■y-^-mÊÊÊÊHÊM^ i|' Bedrijfsarchivaris met eigentijdse werl^/ïijlg* Jij staat met oplossingen 4; midden in het digitale tijdpe/k werkweek Waar mensen het maken van een AKZO NOBEL het dagboek van: Maandag. Er zijn weken die minder goed beginnen. Om het complexe en tijdro vende systeem van interne doorbelastin gen enigszins terug te dringen is besloten de koffie en thee voortaan gratis te ver strekken. Tijdens de vergadering van de hoofddirectie licht ik de 'notitie decen trale archivering' mondeling toe. Om de zaak beheersbaar te houden is het nood zakelijk de bestaande procedures aan te scherpen en opnieuw onder de aandacht van de business units te brengen. Per interne post ontvang ik vier ingebonden jaargangen van de 'Toeristenkampioen' (vanaf 1986 'Reizen' genaamd). Ze ko men uit een nalatenschap en zijn afgele verd bij één van onze vestigingen. Dinsdag. Mailtje van de Koninklijke Bibliotheek (KB) ontvangen met de mel ding dat de laatste films van de 'Kampioen' (wie kent hem niet?) gecon troleerd worden. In het kader van het nationaal conserveringsprogramma voor bibliotheekmateriaal met de project naam 'Metamorfoze' heeft de KB 35 geïl lustreerde publiekstijdschriften, waaron der de 'Kampioen', uit de periode 1840- 1950 op microfilm gezet. Het zijn in totaal 131 films geworden. Via de afde ling inkoop heb ik enkele offertes binnen gekregen voor de aanschaf van microfilm reader/scanner-apparatuur. Het is me al snel duidelijk dat wij met een investering van 11.000 euro prima apparatuur kun nen aanschaffen. Het is nog maar het begin van het jaar en de eerste archiefdozen van de ANWB-ves- tigingen komen binnen. De 56 vestigin gen sturen hun archiefmateriaal na afloop van een jaar naar Den Haag. Dynamisch of statisch archief, die schei ding hanteren we voor de vestigingen niet zo pertinent. Dat beleid is naar de vestigingen toe namelijk niet te verdedi gen in verband met krappe behuizing en hoge huisvestingskosten. De vestigingen bevinden zich veelal in de centra van de steden en dat zijn dure meters. Vandaar! Woensdag. Ik steek mijn licht op over geschikt verpakkingsmateriaal voor het transport van onze unieke collectie miniatuurfietsjes. Bij hoge uitzondering worden ze in het kader van de tentoon stelling 'Fiets', die van de zomer in De Grote Kerk te Den Haag wordt gehouden, uitgeleend. Voor mijn gevoel toch een soort 'Nachtwacht' die de deur uitgaat. Verder buig ik me over de bruikleenvoorwaar- den. In samenwerking met mijn collega van het historisch archief heb ik wat vragen en ver zoeken van leden door gesproken en daarna schriftelijk beantwoord. Wanneer is de eerste 'Kampioen' uitgegeven, en wanneer de eerste 'Waterkampioen'? Van wanneer tot wanneer was mijn opa lid? Wat is de waarde van een zil veren bondsinsigne? Enzovoorts. Twee foto's zijn naar Rijkswater staat verstuurd. Deze worden gebruikt in een publicatie over de A2. De afspraak is dat de ANWB als bron wordt vermeld. Donderdag. De dag begint met het maan delijkse afdelingsoverleg. Het archief valt onder het secretariaat van de vereniging en hoofddirectie. De andere deelnemers aan het overleg zijn de secretaris van de vereniging en de hoofddirectie-manager van het secretariaat van de vereniging; zij vormen de schakel tussen de ANWB-con- suls en bondsraadleden en de vereniging. Verder nemen aan dit overleg deel de secretaris van het Ledenhulpkorps, de ambtelijk secretaris van de onderne mingsraad en de coördinator projectvrij- willigers. De ANWB is tenslotte een ver eniging. Ik geef toe, met ruim 3,8 mil joen leden wel een beetje een grote. Ik bespreek met mijn collega van het centraal archief de problemen rondom het waarborgen van de toegankelijkheid van het archief dat zich in de kelder bevindt. Die ruimte wordt in verband met