de praktijk
Zeeuws Archief
Door de invoering van dit concept is de
'openheid' van organisatie en gebouw signifi
cant toegenomen. Om met Confucius te spre
ken: 'als men de ramen openzet, komen ook de
vliegen binnen'. Er moest dus een nieuw even
wicht worden gevonden tussen klantvriendelijk
heid en veiligheidszorg. Veiligheidszorg heeft
twee aspecten: de beveiliging van het gebouw en
de inhoud ervan, en dan in het bijzonder het
onvervangbare archiefmateriaal, en de beveili
ging van personen, zowel medewerkers als
bezoekers.
Bij de opzet van de beveiliging van het
gebouw zijn wij uitgegaan van beveiliging via
zonering. Wij hebben-ervoor gekozen deze zone
ring in hoge mate parallel te laten lopen met de
opvang van de bezoekers binnen de bovenge
noemde drie dienstverleningsniveaus. Overi
gens zijn de genoemde beveiligingszones alleen
tijdens openingsuren functio
neel. Buiten openings- en kan
tooruren is de beveiliging gere
geld door middel van een bevei
ligde buitenste 'schil', gevormd
door de buitengevels van het
complex, en door middel van
inwendige ruimtelijke beveili
ging. De in de gevels aanwezige
deuren zijn van contactbeveili
ging voorzien. Verder is het gehe
le complex inwendig, ongeacht
de zonering, van ruimtelijke
detectoren voorzien.
De eerste indeling die in de beveiliging is aange
bracht is een beveiligingsscheiding tussen het
nieuwbouwgedeelte (publieksfuncties en de
pots) en het oudbouwgedeelte met alle overige
functies. De bedoeling hiervan is om bij een
activiteit buiten kantooruren in één van de
publieksruimten niet noodzakelijk het gehele
redelijk uitgestrekte complex van de beveiliging
af te hoeven halen. Tijdens kantooruren (8.00-
18.00 uur) is de beveiliging van de buitenste
schil uitgeschakeld, maar is de hoofdtoegang
tussen 8.00-8.45 uur en 17.10-18.00 uur afgeslo
ten. Met behulp van een pasje kunnen de mede
werkers en vrijwilligers wel naar binnen. Vanaf
8.45 uur is de receptie in de ontvangsthal
bemenst en om 8.45 uur ontgrendelt de hoofd
toegang zich automatisch, zodat de bezoekers
het gebouw ongehinderd kunnen betreden. Na
17.10 uur vergrendelt de hoofdtoegang zich
weer automatisch en is het pand niet meer zon
der pasje te betreden, maar kan men met een
ontgrendelingsknop aan de binnenzijde wel nog
het pand zelfstandig verlaten. Er is derhalve
geen noodzaak de receptie uit oogpunt van toe
gangscontrole na 17.10 uur bemenst te houden.
De vrije inloopruimten (zone 1)
Op de hierboven geschetste manier kunnen de
bezoekers het complex tijdens de openingsuren
ongehinderd betreden. Zij betreden dan zone 1,
die gevormd wordt door de ontvangsthal met
receptiebalie, het aangrenzende archiefcafé met,
wanneer het weer het toelaat, vrije toegang tot
het bij het archiefcafé behorende terras en de
daarachter gelegen vrij toegankelijke archief-
tuin. De achterpoort van deze tuin is echter per
manent op slot, zodat alle bezoekers ook weer
langs de receptiebalie het complex moeten ver
laten. Ook de expositieruimte in de middel
eeuwse kelders van het oude gebouwdeel maakt
onderdeel uit van zone 1. Het is onlogisch en
onhandig dat deze expositieruimte een verdie
ping lager tegenover de studiezaal en dus eigen
lijk al in zone 2 is gesitueerd. Het gevolg hiervan
is dat de bezoekers van de expositieruimte niet
vrij kunnen doorlopen maar via de receptie
doorgeleid moeten worden. Dit is een van wei
nige gevallen waar wij gedwongen door huisves
ting in een monumentenpand met een aange
bouwd nieuwbouwgedeelte niet de meest func
tionele indeling hebben kunnen realiseren.
De receptiebalie in de ontvangsthal is het 'ver-
deelcentrum' van de organisatie. Van hieruit
kunnen de bezoekers voor de niet zonder meer
vrij toegankelijke zones twee en drie geautori
seerd worden.
