■y-^-mÊÊÊÊHÊM^ i|'
Bedrijfsarchivaris
met eigentijdse werl^/ïijlg*
Jij staat met oplossingen 4;
midden in het digitale tijdpe/k
werkweek
Waar mensen het maken
van een
AKZO NOBEL
het dagboek van:
Maandag. Er zijn weken die minder goed
beginnen. Om het complexe en tijdro
vende systeem van interne doorbelastin
gen enigszins terug te dringen is besloten
de koffie en thee voortaan gratis te ver
strekken. Tijdens de vergadering van de
hoofddirectie licht ik de 'notitie decen
trale archivering' mondeling toe. Om de
zaak beheersbaar te houden is het nood
zakelijk de bestaande procedures aan te
scherpen en opnieuw onder de aandacht
van de business units te brengen. Per
interne post ontvang ik vier ingebonden
jaargangen van de 'Toeristenkampioen'
(vanaf 1986 'Reizen' genaamd). Ze ko
men uit een nalatenschap en zijn afgele
verd bij één van onze vestigingen.
Dinsdag. Mailtje van de Koninklijke
Bibliotheek (KB) ontvangen met de mel
ding dat de laatste films van de
'Kampioen' (wie kent hem niet?) gecon
troleerd worden. In het kader van het
nationaal conserveringsprogramma voor
bibliotheekmateriaal met de project
naam 'Metamorfoze' heeft de KB 35 geïl
lustreerde publiekstijdschriften, waaron
der de 'Kampioen', uit de periode 1840-
1950 op microfilm gezet. Het zijn in
totaal 131 films geworden. Via de afde
ling inkoop heb ik enkele offertes binnen
gekregen voor de aanschaf van microfilm
reader/scanner-apparatuur. Het is me al
snel duidelijk dat wij met een investering
van 11.000 euro prima apparatuur kun
nen aanschaffen.
Het is nog maar het begin van het jaar en
de eerste archiefdozen van de ANWB-ves-
tigingen komen binnen. De 56 vestigin
gen sturen hun archiefmateriaal na
afloop van een jaar naar Den Haag.
Dynamisch of statisch archief, die schei
ding hanteren we voor de vestigingen
niet zo pertinent. Dat beleid is naar de
vestigingen toe namelijk niet te verdedi
gen in verband met krappe behuizing en
hoge huisvestingskosten. De vestigingen
bevinden zich veelal in de centra van de
steden en dat zijn dure meters. Vandaar!
Woensdag. Ik steek mijn licht op over
geschikt verpakkingsmateriaal voor het
transport van onze unieke collectie
miniatuurfietsjes. Bij hoge uitzondering
worden ze in het kader van de tentoon
stelling 'Fiets', die van de zomer in De
Grote Kerk te Den Haag wordt gehouden,
uitgeleend. Voor mijn gevoel toch een
soort 'Nachtwacht' die de deur uitgaat.
Verder buig ik me over
de bruikleenvoorwaar-
den.
In samenwerking met
mijn collega van het
historisch archief heb
ik wat vragen en ver
zoeken van leden door
gesproken en daarna
schriftelijk beantwoord.
Wanneer is de eerste
'Kampioen' uitgegeven,
en wanneer de eerste
'Waterkampioen'? Van
wanneer tot wanneer
was mijn opa lid? Wat
is de waarde van een zil
veren bondsinsigne?
Enzovoorts. Twee foto's
zijn naar Rijkswater
staat verstuurd. Deze worden gebruikt in
een publicatie over de A2. De afspraak is
dat de ANWB als bron wordt vermeld.
Donderdag. De dag begint met het maan
delijkse afdelingsoverleg. Het archief valt
onder het secretariaat van de vereniging
en hoofddirectie. De andere deelnemers
aan het overleg zijn de secretaris van de
vereniging en de hoofddirectie-manager
van het secretariaat van de vereniging; zij
vormen de schakel tussen de ANWB-con-
suls en bondsraadleden en de vereniging.
Verder nemen aan dit overleg deel de
secretaris van het Ledenhulpkorps, de
ambtelijk secretaris van de onderne
mingsraad en de coördinator projectvrij-
willigers. De ANWB is tenslotte een ver
eniging. Ik geef toe, met ruim 3,8 mil
joen leden wel een beetje een grote.