het verwijderen van asbest voor minimaal drie weken afgesloten. De periode komt ons bijzonder ongelegen omdat juist nu de business units hun archiefmateriaal willen afstoten. We besluiten de units via de interne e-mail op de hoogte te brengen en stellen hun voor om het archiefmateriaal nog drie weken achter te hou den. Mopper, mopper. Vrijdag. Zonde! In de presentatieruimte zijn twee glasplaten van twee centimeter dik flink beschadigd. Hoe is het mogelijk? Iemand met een scherpe blik misschien? De platen dienen ter bescherming van historische docu menten die in de pre sentatieruimte tentoon gesteld liggen. Deze ruimte wordt gebruikt voor productpresenta ties, recepties en laat de geschiedenis van de ANWB zien. Gelukkig is het mogelijk één van de platen te keren maar de andere zal toch vervangen moeten worden. Ter afronding van de werkweek bezoek ik de archieven in Voorschoten. De corpo rele documenten van de ANWB liggen daar in de 'bunker' opgeslagen. Deze ruimte is circa tien jaar geleden door het archief in gebruik genomen en bevindt zich op het terrein van het distributie centrum van de ANWB. Er liggen onge veer 100.000 zwart-witfoto's, films, video's, vaandels en enkele oude fietsen waaronder een 'hoge bi', een houten Burgers en een zeldzame ijzeren Michaux opgeslagen. De ruimte bevindt zich onder de grond en is uitermate geschikt voor opslag. Organon is een snelgroeiende, internationale organisatie die zich richt op het ontwikkelen, produceren en verkopen van farmaceutische producten. Gezien de complexiteit en reikwijdte van het werkgebied, is het van groot belang elke stap vast te leggen en op te slaan. Zowel voor wat betreft de producten en processen, als voor wat betreft de bedrijfs- historie. Bewaker van dit erfgoed is het Centraal Archief, onderdeel van de sector Algemene Zaken. Je hebt een HAVO/VWO- niveau, aangevuld met G0- BII Bedrijfsarchiefkunde, IDV-2 of gelijkwaardige opleiding. Je kent de praktijk en bent vertrouwd met digitalisering van archieven, internet en intranet. Je bent in staat veranderingen te initiëren en te implementeren, afdelingsoverstijgend te werken en prioriteiten te stellen. Verder: kwaliteits bewust, klantgericht en communicatief vaardig. Als bedrijfsarchivaris beheer je (delen van) het (semi-)statisch en historisch archief, een foto- en geneesmiddelencollectie en het expositorium. Je komt aan de basis te staan van e-archiving en nieuw beleid voor bewaartermijnen. Voor afdelingen ben je een des kundig adviseur in archief beheer. Je vier collega's op de afdeling kunnen rekenen op je gedreven coaching. Je fungeert als een belangrijke spil in de interne informatie verstrekking en vervangt indien nodig de groepsleider. Je brief met c.v. stuur je, onder vermelding van vacaturenummer KK 01-55, binnen 21 dagen naar N.V. Organon, afdeling Personeelszaken, t.a.v. Karin Kuipers, Postbus 20, 5340 BH Oss. Of e-mail: karin.kuipers@organon.com Interesse? Neem dan voor meer informatie contact op met Harrie van Grinsven, hoofd Centraal Archief, telefoon (0412) 66 30 72. Of kijk op www.organoncareers.com Akzo Nobel levert wereldwijd producten voor de gezondheids zorg, verven en lakken, en chemische producten. Momenteel telt de onderneming 68.400 medewerkers in meer dan 75 landen. N. V. Organon is een farmaceutische business unit van Akzo Nobel. Organon ontwikkelt en produ ceert farmaceutische producten op het gebied van de gynae cologie, de psychiatrie, atherotrombose en auto-immuunziekten. Bij Organon werken wereldwijd meer dan 12.500 mensen. FRAGMENTEN Door Jan van der Toorn* *Jan van der Toorn is archivaris bij de Koninklijke Nederlandse Toeristenbond ANWB te Den Haag. archievenblad

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archievenblad | 2002 | | pagina 1