nvba - p— -^-«sisrststeSES^
NVBA nieuws
NVBA-Redactieadres
NVBA-lid worden?
Redactie NVBA-Nieuws
Arie en Ben Otten: Masters of
Information Technologies
Het Accredition Committee van de Association
for Information and Image Management (AI1M -
Int. USA) heeft de gebroeders A. Otten en B.A.
Otten onderscheiden met de titel master of
information technologies.
Zo werd hen per brief van 16 januari 2002 door
John F. Mancini, AIIM President, medegedeeld.
Het AIIM 'International Master of Information
Technologies' programma is gepresenteerd aan
de AIIM-ledenvergadering medio 1996. Het pro
gramma vereist een totaal van 600 punten geba
seerd op bekwaamheid op onderwijsgebied,
actief lidmaatschap en industriële ervaring.
De gebroeders Otten hebben hiervoor relevante
stukken van na 1994 moeten inleveren. Hieruit
moest blijken wat ze hebben gedaan aan het
geven van algemene opleiding op hun vakge
bied. Ook is het niveau van hun publicaties
beoordeeld. Verder bekeek men de gedane moti
vatietrainingen, hun functioneren als gastspre
ker, eventuele andere onderscheidingen op hun
vakgebied en de door hen uitgevoerde adviezen
als consultant. Alles bij elkaar zijn aldus de 600
punten verzameld om in aanmerking te komen
voor deze titel. Tot nu hebben, inclusief de
gebroeders Otten, in Nederland welgeteld zes
personen deze titel ontvangen. Met recht dus
een eervolle onderscheiding.
De certificaten van deze mastertitel worden uit
gereikt op de AIIM 2002 Exposition and
Conference in San Francisco op 7 maart 2002.
Proef gratis e-zine verlengd!
In de bestuursvergadering van 13 december
2001 is besloten de proef met de e-zine, de elek
tronische nieuwsbrief van de NVBA, te verlen
gen tot de ALV van 13 juni 2002.
De positieve geluiden die tot nu toe zijn ontvan
gen geven aan dat de leden dit product erg op
prijs stellen als aanvulling op het Archievenblad
met het NVBA-Nieuws.
Ontvangt u de e-zine nog niet? Via de website
van de NVBA kunnen leden zich opgeven als
abonnee voor regelmatige toezending
(www-jwba4nfo,nl). De e-zine verschijnt één keer
per week.
Archief van Nederlandse
Cocosfabriek ontsloten
Op zaterdag 6 april zal burgemeester
De Graaf van Apeldoorn het eerste
exemplaar in ontvangst nemen van de
toegang op het archief van de
Nederlandse Cocosfabriek ofwel de
Nedcos. Dit bedrijf werd opgericht in
1906 en was tot aan de sluiting in
1980 een van de grootste kokosfabrie-
ken in Nederland. In talloze Neder
landse huizen waren in de jaren vijftig
en zestig kokosmatten en vloerbedek
king van de Nedcos te vinden. Door
de opkomst van de wollen en synthetische vloer
bedekking en de crisis in de textiel ging het bedrijf
failliet. Het hele bedrijfsarchief van zo'n 200 strek
kende meter verhuisde naar het gemeentearchief.
Om de presentatie van de toegang luister bij te zet
ten, zal de burgemeester tegelijk een uitgebreide
tentoonstelling over de Nedcos ope
nen. Uit de inventarisatie blijkt dat
het archief een schat aan informatie
biedt, en niet alleen over de productie
van kokosmatten en -vloerbedekking.
Net als andere grote bedrijven kende
de Nedcos in zijn hoogtijdagen een
heel scala van voorzieningen voor
zijn werknemers, zoals een pensioen
fonds, een toneelclub en jaarlijkse uit
stapjes. Folders en ontwerppatronen
geven een mooi beeld van de veran
derende smaak van het Nederlandse
publiek door de jaren heen.
De tentoonstelling is gedurende vier
maanden op openingstijden (ma, wo t/m vr 10.00-
16.30, di 13.00-16.30 en 19.00-21.30 uur) in het
gemeentearchief Apeldoorn te zien. Ook de toegang
op het archief is daar te verkrijgen. Voor inlichtingen:
tel. (055) 541 55 30 (E. Eggink, V. Sleebe), e-mail:
NVBA nieuws
30 ton papier in een jaar archiveren!
10-puntenplan voor elektronische archivering
Het archief van de Bayerische Hypo-
und Vereinsbank AG Munchen bestond
tot voor kort uit 82.000 ordners. Om dit
archief te digitaliseren startte in januari
2001 het project OPAL (Oplossing
Optische Archivering)
Bij een servicebureau worden dagelijks
50.000 pagina's via productiescanners
verwerkt. Over een paar jaar moeten er
48.000.000 pagina's gedigitaliseerd zijn.
Via een pilot van 1.500 ordners per week
moeten in drie maanden de voordelen
van elektronische archivering worden
bewezen. Dagelijks wordt circa 54 GB in
de data-imagebase opgenomen. Alleen al
het wegvallen van kostenposten zoals:
- snellere retrieval
- archivering van ordners
- ruimte
geven jaarlijks een budgetruimte van
zeven miljoen euro. Hierbij is de bespa
ring in het bedrijfsproces (workflow) niet
inbegrepen.