De studiezaal (zone 2)
Zone twee, de studiezaal, is toegankelijk nadat
de bezoeker in het archiefbeheerssysteem
ABS/Archeion is ingevoerd. De kern hiervan is
dat de bezoeker zijn personalia opgeeft, zich
éénmalig bij de uitreiking van de bezoekerspas
legitimeert, en daarna toegang heeft tot de stu
diezaal. Bij elk vervolgbezoek wordt alleen de
14
de praktijk
pas getoond en door middel van het pas
nummer het (vervolg)bezoek geregis
treerd. Heeft iemand bij de uitreiking van
de bezoekerspas geen legitimatie bij zich,
dan krijgt hij of zij toegang voor die dag
met de verplichting bij een vervolgbe
zoek alsnog een legitimatiebewijs te
tonen.
Het feit dat men in ABS/Archeion geregi
streerd is, autoriseert de bezoeker tevens
voor het aanvragen van archiefstukken.
In het DIVA-project 'bezoekerskaart'
wordt een systeem uitgewerkt met een
meer sophisticated aan ABS/Archeion
gekoppelde landelijke bezoekerskaart,
voorzien van pasfoto en mogelijk van
een chip met daarin opgeslagen per
soonsgegevens. Deze kaart zal enerzijds
de beveiliging rond de uitlening van ori
ginelen op een hoger plan brengen dan
met huidige bezoekerskaarten mogelijk is
en anderzijds voor de bezoekers het voor
deel hebben dat zij voor heel Nederland
maar één bezoekerskaart nodig hebben
in plaats van het huidige 'kwartetspel'.
Tevens geeft de nieuwe bezoekerskaart de
mogelijkheid door te groeien tot een
'echte' landelijke (archief/klantenkaart,
zoals wij die kennen van allerlei bedrij
ven en grote commerciële instellingen.
Voor nadere informatie over het beveili
gingsaspect van deze landelijke bezoe
kerskaart verwijs ik naar de website van
DIVA: www.divakoepel.nl.
In Zeeland hebben wij er vanuit het oog
punt van publieksvriendelijkheid voor
gekozen de handbibliotheek in open
opstelling op de grote studiezaal te plaat
sen. Om ervoor te zorgen dat de boeken
alleen daar geraadpleegd worden en niet
ongeautoriseerd deze ruimte verlaten,
hebben wij in samenwerking met de
Zeeuwse Bibliotheek naast het VUBIS-
catalogussysteem ook de uitleen en
beveiligingsmodulen van dit systeem
ingevoerd. De consequentie van deze
beslissing was wel het handmatig beveili
gen van alle daar geplaatste boeken en
het plaatsen van een lelijk beveiligings
poortje bij de uitgang van de studiezaal.
Uit de reacties van onze bezoekers mer
ken wij dat deze open opstelling zéér
gewaardeerd wordt. Dit systeem maakt
het ook mogelijk andere zelfbedienings
bestanden zoals gekopieerde dtbl-regis-
ters, tienjarige tafels etcetera te beveili
gen tegen ontvreemding.
Naast deze beveiligingsmaatregelen is het
informatiecentrum met opzet midden in
de zaal gesitueerd met uitzicht naar alle
kanten, zodat van daaruit niet alleen
optimale dienstverlening mogelijk is
maar ook optimaal toezicht kan worden
gehouden. Bewust hebben wij ervoor
gekozen toezicht en beveiliging niet door
middel van camera's te regelen. Enerzijds
vinden wij de uitstraling ervan uiterst
klantonvriendelijk en heeft het ten aan
zien van bezoekers die te goeder trouw
zijn geen toegevoegde waarde en ander
zijds blijkt uit de praktijk dat camera's
voor bezoekers die te kwader trouw zijn
nauwelijks een hinderpaal vormen, zodat
er een soort schijnbeveiliging wordt
gecreëerd. Alleen onzichtbaar aange
brachte camera's, die ook nog op gezette
tijden verplaatst kunnen worden, heb
ben een toegevoegde waarde voor de
beveiliging, maar dan is het kostenplaat
je een beletsel. Ook de invoering van stu
diecabines, die in navolging van het
bibliotheekwezen bij archiefdiensten
steeds vaker worden gecreëerd, wijs ik
ten principale af, omdat deze vorm van
service aan de zogenaamde 'wetenschap
pelijke' onderzoeker goed toezicht
onmogelijk maakt. Verstandiger is het
mijns inziens bij de indeling en inrich
ting van de studiezaal erin te voorzien
dat er 'als vanzelf' een stiltegebied ont
staat dat tegemoet komt aan de wens van
de meer 'wetenschappelijke' onderzoeker
naar rust.
