de bouwvoorschriften voor de archief
ruimtes (artikel 13). Volgens Van Boven
is de Archiefwet vooral een cultuurwet en
daar wringt de schoen ten opzichte van
overheidsinformatie.
Een dilemma, aldus Van Boven, is het
omvormen van archieven tot regionale
historische centra waarbij depots niet op
dezelfde plek gelokaliseerd kunnen zijn.
Dan zal men een onderscheid moeten
maken tussen front- en backoffice, waar
van enige voorbeelden in de Verenigde
Staten en Canada aanwezig zijn.
Kortom, aldus Van Boven: na 200 jaar
archiefzorg moet er nodig een geweldige
omslag gemaakt worden. De beheers
baarheid van de archieven is een blijven
de zorg, maar het digitale tijdperk zal
voor de beschikbaarheid een zegen zijn.
Staatssecretaris Rick van der Ploeg
werd vervolgens uitgenodigd om zijn
zegje te doen. Het is de vraag of hij,
gezien de komende verkiezingen op 15
mei, nog enige beleidsinvloed kan uitoe
fenen. Maar hij wil in ieder geval zijn
voornemens middels een brief aan de
Tweede Kamer nog voor die datum ken
baar maken.
De staatssecretaris zei dat archieven voor
onderzoekers zeer belangrijk zijn. Om die
reden moet er goed voor gezorgd worden
dat het verleden bewaard blijft. Archi
varissen krijgen te maken met een varië
teit aan onderzoekers zoals genealogen
(een voor hem moeilijk uit te spreken
woord), biologen, chemici, natuurkundi
gen. Archieven, aldus van der Ploeg,
raken de emoties van mensen. Ze hebben
een duidelijke functie in de samenleving
en door digitalisering krijgen meer men
sen wereldwijd toegang tot informatie.
Een voorbeeld voor Van der Ploeg vormt
de Freedom of Information Act in de
Verenigde Staten, die uit 1996 stamt.
Deze wet verplicht federale organen om
al hun informatie digitaal beschikbaar te
stellen voor het publiek. Een andere wet,
de Government Elimination Act, regelt die
verplichting zelfs explicieter en het stre
ven is om dit alles in 2003 gereed te heb
ben.
De staatssecretaris was van mening dat
men in het archiefwezen en aanverwante
disciplines goed moet nadenken over het
behoud van informatie en digitale
beschikbaarstelling van het bestaande
materiaal. Maar ook over de digitale
archieven van de eenentwintigste eeuw.
Digitale data moeten binnen twintig jaar
zijn overgedragen en de vraag is of die
cesuur nog wel gehandhaafd kan blijven.
Gaat overdragen of openbaar maken
straks niet met alleen een druk op de
muisknop? Archieven zijn interessant
voor ons allemaal. Van der Ploeg pleitte
wat dit betreft voor een integratie van
Archiefwet en de Wet Openbaarheid van
Bestuur. De commissie-Franken heeft
geoordeeld dat digitale beschikbaarheid
voor het publiek van overheidsinforma
tie een grondrecht is in dit tijdperk. Deze
mening heeft de regering overgenomen.
Een voorstel tot grondwetswijziging op
dit punt ligt bij de Raad van State. Gelet
op die plicht van digitale beschikbaar
stelling betoonde Van der Ploeg zich een
voorstander van de actie 'elimination of
paperwork', die wat hem betreft voor de
rijksoverheid in 2004 moet zijn afge
rond. Van der Ploeg meende dat het digi
taal archiveren in onze eeuw een norma
le gang van zaken is en dat er om die
reden standaards voor dynamische
archieven ontwikkeld moeten worden.
Hij liet (evenals andere sprekers) bij tijd
en wijle een (kennelijk interessante)
Engelse term vallen, zoals the information
age, economy and society. Van der Ploeg
vreesde (en wie niet?) dat iedere archief
organisatie haar eigen site-wiel wil uit
vinden en dat er hierdoor een wirwar aan
digitaal kluizenaarsschap ontstaat in
Nederland. Dat kan niet de bedoeling
zijn in zo'n klein land. Daarom pleitte hij
voor coördinatie tussen de archiefdien
sten. Tevens realiseerde Van der Ploeg
zich dat er bij kleine organisaties onvol
doende geld beschikbaar is voor de digi
tale ontsluiting. Dat is voor hem een
reden om die organisaties te laten aan
sluiten bij overkoepelende landelijke
projecten als GenLias en Kenteken
bewijzen. De vraag blijft wel of van der
Ploeg zich ervan bewust is dat dit alles
ook pijnlijke personele offers met zich
meebrengt en veel geld gaat kosten.
Tot slot wees hij op de spectaculaire toe-
name van het virtuele bezoek aan
archiefdiensten, waarbij geen voorbeel
den en cijfers werden aangehaald. Verder
prees hij de inzet van vrijwilligers die
meewerken aan de digitalisering van
beeldmateriaal in het gemeentearchief
van Den Haag. Zijn excuus voor het noe
men van dit archief was het gegeven dat
hij in deze stad het meest vertoeft. Of
was dit het lobbywerk van de Haagse
gemeentearchivaris dat met name zijn
archief werd genoemd? Van der Ploeg
had er beter aan gedaan geen enkele
archiefdienst bij naam te noemen, want
in het hele land is het vooral dankzij de
inzet van onbetaalde krachten dat veel
bescheiden nu digitaal en laagdrempelig
te raadplegen zijn. Hiervoor kunnen zij
niet genoeg bedankt worden.
Ondanks de regionalisering is het bezoek
aan studiezalen in regionale archieven
niet toegenomen. Toch pleitte van der
Ploeg voor samenvoeging van archief
diensten om de laagdrempeligheid te
bevorderen. Kwaliteit en publiekstoegan-
kelijkheid staan voor hem voorop. De
staatssecretaris achtte wettelijke regels
voor dit streven niet noodzakelijk, omdat
de rijksorganen, de waterschappen en
gemeenten ieder voor hun archief ver
antwoordelijk blijven. Zijn toekomst
beeld is een archiefwereld die vooral digi
taal informatie verschaft. 'Are you expe
rienced'? is daarbij de vraag en uitdaging
aan de professionals.
lil
18
19
Van regels naai kennis
Door Patricia Böschen, Roelof Braad en Rienk Jonker
Op initiatief van het Nationaal Archief i.o.
vond op 24 januari het belangrijke congres
'Behoud van Informatie' plaats.
Staatssecretaris van Cultuur, Rick van der
Ploeg, presenteerde er drie nieuwe regelin
gen voor het archiefwezen. Dat zijn de
Regeling duurzaamheid archiefbescheiden,
de Regeling geordende en toegankelijke
staat archiefbescheiden en de Regeling
bouw en inrichting archiefruimten en
archiefbewaarplaatsen. Het congres was de
slotmanifestatie van de voorlichtingsactie
'Van regels naar kennis'.
De congreszaal was goed bezet tijdens de inleiding van de
algemene rijksarchivaris dr. M.W.van Boven.
Tweehonderd jaar archiefzorg
Het recht op overheidsinformatie
Staatssecretaris Van der Ploeg neemt bloemen in ont
vangst na het uitspreken van zijn inleiding.
I 1
archievenblad
maart 2002
maart 2002
archievenblad