Ik bespreek met mijn collega van het
centraal archief de problemen rondom
het waarborgen van de toegankelijkheid
van het archief dat zich in de kelder
bevindt. Die ruimte wordt in verband
met het verwijderen van asbest voor
minimaal drie weken afgesloten. De
periode komt ons bijzonder ongelegen
omdat juist nu de business units hun
archiefmateriaal willen afstoten. We
besluiten de units via de interne e-mail
op de hoogte te brengen en stellen hun
voor om het archiefmateriaal nog drie
weken achter te hou
den. Mopper, mopper.
Vrijdag. Zonde! In de
presentatieruimte zijn
twee glasplaten van
twee centimeter dik
flink beschadigd. Hoe is
het mogelijk? Iemand
met een scherpe blik
misschien? De platen
dienen ter bescherming
van historische docu
menten die in de pre
sentatieruimte tentoon
gesteld liggen. Deze
ruimte wordt gebruikt
voor productpresenta
ties, recepties en laat de
geschiedenis van de
ANWB zien. Gelukkig is het mogelijk één
van de platen te keren maar de andere zal
toch vervangen moeten worden.
Ter afronding van de werkweek bezoek ik
de archieven in Voorschoten. De corpo
rele documenten van de ANWB liggen
daar in de 'bunker' opgeslagen. Deze
ruimte is circa tien jaar geleden door het
archief in gebruik genomen en bevindt
zich op het terrein van het distributie
centrum van de ANWB. Er liggen onge
veer 100.000 zwart-witfoto's, films,
video's, vaandels en enkele oude fietsen
waaronder een 'hoge bi', een houten
Burgers en een zeldzame ijzeren Michaux
opgeslagen. De ruimte bevindt zich
onder de grond en is uitermate geschikt
voor opslag.
Organon is een snelgroeiende,
internationale organisatie die
zich richt op het ontwikkelen,
produceren en verkopen van
farmaceutische producten.
Gezien de complexiteit en
reikwijdte van het werkgebied,
is het van groot belang elke
stap vast te leggen en op te
slaan. Zowel voor wat betreft
de producten en processen,
als voor wat betreft de bedrijfs-
historie. Bewaker van dit
erfgoed is het Centraal Archief,
onderdeel van de sector
Algemene Zaken.
Je hebt een HAVO/VWO-
niveau, aangevuld met G0-
BII Bedrijfsarchiefkunde,
IDV-2 of gelijkwaardige
opleiding. Je kent de
praktijk en bent vertrouwd
met digitalisering van
archieven, internet en
intranet. Je bent in staat
veranderingen te initiëren
en te implementeren,
afdelingsoverstijgend te
werken en prioriteiten te
stellen. Verder: kwaliteits
bewust, klantgericht en
communicatief vaardig.
Als bedrijfsarchivaris beheer je
(delen van) het (semi-)statisch
en historisch archief, een foto-
en geneesmiddelencollectie
en het expositorium. Je komt
aan de basis te staan van
e-archiving en nieuw beleid
voor bewaartermijnen. Voor
afdelingen ben je een des
kundig adviseur in archief
beheer. Je vier collega's op
de afdeling kunnen rekenen
op je gedreven coaching. Je
fungeert als een belangrijke
spil in de interne informatie
verstrekking en vervangt
indien nodig de groepsleider.
Je brief met c.v. stuur je,
onder vermelding van
vacaturenummer KK 01-55,
binnen 21 dagen naar
N.V. Organon, afdeling
Personeelszaken, t.a.v.
Karin Kuipers, Postbus 20,
5340 BH Oss. Of e-mail:
karin.kuipers@organon.com
Interesse? Neem dan
voor meer informatie
contact op met
Harrie van Grinsven, hoofd
Centraal Archief, telefoon
(0412) 66 30 72. Of kijk
op www.organoncareers.com
Akzo Nobel levert
wereldwijd producten
voor de gezondheids
zorg, verven en
lakken, en chemische
producten. Momenteel
telt de onderneming
68.400 medewerkers
in meer dan 75 landen.
N. V. Organon is
een farmaceutische
business unit van
Akzo Nobel. Organon
ontwikkelt en produ
ceert farmaceutische
producten op het
gebied van de gynae
cologie, de psychiatrie,
atherotrombose en
auto-immuunziekten.
Bij Organon werken
wereldwijd meer dan
12.500 mensen.
FRAGMENTEN
Door Jan van der Toorn*
*Jan van der Toorn is archivaris bij de Koninklijke
Nederlandse Toeristenbond ANWB te Den Haag.
archievenblad