1. Doel
Totstandbrenging van een papierarm
kantoor. Papierloos is niet te realiseren.
2. Aanpak
Verbeteren en versnellen van de con
tacten met de klanten. Klantgericht
denken. Business Process Redesign
(BPR) en workflow vergroten de servi
cemogelijkheden.
3. Projectteam
Elektronische archiveringsprojecten
zijn altijd vaktechnisch en automatise
ringstechnisch gericht. Het project
team dient op deze basis te worden
samengesteld.
De belangrijkste vraag voor de nieuwe
vorm van archiveren van dossiers is:
welke dossiers moeten nu worden
geconverteerd? Uit kostenoverweging
zou er een selectie gemaakt kunnen
worden. Uit workflow-overwegingen
wordt alles geconverteerd.
taalbare) technologische oplossingen.
Doorslaggevend is hoe snel een dossier
op de werkplek beschikbaar is.
7. Papier op de werkplek
Elektronische archivering wordt steeds
meer rendabel als al het papier is verd
wenen. In Duitsland moeten veel do
cumenten nog, uit juridisch oogpunt,
in papiervorm worden gearchiveerd.
8. juridische situatie
Belangrijk hierbij is dat op elk moment
een waterdichte audit gemaakt kan
worden in het automatische werkpro
ces. Accountancy dient de controle-
eisen aan te dragen. (In Nederland
worden bijvoorbeeld letselschadedos
siers met een minimum risicobedrag
ook in papiervorm gearchiveerd; B.O.)
1 1
1 1
5. Indexering
Een standaardregel is: zo weinig moge
lijk en zoveel als nodig is. Al er door de
correspondentie wordt gebladerd dan is
dossiernummer en jaargang voldoende.
Nieuwe documenten kunnen verder
toegankelijk ge
maakt worden
met behulp van
automatische in
dexeringstechnie
ken.
6. Archiverings-
techniek
Over de te benut
ten technologie
moeten de vak
technische mede
werkers beslissen,
echter wel in het
kader van (be-
9. Dossierbestand
Elke onderneming komt voor de vraag
te staan, gaan wij het bestaande archief
'in huis' of bij een conversiebureau op
'optical disk' zetten. Belangrijk is dan
wie de indexering gaat doen. Ook hier
is de ervaring dat uitbesteding goedko
per is en sneller gaat.
10. Kosten/baten
Bij de berekening van de kosten en
baten wordt veelal de fout gemaakt dat
alleen maar wordt gekeken naar de
kostenbesparing in opslagkosten en
papier (print-outs). Echte besparingen
(budgetruimte) ontstaan in de work
flow.
43
r^3x
Harry L.M.Hendriks
Sluisgraaf 9
5032 XL TILBURG
Tel.: (013) 463 06 19
Fax: (013) 463 06 19
E-mail: harry@tref.nl
Schrijf dan naar de
ledenadministratie
mevrouw S.L. de Kok-Gamga
Ruseschans 9
2728 HA ZOETERMEER
www.nvba-info.nl
Als lid ontvangt u het
Archievenblad gratis
H. Hendriks
Sluisgraaf 9
5032 XL TILBURG
H. Strijkers
DSM/Centraal Archief
Postbus 6500
6401 JH HEERLEN
J.W. Schilt
Gemeentearchief Amsterdam
Amstelkade 67
1074 HZ AMSTERDAM
J.van der Velden
Diamantdijk 197
4706 HD ROOSENDAAL
Links Arie Otten,
rechts Ben Otten.
Harry Strijkers
COCOS COLLECTIE 1966 1967
gemeentearchiefQapeidpom.nl.
archievenblad
maart 2002
NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
De organisatie; het project
Het 10-puntenplan
4. Projectthema's
Schema 2
7 Mill. EUR
1 1
1 1" 1
Netto-Nutzen
nach Einführung
Kosten Elnführung 1
- elektronische
-- Kundenakte
elektronisch^ Kundenaklje
i i
i i
i i
i i
i i
l i
01. 1999
Start
Projekt
10. 2000
Start
Pilot
01. 2001
Start
Roll-Out
02. 2002
Ende
Bestards-
erfassung
07. 2002
voraus-
sichtlicher
Break Even
Zeit
Schema I
OS/390 Host
Import-
Programm
OPAL-Anwendung
INAP Archiv Basis
Visualinfo Client
NT-Client
Integrierter Arbeitzplatz
TCP/IP
TCP/IP
Visualinfo
Library Server
CICS
TCP/IP
Visualinfo
Objekt Server
CICS 2
DB2 Datenbanken
BDACnn
enthalten Verwaltungs-
und Indexdaten
DB2 Datenbanken
GROUPnn
Verzeichnisse der
Dokumente und
Dokumentinhalte
Optischer
Speicher
enthalt
Dokumente
Primary
Optischer
Speicher
enthalt
Dokumente
Backup
Bron: Die Bank 10/2001
Samenvatting en vertaling door
Ben A. Otten MIT
maart 2002 archievenblad