De kantoorruimten (zone 3)
De kantoorruimten zijn in het oude acht-
tiende-eeuwse Van de Perrehuis onderge
bracht. In de eerdergenoemde beveili
gingsafscheiding tussen oud- en nieuw
bouw zijn in de zijgevel van het Van de
Perrehuis drie doorgangen 'geprikt', die
van beveiligde deuren zijn voorzien. Alle
medewerkers en vrijwilligers hebben een
pasje, hetzelfde waarmee de hoofdtoegang
betreden kan worden voor 8.45 uur, waar
mee zij ook hier vrije toegang hebben.
Bezoekers van medewerkers in het kan
toorgedeelte melden zich net als de stu
diezaalbezoekers bij de receptiebalie en
geven daar aan met wie zij een afspraak
hebben, wie zij willen spreken. De
betreffende medewerker komt zijn bezoe
kers halen in de hal. Zijn het personen
die regelmatig komen en het complex
kennen dan kan vanachter de receptieba
lie, nadat de medewerker gebeld is, de
beveiligde deur naar het kantoorgedeelte
worden ontgrendeld, zodat de bezoeker
zelf de betreffende medewerker kan
opzoeken. Gezien deze toelatingsproce
dure en de niet al te grote bezoekers
stroom voor de medewerkers in het kan
toorgedeelte hebben wij vooralsnog geen
bezoekersregistratie, inclusief het uitrei
ken van een bezoekerspas, voor deze
categorie bezoekers geïntroduceerd.
De depots (zone 4)
De depots zijn geheel conform de
Regeling bouw en inrichting archief
ruimten en archiefbewaarplaatsen, zoals
die uiteindelijk in 2001 is vastgesteld,
ontworpen en gebouwd. Dit houdt in dat
er onder andere voldoende voorzienin
gen zijn getroffen tegen brand- en overs
tromingsgevaar en gezorgd is voor een
goede klimaatbeheersing en luchtzuive
ring.
Gezien de gekozen locatie in de binnen
stad van Middelburg wil ik een aantal
aspecten voor de Zeeuwse situatie nader
toelichten.
Omdat de depots drie lagen diep de
grond insteken en daardoor negen meter
in het grondwater 'staan', is de stalen
damwand die ten behoeve van dé bouw
put is geslagen blijven staan en zijn alle
damwandplaten dichtgelast. Hier tegen
aan zijn de betonnen constructiewanden
gestort. Doordat beton goed 'hecht' op
staal ontstond er een hechte verbinding
tussen beide. De betonnen wanden zor
gen voor constructieve stevigheid en de
stalen wand zorgt voor de in verband
met de voorgeschreven klimaatcondities
noodzakelijke dampdichtheid. Hoe dik je
een betonnen wand ook maakt, er zal
altijd vochttransport ontstaan als er geen
dampdichte laag aan wordt toegevoegd.
Ondergronds bouwen in een provincie
als Zeeland, die vrijwel geheel onder NAP
ligt, geeft ook speciale problemen.
Alhoewel de dijken van het eiland
Walcheren op deltahoogte zijn en wij
I 15
De ontvangsthal met de receptiebalie.
(Foto's Leo Hollestelle)
Beveiliging in het Zeeuws Archief
Door Roelof Koops*
De veiligheidszorg bij het Zeeuws Archief is geënt
op het in het nieuwe gebouw en in de nieuwe
organisatie ingevoerde frontoffice-concept. Dit con
cept laat zich samenvatten in een 'naar voren geor
ganiseerde instelling' in een open en transparant
gebouw. Binnen dit concept hebben wij gekozen
voor een inrichting van de dienstverlening in drie
niveaus, een 'eerstelijnsopvang' vlak achter de
bezoekersingang, 'een tweedelijnsopvang' in de
studiezaal en een 'derdelijnsopvang' in de spreek
kamer bij de studiezaal. Voorzover van toepassing
corresponderen de veiligheidszones met deze
niveaus.
Beveiliging van het gebouw en de inhoud
archievenblad
maart 2002
De studiezaal. Beveiligingspoortjes gaan helaas ook wei
eens af als er niets aan de hand is.
maart 2002 archievenblad I
